Dopis OnLine – odeslání dopisu přes Českou poštu

Služba Dopis OnLine umožňuje odeslat dopis jako listovní zásilku přímo z ISAKu. Dopis ve formátu PDF se předá České poště, která jej vytiskne, obálkuje a doručí. Podací číslo a poštovné se po podání zapíšou k záznamu odeslané pošty.

<WRAP center round important 60%> Služba musí být nejprve nastavena – v Nastavení systému → Dopis On Line se zadává způsob doručení s přihlašovacími údaji ke službě. Nastavení provádí správce nebo technická podpora. Uživatel, který zásilky podává, nemusí přihlašovací údaje znát. </WRAP>

1. V hlavní liště zvolte Pošta a v levém menu Odeslaná pošta.
2. Klikněte na Nový záznam.
3. Vyplňte adresáta (jméno/název a adresu), případně klienta, spis a odpovědného uživatele. Jako Způsob odeslání zvolte způsob doručení služby Dopis OnLine.
4. Údaje uložte tlačítkem Uložit. Teprve po uložení lze přikládat dokumenty.
5. Připojte dokument ve formátu PDF – stažením z disku nebo přetažením do okna pro nahrávání. Můžete připojit více PDF, všechny budou součástí jedné zásilky. Jiný typ souboru než PDF služba nepřijme.
6. Tlačítkem Dokumenty zkontrolujete přiložené soubory; omylem vložený soubor můžete odtud smazat.

Záznam odeslané pošty lze vytvořit i přímo z dokumentů klienta nebo spisu: označte dokumenty, v menu vybraných dokumentů zvolte Odeslat poštou a doplňte adresáta. Dokumenty se k záznamu připojí samy.

1. V Pošta → Odeslaná pošta klikněte na tlačítko Dopis online.
2. V okně Odeslat DopisOnLine je přehled všech zásilek připravených k podání: číslo zprávy, číslo spisu, spis, počet dokumentů, datum vytvoření a způsob odeslání. Okno upozorní na zásilky bez dokumentu nebo s nepodporovaným typem souboru.
3. Klikněte na Odeslat zásilky.

U každé zásilky se zobrazí výsledek: „Zásilka … byla úspěšně podána“ (s podacím číslem), nebo „nebyla úspěšně podána“ s důvodem. Pokud server České pošty neodpoví nebo žádost odmítne, zobrazí se příslušná hláška – zásilka zůstane připravená a můžete ji podat znovu. Je-li právě spuštěno odesílání jiným uživatelem, zobrazí se hláška „Je spuštěna jiná instance odeslání zásilek“; počkejte a akci zopakujte.

Po úspěšném podání ISAK:

• vyplní podací číslo a poštovné u záznamu odeslané pošty (poštovné pak najdete také v Pošta → Poštovné, kde ho můžete zaúčtovat klientovi),
• uloží k záznamu podací lístek (PDF) jako dokument. Pokud se podací lístek nepodařilo stáhnout, zobrazí se upozornění; zásilka je přesto podána.

Přehled již podaných zásilek zobrazíte v okně Odeslat DopisOnLine tlačítkem Podané zásilky. V přehledu je stav zásilky (čeká na zpracování, probíhá zpracování, zpracováno/odesláno, stornována), datum podání, podací číslo, počet stránek, cena a spis.

Storno zásilky se provádí v Nastavení systému → Dopis On Line po kliknutí na Přehled zásilek. U zásilky, která ještě čeká na zpracování, je ikona koše; po potvrzení „Opravdu zrušit odeslání?“ se zásilka u České pošty zruší. Zásilku, která se již zpracovává nebo byla odeslána, stornovat nelze. (Přehled otevřený z okna Odeslat DopisOnLine slouží jen k prohlížení – storno v něm není.)

V Nastavení systému → Dopis On Line správce také zakládá a mění způsoby doručení (tlačítko Nový způsob).

Je-li u záznamu správně vyplněno podací číslo, zobrazí ikona informace stav zásilky na stránkách České pošty (zejména datum doručení).