Nastavení systému

Nastavení systému otevřete kliknutím na své jméno v horní liště a volbou Nastavení systému. Volba je v nabídce jen uživatelům s právem Nastavení (nebo Spravovat uživatele). Levé menu obsahuje jen položky, na které máte právo a které zahrnuje vaše licence, proto se vám nemusí zobrazit všechny. Změny provedené v nastavení se uplatní pro celou kancelář.

V této části je možné zobrazovat podrobné logování všech akcí, které činí v systému jednotliví uživatelé. Funkcionalita je k dispozici k vybraným licencím a s ohledem na její vyšší nároky na výkon HW až po předchozí domluvě se správcem systému.

Osobní nastavení každého uživatele (úvodní obrazovka, datová schránka, výchozí agendy, certifikáty, kód pro mobilní aplikaci). Podrobně viz Nastavení uživatele.

V této části se vám zobrazují systémové informace, údaje o vaší licenci, jejím dodavateli a kapacitě serverového úložiště.

V systému ISAK je možné sledovat nákladovost a následnou profitabilitu jednotlivých uživatelů. Kliknutím na Vložit v agendě Nákladovost je možné zadávat sazbu hodinové nákladovosti u jednotlivých uživatelů vypočtenou z vnitropodnikového účetnictví.

V případě, že dojde ke změně nákladovosti uživatele, je možné tuto změnu zadat jako nový záznam v tabulce nákladovosti. Systém ISAK pracuje s nákladovými sazbami uživatelů při sestavování přehledů nákladovosti, přičemž bere v úvahu i zadané změny období v nákladovosti jednotlivých uživatelů.

Podrobný popis všech parametrů (fakturace, štítky, DPH, předvyplňování dat, zpětný zápis úkonů, číslování spisů, datové zprávy) najdete na stránce Parametry systému.

Pravidla pro upomínání faktur po splatnosti. Nastavíte zde:

• Upomínat faktury vystavené od – datum, od kterého se faktury upomínají,
• pro každý stupeň upomínky: Dní po splatnosti, Vzor dokumentu, Předmět e-mailu a Text e-mailu, případně Poplatek (Kč) a Smluvní sazba (% ročně) úroku z prodlení (nebo zákonný, nebo „nepočítat“),
• Minimální odstup upomínek (dní) – nejmenší odstup od předchozí upomínky,
• Úkoly za faktury po splatnosti – Zakládat úkol, dní po splatnosti, Typ úkolu, Řešitel úkolu a Termín úkolu (dní od založení); jako řešitele lze zvolit například working partnera spisu, právníka spisu, odpovědnou osobu klienta nebo toho, kdo fakturu vystavil.

Upomínky jdou e-mailem, jedna upomínka na klienta se všemi jeho fakturami, které podle pravidel náleží upomenout. Odesílají se ručně po kontrole náhledu v agendě Fakturace → Upomínky → Zpracovat upomínky. Poplatek a úrok jsou jen v textu upomínky, nic se nefakturuje. Stupeň bez vzoru nebo bez dnů se neodešle. Pro text e-mailu lze použít zástupné symboly stejné jako ve vzorech dokumentů.

Šablony textových zpráv, které se nabízejí v okně Odeslat SMS ve spisu (záložka Účastníci řízení a Pošta – Odeslaná) a používají je hromadné SMS procesů. Zástupné symboly ${…} jsou stejné jako ve vzorech dokumentů; po výběru vzoru se doplní údaji ze spisu. U vzoru se eviduje Text vzoru, Platnost do, volba Jen pro klienty (omezení na vybrané klienty) a Použito v procesu. Nový vzor přidáte tlačítkem Nový SMS vzor.

Správa stromu složek v dokumentech (DMS) a číselníku předmětů smluv. Postup je shodný se správou složek v části Dokumenty.

Samostatná sada bankovních účtů pro evidenci advokátních úschov. Agenda je dostupná uživatelům s právem Advokátní úschovy. Postup viz sekce Bankovní účty.

Kromě Importu dlužníků jsou v části Importy i další hromadné importy pohledávek (Import částek, Import úhrad, Import doplňků). Importy vyžadují právo Povolit importy dat a příslušnou licenci. Podrobnosti viz správa pohledávek nebo technická podpora.

Agenda Nákladovost se v Nastavení systému zobrazuje s právem Spravovat nákladovost uživatelů a příslušnou licencí. Viz Nákladovost uživatelů.

