Pošta

Agenda Pošta umožňuje evidenci Doručené a Odeslané pošty. Agenda pošty eviduje:

• poštu doručovanou běžnou poštovní přepravou;
• datové zprávy doručované a odesílané prostřednictvím datových schránek;
• zprávy elektronické pošty (e-maily).

Pokud má záznam pošty přiřazeného klienta a spis, promítne se automaticky také v přehledu pošty příslušného klienta a spisu.

Pod záložkou Doručená pošta se zobrazí přehled veškeré doručené korespondence. Kliknutím na zvolenou položku doručené pošty můžete záznam upravovat. Poštu je možné filtrovat podle přednastavených parametrů (filtrů).

Zde je popis významu některých z nich

• Datum pořízení = datum „Přijato“ na kartě Doručená pošta
• Datum doručení = datum „Doručeno“ na kartě Doručená pošta
• Pošta uživatele = uživatel uvedený v poli „Odpovědný uživatel“ na kartě Doručená pošta
• Přijato za firmu = klient uvedený v poli „Doručeno na“ na kartě Doručená pošta

Výběr je třeba vždy potvrdit prostřednictvím tlačítka ZMĚNIT.

Záznam o nové doručené poště přidáte kliknutím na tlačítko NOVÝ ZÁZNAM v POŠTA / Doručená pošta. Otevře se Vám dialogové okno Doručená pošta.

Přijato – nelze editovat, systém automaticky vyplňuje datum, kdy byl záznam vytvořen.

Doručeno – vyplňte datum, kdy jste zásilku obdrželi.

Číslo – systém obvykle automaticky přidělí číslo záznamu pošty podle systémových číselných řad. Uživatel, který má přiděleno právo Opravovat čísla dokladů může při založení záznamu pošty, vyplnit libovolné číslo doručené pošty (toto číslo se použije a nebude se přiřazovat automaticky).

Odpovědný uživatel - pokud na záznamu pošty vyberete odpovědného uživatele, bude takto zapsaná pošta k uživateli přiřazena a záznam pošty se mu bude zobrazovat na úvodní stránce v části Doručená pošta uživatele dle pravidel, která má přiřazený uživatel nastavena.

Klient a spis - pokud vyberete klienta a spis, přiřadí se tato došlá pošta k vybranému spisu. Došlou poštu je možné přiřazovat k neomezenému počtu klientů a spisů, a to kliknutím na tlačítko Přidat po vybrání klienta a spisu.

Do pole Věc se zapisuje stručný obsah doručené zásilky.

Při vyplňování odesílatele, inteligentní systém našeptávání navrhuje odpovídající adresy ze všech seznamů systému a zároveň z adres zadaných v agendě pošty.

ISAK umožňuje zadat širokou škálu způsobů odeslání.

Význam pole „Doručeno na“ je popsáno v kapitole Pošta & pole Doručeno na a Odesláno za.

Poznámka slouží pro různé záznamy.

Po vyplnění základních údajů o došlé poště je nutné záznam ULOŽIT. Teprve po jeho uložení (vytvoření obálky došlé pošty) je možné k této poště přikládat dokumenty.

Dokument (např. naskenovaný dopis) lze k záznamu pošty uložit prostřednictvím pole Upload dokumentů.

Dokumenty k došlé poště můžete přiložit také ze skladu kliknutím na tlačítko SKLAD, vyberte dokument a v menu zvolte Připojit.

Jednotlivé dokumenty jsou dostupné kliknutím na tlačítko DOKUMENTY v detailu došlé pošty. Systém na tlačítku zobrazuje počet dokumentů přiřazených k došlé poště. U dokumentů je uvedeno datum, kdy byl nahrán do systému ISAK.

Pod záložkou Odeslaná pošta se zobrazí přehled veškeré odeslané korespondence. Kliknutím na zvolenou položku doručené pošty můžete záznam upravovat. Poštu je možné filtrovat podle přednastavených parametrů (filtrů).

Zde je popis významu některých z nich:

• Datum pořízení = datum „Zapsáno“ na kartě Odeslaná pošta.
• Datum odeslání = datum „Odesláno“ na kartě Odeslaná pošta.
• Pošta uživatele = uživatel uvedený v poli „Odpovědný uživatel“ na kartě Odeslaná pošta.
• Odesláno za firmu = klient uvedený v poli „Odesláno za“ na kartě Odeslaná pošta.

Uživatel může v této části tvořit Poštovní podací archy, Štítky na obálky, evidovat Poštovné a přeúčtovávat jej klientům, stejně jako odesílat Přehled doručené a odeslané pošty na přednastavené emaily uživatelů, odesílat poštu prostřednictvím služby Dopis OnLine.

Záznam o nové odeslané poště přidáte kliknutím na tlačítko NOVÝ ZÁZNAM v POŠTA / Odeslaná pošta. Otevře se Vám dialogové okno Odeslaná pošta.

Pole na kartě odeslaná pošta mají ve většině případů obdobný význam jako na kartě Doručená pošta.

Zapsáno – nelze editovat, systém automaticky vyplňuje datum, kdy byl záznam vytvořen.

Odesláno – vyplňte datum, kdy jste zásilku předali přepravci.

