====== Úkony ======

Agenda Úkony umožňuje evidovat úkony s vazbami ke klientům a jejich spisům. **Dle [[sprava-uzivatelu#fakturace|práv uživatele]] se uživateli v celém systému zobrazují všechny úkony nebo pouze úkony uživatele.**

V agendě úkonů lze úkony zapisovat, provádět jejich korekce a schvalování k fakturaci. Systém zde nabízí různé přehledy a statistiky úkonů pro jednotlivé uživatele v systému i pro efektivní řízení celé kanceláře.

===== Zápis úkonů =====

Úkony lze zapisovat v různých agendách systému:
  * ÚKONY / Zápis úkonů / NOVÝ ÚKON 
  * ÚKONY / [[ukony?do=login#ukony_za_obdobi|Úkony za období]] / NOVÝ ÚKON 
  * [[klienti#ukony_ve_vztahu_ke_klientovi|KLIENT / Úkony]] / NOVÝ ÚKON 
  * [[spisy#ukony_spisu|SPIS / Úkony]] / NOVÝ ÚKON 
  * Ze [[ukony#stopky|stopek]] 
  * Z [[ukoly#odpracovany_cas_na_ukolu_automaticke_vytvoreni_ukonu|úkolu]] 

Vstupte do modulu __Úkony__ v horní černé příkazní liště. V levém menu následně zvolte záložku __Zápis úkonů__. Kliknutím na tlačítko __NOVÝ ÚKON__ zobrazíte dialogové okno, ve kterém můžete zadat úkon, přiřadit jej ke klientovi a spisu. 

{{ :wiki:01989.png?800|}}

==== Detail úkonu ====

{{ :wiki:01990.png?600|}}

Pole __Datum pořízení__ se vyplňuje automaticky. Jedná se vždy o datum, kdy jste daný úkon zapsali do ISAK. 

Do políčka __Datum provedení__ doplňte termín, kdy jste úkon provedli (skutečně zrealizovali). U nového záznamu je vždy nabízeno „Datum“, které je uvedeno ve filtru Výkaz práce – úkony.

{{ :01993_datum_ukonu.png?600|}}

__Odpracoval__ – systém předvyplní uživatele, který úkon zapisuje, pokud úkon realizoval někdo jiný, upravte dle skutečnosti.

Vyberte __klienta__ a příslušný __spis__. Vyplňte, kdo službu __objednal__.

__Druh služby__ – vyberte druh právní služby.

__Specifikace__ – vyplňte popis úkonu; pokud máte v účtování spisu zadán jiný jazyk fakturace než CZ, jazyk se propisuje do závorky za název pole.

Vyplňte __odpracovaný__ případně __promeškaný__ čas. A pokud už nyní víte, že se úkon nemá fakturovat, zaškrtněte v souladu s metodikou Vaší kanceláře pole __Nefakturovat__.

Po zadání úkonu je nutné zadané hodnoty potvrdit kliknutím na tlačítko __ULOŽIT A ZAVŘÍT__.

<note>Pokud je v nastavení zapnuta **kontrola na nejzazší datum zápisu úkonu**, může systém odmítnout uložit úkon, pokud ho zapisujete více jak nastavený počet dnů zpětně. Takový úkon může zadat jen osoba, která k tomu má dostatečná práva.</note>

V přehledu **Výkaz práce – úkony** si můžete zvolit, zda chcete, aby se vám zobrazovaly úkony daný den zapsané (datum pořízení) nebo daný den odpracované (datum úkonu). Dle práv uživatelského účtu lze zobrazovat vlastní úkony nebo úkony všech uživatelů. V poli __Celkem odpracováno__ systém sčítá odpracované hodiny na úkonech dle výběru ve filtrech. Klikněte na řádek úkonu, otevře se Vám detail úkonu, po opravě údajů změnu potvrďte pomocí ULOŽIT.

