Nastavení systému

V případě, že má uživatel přidělena práva k přístupu k nastavení systému, může v této části spravovat řadu základních nastavení najetím na své jméno v levé části horní příkazní lišty.

Následující kapitoly/záložky v nastavení systému se Vám nemusí zobrazovat všechny. Vždy záleží na obsahu Vaší licence.

V této části je možné zobrazovat podrobné logování všech akcí, které činí v systému jednotliví uživatelé. Funkcionalita je k dispozici k vybraným licencím a s ohledem na její vyšší nároky na výkon HW až po předchozí domluvě se správcem systému.

V této agendě si vy jako uživatel nastavujete údaje o své osobě včetně kontaktů. Je přístupná i pro vás, kteří nemáte práva pro nastavování systému. Více ZDE.

V této části se vám zobrazují systémové informace, údaje o vaší licenci, jejím dodavateli a kapacitě serverového úložiště.

V systému ISAK je možné sledovat nákladovost a následnou profitabilitu jednotlivých uživatelů. Kliknutím na Vložit v agendě Nákladovost je možné zadávat sazbu hodinové nákladovosti u jednotlivých uživatelů vypočtenou z vnitropodnikového účetnictví.

V případě, že dojde ke změně nákladovosti uživatele, je možné tuto změnu zadat jako nový záznam v tabulce nákladovosti. Systém ISAK pracuje s nákladovými sazbami uživatelů při sestavování přehledů nákladovosti, přičemž bere v úvahu i zadané změny období v nákladovosti jednotlivých uživatelů.

Tato agenda obsahuje základní nastavení atributů systému. Po změně nastavení nezapomeňte vždy nová zadání uložit tlačítkem NASTAVIT.

Nastavení fakturace

Volba Evidovat úhrady u faktur umožňuje zobrazení sloupce s úhradami faktur v agendách faktur vydaných a přijatých.

V případě, že je zaškrtnuto Generovat zjednodušené přílohy fa, bude generována zjednodušená forma přílohy k faktuře. Pro bližší informace a nastavení šablony kontaktujte prosím technickou podporu ISAK.

Úkony, které budou označeny jako „nefakturovat“, je možné pro účely vnitrofiremního reportingu ocenit náhradou, která se nastavuje v poli Náhrada za nefakturované úkony. Používá se obvykle, když není vyplněná nákladovost jednotlivých uživatelů.

Nastavení štítků

Další z parametrů umožňuje definovat rozvržení štítků při tisku poštovních sestav určením počtu sloupců a počtu řádků.

DPH

V systému lze rovněž nastavit výši DPH dle platné právní úpravy. Můžete si nastavit, zda chcete Brát v úvahu DPH v pokladně a jestli chcete Zaokrouhlovat DPH na faktuře. Oba parametry prosím diskutujte s vaším finančním oddělením.

Ostatní nastavení

V této agendě je možné omezit počet dnů, za které bude zpětně zobrazována Pošta a Úkoly.

V případě, že je zaškrtnuto pole Import souborů - datum vytvoření souboru, budou importované soubory do systému ISAK ukládány ze sdílené složky pro import dokumentů s datem vytvoření importovaného souboru, nikoliv s datem, kdy byl soubor importován do systému.

V nastavení je možné zvolit, že nové spisy se budou číslovat v řadě po klientech - zatržítko Čísla spisů v řadě po klientech. Pokud chcete používat tento způsob číslování spisů, kontaktujte prosím pro bližší informace technickou podporu.

V poli Úkony – zápis zpětně lze zadat počet dní, kdy je možné zapisovat zpětně úkony. Ke staršímu datu nebude možné úkon zapsat.

V Nastavení systému je možné volit Parametry ISIR. Kliknutím na ANO/NE ve sloupci UPOZORŇOVAT, je možné zvolit, jaký stav insolvenčního řízení vám bude zobrazován v systému ISAK. Tématu insolvence v systému ISAK je věnována kapitola Insolvenční rejstřík.

