Pošta

Agenda Pošta umožňuje evidenci Doručené a Odeslané pošty. Agenda pošty je rozdělena na část pošty doručené běžnou poštovní přepravou a na část věnovanou doručování a odesílání prostřednictvím datové schránky.

V části Pošta - poštovní přeprava uživatel zadává a edituje údaje poště Doručené a Odeslané prostřednictvím poštovní přepravy.

Uživatel může v této části tvořit Poštovní podací archy, Štítky na obálky, evidovat Poštovné a přeúčtovávat jej klientům, stejně jako odesílat Přehled doručené a odeslané pošty na přednastavené emaily uživatelů.

Doručená pošta

Pod záložkou Doručená pošta se zobrazí přehled doručené korespondence. Kliknutím na zvolenou položku doručené pošty můžete záznam o doručené korespondenci upravovat.

Kliknutím na tlačítko NOVÝ ZÁZNAM přidáte novou doručenou poštu. Pokud vyberete odpovědného uživatele, bude takto zapsaná pošta k tomuto uživateli přiřazena a termín jejího doručení se bude zobrazovat na úvodní stránce tohoto uživatele v části doručené pošty. Pokud tento uživatel (adresát) poštu neotevře, bude se mu zobrazovat na uživatelské úvodní stránce zobrazovat jako pošta k přečtení.

POZOR!!! Pokud nevyberete odpovědného uživatele, nebude upozornění na došlou poštu funkční!

Pokud vyberete klienta a spis, přiřadí se tato došlá pošta k vybranému spisu. Došlou poštu je možné přiřazovat k neomezenému počtu klientů a spisů a to kliknutím na pole Přidat po zvolení klienta a spisu.

Po vyplnění základních údajů o došlé poště je nutné záznam uložit. Teprve po jeho uložení (vytvoření obálky došlé pošty) je možné k této poště přikládat dokumenty.

V doručené a odeslané poště systém ISAK ve zvláštním režimu umožňuje automaticky přiřadit dokumenty ze skladu k této poště. Dokumenty se přiřazují tak, že se systém použije první část názvu dokumentu (před první pomlčkou) jako číslo pošty. Pokud se takové číslo pošty v systému vyhledá, bude dokument přiřazen k této poště. V názvech dokumentů se lomítko “/“ nahrazuje podtržítkem „_“. POZOR (Tato funkcionalita je vázána na zvláštní licenci);

V odeslané i přijaté poště může uživatel, při založení záznamu pošty, vyplnit libovolné číslo doručené pošty (toto číslo se použije a pošta se nebude přiřazovat podle přednastavené číselné řady). Uživateli musí být pro tuto operaci přiděleno zvláštní právo.

Do pole Věc se zapisuje stručný obsah přípisu.

Při vyplňování odesílatele, inteligentní systém našeptávání navrhuje odpovídající adresy ze všech seznamů systému a zároveň z adres zadaných v agendě pošty.

K doručené poště je možné přímo vytvořit úkol (workflow). Ten vytvoříte, kliknutím na tlačítko Úkoly v detailu pošty. Zapište text úkolu a osobu, která má úkol splnit, termín a klikněte na Uložit.

K doručené poště můžete přidat dokumenty (např. naskenovaný dopis) přetažením na pole Upload dokumentů.

Dokumenty k došlé poště můžete přiložit přímo ze skladu k této došlé poště kliknutím na tlačítko Sklad - připojit.

Jednotlivé dokumenty jsou dostupné kliknutím na tlačítko Dokumenty v detailu došlé pošty. Systém zobrazuje počet dokumentů přiřazených k došlé poště.

Pro verzi PROFI je možné zajistit automatické upozorňování na termíny formou SMS a emailovými zprávami.

Odeslaná pošta ve vztahu ke klientovi

V této záložce se zobrazuje přehled odeslané pošty (běžné pošty i pošty odeslané prostřednictvím datové schránky) související s vybraným klientem. Tato část neslouží k zadávání položek odeslané pošty. Kliknutím na položku odeslané korespondence v této agendě můžete pouze připojit dokument a zadat úkol. Pokud zadavatel pošty uvedl příslušný spis, ke kterému se korespondence vztahuje, bude také umístěna v podpoložce Pošta u konkrétního spisu.