<note important>Do doby, než je úkon vyfakturovaný jej můžete upravovat. **Poději už nikoliv**.</note>

{{ :01995_zobrazit_dle_data_porizeni.png?800|}}
{{ :01994_zobrazit_dle_data_ukonu.png?800|}}

===== Ukončit vykazování =====

Tlačítko **Ukončit vykazování MM/RRRR** v Zápisu úkonů slouží k uzavření výkazů uživatele za předchozí měsíc. Po potvrzení dotazu již uživatel nemůže své úkony za uzavřené období upravovat ani do něj zapisovat další. Korekce úkonů tato funkce neovlivňuje a uživatel s právem k fakturaci, resp. správce systému, uzavřené období obejde.

Tlačítko se zobrazuje, jen pokud kancelář zapnula evidenci vykázaných období. Stejně tak je v menu Úkony položka **Ukončené výkazy** – přehled uživatelů s datem, ke kterému má každý uzavřeno. Datum může změnit pouze uživatel s právem pro korekci úkonů.

===== Úkony za období – filtry a sestavy =====

Kromě filtrů popsaných výše můžete úkony omezit podle **Odpovědné osoby za klienta**, **Odpovědné osoby za spis**, **Working partnera**, **Fakturační skupiny uživatele** a **Řady spisu**.

Tlačítkem **Přehled XLS** vytvoříte excelovou sestavu zobrazených úkonů, tlačítkem **Přehled dle druhů služby** sestavu rozdělenou podle druhu právní služby. Další sestavy najdete v nabídce **Manažerské tiskové sestavy** (výběr sestavy v okně „Vyberte sestavu pro generování“).

Pokud úkon vznikl z odpracovaného času na [[ukoly#odpracovany_cas_na_ukolu_a_vytvoreni_ukonu|úkolu]], je jeho autorem uživatel, který čas zapsal.

===== Opakování nebo duplikování zadaného úkonu =====

Podobné úkony zapíšete rychleji třemi způsoby:

  * **Uložit a opakovat** v Detailu úkonu – původní úkon se uloží a hned se otevře nový Detail úkonu, ve kterém jsou zachovány všechny údaje kromě odpracovaného a promeškaného času. **Datum provedení zůstane stejné** jako u původního úkonu.
  * **Duplikuj** v seznamu úkonů (Zápis úkonů, Úkony za období) – otevře Detail úkonu předvyplněný údaji vybraného úkonu.
  * **Použít jako nový** v Detailu úkonu, který je jen ke čtení (například již vyfakturovaného) – z úkonu vytvoří nový zápis. Tlačítko **Opravit** (je-li nabídnuto) přepne úkon, který ještě není vyfakturován, do úprav.

V každém případě je nový úkon třeba ještě upravit a **uložit**.

===== Stopky =====

Pro sledování odpracovaného času na zadaném úkolu můžete sledovat pomocí funkce Stopky. Čas měřený tímto nástrojem je možné přerušovat a znovu spouštět, stejně jako je možné evidovat více měřených časů zároveň. Evidované časy je možné vázat přímo na klienta a spis a tvořit z takto evidovaného času jednotlivé úkony. Popis evidovaného času se přenáší přímo do popisu úkonu.

{{ :01341.png?direct&1500 |}}

Najetím na ikonu stopek v horní části obrazovky a kliknutím na Nové stopky se uživatel vyvolá dialog s možností spuštění nových Stopek. Vyplňte __Název__ a __Popis úkolu__, na kterém pracujete, přiřaďte __klienta__ a __spis__, se kterým souvisí. Po kliknutí na tlačítko VYTVOŘIT Vám začíná běžet měřený čas.  

{{ :01342.png?direct&500 |}}

Název Stopek se objeví při najetí na ikonu Stopek, kde je také možné stopky ovládat. 

{{ :01343.png?direct&1500 |}}

Stopky je možné dočasně zastavit klepnutím na ikonu pauzy {{:01344.png?direct&35|}}.

Stopky je možné po přerušení znovu spustit klepnutím na ikonu spuštění stopek {{:01345.png?direct&35|}}.
 
Po kliknutí na ikonu Stop {{:01346.png?direct&35|}} se uživateli zobrazí dialog s možností uložit odpracovaný čas evidovaný Stopkami jako úkon, nebo Stopkami evidovaný čas zahodit a úkon z tohoto času neevidovat, nebo se volbou Uložit vrátit zpět k pokračování běhu těchto Stopek.