Číslo – význam je obdobný jako na kartě Doručená pošta.

Význam pole „Odesláno na“ je popsáno v kapitole Pošta & pole Doručeno na a Odesláno za.

Odpovědný uživatel – přiřadí záznam pošty některému z uživatelů.

Klient, spis, věc a poznámka - význam je obdobný jako na kartě Doručená pošta.

Při vyplňování adresáta, inteligentní systém našeptávání navrhuje odpovídající adresy ze všech seznamů systému a zároveň z adres zadaných v agendě pošty.

Podací pošta a Podací číslo – v rámci služby Dopis OnLine se vyplňuje automaticky po odeslání; případně můžete informace vyplnit sami dle skutečnosti.

Způsob odeslání - význam je obdobný jako na kartě Doručená pošta Po vyplnění těchto údajů je nutné záznam ULOŽIT. Teprve po jeho uložení (vytvoření obálky odeslané pošty) je možné k této poště přikládat dokumenty prostřednictvím pole Upload dokumentů.

Jednotlivé dokumenty jsou dostupné kliknutím na tlačítko DOKUMENTY v detailu došlé pošty. Systém na tlačítku zobrazuje počet dokumentů přiřazených k došlé poště. U dokumentů je uvedeno datum, kdy byl nahrán do systému ISAK.

Systém Vám zároveň v okně Spisová značka nabídne na výběr spisové značky evidované u spisu přiřazeného k danému záznamu odeslané pošty.

Kliknutím na ikonu Podací arch.DOC v pravé části obrazovky se zobrazí průvodce pro tvorbu poštovních podacích archů. Dle typu šablony, která definuje pole využívaná pro tisk můžete pro vytvoření Podacího archu využít následující parametry.

Zvolte datum zásilek, které právě odesíláte.

Zaškrtnutím pole Tisknout věc se do podacího archu vloží text z pole Věc uvedený v detailu odeslané pošty. Text se vloží do sloupce Poznámky, doplňkové služby.

ISAK umožňuje, aby advokátní kancelář odeslala poštu za klienta. Klienta vyberte v poli „Odesláno za“. V podacím archu je pak uvedena jako Podavatel systémová AK a jako Odesílatel vybraný klient.

V poli Počet adres systém doplní počet dopisů k odeslání dle Vámi zadaného výběru v ostatních polích dialogového okna.

Kancelář také může odesílat poštu jménem svého advokáta. V takovém případě zvolte advokáta v poli Odesílatel a systém nabídne k odeslání poštu, ve které je vybraný advokát uveden jako odpovědná osoba. V podacím archu je v takovém případě jako Podavatel i Odesílatel uveden vybraný advokát.

Tato funkcionalita je vázána na zvláštní licenci, v případě zájmu o její zprovoznění, kontaktujte prosím technickou podporu.

Pokud v dialogovém okně Podací arch nezadáte ani „Odesláno za“ ani „Odesílatele“ je v podacím archu jako Podavatel i Odesílatel uvedena systémová advokátní kancelář.

Své výběry potvrďte kliknutím na tlačítko POKRAČOVAT ⇒ systém vygeneruje soubor (.DOC) s archem k vytištění.

Kliknutím na ikonu Štítky.DOC v pravé části je možné vytvořit štítky na poštovní obálky. Při kliknutí se zobrazí dialogové okno, ve kterém vyberte datum, zvolte pozici 1. štítku na archu a v poli Odesláno za zadejte, zda se mají tisknout všechny štítky, nebo jen štítky za vybraného odesílatele.

Po potvrzení zadání kliknutím na tlačítko POKRAČOVAT se vygeneruje soubor (.DOC) se štítky k vytištění.

Počet štítků na archu se zadává v Parametrech systému.

K Odeslané poště je možné evidovat poštovné a podací číslo. V rámci služby Dopis OnLine se údaje vyplňují automaticky po odeslání zásilek; případně můžete informace vyplnit sami dle skutečnosti

Pokud je podací číslo správně zapsáno je možné klepnutím na ikonu „informace“ zjistit přímo na webových stránkách České pošty informace o zásilce, zejména pak o datu jejího doručení.

U položek, kde je vyplněno poštovné, můžete kliknout na tlačítko ZAÚČTOVAT POŠTOVNÉ. Poštovné se následně bude nabízet v podkladech k fakturaci u zvoleného klienta a spisu. Zaškrtnutí políčka Neúčtovat se poštovné nebude přenášet do podkladů k fakturaci u zvoleného klienta a spisu při zaúčtování poštovného.

V hlavní (černé) liště zvolte modul Pošta. V levém menu zobrazených funkcionalit vyberte možnost Odeslaná pošta. Nový dopis online založíte tlačítkem Nový záznam.

Otevře se vám dialogové okno, kde vyplníte potřebné údaje, zejména jméno/název a korespondenční údaje adresáta. Dopis online lze přiřadit ke klientovi, spisu, určit odpovědného uživatele. Předmět dopisu online si můžete určit v kolonce Věc a také si k dopisu připsat Poznámku. Zejména si však musíte vybrat jeden ze Způsobů odeslání nastavených u dopisů online, např. Dopis online – Doporučeně. Možnosti způsobu odeslání/dodání (dopis online), které se vám zde nabízejí, si můžete doplnit či upravit v Nastavení a administraci Dopisu online.