Poštovní podací arch

Kliknutím na ikonu Podací arch.DOC v pravé části obrazovky zobrazí uživatel průvodce pro tvorbu poštovních podacích archů. V poštovním archu si uživatel může vybrat Odesílatele, systém uživateli nabídne k odeslání připravenou poštu, ve které je uveden Odesílatel jako odpovědná osoba (uživatel musí být v uživatelském nastavení ve Správě uživatelů označen jako advokát). V hlavičce podacího archu se pak uvede jako Odesílatel tento uživatel - advokát i s jeho adresou. Adresu je třeba vyplnit v nastavení uživatele. (tato funkcionalita je vázána na zvláštní licenci);

Je možné zvolit podavatele, který se vyplní na podacím archu spolu s odesílatelem. Podavatele lze volit volbou Odesláno za ze seznamu Klientů, kterým byla určena zvláštní číselná řada pro odeslanou poštu (viz. Číslování doručené a odeslané pošty). Funkcionalita více číselných řad odeslané a přijaté pošty je vázána na zvláštní licenci.

Zaškrtnutím pole Tisknout věc se do podacího archu vloží text z pole Věc uvedený v dialogu odeslané pošty. Text se vloží do sloupce Poznámky, doplňkové služby.

Štítky na obálky

Kliknutím na ikonu Štítky.DOC v pravé části je možné vytvořit štítky na poštovní obálky. Při kliknutí se zobrazí obrazovka, ve které zvolíte, zda se pro vybraný datum budou tisknout všechny štítky, nebo jen štítky za určenou osobu podavatele. Podavatele lze volbou Odesláno za volit ze seznamu Klientů, kterým byla určena zvláštní číselná řada pro odeslanou poštu (viz. Číslování doručené a odeslané pošty).

Nastavení počtu štítků na archu lze provést v části Parametry systému.

Poštovné

K Odeslané poště je možné evidovat poštovné a podací číslo.

Pokud je podací číslo správně zapsáno je možné klepnutím na (i) zjistit přímo na webových stránkách České pošty informace o zásilce, zejména pak o datu jejího doručení.

Pokud uživatel vyplní částku poštovného a následně klikne na volbu Zaúčtovat poštovné, bude se částka poštovného nabízet v podkladech k fakturaci u zvoleného klienta a spisu. Zaškrtnutí políčka Neúčtovat se poštovné nebude přenášet do podkladů k fakturaci u zvoleného klienta a spisu při zaúčtování poštovného.

Pokud není u odeslané pošty vyplněn spis nebo klient, nelze tento záznam zaúčtovat.

Odesílání přehledu doručené a odeslané pošty na emaily uživatelů

Systém ISAK umožňuje odesílání přehledu odeslané pošty na emaily uživatelů z agendy Odeslaná pošta/Doručená Pošta. Pro nastavení emailů, na které budou informace odesílány, kontaktujte poskytovatele systému.

V této části systému uživatel může Přijímat zprávy ze své datové schránky, Odesílat zprávy prostřednictvím datové schránky, může dále ovládat datové schránky svých klientů.

Nastavení datových schránek je možné provést ve správě uživatelů v části Správa uživatelů.

Nezapomeňte, že pokud jste se ještě nikdy nepřihlásili do datové schránky, je třeba tak učinit na stránce www.mojedatovaschranka.cz a provést základní nastavení schránky (nastavení uživatelského hesla, oznamování o nových zprávách a případně délky platnosti hesla).

Pokud v nastavení datové schránky na webové stránce www.mojedatovaschranka.cz nezrušíte časové omezení platnosti hesla, nebude možné se, po vypršení lhůty pro změnu hesla, přihlásit do datové schránky prostřednictvím systému ISAK. V tomto případě je nutné nejprve projít procesem změny hesla na webových stránkách www.mojedatovaschranka.cz a následně nové heslo zadat do systému ISAK.

