====== Upomínky neuhrazených faktur ====== Agenda **Fakturace → Upomínky** pomáhá hlídat faktury po splatnosti. Ukazuje, které faktury nejsou zaplacené, kolik upomínek už k nim odešlo a kdy je na řadě další. Upomínku vytvoří systém z Vašeho vzoru, převede ji do PDF a odešle klientovi e-mailem spolu s PDF neuhrazených faktur. Upomínky se **neodesílají samy**. Systém je připraví a navrhne, odeslání vždy potvrzujete Vy po kontrole náhledu. Samočinně systém zakládá pouze [[upominky#ukoly_za_faktury_po_splatnosti|úkoly]]. Agenda je dostupná uživatelům s právem k fakturaci a jen v licencích, které upomínky obsahují. Pravidla (po kolika dnech upomínat, který vzor použít) se nastavují v [[nastaveni-upominky|Nastavení systému → Upomínky]]. ===== Které faktury se upomínají ===== Do přehledu se dostane faktura, která: * je daňový doklad (faktura) vystavený **od zvoleného data** (výchozí je 1. 1. 2026, lze změnit v nastavení i v přehledu), * je **po splatnosti**, * není plně uhrazena. Uhrazenost se posuzuje podle zapsaných úhrad, včetně těch, které se spárovaly z [[vypisy-z-banky|výpisů z banky]]. Částečně uhrazená faktura se upomíná na zbývající částku. Klient, který má na kartě v části **Účtování** zaškrtnuto **Nezasílat upomínky**, se neupomíná ani ručně. Jeho faktury po splatnosti se v přehledu zobrazí, ale upomínka se u nich nenabídne. ===== Přehled upomínek ===== V přehledu **Upomínky faktur** zvolte pomocí filtru počet dní po splatnosti a datum vystavení, od kterého se faktury posuzují, a potvrďte tlačítkem **Změnit**. Můžete také zatrhnout **jen k odeslání**, aby se zobrazily jen faktury, na které už upomínka čeká. U každého klienta a faktury vidíte: * splatnost a počet dní po splatnosti, * neuhrazenou částku a celkovou částku faktury, * **počet odeslaných upomínek** a datum poslední z nich, * **Další upomínku** – kolikátá je na řadě a od kdy ji lze odeslat. Pokud upomínka zatím nečeká, je u faktury uveden důvod (například že ještě neuplynul nastavený počet dní). Přehled lze vyexportovat do Excelu tlačítkem **Upomínky XLS**. Souhrn nahoře ukazuje, u kolika klientů a faktur je upomínka k odeslání. ===== Stupně upomínek ===== Každá faktura může dostat až **5 upomínek**. Pro každý stupeň se v nastavení určí, po kolika dnech od splatnosti se nabídne a který vzor dokumentu se pro něj použije (například 3, 7, 14, 30 a 45 dní). Další upomínka téže faktury se navíc nenabídne dříve, než uplyne nastavený **minimální odstup** od předchozí upomínky. Stupeň, který nemá nastavený vzor nebo počet dní, se neposílá. Pokud je klientovi upomínáno více faktur najednou, dostane **jednu upomínku se všemi fakturami**, které na upomínku mají nárok. Použije se vzor nejvyššího stupně z těchto faktur. ===== Hromadné zpracování – Zpracovat upomínky ===== - V přehledu klikněte na **Zpracovat upomínky**. Otevře se náhled: seznam klientů, kterým podle pravidel upomínka náleží, s fakturami (splatnost, počet dní, neuhrazená částka, stupeň), případným poplatkem a úrokem z prodlení. - Klienty, kterým chcete upomínku poslat, zatrhněte. Pod seznamem je upozornění na klienty, kterým upomínka zatím nepřísluší nebo kteří mají zakázáno upomínat. - Klikněte na **Odeslat vybraným**. Systém pro každého klienta vytvoří dokument, převede jej do PDF a odešle e-mailem. U každého klienta se po odeslání zobrazí, na jakou adresu upomínka odešla, nebo důvod, proč se odeslat nepodařilo (například klient nemá vyplněný e-mail). ===== Upomínka jednomu klientovi ===== V přehledu klikněte na klienta. Otevře se okno s jeho neuhrazenými fakturami po splatnosti. Zde můžete: * vybrat, **komu** se upomínka pošle (nabízejí se kontaktní osoby klienta), kdo bude **v kopii** a kdo dostane **skrytou kopii**, * zvolit **vzor upomínky** (výchozí volba „podle stupně“ vybere vzor podle nejvyššího stupně faktur), * zatrhnout faktury, které mají být v upomínce. Tlačítkem **Odeslat upomínku** a potvrzením upomínku odešlete. Pokud je ve vybraném stupni nastaven poplatek, je pod tabulkou uveden. ===== Upomínka z detailu faktury ===== V detailu faktury (**Fakturace → Faktury**) je tlačítko **Odeslat upomínku**. Otevře okno s historií upomínek této faktury a umožní odeslat upomínku jen k ní. Počet upomínek v přehledu je odkaz do stejného okna. ===== Co se po odeslání stane ===== * Klient dostane e-mail s PDF upomínky a PDF vybraných faktur. Text a předmět e-mailu se nastavují v [[nastaveni-upominky|nastavení]]. * E-mail i PDF upomínky se uloží do **odeslané pošty klienta** (a lze je tak dohledat jako každou jinou odeslanou zprávu). * Faktuře se posune počet odeslaných upomínek, takže při dalším zpracování přijde na řadu další stupeň. ===== Úrok z prodlení a poplatek ===== Do textu upomínky lze volitelně uvést **poplatek za upomínku** (podle stupně) a **úrok z prodlení** (zákonný, nebo smluvní sazbou). Jde pouze o údaj v dokumentu – **nic se tím nefakturuje**. Zákonný úrok se počítá z neuhrazené částky od splatnosti do dneška. Podrobnosti jsou v [[nastaveni-upominky|nastavení upomínek]]. ===== Úkoly za faktury po splatnosti ===== Pokud to nastavíte, zakládá systém každý den **úkol** za fakturu, která je určený počet dní po splatnosti. Na jednu fakturu vznikne jen jeden úkol, obsahuje číslo faktury, neuhrazenou částku a spisy, ke kterým se faktura vztahuje. Řešitelem je **working partner** spisu s největší částkou na faktuře, jinak právník spisu, odpovědná osoba klienta nebo ten, kdo fakturu vystavil. Úkol vzniká i pro klienty, kterým se upomínky neposílají (je to interní připomínka). Po úhradě faktury se úkol sám uzavře. ===== Vzor upomínky ===== Upomínka se tvoří z Wordového vzoru zařazeného v **Nastavení systému → Vzory dokumentů** do umístění „upomínka“. Vzor může obsahovat tabulku se všemi fakturami klienta, poplatek, úrok z prodlení, QR kód platby a podpis odesílajícího uživatele. Úpravu nebo vytvoření vlastního vzoru zajistí technická podpora ISAK; seznam použitelných zástupných kódů je v kapitole [[faktury#kody_poli_pro_tvorbu_sablon_systemu_isak|Kódy polí pro tvorbu šablon]].