K záznamu pošty je nutné následně připojit PDF/A dokument (jeden nebo více), který bude obsahem odesílaného dopisu. Dokumenty se vkládají stažením z disku či přetažením, tzv. Drag and Drop. Počet vložených dokumentů se Vám zobrazí formou číslice u dolního tlačítka Dokumenty.

Kliknutím na tlačítko Dokumenty se vám zobrazí tabulka s přehledem přiložených dokumentů, kde s nimi můžete ihned dále pracovat. Např. je nahrát do schránky či (omylem vložený soubor) smazat.

Záznam pošty pro odeslání si můžete vytvořit i přímo z dokumentů (spisů nebo klienta), kde si Vyberete dokumenty a následně zvolíte akci Odeslat poštou. V takovém případě bude dokument/y rovnou připojen k poštovnímu záznamu, který se vám ihned zobrazí v novém dialogovém okně. Následně vyplňte alespoň Způsob odeslání, Věc a Adresáta a záznam Uložte. Dokumenty se nahrají. Po vytvoření záznamu odeslané pošty je třeba v modulu Pošta - Odeslaná pošta kliknout na tlačítko Dopis online, kde vám systém v dialogovém okně Odeslat Dopis On Line zobrazí všechny záznamy, které budou odeslány.

Kliknutím na Odeslat zásilky dojde k podání zásilek.

Po podání zásilek se v Pošta – Poštovné propíše částka (výše) poštovného k jednotlivým záznamům.

Přehled podaných zásilek pomocí dopisu online je možné zobrazit přes Pošta – Odeslaná pošta, stisknutím tlačítka Dopis Online. V nově otevřeném dialogovém okně naleznete v dolní části tlačítko Podané zásilky.

Informační systém ISAK je veden jako spisová služba Informačního systému datových schránek (dále ISDS) a je součástí dohody o spolupráci mezi MVČR a zástupci společností zabývající se výrobou a vývojem spisových služeb. Modul datových schránek poskytuje automatizovaný proces zpracování datových zpráv doručených nebo odesílaných prostřednictvím ISDS.

Pro správnou funkci modulu je třeba nastavit všechny parametry datové schránky:

• Identifikátor datové schránky (označení datové schránky pro zasílání zpráv)
• Přihlašovací jméno (uživatelské jméno oprávněné osoby pro přihlášení do datové schránky)
• Heslo (heslo oprávněné osoby)

Nastavení datové schránky kteréhokoliv uživatele může realizovat uživatel s právem spravovat uživatele ve správě uživatelů nebo si může každý uživatel nastavit svou vlastní schránku v nastavení uživatele. Datové schránky klientů se nastavují v poště klienta.

Pokud jste se ještě nikdy nepřihlásili do datové schránky, je třeba tak učinit na stránce www.mojedatovaschranka.cz a provést základní nastavení schránky (nastavení uživatelského hesla, oznamování o nových zprávách a případně délky platnosti hesla).

Do systému ISAK můžete stahovat datové zprávy doručené do datové schránky a dále s nimi pracovat. Přiřazovat je jednotlivým uživatelům, klientům a spisům, vytvářet úkoly, evidovat lhůty atd.

V záložce Doručené zprávy v agendě Pošta můžete zkontrolovat a stáhnout nové datové zprávy. Ve filtru si uživatel zvolí, se kterou datovou schránkou, k níž má přidělena práva, bude pracovat. Výběr potvrdí kliknutím na tlačítko ZMĚNIT.

Datové zprávy můžete zkontrolovat kliknutím na tlačítko ZKONTROLOVAT ZPRÁVY.

Kontrolu potvrdíte kliknutím na tlačítko ANO v dialogovém okně Kontrola datové schránky.

Nebo zaškrtněte Nekontrolovat počet zpráv (přímo stahovat) v dialogovém okně Kontrola datové schránky a systém Vám nabídne vyplnění časového úseku, který se má kontrolovat. Po zadání data a času hodnoty potvrďte kliknutím na tlačítko ANO. Tento způsob je obzvlášť vhodný, pokud předpokládáte, že jsou v DS nějaké DZ staršího data.

Po potvrzení kontroly systém ISAK provede kontrolu datové schránky a vypíše její obsah.

Po potvrzení (kliknutí na tlačítko ANO) systém stáhne všechny nové zprávy. Ty tím získají status ISDS doručeno přečtením. Systém Vám oznámí, kolik zpráv bylo staženo.

V přehledech jsou nepřečtené zprávy zvýrazněny tučným písmem. Již otevřenou datovou zprávu může uživatel znova označit jako nepřečtenou. Při najetí na řádek s datovou zprávou se uživateli zobrazí dialog s touto možností.

U přijatých zpráv jsou automaticky kontrolovány spisové značky, a pokud je spisová značka uvedená u datové zprávy nalezena v ISAKu, je zpráva automaticky přiřazena ke klientovi a spisu, u kterého je spisová značka evidována. Další podrobnosti najdete v kapitole Pošta & automatické přiřazování ke spisům dle spisové značky.

