Hromadné rozesílání e-mailů (eMail-CRM)

Agenda Pošta → eMail-CRM umožňuje rozeslat jeden e-mail více příjemcům – kontaktním osobám klientů nebo osobám nahraným ze souboru. Agenda se zobrazuje jen uživatelům s příslušnou licencí.

<WRAP center round important 60%> Před prvním použitím je nutné, aby technická podpora nastavila systémovou e-mailovou schránku, ze které se odesílá, a sledované skupiny kontaktů. Není-li nastavení hotové, zobrazí se hláška „Nejsou nastaveny parametry emailu“. </WRAP>

Agenda má dvě položky menu:

• Rozesílání emailů – příprava a odeslání,
• Rozesílání přehled – přehled již odeslaných hromadných e-mailů.

E-mail, který chcete rozeslat, vytvořte ve svém běžném poštovním programu (například MS Outlook) a odešlete jej na systémovou e-mailovou adresu instalace. Zpráva se objeví v seznamu Emaily (tlačítko v agendě). V seznamu můžete:

• zobrazit Datum zprávy a Předmět,
• použít Poslat sobě – zpráva se pro kontrolu vzhledu a formátování odešle na váš e-mail uvedený v detailu uživatele,
• zprávu Smazat.

Příjemce vybíráte buď z kontaktních osob klientů, nebo z importu:

• Z kontaktních osob – seznam lze filtrovat podle klienta, odpovědného uživatele za klienta, osoby (uživatele kontaktu), fáze klienta, jazyka, právní formy a skupin (kategorií) CRM. U skupin si můžete zvolit, zda osoba musí být ve skupinách současně, nebo v kterékoli z nich. Rozšířené možnosti filtru zobrazíte tlačítkem Výběr rozšířené.
• Z importu – filtr Použít import nabídne seznam příjemců dříve nahraný ze souboru Excel.

V poli Emailová zpráva vyberte zprávu, která se má odeslat. Příjemce lze v seznamu dále zaškrtávat jednotlivě nebo hromadně (Vybrat vše, Zrušit vše, Invertovat výběr). Pod seznamem je uveden počet příjemců a počet unikátních adres. Je-li adresa v seznamu vícekrát, e-mail na ni odejde jen jednou. Odkazem Přehled příjemců vytvoříte informativní přehled ve formátu XLS; na odeslání nemá vliv.

Tlačítko Importy otevře správu importovaných seznamů. Soubor Excel musí obsahovat alespoň tři sloupce: e-mail, jméno a firmu.

1. Zadejte Název importu – pod tímto názvem se seznam bude nabízet ve filtru Použít import.
2. Zvolte Vybrat soubor, případně zaškrtněte První řádek obsahuje záhlaví, a klikněte na Pokračovat.
3. V náhledu tabulky určete, ve kterých sloupcích je e-mail, jméno a firma, a klikněte na Importovat.

<WRAP center round important 60%> Pokud je v souboru chybně vyplněná e-mailová adresa, import vynechá všechny následující řádky. Před importem proto adresy zkontrolujte. Seznam už nepotřebujete-li, lze jej v seznamu importů Smazat. </WRAP>

Po výběru zprávy a příjemců klikněte na Odeslat. V okně Odeslání hromadného emailu zkontrolujete počet unikátních cílových adres, vybranou zprávu a nastavíte:

• Odesílatel – Výchozí CRM email (adresa nastavená pro instalaci), Můj email (váš e-mail z detailu uživatele), nebo jiný uživatel ze seznamu,
• Jako odesílatel odp. osoba za klienta – každý e-mail odejde jménem osoby odpovědné za příslušného klienta,
• Po odeslání smazat email – po rozeslání se zpráva odstraní ze seznamu připravených e-mailů.

Potvrzením se zprávy odešlou; průběh sleduje hláška „Odesílají se zprávy“ a nakonec „Úspěšně odesláno“. Okno nezavírejte, dokud odesílání neskončí.

Položka Rozesílání přehled zobrazuje seznam odeslaných hromadných e-mailů za zvolené období (Datum od, Datum do): datum, věc, počet adres a zpráva. Kliknutím na řádek otevřete Detail CRM Mailingu se seznamem příjemců (e-mail, jméno, zda a kdy bylo odesláno). Tlačítky Stáhnout email a Stáhnout přehled příjemců si uložíte odeslanou zprávu a seznam příjemců.

Podobným způsobem, ale s příjemci z modulu daňového poradenství, funguje položka Daňová upozornění (Rozesílání emailů (Daně)). Příjemce lze filtrovat podle klienta, odpovědného uživatele za klienta nebo za daň, osoby, fáze klienta, jazyka, právní formy, druhu daně, periody daně a zálohy daně, data splatnosti daně a rozhodného data. Text e-mailu se vytváří ze šablon e-mailů (tlačítko Šablony emailů). Odeslaná upozornění se automaticky ukládají do odeslané pošty.