{{ :01347.png?direct&500 |}}

Pokud uživatel zvolí ULOŽIT ÚKON, systém založí nový úkon a na kartě [[ukony#detail_ukonu|Detail úkonu]] předvyplní již známé údaje, tedy klienta a spis, popis úkonu a odpracovaný čas. Předvyplněné údaje je možné editovat, nakonec je třeba vše potvrdit a ULOŽIT.

{{ :01348.png?direct&500 |}}

===== Úkony za období =====

Při zvolení agendy __Úkony za období__ se Vám zobrazí přehled úkonů. Můžete si vytvářet různé přehledy, k dispozici máte __mnoho různých filtrů__. Kliknutím na šipku v dolní části filtru je možné zobrazit rozšířené možnosti filtrování záznamů.

{{ :01250.png?direct&1500 |}}

Dle práv [[sprava-uzivatelu#fakturace|uživatelského účtu]] lze zobrazovat vlastní úkony nebo úkony všech uživatelů. V poli __Celkem odpracováno__ systém sčítá odpracované hodiny na úkonech dle výběru ve filtrech. Kliknutím na řádek úkonu jej můžete upravovat, což lze **pouze do doby, než je úkon vyfakturovaný**.

Sestavu výkonnosti uživatele a přehledy dle druhu úkonu je možné exportovat do MS Excel kliknutím na některý z přehledů.

{{ :01997_prehled_ukonu.png?800|}}

I v této záložce můžete zakládat nové úkony prostřednictvím tlačítka NOVÝ ÚKON. Popis k jednotlivým polím dialogového okna Detail úkonu najdete v kapitole [[ukony#detail_ukonu|Zápis úkonů]]. 

{{ :wiki:02000_novy_ukon.png?600|}}

Rozdílně se chová pouze předvyplňování data provedení úkonu. Po vstoupení do „Úkony za období“ systém jako Datum provedení předvyplňuje **aktuální datum**. Následně při zápisu dalšího úkonu (až do opuštění, nebo znovuvstoupení do „Úkony za období“) se nabízí vždy **naposledy vyplněné datum úkonu**. 

==== Přehled korekcí v agendě úkony za období ====

V agendě [[ukony-obdobi|Úkony za období]] je zobrazena tato ikona v případě, že byl úkon korigován. {{:01304.png?direct&30|}}

Stejně jako v části [[korekce-ukonu|Korekce úkonů]] i zde je možné kliknutím na tuto ikonu získat přehled o provedené korekci, případně ji zrušit.

{{ :01307.png?direct&1500 |}}

===== Korekce úkonů =====

V systému ISAK může uživatel s [[sprava-uzivatelu#fakturace|právem Korekce úkonů]] provádět korekce odpracovaného času u již zadaných úkonů. V agendě Úkony – Korekce úkonu je možné vytvářet různé přehledy úkonů podle přednastavených parametrů (filtrů).  

{{ :01998_korekce_ukonu.png?800|}}

Zde je popis významu některých z nich:

__Datum od__ a __datum do__ bere v úvahu datum provedení úkonu.

__Důvod korekce__ – bližší popis využití najdete podkapitole [[ukony#duvod_korekce|Důvod korekce]].

__Zobrazit nefakturovat__ – zatržítko pro volbu zobrazovat úkony, které mají v [[ukony#detail_ukonu|Detailu ÚKONU]] zatrhnuto: nefakturovat.

Výběr je třeba vždy potvrdit kliknutím na tlačítko ZMĚNIT.

V pravé části obrazovky se zobrazují součty pro celkový čas, promeškáno a jejich korekce. Součty platí pro úkony v právě aktuálním přehledu (výběru).

Dle nastavení licence lze u jednotlivých úkonů provést před provedením fakturace **změny ve fakturovaném odpracovaném nebo promeškaném čase**. Korekce se provádí zápisem do pole ve sloupcích Odpracováno nebo Promeškáno. Systém ISAK si zapamatuje, kolik činila původní hodnota účtovaného času (uvedeno v závorce) a s touto původní hodnotou pracuje zejména ve vztahu k odpracované době na úkonech. V podkladech k fakturaci a ostatních podobných agendách se nabízí hodnota času po korekci.