Pokud se spis automaticky nedohledá pomocí spisové značky, můžete v detailu datové zprávy přiřadit odpovědného uživatele, klienta a spis. Doručenou datovou zprávu je možné přiřazovat k neomezenému počtu klientů a spisů, a to kliknutím na pole Přidat po zvolení klienta a spisu.

V detailu doručené datové zprávy získáte přístup ke všem dokumentům v datové zprávě kliknutím na tlačítko DOKUMENTY.

Systém ISAK při stahování datové zprávy stáhne rovněž soubory s příponou .zfo, tedy zejména obálku datové zprávy (doručenky) a soubory nutné pro provedení konverze došlé datové zprávy. Tyto soubory získáte po kliknutí na tlačítko ZFO v detailu doručené datové zprávy.

V případě, že v ISAK spravujete velké množství datových schránek klientů, umožňuje Vám systém zkontrolovat a stáhnout datové zprávy ze VŠECH schránek klientů najednou.

Tento způsob kontroly datové schránky je třeba každému oprávněnému uživateli povolit.

V záložce Doručené zprávy v agendě Pošta klikněte na tlačítko KONTROLA VŠECH DS.

Systém otevře dialogové okno Kontrola datových schránek a po potvrzení (kliknutí na tlačítko ANO) zkontroluje všechny datové schránky a stáhne zprávy v nich doručené.

Pokud využíváte kontrolu všech DS najednou, pro jejich další zpracování doporučujeme využít filtr Zobrazit všechny nepřečtené v přehledu Doručené zprávy.

Automatické přiřazení zpráv ke klientům a spisům na základě spisových značek je popsáno v kapitole Pošta & automatické přiřazování ke spisům dle spisové značky.

V přehledu Doručená pošta i v přehledu Doručené zprávy systém nabízí různé filtry pro třídění datových zpráv. Zde pro usnadnění práce popis různých typů dat, které filtry u doručených datových zpráv využívají. Filtr v Pošta/Pošta/Doručená pošta:

• Datum pořízení = datum, kdy byla zpráva stažená z ISDS do ISAK.
• Datum doručení = datum, kdy byla zpráva doručena do ISDS.

Filtr v Pošta/Datová schránka/doručené zprávy:

• Datum fikce doručení = datum, kdy jsme se po doručení DZ do ISDS poprvé přihlásili do ISDS. Nebo 10 dní po doručení zprávy do ISDS, pokud jsme se v té době nepřihlásili.
• Datum dodání do DS = datum, kdy DZ byla doručena do ISDS.
• Datum stažení zprávy = datum, kdy byla zpráva stažená z ISDS do ISAK.
• 

V systému ISAK je implementována agenda odesílání datových zpráv prostřednictvím datové schránky.

V záložce Odeslané zprávy v agendě Pošta se zobrazí přehled odeslaných zpráv za zvolené období a je možné vytvářet nové zprávy k odeslání. Ve filtru si uživatel zvolí, se kterou datovou schránkou, k níž má přidělena práva, bude pracovat. Výběr potvrdí kliknutím na tlačítko ZMĚNIT.

Kliknutím na tlačítko NOVÁ ZPRÁVA je možné začít vytvářet novou datovou zprávu.

V dialogovém okně Nová datová zpráva zadejte ID datové schránky příjemce a po kliknutí na tlačítko NAJÍT PŘÍJEMCE se vám zobrazí nalezený příjemce. Klikněte na jeho údaje a příslušná pole se doplní automaticky. Nebo pokud je příjemce evidován v některém ze seznamů implementovaných v ISAK můžete vyplnit část řetězce názvu hledané instituce nebo osoby v řádku příjmení/firma a po kliknutí na tlačítko NAJÍT PŘÍJEMCE Vám systém nabídne data evidovaná v seznamech implementovaných v ISAK.

V případě, že odesíláte poštovní datovou zprávu soukromoprávnímu subjektu, který nemá ve své datové schránce povolen jejich příjem, systém Vás na tuto skutečnost upozorní.

Po kliknutí na tlačítko POKRAČOVAT je možné u právě vytvářené datové zprávy vyplnit Klienta a Spis, kterých se datová zpráva týká, stejně jako čísla jednací a spisové značky odesílatele a příjemce. Kolonka Věc je povinná.

Po opětovném kliknutí na tlačítko POKRAČOVAT se Vám otevře dialogové okno, ve kterém můžete přiřadit odpovědnou osobu, zkontrolovat případně editovat některé doposud zadané údaje a prostřednictvím uploadovacího okna přiložit zasílaný(-é) dokument(y).

Datovou zprávu je v tuto chvíli možné prostřednictvím příslušných tlačítek uložit pro pozdější odeslání, smazat nebo ihned odeslat na detailu Odeslané datové zprávy.

Po odeslání datové zprávy jsou v jejím detailu uložené rovněž soubory s příponou .zfo. Tyto soubory získáte po kliknutí na tlačítko ZFO.

Jiným způsobem odeslání datové zprávy, vhodným zejména v případě potřeby kombinovat dokumenty uložené na různých místech v systému do jedné datové zprávy, je využití menu pro hromadnou práci s dokumenty.

Při práci s dokumenty spisu můžete vybrat dokumenty k odeslání a prostřednictvím volby Odeslat datovou zprávou v menu vybraných dokumentů začít vytvářet datovou zprávu k odeslání.