Systém ISAK umožňuje v této sekci definovat, o kterých změnách v insolvenčním rejstříku budou Vaši uživatelé prostřednictvím ISAKu informováni. Kliknutím na ANO, NE ve sloupci UPOZORŇOVAT, je možné zvolit, jaký stav insolvenčního řízení bude zobrazován v systému ISAK.

Tématu insolvence v systému ISAK je věnována kapitola Insolvenční rejstřík.

Uživatel, jenž má přikoupenou funkcionalitu „CRM a hromadné rozesílání emailů“, si může v nastavení systému definovat oblasti služeb, odvětví klientů a fáze klientů, které chce v rámci CRM modulu používat.

Oblasti služeb se přidávají tlačítkem Přidat oblast, a v nově vytvořeném řádku vyplňte název pro novou oblast služeb. Nepotřebné oblasti služeb lze smazat kliknutím na modrou ikonu koše. Jakoukoliv změnu vždy potvrďte tlačítkem Uložit změny.

Se seznamem Odvětví klientů se pracuje obdobně jako se seznamem Oblasti služeb.

Fáze klientů se přidávají tlačítkem Přidat fázi a v nově vytvořeném řádku vyplňte název pro novou fázi styku s klientem.

Nepotřebné fáze lze smazat kliknutím na modrou ikonu koše. Takto smazaná fáze se zobrazí v dolní části obrazovky jako Ukončená fáze s možností Obnovení pro potřebu opětovného využití do budoucna. Jakoukoliv změnu vždy potvrďte tlačítkem Uložit změny.

V této agendě se definují jednotlivé dostupné prostředky jako např. auta, zasedací místnosti apod. Využití jednotlivých prostředků se rezervuje v úkolech a je možné sledovat v kalendářích těchto prostředků.

Nový prostředek lze zadat prostřednictvím tlačítka PŘIDAT PROSTŘEDEK.

Otevře se Vám dialogové okno Přidat nový prostředek. Vyplňte jeho název, platnost a umístění a potvrďte tlačítkem Uložit.

V této části se spravují jednotlivé vzory dokumentů, do kterých se při jejich generování načítají různá data uložená v systému. Pokud máte příslušná práva v systému, klikněte pod svým přihlašovacím jménem na možnost Nastavení systému. Zobrazí se Vám obsáhlejší levé menu, ze kterého je nutné zvolit agendu Vzory.

Vzory dokumentů se v systému ISAK člení na systémové a uživatelské. Systémové vzory dokumentů jsou využívány ve všech částech systému ISAK (např. faktury, pokladní doklady, poštovní sestavy apod.) uživatelské pak jen v částech týkajících se dokumentů.

Uživatelské složky dokumentů je možné spravovat, zejména přidávat nové složky a podsložky těchto sestav. Tato funkce je důležitá zejména při velkém množství vzorů pro přehlednost při jejich výběru. Při správě složek postupujte obdobně jako u správy složek v části dokumentů.

Nový vzor nahrajete do systému pomocí tlačítka NOVÝ VZOR.

Následně vyplňte:

1. Název vzoru ve výběru - tento název bude nabízen při volbě vzoru v seznamu uložených vzorů;
2. Popis vzoru - informativní nepovinné pole;
3. Název pro vygenerovaný dokument - zvolíte přesný název, který dokument získá po vygenerování, a pod nímž bude v systému uložen;
4. Typ dokumentu - určete jaký typ bude mít dokument po vygenerování systémem ISAK;
5. Umístění - jde o umístění dokumentu v agendě systému ISAK, ve které bude vzor použit; volbou umístění určíte, ve kterých agendách budou vzory k dispozici;
6. Jazyk - v systému ISAK jsou některé agendy vázány na jazykovou verzi (faktury, pokladní doklady apod.), volbou jazyka určíte, ve které agendě bude vzor k dispozici;
7. Klient - při vybrání klienta bude v budoucnu nabízení vzoru omezeno na vybraného klienta.

Klikněte na tlačítko VYBRAT DOKUMENT VZORU a vyberte vzorový dokument z místa, kde jej máte ve vašem počítači uložen.

Návod, jak si ze vzoru vygenerujete dokument, naleznete v kapitole DMS/Generování dokumentů ze vzorů.

Uživatel, jenž má přikoupený modul Pohledávky, si může v nastavení systému definovat způsoby úhrady jednotlivých pohledávek.

V systému lze zakládat specifická pole, která se následně použijí při tvorbě vzorů pro generování dokumentů. Pro více informací prosím kontaktujte technickou podporu.

Pokud jsou součástí licence předdefinované ceníky, lze definovat libovolné množství ceníků a vybraných parametrů účtování, které lze použít v účtování spisu.

