Upomínky neuhrazených faktur

Agenda Fakturace → Upomínky pomáhá hlídat faktury po splatnosti. Ukazuje, které faktury nejsou zaplacené, kolik upomínek už k nim odešlo a kdy je na řadě další. Upomínku vytvoří systém z Vašeho vzoru, převede ji do PDF a odešle klientovi e-mailem spolu s PDF neuhrazených faktur.

Agenda je dostupná uživatelům s právem k fakturaci a jen v licencích, které upomínky obsahují. Pravidla (po kolika dnech upomínat, který vzor použít) se nastavují v Nastavení systému → Upomínky.

Do přehledu se dostane faktura, která:

• je daňový doklad (faktura) vystavený od zvoleného data (výchozí je 1. 1. 2026, lze změnit v nastavení i v přehledu),
• je po splatnosti,
• není plně uhrazena. Uhrazenost se posuzuje podle zapsaných úhrad, včetně těch, které se spárovaly z výpisů z banky. Částečně uhrazená faktura se upomíná na zbývající částku.

Klient, který má na kartě v části Účtování zaškrtnuto Nezasílat upomínky, se neupomíná ani ručně. Jeho faktury po splatnosti se v přehledu zobrazí, ale upomínka se u nich nenabídne.

V přehledu Upomínky faktur zvolte pomocí filtru počet dní po splatnosti a datum vystavení, od kterého se faktury posuzují, a potvrďte tlačítkem Změnit. Můžete také zatrhnout jen k odeslání, aby se zobrazily jen faktury, na které už upomínka čeká.

U každého klienta a faktury vidíte:

• splatnost a počet dní po splatnosti,
• neuhrazenou částku a celkovou částku faktury,
• počet odeslaných upomínek a datum poslední z nich,
• Další upomínku – kolikátá je na řadě a od kdy ji lze odeslat. Pokud upomínka zatím nečeká, je u faktury uveden důvod (například že ještě neuplynul nastavený počet dní).

Přehled lze vyexportovat do Excelu tlačítkem Upomínky XLS. Souhrn nahoře ukazuje, u kolika klientů a faktur je upomínka k odeslání.

Každá faktura může dostat až 5 upomínek. Pro každý stupeň se v nastavení určí, po kolika dnech od splatnosti se nabídne a který vzor dokumentu se pro něj použije (například 3, 7, 14, 30 a 45 dní). Další upomínka téže faktury se navíc nenabídne dříve, než uplyne nastavený minimální odstup od předchozí upomínky.

Stupeň, který nemá nastavený vzor nebo počet dní, se neposílá.

Pokud je klientovi upomínáno více faktur najednou, dostane jednu upomínku se všemi fakturami, které na upomínku mají nárok. Použije se vzor nejvyššího stupně z těchto faktur.

1. V přehledu klikněte na Zpracovat upomínky. Otevře se náhled: seznam klientů, kterým podle pravidel upomínka náleží, s fakturami (splatnost, počet dní, neuhrazená částka, stupeň), případným poplatkem a úrokem z prodlení.
2. Klienty, kterým chcete upomínku poslat, zatrhněte. Pod seznamem je upozornění na klienty, kterým upomínka zatím nepřísluší nebo kteří mají zakázáno upomínat.
3. Klikněte na Odeslat vybraným. Systém pro každého klienta vytvoří dokument, převede jej do PDF a odešle e-mailem.

U každého klienta se po odeslání zobrazí, na jakou adresu upomínka odešla, nebo důvod, proč se odeslat nepodařilo (například klient nemá vyplněný e-mail).

V přehledu klikněte na klienta. Otevře se okno s jeho neuhrazenými fakturami po splatnosti. Zde můžete:

• vybrat, komu se upomínka pošle (nabízejí se kontaktní osoby klienta), kdo bude v kopii a kdo dostane skrytou kopii,
• zvolit vzor upomínky (výchozí volba „podle stupně“ vybere vzor podle nejvyššího stupně faktur),
• zatrhnout faktury, které mají být v upomínce.

Tlačítkem Odeslat upomínku a potvrzením upomínku odešlete. Pokud je ve vybraném stupni nastaven poplatek, je pod tabulkou uveden.

V detailu faktury (Fakturace → Faktury) je tlačítko Odeslat upomínku. Otevře okno s historií upomínek této faktury a umožní odeslat upomínku jen k ní. Počet upomínek v přehledu je odkaz do stejného okna.

• Klient dostane e-mail s PDF upomínky a PDF vybraných faktur. Text a předmět e-mailu se nastavují v nastavení.
• E-mail i PDF upomínky se uloží do odeslané pošty klienta (a lze je tak dohledat jako každou jinou odeslanou zprávu).
• Faktuře se posune počet odeslaných upomínek, takže při dalším zpracování přijde na řadu další stupeň.

Do textu upomínky lze volitelně uvést poplatek za upomínku (podle stupně) a úrok z prodlení (zákonný, nebo smluvní sazbou). Jde pouze o údaj v dokumentu – nic se tím nefakturuje. Zákonný úrok se počítá z neuhrazené částky od splatnosti do dneška. Podrobnosti jsou v nastavení upomínek.

Pokud to nastavíte, zakládá systém každý den úkol za fakturu, která je určený počet dní po splatnosti. Na jednu fakturu vznikne jen jeden úkol, obsahuje číslo faktury, neuhrazenou částku a spisy, ke kterým se faktura vztahuje. Řešitelem je working partner spisu s největší částkou na faktuře, jinak právník spisu, odpovědná osoba klienta nebo ten, kdo fakturu vystavil. Úkol vzniká i pro klienty, kterým se upomínky neposílají (je to interní připomínka). Po úhradě faktury se úkol sám uzavře.

Upomínka se tvoří z Wordového vzoru zařazeného v Nastavení systému → Vzory dokumentů do umístění „upomínka“. Vzor může obsahovat tabulku se všemi fakturami klienta, poplatek, úrok z prodlení, QR kód platby a podpis odesílajícího uživatele. Úpravu nebo vytvoření vlastního vzoru zajistí technická podpora ISAK; seznam použitelných zástupných kódů je v kapitole Kódy polí pro tvorbu šablon.