Dále je postup podobný jako při vytváření a odeslání datové zprávy v sekci Pošta.

Navíc se Vám automaticky propisuje spisová značka spisu, ze kterého dokumenty odesíláte, do spisové značky odesílatele.

Systém ISAK Vám také umožňuje datovou zprávou přímo odpovědět na došlou datovou zprávu. Kliknutím na tlačítko ODPOVĚDĚT na detailu doručené datové zprávy systém otevře dialogové okno Odeslaná datová zpráva, kde předvyplní všechny známé údaje z došlé datové zprávy (ID datové schránky, spisovou značku příjemce apod.) a umožní uživateli upravit volitelné informace k odesílané datové zprávě, stejně jako přiložit k této nově odesílané zprávě dokumenty.

V přehledu Odeslaná pošta i v přehledu odeslané zprávy systém nabízí různé filtry pro třídění datových zpráv. Zde pro usnadnění práce popis různých typů datumů, které filtry u odeslaných datových zpráv využívají.

Filtr v Pošta/Pošta/Odeslaná pošta:

• Datum pořízení = datum, kdy byla zpráva vytvořena v ISAK.
• Datum doručení = datum, kdy byla zpráva odeslána z ISAK = doručena do ISDS.

Filtr v Pošta/Datová schránka/Odeslané zprávy:

• Datum odeslání = datum, kdy byla DZ odeslána z ISAK = doručena do ISDS.
• Datum doručení příjemci = datum fikce doručení (kdy se příjemce po doručení DZ do ISDS poprvé přihlásil do ISDS nebo 10 dní po doručení zprávy do ISDS, pokud se v té době nepřihlásil).
• 

ISAK umožňuje načíst a evidovat datové zprávy odeslané v minulosti prostřednictvím portálu Moje datová schránka a aktualizaci souborů .zfo dle skutečnosti v ISDS zejména informací o datu doručení příjemci.

V záložce Odeslané zprávy v agendě Pošta vyberte datovou schránku, jejíž odeslané zprávy chcete aktualizovat. Výběr potvrďte kliknutím na tlačítko ZMĚNIT. Poté zvolte NAČÍST ODESLANÉ / AKTUALIZOVAT. Systém otevře dialogové okno Kontrola datové schránky.

Po potvrzení (kliknutí na tlačítko ANO) ISAK provede kontrolu datové schránky a vypíše její obsah.

Když potvrdíte (tlačítko ANO) aktualizaci odeslaných zpráv systém načte datové zprávy odeslané prostřednictvím portálu Moje datová schránka a provede aktualizaci souborů .zfo dle skutečnosti v ISDS.

Zprávy elektronické pošty lze ukládat do evidence Doručené pošty nebo Odeslané pošty již třemi způsoby:

• z aplikace MS Outlook pomocí pluginů (ukládá originální .msg soubory);
• pomocí přeposlání e-mailu na systémový e-mail
• či nově také pouhým přetažením myší pomocí tzv. Drag and Drop.

Ukládání e-mailů uložených v MS Outlook je popsán v kapitole Plugin pro MS Outlook. Systém automaticky rozpozná, jestli se jedná o odeslaný nebo doručený e-mail a podle této skutečnosti záznam promítne do Doručené pošty nebo Odeslané pošty, dle přiřazeného klienta a spisu do přehledů pošty u klienta a spisu.

Pokud chcete využít metodu přeposílání na systémový e-mail, kontaktujte prosím technickou podporu.

Ukládat si emaily do ISAKu jako poštovní záznamy je možné mj. v Poště Klienta či Poště Spisu i pouhým přetažením emailové zprávy z MS Outlook (Drag & Drop):

• Zvolte Klienta a rozhodněte se, zda chcete zprávu přesunout do Pošty tohoto klienta či jeho Spisu a tu složku si v systému otevřete.
• Následně zvolte, jaký typ pošty chcete ukládat (Doručená/ Odeslaná).

• Vstupte do MS Outlook, zvolte požadovaný email a přetáhněte emailovou zprávu do uploadovacího okna dole, tedy okna pro nahrávání dokumentů.

• Přetažením emailu se tak vytvoří poštovní záznam, který bude obsahovat, jak všechny přílohy, tak průvodní text emailu, i základní informace o odesílateli, příjemci apod.

• Záznam lze kliknutím na každý ze sloupců (kromě sloupce SPIS) rozbalit pro zjištění dalších detailů či další práce se záznamem.

• V nově otevřeném okně můžete k Poště přiřazovat Úkoly (tlačítko ÚKOLY).
• K možnostem nastavení notifikačního emailu k doručené korespondenci tlačítkem EML, navštivte kliknutím na odkaz příslušnou kapitolu.

• Zvolené přílohy z emailu si můžete dále ukládat do složky Dokumenty na zvoleném spise, a to buď využitím již stávající složky, či si vytvořit novou. K tomu slouží tlačítko DOKUMENTY.

Více o práci s Dokumenty ve stejnojmenné kapitole.

Kde je u záznamu pošty uvedena spisová značka, systém umožňuje automatické přiřazené klienta a spisu k tomuto záznamu dle spisových značek evidovaných u spisů.