Přehled ceníků ukazuje nejprve platné ceníky, pod nimi šedě ukončené (s datem ukončení). Ve sloupcích je mimo jiné počet Aktivních spisů, které ceník používají, a Platnost.

Nový ceník založíte tlačítkem Přidat ceník. Význam polí (Název ceníku, Měna ceníku, Cílová měna fakturace, Frekvence účtování, Hodinová sazba, Paušální sazba, Hodin v paušálu, Tarifní sazba za úkon, Náhrada promeškaného času, Náhrada na administrativu, Paušální náhrada hotových výdajů, Limit hodinové fakturace, Účtovat DPH, Jazyk fakturace, Dohodnutý kurz a další) je shodný s účtováním spisu. Systém hlídá, aby kombinace odměn dávala smysl (například u paušální sazby bez limitu hodin musí být nastavena frekvence účtování); chybnou kombinaci ohlásí při uložení. Kliknutím na řádek ceníku jej upravíte. Hodinové sazby jednotlivých uživatelů nebo skupin uživatelů lze nastavit v části Hodinové sazby uživatelů/skupin.

Ceník, který už nechcete používat, nelze smazat, ale lze ukončit jeho platnost:

1. V detailu ceníku klikněte na Ukončit platnost.
2. Systém zobrazí aktivní spisy, které ceník používají, a vyžádá si Náhradní ceník. Aktivním spisům se jako vzor nastaví náhradní ceník; ukončené spisy se nemění.
3. Zatrhněte Přepočítat sazby ve spisech podle náhradního ceníku, pokud se mají do spisů zapsat sazby náhradního ceníku (se zachováním slevy spisu). Bez zaškrtnutí se ve spisech změní jen vzor ceníku a platné ceny zůstanou.
4. Potvrďte dotaz „Opravdu chcete ukončit platnost ceníku?“.

Ukončený ceník je v seznamu označen datem a lze jej tlačítkem Obnovit platnost znovu zplatnit. V účtování spisu je ukončený ceník, který spis ještě používá, označen „(platnost ukončena …)“.

Druhy spisů lze definovat dle potřeb kanceláře, využití najdete v různých přehledech a statistikách.

Sumarizace spisů slouží pro tvorbu statistik výkonnosti jednotlivých advokátů. Pro podrobnější informace prosím kontaktujte technickou podporu.

Pro využití webových služeb dálkového přístupu do katastru nemovitostí (WSDP) je třeba, aby součástí Vaší licence byla také funkcionalita propojení WSDP se systémem ISAK. Dále musíte mít s ČÚZK uzavřenu smlouvu, na jejímž základě obdržíte přístupové údaje. Login a heslo zadejte sem do Nastavení systému.

Zvolte modul Nastavení systému a v jeho levém menu naleznete položku Dopis On Line. Zobrazí se Vám přehled již nastavených způsobů doručování. V případě potřeby lze zvolené způsoby doručování smazat kliknutím na ikonu koše.

Další možnosti přidáte stisknutím tlačítka Nový způsob.

V nově otevřeném dialogovém okně je nutno vyplnit název nového způsobu doručování dopisu online. Při vytváření způsobu doručení je třeba zvolit druh služby, který se automaticky aktualizuje ze systému České pošty a odpovídá nabízeným službám. U již evidovaných způsobů lze druh služby změnit. Dále lze zadat přístupové údaje do služby České pošty (login a heslo), popsat druh služby, vyplnit kód služby a také políčko doplňkové služby. Veškeré údaje potvrdíte tlačítkem Uložit. Je tak možné využívat i více smluv s Českou poštou pro odesílání Dopisů online.

V administraci je také tlačítko Přehled zásilek. Po jeho rozkliknutí se vám otevře dialogové okno, kde můžete získat detailnější informace o zásilkách. Např. v jakém stavu se každá z nich nachází.

Lze zde provést i storno nezpracované zásilky, a to kliknutím na ikonu koše v posledním sloupci přehledové tabulky.

Systém umožňuje evidenci bankovních účtů kanceláře, z nichž lze vybrat bankovní účet pro úhradu při nastavení parametrů účtování spisu. Pro založení nového bankovního účtu použijte tlačítko PŘIDAT ÚČET a v dialogovém okně vyplňte parametry daného bankovního účtu.

Pro bližší informace ohledně propojení internetového bankovnictví a ISAK a s tím související automatické evidence úhrad daňových dokladů prosím kontaktujte technickou podporu.

Pro evidenci finančních advokátních úschov na jednotlivých spisech se využívá samostatná sada úschovních účtů. Nový účet zadáte pomocí tlačítka PŘIDAT ÚČET.