Pro správnou funkci modulu je třeba nastavit všechny parametry uvedené v tomto nastavení. Jedná se o hodnoty:

- Identifikátor datové schránky (označení datové schránky pro zasílání zpráv)

- Přihlašovací jméno (uživatelské jméno oprávněné osoby pro přihlášení do datové schránky)

- Heslo (heslo oprávněné osoby)

Doručení datové zprávy

Informační systém ISAK je veden jako spisová služba Informačního systému datových schránek (dále ISDS) a je součástí dohody o spolupráci mezi MVČR a zástupci společností zabývající se výrobou a vývojem spisových služeb. Modul datových schránek poskytuje automatizovaný proces zpracování datových zpráv doručených přes ISDS.

Modul datových schránek umožňuje přijímat zprávy z informačního systému datových schránek. Každý uživatel si může nastavit svou datovou schránku, u které si poté sám volí, kdy se mají zprávy přijmout. U přijatých zpráv jsou v doručené datové zprávě automaticky dohledány spisové značky. Pokud je spisové značky nalezena v ISAKu, je automaticky přiřazena k příslušnému klientovi a spisu.

V záložce Pošta – Datová schránka – Doručené zprávy můžete zkontrolovat nové zprávy kliknutím na tlačítko Zkontrolovat zprávy. Po potvrzení kontroly

Kontrola zpráv v datové schránce způsobí přijetí všech písemností fikcí. Obdobně dojde k doručení všech zpráv fikcí i v případě, že prostřednictvím systému ISAK Odešlete datovou zprávu!!!

Systém ISAK provede kontrolu datové schránky a vypíše její obsah.

Potvrzením dialogu systém stáhne všechny nové zprávy (které získají status ISDS doručeno přečtením). Systém oznámí, kolik zpráv bylo staženo.

Nepřečtené zprávy jsou zvýrazněny tučným písmem.

Zprávy s vyplněnou a v systému ISAK evidovanou spisovou značkou se automaticky přiřadí k danému Klientovi a Spisu. Pokud se spis automaticky nedohledá, můžete v detailu datové zprávy nastavit klient i spis. Doručenou datovou zprávu je možné přiřazovat k neomezenému počtu klientů a spisů a to kliknutím na pole Přidat po zvolení Klienta a Spisu.

V případě, že přiřadíte Klientovi a Spis, dojde ke kontrole spisových značek (kontrolují se spisové značky příjemce i odesílatele a také čísla jednací příjemce i odesílatele), pokud je v datové zprávě některá značka obsažena, nabídne se její automatické přidání mezi spisové značky daného spisu v systému ISAK, aby při následném přijetí stejné spisové značky byl spis automaticky dohledán.

V případě založení spisové značky vyberte, která značka se má založit a vypište kterému soudu, nebo spisové službě přísluší. V detailu datové zprávy, kliknutím na Dokumenty získáte přístup ke všem dokumentům v datové zprávě.

Již otevřenou datovou zprávu může uživatel označit jako nepřečtenou. Při najetí na řádek s datovou zprávou se uživateli zobrazí dialog s touto možností.

Systém ISAK umožnuje při stahování datové zprávy stahuje rovněž soubory s příponou .zfo, tedy zejména obálku datové zprávy (doručenky) a soubory nutné pro provedení konverze došlé datové zprávy.

K doručené datové zprávě je možné vytvořit úkol (workflow). Ten vytvoříte, kliknutím na tlačítko Úkoly v doručené datové zprávě. Zapište text úkolu a osobu, která má úkol splnit, termín a klikněte na Uložit.

Systém ISAK Vám také umožňuje datovou zprávou přímo odpovědět na došlou datovou zprávu. Kliknutím na Odpovědět systém ISAK předvyplní všechny známé údaje z došlé datové zprávy a umožní uživateli upravit volitelné informace k odesílané datové zprávě, stejně jako přiložit k této zprávě dokumenty.

Odesílání datové zprávy

V systému ISAK je implementována agenda odesílání datových zpráv prostřednictvím datové schránky. Kliknutím na Odeslané zprávy v agendě Pošta se zobrazí přehled odeslaných zpráv za zvolené období.

Kliknutím na Nová zpráva je možné vytvořit novou datovou zprávu.

Po vyplnění jakékoliv části řetězce názvu hledané instituce nebo osoby v řádku příjmení/firma a kliknutím na Najít příjemce je možné vyhledat příjemce datové zprávy ze seznamu, který je v systému ISAK implementován.