U přijatých zpráv jsou automaticky kontrolovány spisové značky a pokud je spisová značka uvedená u datové zprávy nalezena v ISAKu, je zpráva automaticky přiřazena ke klientovi a spisu, u kterého je spisová značka evidována.

Pokud se spis automaticky nedohledá pomocí spisové značky, můžete v detailu datové zprávy přiřadit klienta a spis. Poté co k datové zprávě přiřadíte klienta a spis, systém znovu zkontroluje spisové značky uvedené u zprávy (kontrolují se spisové značky příjemce i odesílatele a také čísla jednací příjemce i odesílatele). A pokud je v datové zprávě některá značka obsažena, nabídne Vám systém její automatické přidání mezi spisové značky daného spisu, aby při následném přijetí stejné spisové značky byl spis automaticky dohledán. V případě, že se rozhodnete přidat spisovou značku ke spisu vyberte, která značka se má založit a vypište kterému soudu, nebo spisové službě přísluší.

Perioda, s jakou probíhá tato kontrola se v různých instalacích systému liší. Pokud chcete, aby kontrola spisových značek a následné přiřazení spisů proběhlo ihned, můžete tuto akci spustit pomocí tlačítka DOHLEDAT SPIS.ZN. v agendě Doručená pošta.

Pokud využíváte funkci KONTROLA VŠECH DS, můžete stejnou akci spustit pomocí tlačítka DOPLNIT SPISY v procesu hromadného stahování z více datových schránek.

K doručené korespondenci je možné přímo vytvořit email s informacemi o doručené poště a dokumenty pošty (datové zprávy). Ten vytvoříte pomocí tlačítka EML v detailu pošty. Nejdříve však přiřaďte záznam pošty odpovědné osobě, příslušnému klientovi a spisu. Teprve poté klikněte na tlačítko EML.

Otevře se Vám okno Odeslat emailem, ve kterém Vám systém připravil email. Některé údaje můžete dále editovat.

Pole Číslo zprávy a Klient / spis jsou informativní a uvádějí informace o záznamu pošty.

Pole Odesílatel – systém vyplní emailovou adresu zadanou v profilu uživatele. V případě zájmu o jinou možnost kontaktujte prosím technickou podporu. Je možné nastavit seznam odesílatelů, nebo jednotnou adresu odesílatele.

Pole Příjemci - systém vyplní uživatele, jež jsou evidovaní v Parametrech spisu jako osoba odpovědná za spis, spolupracovník nebo working partner.

Kliknutím na ikonu můžete zadat další emailové adresy.

Ty potvrďte nebo zrušte pomocí ikon

Po kliknutí na ikonu Vám systém nabídne všechny kontaktní osoby klienta, které také můžete zadat mezi adresáty odesílaného emailu s informacemi o doručené poště.

Výběr potvrďte kliknutím na tlačítko VLOŽIT.

Připojit dokumenty – systém nabízí všechny dokumenty jež jsou evidované u záznamu pošty a pomocí zatržítek ve sloupci VÝBĚR je můžete přiložit jako přílohu k odesílanému emailu. Systém zobrazí celkovou velikost přiložených dokumentů. Pokud máte v kanceláři omezenu velikost odesílaných nebo přijímaných emailů volte jen přílohy do této velikosti.

Pole Předmět emailu – systém do předmětu automaticky vyplní text, který lze editovat. Skládá se z následujících částí. U doručené pošty je text „Doručená“ u odeslané pošty „Odeslaná“. Pokud připojený spis pošty obsahuje účastníky řízení, připojí se v závorce jejich výpis, kde jsou jednotlivé názvy odděleny znakem „x“ a přidá se název složky, ve které jsou uloženy dokumenty ze zprávy v případě, že byly pomocí tlačítka ULOŽIT DOKUMENTY KE SPISU do složky zkopírovány (popis níže).

Pole Text emailu – text lze editovat a pomocí funkcí v horní části pole formátovat. Systém do textu emailu vyplní informace o odesílateli, datumu doručení a uživateli jenž záznam pošty zpracovává, respektive uživateli, jenž odesílá daný email. V případě, že se jedná o doručenou datovou zprávu vyplňuje zde také informace o datové schránce, do níž byla zpráva doručena a číslo datové zprávy. Datum doručení v případě datové zprávy představuje datum fikce doručení podle pravidel systém datových schránek.

Pomocí zatržítek můžete k emailu přiložit jako přílohu také datovou zprávu ve formátu ZFO a doručenku nebo uložit odesílaný email do pošty klienta a spisu, ke kterému jste datovou zprávu přiřadili.

Poté email odešlete kliknutím na tlačítko ODESLAT.

V detailu záznamu pošty získáte přístup ke všem dokumentům souvisejícím s daným záznamem pošty kliknutím na tlačítko DOKUMENTY. Zobrazí se Vám dialogové okno Přiložené dokumenty.

Po najetí myší na název souboru můžete pomocí kontextového menu soubor zkopírovat do schránky, stáhnout nebo upravit název dokumentu pomocí funkce Upravit popis.