Otevře se Vám okno Účet pro úschovu, ve kterém vyplňte číslo účtu a kód banky a zadejte název účtu do pole Popis. Zadané údaje potvrďte kliknutím na tlačítko ULOŽIT.

Editovat parametry účtu můžete v okně Účet pro úschovu, které se Vám otevře po kliknutí na číslo účtu na řádku s údaji o účtu.

Ve sloupci ČÍSLO SPISU je u každého účtu uvedeno číslo spisu, u kterého je aktuálně účet použit. Pokud kliknete na číslo spisu na řádku s údaji o účtu spisu systém Vás přesměruje do záložky Advokátní úschova daného spisu. Případně je zde informace, že účet není používán na žádném spisu.

Účty lze on-line propojit s elektronickým bankovnictvím některých bank. Pro bližší informace prosím kontaktujte technickou podporu.

V části Číselné řady můžete administrovat číselné řady daňových dokladů, pokladen, spisů, smluv a dalších agend. V níže uvedených kapitolách je popsána konstrukce jednotlivých číselných řad. Oprávněný uživatel může v případě potřeby jednotlivé řady editovat.

V systému ISAK je možné využít více číselných řad faktur a dalších daňových dokladů. Systém obsahuje základní přednastavené řady faktur, jejichž názvy nelze uživatelsky měnit. Navíc může oprávněný uživatel zakládat další řady dle potřeb kanceláře. V účtování spisu lze volit, jaká číselná řada má být použita při vystavení faktury, zálohové faktury nebo daňového dokladu k přijaté platbě.

Novou číselnou řadu zadáte prostřednictvím tlačítka PŘIDAT ČÍSELNÍK.

Vytvoří se Vám nový řádek, do kterého vepište následující informace:

• název nové číselné řady do pole Název číselníku;
• Prefix – může být vyplněn alfanumerickými znaky;
• číslo řady (hodnota, která se s každým novým záznamem v systému automaticky zvyšuje o hodnotu 1) do pole Aktuální hodnota;
• Rok – hodnota určuje, kterého období se záznam týká;
• počet číslic do kterého budou čísla jednotlivých řad doplňována o nuly na začátku do pole Doplnit na.

Systém umožňuje oprávněnému uživateli některé údaje číselných řad faktur editovat. Stačí jen přepsat údaj v příslušném okénku.

Smazat může oprávněný uživatel pouze individuálně založené číselné řady, a to kliknutím na ikonu koše na řádku číselné řady. Po smazání se číselná řada nadále nenabízí při výběru číselné řady v účtování spisu. Nelze smazat Výchozí řadu spisů.

Systém ISAK umožňuje vedení více pokladen se samostatnými číselnými řadami, a to i v různých měnách. S výjimkou některých nastavení výchozí pokladny může uživatel upravovat všechna nastavení pokladen - zejména volit jejich názvy, měnu pokladen, prefix, čísla pokladních příjmových a výdajových dokladů pokladen, rok číselné řady dokladů, počet řádů, na které budou čísla pokladen doplňována a v neposlední řadě osobu odpovědnou za pokladnu.

Novou pokladnu může oprávněný uživatel přidat kliknutím na tlačítko PŘIDAT ČÍSELNÍK – systém otevře dialogové okno Pokladna.

• Název pokladny – vepište název nové pokladny.
• Měna – z rozbalovacího menu vyberte měnu pokladny.
• Prefix – uvozující alfanumerické označení dokladů z pokladen.
• PPD a VPD – vepište počáteční čísla pokladních příjmových a výdajových dokladů zakládané pokladny.
• Rok – vyplňte aktuální rok.
• Doplňovat na – vyplňte počet řádů, na které budou čísla pokladen doplňována.
• Zodpovědná osoba – z rozbalovacího menu vyberte uživatele, který je za pokladnu odpovědný.
• Příjmový vzor a Výdajový vzor – vyberte vzor, který bude použitý při generování a tisku dokladu.

Všechny zadané parametry potvrďte kliknutím na tlačítko ULOŽIT.

Pokud chcete některé údaje číselné řady pokladny editovat (například aktualizovat na přelomu roku), klikněte na řádek s údaji o pokladně, otevře se Vám dialogové okno Pokladna. Data v něm upravte a potvrďte kliknutím na tlačítko ULOŽIT.

Smazat číselnou řadu pokladny může uživatel oprávněný spravovat číselné řady kliknutím na ikonu koše na řádku pokladny. Po smazání číselné řady se pokladna nadále nenabízí ve filtrech v sekci Pokladna a Přehled dokladů. Již zadané výdajové doklady přiřazené ke klientům a spisům se i nadále nabízí k fakturaci.

