Parametry spisu - popis jednotlivých polí

V této části uživatel zadává základní údaje o spisu:

• Název spisu - Věc: Základní název spisu, tento název se zobrazuje ve všech přehledech a sestavách. Podle textu v názvu spisu můžete vyhledávat v Rychlém vyhledávání;

• Datum nápadu: Datum nápadu, podle zvyklostí každé advokátní kanceláře;

• Řada spisu: Pokud máte licenci s více řadami spisu, můžete zde zvolit ve které řadě se přidělí číslo spisu. Pozor: Pokud se jedná o podřízený spis (spis je zakládán jako podřízený) vždy bude použita taková řada spisu, která je uvedena u hlavního spisu. Jednotlivé řady spisů se definují v [[cislovani-spisu|nastavení]];

• Číslo spisu: Pravidla pro číslování spisu si uživatel s příslušnými uživatelskými právy nastavuje v uživatelském nastavení;

Tip: Je možné opravit číslo spisu (pokud máte ke změně čísla spisu přiřazena odpovídající práva – více v oddíle Uživatelská práva a nastavení). Automatické číslování spisů můžete volit jak číslování v jedné řadě čísel pro celou kancelář, nebo číslování pro každého klienta samostatně. (více v oddíle [[zakladni-prava|Uživatelská práva]] a [[nastaveni|Nastavení]])

• Nadřazený spis: Tato položka udává, podle kterého spisu se bude řídit fakturace úkonů tohoto spisu. Standardním příkladem je varianta, kdy Vaše AK má s klientem uzavřenu smlouvu na vymáhání pohledávek. V této smlouvě je stanoven měsíční paušální poplatek za vymáhání, který obsahuje například 20 hodin měsíčně, nad tento počet hodin je stanovena hodinová sazba. Vytvoříte si tedy „nadřazený spis“, který nazveme například „Vymáhání pohledávek“ v tomto spisu vyplníte dohodnutou sazbu, hodiny a pole Nadřazený spis necháme na hodnotě – Nemá nadřazený spis --. Vytvoříme jednotlivé „podřízené spisy“ (jednotlivé případy), u nich vybereme vždy nadřazený spis „Vymáhání pohledávek“ a pojmenujeme například jmény jednotlivých dlužníků. U těchto podřízených spisů již nevyplňujete část Odměny. Výsledkem bude, že se jednotlivé časy úkonů těchto podřízených spisů budou odečítat od hlavního spisu a fakturovat jednotnou částkou hlavního spisu;

• Odpovědný osoba: V tomto poli je nutné vybrat uživatele, který je za spis odpovědná. Výběr odpovědného uživatele je také rozhodující pro přiznání výkonosti uživatele v oddíle Přehledy.

• Partneři a spolupracující osoby: Pro účely vzájemného vyúčtování osob v advokátní kanceláři je možné přiřazení spisu více skupinám osob. Osoba odpovědná za spis je však pouze jedna (vazby na úkoly, poštu atd.). Tyto informace lze dále využívat při tvorbě sestav určených pro vyúčtování mezi osobami účastnými na spise.

• Stav spisu: V této části je možné uvádět aktuální stav spisu; pro podrobnější informace slouží záložka Historie spisu.

• Umístění podkladů spisu: Zde je možné zaznamenat poznámku o fyzickém umístění spisu pro jeho snadné nalezení; jedná se o textové pole, do kterého je možné uvést libovolný text;

• Platnost spisu do: Pokud je v tomto poli hodnota 00.00.0000, je spis stále aktivní a bude ho možné volit například při zadávání úkonů. Po vyplnění data – kliknutím na ikonu kalendáře se doplní aktuální datum – bude spis označen jako ukončený a nebude se v jednotlivých výběrech zobrazovat. Spis zůstává evidován v přehledu spisů klienta a je možné ho vyhledávat. Ukončený spis je v přehledu spisů označen kurzívou

• Započitatelné do výkonnosti advokáta: Toto pole uvádí, zda úkony provedené na tomto spisu jsou započitatelné do výkonosti advokáta. Více v oddíle Přehledy;

• Poznámka ke spisu – v této části si uživatel může zapsat libovolnou poznámku ke spisu.