Tlačítko ULOŽIT DOKUMENTY KE SPISU otevře dialogové okno, ve kterém se Vám zobrazí struktura složek dokumentů daného spisu. Vyberte si složku po kliknutí na tlačítko ULOŽIT do ní systém uloží všechny dokumenty ze záznamu pošty.

V případě, že chcete dokumenty uložit do nové složky, tu můžete vytvořit pomocí tlačítka NOVÁ SLOŽKA.

Systém Vám do názvu nově vytvářené složky předvyplní text vycházející z datumu fikce doručení datové zprávy. Pokud toto datum není k dispozici, použije datum odeslání.

Pokud je u datové zprávy vyplněna spisová značka, připojí se. Název složky můžete editovat, vytvoření potvrďte kliknutím na tlačítko VYTVOŘIT.

Poté můžete do složky uložit dokumenty dle návodu viz výše.

K veškeré doručené korespondenci je možné přímo vytvořit úkol (workflow). Ten vytvoříte, kliknutím na tlačítko Úkoly v detailu pošty.

Zapište popis úkolu, odpovědného uživatele, který má úkol splnit, termín, typ úkolu a v případě potřeby zatrhněte nepovolit změnu. Úkol potvrďte kliknutím na Uložit.

Úkol je následně evidován v přehledech úkolů a můžete s ním pracovat jako s jakýmkoliv jiným úkolem. V systému je možné nastavit automatické upozorňování o vytvoření nebo splnění nového úkolu emailovými zprávami. Pro nastavení notifikačních e-mailů prosím kontaktujte technickou podporu.

Systém ISAK umožňuje v evidenci pošty kombinovat různé číselné řady. Základní číselné řady evidence doručené pošty a evidence odeslané pošty se nastavují v Nastavení systému.

Čísla u přijatých nebo odeslaných datových zpráv se přebírají z ISDS. U jednotlivých Klientů je možné vést knihy došlé a odeslané pošty v samostatné číselné řadě klienta. Tyto číselné řady lze nastavit u vybraného Klienta v Úřadech a nastavení.

Funkcionalita více číselných řad odeslané a přijaté pošty je vázána na zvláštní licenci. V případě zájmu o její zprovoznění prosím kontaktujte technickou podporu.

Systém ISAK umožňuje u doručené pošty definovat, na koho byla doručovaná pošta adresována – pole Doručeno na. Tento subjekt lze volit ze seznamu Klientů, kteří mají nastavenu samostatnou číselnou řadu pro doručenou poštu.

Systém ISAK zároveň umožňuje u odeslané pošty definovat klienta jako odesílatele – pole Odesláno za. Odesílatelem může být klient. který má nastavenu samostatnou číselnou řadu pro odeslanou poštu. Pole se následně může využít při tisku štítků, podacích archů a některých dalších činnostech.

Systém ISAK umožňuje odesílání přehledů doručené a odeslané pošty. Přehledy se generují z agendy Doručená pošta nebo Odeslaná pošta dle přednastavených filtrů pomocí tlačítka ODESLAT PŘEHLED. Pro nastavení emailů, na které budou informace odesílány, kontaktujte prosím technickou podporu.

Inteligentní systém našeptávání navrhuje uživateli při vyplňování adres na řadě míst systému odpovídající adresy. Jedním ze seznamů, které k našeptávání využívá, je adresář následujících institucí:

• Okresní soudy

• Městské soudy

• Krajské soudy, Vyšší soudy

• Nejvyšší správní soud

• Nejvyšší soud

• Ústavní soud

• Finanční úřady

• Správy sociálního zabezpečení

• Zdravotní pojišťovny

V doručené a odeslané poště (poštovní přeprava) systém ISAK ve zvláštním režimu umožňuje automaticky přiřadit dokumenty ze skladu k jednotlivým záznamům. Dokumenty se přiřazují tak, že se systém použije první část názvu dokumentu (před první pomlčkou) jako číslo pošty. Pokud se takové číslo pošty v systému vyhledá, bude dokument přiřazen k této poště. V názvech dokumentů se lomítko “/“ nahrazuje podtržítkem „_“.

Systém ISAK umožňuje podepisovat pdf dokumenty zaručeným elektronickým podpisem. Jednotlivé dokumenty lze podepisovat přímo ve spisu. V agendě pošty jsou k dispozici přehled dokumentů k podpisu, nástroje pro hromadné podepisování a přehled podepsaných dokumentů.

Pokud máte u svého uživatelského účtu přiřazené právo podepisovat pdf dokumenty a zároveň máte v systému nahraný svůj kvalifikovaný certifikát, mohou Vás uživatelé s právem Požadavek na el. podpis požádat o elektronický podpis pdf dokumentu. Systém vás na tuto skutečnost upozorňuje na titulní straně.

A dokument se zobrazí v agendě Pošta – Podpis PDF – K podpisu.

Dokumenty si můžete před jejich podpisem prohlédnut a následně kliknutím na zelené znaménko plus vybrat jen ty, které chcete podepsat.

Dokumenty, označené k podpisu podepíšete kliknutím na tlačítko PODEPSAT VYBRANÉ. Po podepsání dokumentů je v modulu Pošta - PODPIS PDF - Podepsané můžete pomocí příslušných tlačítek ODESLAT ZPĚT DO SPISU, ze kterého byly při žádosti o podpis odeslány k podpisu, nebo je ODESLAT NA EMAIL.