Uživatel, jenž má přikoupenou funkcionalitu „CRM a hromadné rozesílání emailů“, si může v nastavení systému definovat oblasti služeb, odvětví klientů a fáze klientů, které chce v rámci CRM modulu používat.

Oblasti služeb

Oblasti služeb se přidávají tlačítkem Přidat oblast, a v nově vytvořeném řádku vyplňte název pro novou oblast služeb. Nepotřebné oblasti služeb lze smazat kliknutím na modrou ikonu koše. Jakoukoliv změnu vždy potvrďte tlačítkem Uložit změny.

Odvětví klientů

Se seznamem Odvětví klientů se pracuje obdobně jako se seznamem Oblasti služeb.

Fáze klientů

Zde si můžete u svých klientů nastavit, v jaké procesní fázi se daný klient či jeho spis v současné době nachází. Umožňuje to udržet přehled o pokrocích ve spolupráci, zejm. u kanceláře s větším počtem uživatelů, resp. osob, které na klientech pracují.

Najeďte myší na vlastní jméno uživatele v hlavní (horní, černé) liště a zvolte možnost Nastavení systému (nebo Nastavení uživatele-záleží na přidělených právech).

V levém menu klikněte na možnost Fáze klientů. Zobrazí se vám stránka s názvem Fáze styku s klientem.

Fáze klientů se přidávají tlačítkem Přidat fázi a v nově vytvořeném řádku vyplňte název pro novou fázi styku s klientem.

Nepotřebné fáze lze smazat kliknutím na modrou ikonu koše. Takto smazaná fáze se zobrazí v dolní části obrazovky jako Ukončená fáze s možností Obnovení pro potřebu opětovného využití do budoucna. Jakoukoliv změnu vždy potvrďte tlačítkem Uložit změny.

V této agendě se definují jednotlivé dostupné prostředky jako např. auta, zasedací místnosti apod. Využití jednotlivých prostředků se rezervuje v úkolech a je možné sledovat v kalendářích těchto prostředků.

Nový prostředek lze zadat prostřednictvím tlačítka PŘIDAT PROSTŘEDEK.

Otevře se Vám dialogové okno Přidat nový prostředek. Vyplňte jeho název, platnost a umístění a potvrďte tlačítkem Uložit.

Vzhledem ke snaze uchovat relevantní data i za minulá období, není možné prostředek, který se již aktivně nevyužívá, ze seznamu prostředků smazat.

V této části se spravují jednotlivé vzory dokumentů, do kterých se při jejich generování načítají různá data uložená v systému. Pokud máte příslušná práva v systému, klikněte pod svým přihlašovacím jménem na možnost Nastavení systému. Zobrazí se Vám obsáhlejší levé menu, ze kterého je nutné zvolit agendu Vzory. Vzory jsou rozdělené na Systémové a Uživatelské. U uživatelských si můžete vytvářet vlastní strukturu složek pomocí tlačítka Správa složky.

Nový vzor nahrajete do systému pomocí tlačítka NOVÝ VZOR.

Následně vyplňte:

  1. Název vzoru ve výběru - tento název bude nabízen při volbě vzoru v seznamu uložených vzorů;
  2. Popis vzoru - informativní nepovinné pole;
  3. Název pro vygenerovaný dokument - zvolíte přesný název, který dokument získá po vygenerování, a pod nímž bude v systému uložen;
  4. Typ dokumentu - určete jaký typ bude mít dokument po vygenerování systémem ISAK;
  5. Umístění - jde o umístění dokumentu v agendě systému ISAK, ve které bude vzor použit; volbou umístění určíte, ve kterých agendách budou vzory k dispozici;
  6. Jazyk - v systému ISAK jsou některé agendy vázány na jazykovou verzi (faktury, pokladní doklady apod.), volbou jazyka určíte, ve které agendě bude vzor k dispozici;
  7. Klient - při vybrání klienta bude v budoucnu nabízení vzoru omezeno na vybraného klienta.