{{ :01300.png?direct&1500 |}}

==== Důvod korekce ====

V části Korekce úkonů je možné zvolit důvod, pro který se korekce provádí. V systému jsou přednastaveny dva důvody korekce úkonů, které je možné poskytovatelem systému rozšířit. Prvním důvodem je důvod finanční, tedy sleva poskytnutá na úrovni úkonů, druhým pak neefektivnost osoby, která úkon provedla. Uživatel, který provádí korekce úkonů, koriguje úkony s důvodem, který je nastaven ve filtru **Důvody korekce**. Pokud chce změnit důvod korekce, zvolí jiný důvod korekce a kliknutím na tlačítko Změnit může provádět korekce z takto zvoleného důvodu.

{{ :01301.png?direct&1500 |}}

Pokud byl úkon korigován, zobrazí se v pravé části přehledu tato ikona. {{:01304.png?direct&30 |}} 

Po kliknutí na tuto ikonu se zobrazí přehled důvodů korekce.

{{ :01302.png?direct&1500 |}}

{{ :01303.png?direct&500 |}}

Můžete také zatrhnout políčko **NEFAKT.**, čímž se celý úkon označí jako nefakturovat.

==== Opravy úkonů v korekcích ====

V korekci úkonů je možné také opravovat ** datum provedení úkonu a text** zapsaného úkonu kliknutím na textovou část úkonu s ikonou tužky a text opravovat přímo v tabulce korekcí. Po opuštění tohoto textového pole se oprava uloží.

{{ :01308.png?direct&1500 |}}

Po kliknutí na **klienta nebo spis** v řádku úkonu se otevře dialogové okno, ve kterém lze změnit přiřazení tohoto úkonu k jinému klientovi nebo spisu. Nový výběr je třeba potvrdit pomocí tlačítka ULOŽIT. 

{{ :01305.png?direct&1500 |}}

{{ :01306.png?direct&500 |}}

<note important>Pokud je v systému zobrazena ikona tužky, je možné toto pole editovat.{{:01315.png?direct&35|}}</note>
==== Schválení úkonů k fakturaci ====

Zahrnuje-li Vaše licence možnost vícestupňového schvalování úkonů, bude úkon nabízen k fakturaci až po zaškrtnutí políčka schváleno.

{{ :01314.png?direct&1500 |}}

Pro schválení více úkonů najednou můžete využít funkce pro [[ukony#hromadna_prace_s_ukony|hromadnou práci s úkony]].

==== Hromadná práce s úkony ====

Systém ISAK umožňuje v Korekci úkonů také hromadný přesun zadaných úkonů k jinému Klientovi nebo Spisu, připojit úkon k již existující faktuře, nebo hromadně schválit vybrané úkony k fakturaci. 

Hromadné operace je možné vykonat jen pro část úkonů dle výběru pomocí zaškrtávacího políčka nebo pro všechny právě zobrazené úkony.

{{ :01999_hromadna_prace_s_ukony.png?600|}}

Po označení vybraných záznamů zaškrtávacím políčkem...

{{ :01309.png?direct&1500 |}}

...lze u všech VYBRANÝCH úkonů hromadně:
 
  * **[[ukony#opravy_ukonu_v_korekcich|změnit přiřazení]] klienta a spisu** pomocí tlačítka PŘESUNOUT KE KLIENTOVI / SPISU; 
  * **připojit úkony k již vystavené faktuře** pomocí tlačítka PŘIPOJIT K FAKTUŘE; 
  * **[[ukony#schvaleni_ukonu_k_fakturaci|schválit k fakturaci]]** pomocí tlačítka SCHVÁLIT; 
  * **[[ukony#schvaleni_ukonu_k_fakturaci|zrušit schválení]] k fakturaci** pomocí tlačítka ZRUŠIT SCHVÁLENÍ.