Podepsané dokumenty jsou navráceny ke spisu, z nějž byly k podpisu odeslány s upraveným názvem. Na začátek názvu souboru je vložen text „Signed…“.

Agenda email-CRM umožňuje uživatelům hromadné rozesílání emailů kontaktním osobám nebo skupině osob, jejichž kontaktní údaje jsou zadané v systému nebo byly za účelem rozeslání hromadného mailingu do systému naimportovány.

Samotné emaily se tvoří prostřednictvím Vašeho běžně užívaného programu pro práci s e-maily (např.: MS Outlook). V tomto programu uživatel vytvoří email, který odešle na systémovou emailovou adresu Vaší instalace. Po odeslání tohoto emailu je tento importován do systému ISAK a je možné je rozeslat vybraným osobám.

Seznam emailů, který uživatel zaslal do systému a které jsou připraveny k odeslání kontaktním osobám, je možné prohlížet v části Emaily.

V tomto seznamu je možné kliknutím na volbu Poslat sobě email zaslat pro kontrolu zobrazení a formátování na svůj email uvedený v Detailu uživatele v systému ISAK, případně je možné tento email smazat kliknutím na volbu Smazat.

Systém ISAK umožňuje vybírat osoby, jimž bude email odeslán, ze seznamu kontaktních osob u jednotlivých klientů.

Osoby, jimž bude určen hromadný email, je možné dále filtrovat podle:

- Klienta
- Osoby (Uživatele) odpovědné za klienta
- Kontaktní osoby
- CRM fáze klienta
- Jazykové verze - tedy komunikačního jazyka nastaveného u kontaktní osoby nebo
- Definovaných skupin (kategorií) CRM

Při kliknutí na rozbalovací šipku v dolní části filtru je možné filtrovat dále kontaktní osoby dle předem definovaných skupin CRM, které se nastavují u jednotlivých kontaktních osob.

V poli Emailová zpráva pak uživatel vybírá, kterou z emailových zpráv zaslaných do systému ISAK bude odesílat vybraným kontaktním osobám. Pole Použít Import se v případě hromadného emailingu z kontaktů evidovaných v systému ISAK nepoužije.

Po vyfiltrování příjemců je možné dále přidávat a omezovat rozsah příjemců zakliknutím checkboxu u jednotlivých Kontaktních osob, případně využít volbu Výběru všech příjemců, jejich rušení nebo invertování zvolených příjemců.

V případě zájmu je možné si exportovat seznam příjemců do souboru xls kliknutím na volbu Přehled příjemců. Jedná se jen o informativní přehled, funkčně nesouvisí s procesem odeslání mailingu.

Při hromadném mailingu je možné v systému ISAK využít také možnosti importu příjemců ze souboru ve formátu MS Excel. Tento soubor musí obsahovat nejméně 3 sloupce a to:

• Email
• Jméno příjemce
• Firmu

Kliknutím na volbu Import se zobrazí dialog pro přípravu importu příjemců emailů.

V tomto dialogu uživatel vyplní název importu. Takto bude označen v systému ISAK seznam příjemců v nabídce filtru Použít Import.

Volbou Vybrat soubor uživatel vybere ze svého lokálního počítače soubor MS Excel, ve kterém jsou uloženy kontaktní údaje připravené pro import a následně klikne na tlačítko IMPORTOVAT.

V dalším dialogu uživatel určí, ve kterých importovaných sloupcích se nacházejí data s emaily, jménem a firmou.

Po provedení importu je možné zvolit seznam při výběru příjemců hromadného emailingu – filtr Použít import.

Poté, co vyberete e-mail k odeslání a budete mít vybraný seznam adresátů odeslání hromadného emailu provedete kliknutím na tlačítko ODESLAT.

V rámci hromadného emailingu lze rozesílat i daňová upozornění, která pracují s daty evidovanými prostřednictvím modulu pro daňové poradenství.

Pro vygenerování seznamu adresátů daňového upozornění postupujte obdobně jako při přípravě běžného emailingu, použijte nabízené filtry dle momentální potřeby a vyberte si vhodnou šablonu.

Šablony e-mailů pro daňová upozornění lze vytvářet pomocí tlačítka ŠABLONY EMAILŮ, které Vám otevře dialogové okno Šablony emailů. Zde můžete v rozbalovacím menu vybrat již existující šablonu a pomocí tlačítka UPRAVIT ji editovat nebo pomocí tlačítka NOVÝ založit novou šablonu. Šablona může využít kódy polí, obdobně jako při vytváření vzorů dokumentů.

Pro odeslání pokračujte kliknutím na tlačítko ODESLAT, v dialogovém okně Odeslání hromadného emailu se Vám zobrazí náhled emailu vygenerovaného na základě vybrané šablony. Vyberte odesílatele případně můžete jako odesílatele zvolit ke každému odesílanému e-mailu osobu odpovědnou za klienta zaškrtnutím příslušného políčka.

Kliknutím na tlačítko ODESLAT v dialogovém okně Odeslání hromadného emailu se emaily s upozorněním odešlou a zároveň se automaticky uloží do evidence odeslané pošty.