Systém ISAK umožňuje vést spisy ve více číselných řadách. Výchozí řadu spisů může oprávněný uživatel v nastavení systému v části Číselné řady doplňovat o vlastní řady spisů. Při založení nového spisu lze volit, jakou číselnou řadou má být spis číslován.

Novou číselnou řadu zadáte prostřednictvím tlačítka PŘIDAT ČÍSELNÍK.

Vytvoří se Vám nový řádek, do kterého vepište následující informace:

• název nové číselné řady spisů do pole Popis;
• Prefix – může být vyplněn alfanumerickými znaky;
• číslo řady (hodnota, která se s každým novým záznamem v systému automaticky zvyšuje o hodnotu 1) do pole Číslo;
• Sufix – může být vyplněn alfanumerickými znaky;
• počet číslic do kterého budou čísla jednotlivých řad doplňována o nuly na začátku do pole Doplnit na.

Zadané údaje potvrďte kliknutím na tlačítko ULOŽIT ZMĚNY.

Systém umožňuje oprávněnému uživateli některé číselné řady editovat. Přepište údaj v příslušném okénku a nová data potvrďte kliknutím na tlačítko ULOŽIT ZMĚNY.

Smazat číselnou řadu může oprávněný uživatel kliknutím na ikonu koše na řádku číselné řady. Po smazání se číselná řada nadále nenabízí při zakládání nových spisů. Nelze smazat Výchozí řadu spisů.

Dodavatel systému ISAK je schopen upravit číslování spisů dle potřeb uživatele. Např.:

• číslovat spisy v řadě po klientech.
• Číslování číslo klienta – spis. Toto číslování bude tvořit číselnou řadu formou kódu klienta, pomlčka, číslo spisu v rámci klienta.
• Číslování číslo klienta – spis / podspis. Toto číslování bude tvořit číselnou řadu formou kódu klienta, pomlčka, číslo spisu v rámci klienta, lomítko číslo podspisu (pokud se jedná o podřízený spis).

V případě zájmu o úpravu číslování spisů, kontaktujte prosím technickou podporu podpora@isak.cz.

Systém ISAK umožňuje využívat více číselných řad pro evidenci smluv. Správa číselných řad pro evidenci smluv je obdobná jako správa číselných řad spisů.

Systém ISAK umožňuje také nastavení číselných řad pro evidenci:

• došlých faktur;
• odeslané pošty;
• doručené pošty;
• konverzí dokumentů.

Číselné řady určené pro evidenci doručené a odeslané pošty jsou základní řady pro evidenci poštovních záznamů. Nepoužívají se u datových zpráv, které přebírají čísla ze systému ISDS a pošty klientů, kteří mají nastavenu vlastní číselnou řadu pošty.

• V příslušném řádku vyplňte počáteční číslo řady. Číslo je hodnota, která se s každým novým záznamem v systému automaticky zvyšuje o hodnotu 1.
• Dále vyplňte Rok (hodnota určuje, kterého období se záznam týká)
• a v poli Doplňovat na zadejte počet číslic, do kterého budou čísla jednotlivých řad doplňována o nuly na začátku do pole.

Zadané údaje potvrďte kliknutím na tlačítko ULOŽIT.

Systém umožňuje různé hromadné importy dat do systému a na jejich základě vybrané automatické akce například založení spisu. Pro bližší informace prosím kontaktujte technickou podporu.

Pro předávání dat externí účtárně lze v systému generovat XML soubor s vydanými fakturami pro import do účetního systému. Formát odpovídá účetnímu systému nastavenému ve Vaší instalaci (standardně Pohoda; pro systém ABRA se vedle faktur vytváří i soubor s klienty). Ne všechny účetní systémy import umožňují – využití konzultujte s technickou podporou.

Zvolte období podle data zdanitelného plnění (DUZP od a DUZP do). Můžete použít filtr Číslo dokladu (třeba jen prefix číselné řady, aby se exportovala jen určitá skupina faktur) a pole IČO vystavil (předvyplněno IČO Vaší kanceláře), které se uvede v exportu jako IČO vystavovatele. Zatrhnete-li Připravit balík s dokumenty, vytvoří se kromě XML také soubor ZIP s poslední uloženou verzí dokumentu každé faktury (DOC/DOCX nebo PDF). Tlačítkem Vygenerovat XML soubory připravíte a následně si je stáhnete odkazy.

Pravidla a vzory pro upomínání neuhrazených faktur se nastavují v části Upomínky; viz Nastavení upomínek.