Klikněte na tlačítko VYBRAT DOKUMENT VZORU a vyberte vzorový dokument z místa, kde jej máte ve vašem počítači uložen.

Uživatel, jenž má přikoupený modul Pohledávky, si může v nastavení systému definovat způsoby úhrady jednotlivých pohledávek.

V systému lze zakládat specifická pole, která se následně použijí při tvorbě vzorů pro generování dokumentů. Pro více informací prosím kontaktujte technickou podporu.

Pokud jsou součástí licence předdefinované ceníky, lze definovat libovolné množství ceníků a vybraných parametrů účtování, které lze aplikovat v účtování spisu.

Pro založení nového ceníku použijte tlačítko PŘIDAT CENÍK, význam jednotlivých polí v dialogovém okně Výchozí ceník je stejný jako význam identických polí v účtování spisu.

Druhy spisů lze definovat dle potřeb kanceláře, využití najdete v různých přehledech a statistikách.

Sumarizace spisů slouží pro tvorbu statistik výkonnosti jednotlivých advokátů. Pro podrobnější informace prosím kontaktujte technickou podporu.

Pokud máte součástí licence propojení ISAK a webových služeb dálkového přístupu katastru nemovitostí pro využití služeb musíte mít s ČÚZK uzavřenu smlouvu na jejímž základě obdržíte přístupové údaje. Login a heslo zadejte sem do nastavení systému.

Zvolte modul Nastavení systému a v jeho levém menu naleznete položku Dopis On Line. Zobrazí se Vám přehled již nastavených způsobů doručování. V případě potřeby lze zvolené způsoby doručování smazat kliknutím na ikonu koše.

Další možnosti přidáte stisknutím tlačítka Nový způsob.

V nově otevřeném dialogovém okně je nutno vyplnit název nového způsobu doručování dopisu online. Při vytváření způsobu doručení je třeba zvolit druh služby, který se automaticky aktualizuje ze systému České pošty a odpovídá nabízeným službám. U již evidovaných způsobů lze druh služby změnit. Dále lze zadat přístupové údaje do služby České pošty (login a heslo), popsat druh služby, vyplnit kód služby a také políčko doplňkové služby. Veškeré údaje potvrdíte tlačítkem Uložit. Je tak možné využívat i více smluv s Českou poštou pro odesílání Dopisů online.

V administraci je také tlačítko Přehled zásilek. Po jeho rozkliknutí se vám otevře dialogové okno, kde můžete získat detailnější informace o zásilkách. Např. v jakém stavu se každá z nich nachází.

Lze zde provést i storno nezpracované zásilky, a to kliknutím na ikonu koše v posledním sloupci přehledové tabulky.

Bankovní účty

Systém umožňuje evidenci bankovních účtů kanceláře, z nichž lze vybrat bankovní účet pro úhradu při nastavení parametrů účtování spisu. Pro založení nového bankovního účtu použijte tlačítko PŘIDAT ÚČET a v dialogovém okně vyplňte parametry daného bankovního účtu.

Pro bližší informace ohledně propojení internetového bankovnictví a ISAK a s tím související automatické evidence úhrad daňových dokladů prosím kontaktujte technickou podporu.

Účty pro úschovu

Pro evidenci finančních advokátních úschov na jednotlivých spisech je možné využít samostatnou sadu úschovních účtů.

V části Číselné řady můžete administrovat číselné řady vystavených faktur, pokladen, spisů, došlých faktur a dalších agend.

Systém umožňuje různé hromadné importy dat do systému a na jejich základě vybrané automatické akce například založení spisu. Pro bližší informace prosím kontaktujte technickou podporu.

Pro ulehčení předávání dat s externí účtárnou lze v systému generovat přehledy vydaných faktur za vybrané období.

  • nastaveni.txt
  • Poslední úprava: 25/02/2020 09:14
  • autor: ST