Výpisy z banky

Agenda Fakturace → Výpisy z banky slouží k načtení bankovních výpisů do ISAK a k párování plateb s fakturami (a volitelně i s pohledávkami). Spárovaná platba se zapíše jako úhrada faktury, takže nemusíte úhrady zadávat ručně.

Platby z výpisu se zpracují jen pro účty, které máte evidovány v Nastavení systému → Bankovní účty. Pokud načtete výpis k neevidovanému účtu, systém jej odmítne s hláškou „Výpis je pro neevidovaný účet“. Platby na účty určené pro advokátní úschovu se s fakturami nepárují.

V přehledu vidíte platby z načtených výpisů. Filtrovat je můžete podle:

• čísla účtu,
• data od – do (datum úhrady),
• směru – jen příjmy, nebo jen výdaje,
• zaúčtování – jen zaúčtované, nebo jen nezaúčtované platby,
• textu ve filtru (variabilní symbol, popis transakce a další).

U každé platby vidíte datum úhrady, variabilní symbol, popis transakce (poznámku z výpisu), částku a měnu a stav Zaúčtování.

1. Klikněte na Načíst výpis.
2. V okně Načtení výpisu z banky vyberte účet a tlačítkem Vybrat GPC/CSV/STA soubor s výpisem. Podporované jsou formáty GPC (ABO), STA (Multicash) a CSV.
3. Chcete-li, zatrhněte Dohledávat úhrady pohledávek – systém se pokusí spárovat platby i s pohledávkami ve spisech.
4. Klikněte na Pokračovat.

Výpis, který už v systému je (stejné číslo výpisu, účet a datum), se podruhé nenačte. Číslování výpisů totiž banky v každém roce začínají znovu od jedničky, proto se kontroluje i datum.

Po načtení systém hledá k příchozím platbám neuhrazené faktury podle variabilního symbolu, který odpovídá číslu faktury (zleva doplněné nuly se ignorují). Pokud najde právě jednu odpovídající neuhrazenou fakturu, zapíše k ní úhradu a u platby se zobrazí Zaúčtováno.

• Zaúčtovaná částka nikdy nepřesáhne to, co na faktuře zbývá uhradit, ani to, co na platbě zbývá nevyčerpáno. Částečné úhrady a jedna platba za více faktur jsou proto možné.
• Pokud variabilní symbol odpovídá více dokladům, platba se automaticky nespáruje a systém na to upozorní hláškou o duplicitních záznamech. Spárujte ji ručně.

Párování probíhá také na pozadí při pravidelném zpracování systému, takže se spárují i platby načtené automaticky (viz níže).

Nespárovaná platba má ve sloupci Zaúčtování červeně uvedenou nezaúčtovanou částku. Klikněte na ni:

1. Tlačítky Faktury a Pohledávky zvolte, zda platbu přiřazujete k fakturám, nebo k pohledávkám ve spisech.
2. Do pole Filtr napište část čísla faktury, jména klienta nebo jiného textu. Seznam se okamžitě zúží.
3. U správného dokladu klikněte na Vložit. V okně Zadejte částku k zaúčtování potvrďte nebo upravte částku (při částečné úhradě) a potvrďte Vložit.

Platba může být rozdělena mezi více dokladů. Dokud není vyčerpána, zůstává ve sloupci Zaúčtování zbývající částka.

V okně zaúčtování platby jsou u již spárovaných dokladů ikony pro zrušení párování:

• Smazat párování úhrady – úhradu odpojí od faktury, resp. pohledávky, a platbu lze přiřadit znovu.
• U pohledávek je navíc volba Smazat a dále automaticky nezaúčtovávat (před provedením se potvrzuje). Platba se označí zámkem („Úhrada je uzamčena a nastaven zákaz zaúčtování“) a systém ji už sám nespáruje – použijte ji, když platba k pohledávkám nepatří (například vrácená platba).

Při zrušení párování faktury se zruší i zapsaná úhrada; je-li faktura po zrušení opět neuhrazená, vrací se do přehledu neuhrazených faktur. Pokud úhradu nelze změnit (například v uzavřeném fakturačním období), systém to oznámí hláškou.

Výpisy lze do ISAK dostávat i bez ruční práce:

• E-mailem z internetového bankovnictví. Řada bank (například Raiffeisenbank) umí posílat denní datové výpisy ve formátu GPC e-mailem. ISAK je může jednou denně sám vyzvednout z určené e-mailové schránky, načíst a spárovat. Zpracované zprávy přesune do složky ISAK-zpracovano, zprávy bez výpisu do ISAK-ostatni. Pokud se výpis nepodaří zpracovat (například neevidovaný účet), zůstane zpráva ve schránce a zkusí se příště.
• Přímo z banky (Fio banka). Pro účet vedený u Fio banky lze v Nastavení systému → Bankovní účty vyplnit API token a ISAK si pohyby na účtu stahuje samo.

Obě možnosti vyžadují jednorázové nastavení – kontaktujte prosím technickou podporu ISAK (podpora@isak.cz).

• Úhrada se objeví v přehledu faktur ve sloupci Úhrada (a lze ji tam i upravit, viz Úhrada faktury).
• Uhrazená faktura se přestane nabízet v upomínkách.
• Úhrady jsou vstupem pro manažerské sestavy.