Po kliknutí na Pokračovat je možné u tvořené datové zprávy vyplnit Věc, Klienta a Spis, kterých se datová zpráva týká, stejně jako čísla jednací a spisové značky odesílatele a příjemce.

Po kliknutí na Pokračovat je nutné do datové zprávy přiložit zasílaný dokument (y), který je datovou zprávou odesílán a zkontrolovat náležitosti datové zprávy před jejím odesláním.

Datovou zprávu je dále možné uložit pro pozdější odeslání, smazat nebo odeslat.

Pokud je datová zpráva odeslána je možné v detailu datové zprávy zobrazit soubory s příponou .zfo, tedy zejména obálku datové zprávy (doručenku).

Odeslílání datové zprávy způsobí fikci doručení všech písemností v datové schránce.

V systému ISAK je možné spravovat datové schránky klientů. Touto funkcionalitou není dotčena správa datové schránky uživatele. Po vybrání klienta, u jehož datovou schránku chce uživatel spravovat, lze kliknutím na záložku Pošta zvolit nastavení nových datových schránek volbou Nastavení DS.

Kliknutím na Přidat schránku může uživatel přidávat neomezené množství datových schránek k vybranému klientovi. Kliknutím na Uživatelé je možné přidělovat a odebírat jednomu, nebo více uživatelům právo spravovat vybranou datovou schránku.

Po přidání přístupových práv k datové schránce může uživatel, který tato práva má, ovládat datovou schránku v části Pošta. Po kliknutí na Pošta v horní liště, může uživatel zvolit se kterou datovou schránkou, k níž má přidělena práva, bude pracovat, a to kliknutím na Změnit po vybrání schránky.

Po stažení správ z datové schránky, je možné s datovou zprávou pracovat obdobně jako s datovými zprávami z datové schránky uživatele.

Odeslaná, doručená pošta - číselné řady dle Klientů

Systém ISAK umožňuje u vybraných Klientů vést knihy došlé a odeslané pošty v nastavené číselné řadě. Číselné řady lze nastavit v části Zakladní info u vybraného Klienta v Úřadech a nastavení.

Prefix může být vyplněn alfanumerickými znaky dle nastavení uživatele. Číslo je automatická hodnota, která se s každou další odeslanou, nebo došlou poštou zvyšuje o hodnotu 1. Rok určuje, kterého období se pošta týká. Hodnota rok nemusí být vyplněn, pošta je pak číslována prefixem a číslem. Pokud u Klienta nezvolíte číselnou řadu pro došlou nebo odeslanou poštu, bude se pošta číslovat v implicitně nastavené řadě přiřazované systémem ISAK.

Systém ISAK umožňuje u doručené pošty určit, na koho byla doručovaná pošta adresována. Tuto osobu lze volit ze seznamu Klientů (zpravidla rovněž uživatelů systému ISAK), kterým byla určena zvláštní číselná řada pro doručenou poštu (viz. výše).

Systém ISAK uživateli dává možnost určit u odeslané pošty podavatele (Odesláno za), tedy osobu, za níž je pošta odesílána. Tuto osobu lze volit ze seznamu Klientů (zpravidla rovněž uživatelů systému ISAK), kterým byla určena zvláštní číselná řada pro odeslanou poštu (viz. výše).

V rámci úpravy našeptávacích oken při vyplňování adres v řadě agend, jsou v systému ISAK implicitně přednastaveny adresáře následujících institucí:

• Okresní soudy

• Městské soudy

• Krajské soudy, Vyšší soudy

• Nejvyšší správní soud

• Nejvyšší soud

• Ústavní soud

• Finanční úřady

• Správy sociálního zabezpečení

• Zdravotní pojišťovny

Při odesílání pošty výše uvedeným institucím je nutné provést uživatelskou kontrolu správnosti zasílací adresy. Vzhledem k častým změnám v adresách zadaných institucí poskytovatel systému ISAK neodpovídá za nepřesnosti v uvedených adresách.

Agenda email-CRM umožňuje uživatelům hromadné rozesílání emailů kontaktním osobám, nebo skupině osob, jejichž kontaktní údaje byly naimportovány do systému ISAK.