Když chcete **DODATEČNĚ připojit vybrané úkony k již vystavené faktuře**, klikněte na tlačítko PŘIPOJIT K FAKTUŘE. Otevře se Vám dialogové okno Připojit k faktuře. Vyplňte číslo faktury a potvrďte kliknutím na tlačítko připojit u příslušné faktury.

{{ :01316.png?direct&500 |}}

Při tomto způsobu přiřazení úkonu k faktuře zůstává faktura beze změny. V reportech týkajících se profitability jsou úkony zohledněné (započítané do nákladů).

Nebo lze pro **VŠECHNY právě zobrazené úkony** hromadně:

  * zrušit označení úkonu jako nefakturovat pomocí tlačítka **ZRUŠIT NEFAKTUROVAT**; 
  * označit všechny úkony jako nefakturovat pomocí tlačítka **VŠE NEFAKTUROVAT**;
  * schválit všechny úkony k fakturaci pomocí tlačítka **SCHVÁLIT**;
  * u všech úkonů zrušit schválení k fakturaci pomocí tlačítka **ZRUŠIT SCHVÁLENÍ**.

===== Odepsané úkony =====

Agenda odepsaných úkonů poskytuje uživateli přehled o odepsaných úkonech, a to z finančních důvodů i z důvodů neefektivní práce. Můžete si zde vytvářet různé přehledy, k dispozici máte **několik různých filtrů**. __Datum od__ a __Datum do__ = datum provedení úkonu.

V poli __Celkem korigováno hodin__ systém sčítá korigované hodiny na úkonech dle výběru ve filtrech.

{{ :0317_odepsane_hodiny.png?1100|}}

===== Týdenní přehled úkonů =====

Týdenní přehled úkonů uživateli umožňuje získat informace o stavu odpracované doby ve vztahu k fakturaci a korekcím po jednotlivých týdnech.

{{ :01311.png?direct&1500 |}} 

Po kliknutí na evidovaný čas se zobrazí detail úkonů, ze kterých se tento čas skládá.

{{ :01313.png?direct&400 |}} 

Pokud ji Vaše licence obsahuje, můžete si zde vygenerovat sestavu Sumarizace práce.

{{ :0318_tydenni_prehled.png?1000|}}
===== Statistika úkonů =====

Statistika úkonů je přehled zadaných úkonů za zvolené období s rozpisem zapsaných, fakturovaných, nefakturovaných a odepsaných úkonů s uvedením důvodu jejich odpisu. Tento přehled nalezne uživatel v části Úkony – Statistika úkonů.

{{ :01312.png?direct&1500 |}}

Po kliknutí na evidovaný čas se zobrazí detail úkonů, ze kterých se tento čas skládá.

{{ :01313.png?direct&400 |}}

Pokud ji Vaše licence obsahuje, můžete si zde vygenerovat statistické sestavy __Přehled uživatelů__ a __Přehled úkonů__.

{{ :0319_statistika_ukonu.png?1200|}}

===== Zápis času v úkonu =====

Pole **Odpracováno** a **Promeškáno** v Detailu úkonu přijímají čas ve více tvarech:

  * v hodinách, např. **0,25** = čtvrt hodiny, **1,5** = hodina a půl,
  * v minutách s písmenem m, např. **6m** = 6 minut (0,1 hodiny). Doporučený nejmenší časový krok je 15 minut.
  * je-li to v nastavení Vaší kanceláře zapnuto, lze zapsat také **rozsah od–do**, např. **10:30-11:40**; systém dopočítá odpracovaný čas.

Podle nastavení kanceláře se v detailu úkonu může zobrazovat také pole **Hodnota úkonu** (pro evidenci hodnoty věci) a pole **Úkon dle advokátního tarifu** (u spisů účtovaných podle tarifu; viz [[novy-ukon|Nový úkon]]). Zaškrtnutím **Nefakturovat** úkon z fakturace vyřadíte; v některých kancelářích je toto pole k dispozici jen uživatelům s právem korekce úkonů.

Změny úkonu, který je již **vyfakturovaný**, nelze provést. Detail takového úkonu se otevře jen ke čtení.