Příprava hromadného emailu z kontaktů evidovaných v systému ISAK

Samotné emaily se tvoří prostřednictvím Vašeho běžně užívaného emailového programu. V tomto programu uživatel vytvoří email, který odešle na systémovou emailovou adresu Vaší instalace. Po odeslání tohoto emailu je tento importován do systému ISAK a je možné je rozeslat vybraným osobám.

Seznam emailů, který uživatel zaslal do systému ISAK, a které jsou připraveny k odeslání kontaktním osobám, je možné prohlížet v části Emaily.

V tomto seznamu je možné kliknutím na volbu Poslat sobě email zaslat pro kontrolu zobrazení a formátování na svůj email zavedený u uživatele v systému ISAK, případně je možné tento email smazat kliknutím na volbu Smazat.

Před započetím práce s hromadným emailingem kontaktujte podporu ISAK, která po dohodě s vlastníkem licence provede individuální nastavení systémového emailu a nastavení sledovaných skupin kontaků.

Výběr osob - adresátů emailu

Systém ISAK umožňuje vybírat osoby, jimž bude email odeslán, ze seznamu kontaktních osob u jednotlivých klientů. Osoby, jimž bude určen hromadný email, je možné dále filtrovat podle:

- Klienta
- Osoby (Uživatele) odpovědné za klienta
- Kontaktní osoby
- CRM fáze klienta
- Jazykové verze - tedy komunikačního jazyka nastaveného u kontaktní osoby nebo
- Definovaných skupin (kategorií) CRM

Při kliknutí na rozbalovací šipku v dolní částu filtru je možné filtrovat dále kontaktní osoby dle předem definovaných skupin CRM, které se nastavují u jednotlivých kontaktních osob. Kontaktní osoby mohou být zařazeny do neomezeného výběru skupin CRM.

V poli Emailová zpráva pak uživatel vybírá, kterou z emailových zpráv zaslaných do systému ISAK bude odesílat vybraným kontaktním osobám.

Pole Import se v případě hromadného emailingu z kontaktů evidovaných v systému ISAK nepoužívá.

Po vyfiltrování příjemců je možné dále přidávat a omezovat rozsah příjemců zakliknutím checkboxu u jednotlivých Kontaktních osob, případně využít volbu Výběru všech příjemců, jejich rušení nebo invertování zvolených příjemců.

V případě, že se ve výběru příjemců emailů bude vyskytovat některá kontaktní osoba vícekrát, email bude odeslán na její emailovou adresu vždy pouze jednou.

Po výběru osob je možné exportovat seznam příjemců do souboru xls. kliknutím na volbu Přehled příjemců.

Odeslání hromadného emailu se provede kliknutím na tlačítko Odeslat.

Příprava hromadného emailu z importu do systému ISAK

Při hromadném emailingu je možné v systému ISAK využít možnosti importu příjemců ze souboru ve formátu MS Excel. Tento soubor musí obsahovat nejméně 3 sloupce a to

  • Email
  • Jméno příjemce
  • Firmu

Kliknutím na volbu Import se zobrazí dialog pro přípravu importu příjemců emailů.

V tomto dialogu uživatel vyplní název importu. Takto bude označen v systému ISAK seznam příjemců ve volbě Použít Importovat.

Volbou Vybrat soubor uživatel vybere ze svého lokálního počítače soubor Ms Excel, ve kterém jsou uloženy kontaktní údaje připravené pro import a následně klikne na Volbu Import.

Pokud bude v souboru MS Excel ve sloupci email vynechán údaj o emailu, systém při importu vynechá všechny další řádky souboru po řádku s chybějícím emailem.

V dalším dialogu uživatel určí, ve kterých importovaných sloupcích se nacházejí data s emaily, jménem a firmou.

Po provedení importu je možné použít importovaný seznam při výběru příjemců hromadného emailingu.

Pošta ve vztahu ke klientovi a ke spisu

Pošta ve vztahu ke klientovi je rozepsána ve stejnojmenné samostatné kapitole.

Návod jak používat poštu ve vztahu ke spisu naleznete v kapitole Doručená a odeslaná pošta ve vztahu ke klientovi a spisu.

  • posta.txt
  • Poslední úprava: 18/12/2018 12:14
  • autor: ST