Nastavení upomínek

V části Nastavení systému → Upomínky určíte, kdy a jak systém navrhuje upomínky neuhrazených faktur. Agenda je dostupná uživatelům s právem k administraci systému a jen v licencích, které upomínky obsahují. Změny potvrďte tlačítkem Uložit.

Tabulka obsahuje pět řádků – pět stupňů upomínek. U každého stupně vyplňte:

• Dní po splatnosti – po kolika dnech od splatnosti faktury se daná upomínka nabídne (například 3, 7, 14, 30, 45),
• Vzor – dokument, ze kterého se upomínka vytvoří. Vzory jsou ve vzorech dokumentů v umístění „upomínka“. Je-li vzor schopen vypsat jen jednu fakturu (neobsahuje tabulku faktur), systém na to u stupně upozorní,
• Poplatek (Kč) – volitelný poplatek za upomínku, který se uvede v textu upomínky.

Stupeň, u kterého není vyplněný vzor nebo počet dní, se neposílá. Volba „– nepoužívat –“ stupeň vypne.

• Upomínat faktury vystavené od – starší faktury se neupomínají. Chrání před hromadným upomínáním dávno vyřešených nebo odepsaných dokladů.
• Minimální odstup upomínek (dní) – nejmenší počet dní mezi dvěma upomínkami téže faktury. Druhá upomínka se tak nenabídne dřív, i když už uplynul počet dní nastavený u druhého stupně.
• Úrok z prodlení v upomínce – „nepočítat“, „zákonný“ (repo sazba ČNB platná k prvnímu dni pololetí, ve kterém prodlení nastalo, zvýšená o 8 procentních bodů), nebo „smluvní sazba“. U smluvní sazby vyplňte Smluvní sazbu (% ročně). Úrok se počítá ze zbývající neuhrazené částky od splatnosti do dne odeslání a jen se uvede v textu upomínky, nefakturuje se.

Upomínka odchází jako příloha e-mailu. V poli Předmět e-mailu a Text e-mailu můžete použít zástupné kódy:

• ${cislaFaktur} – čísla faktur v upomínce,
• ${pocetFaktur} – počet faktur,
• ${firma} – název klienta,
• ${neuhrazeno} – celková neuhrazená částka,
• ${odesilatel} – jméno uživatele, který upomínku odesílá.

Nevyplníte-li předmět a text, použije se výchozí znění (žádost o úhradu s informací, že upomínku lze považovat za bezpředmětnou, pokud již bylo zaplaceno).

Zatržením Zakládat úkol, dní po splatnosti zapnete denní zakládání úkolů za neuhrazené faktury. Nastavte:

• počet dní po splatnosti, po kterých se úkol založí,
• Řešitele úkolu – buď pevného uživatele, nebo volbu „working partner spisu, jinak právník spisu, odpovědná osoba klienta, kdo fakturu vystavil“,
• Typ úkolu a Termín úkolu (dní od založení).

Za jednu fakturu se úkol zakládá jen jednou. Po úhradě faktury se úkol sám uzavře. Úkoly se zakládají i klientům, kterým je zakázáno upomínky posílat.

U jednotlivého klienta lze upomínky vypnout v kartě klienta v části Účtování zatržením Nezasílat upomínky.

Tvorbu vlastního vzoru upomínky (včetně tabulky faktur, poplatku, úroku, QR kódu platby a podpisu) zajistí technická podpora ISAK. Výčet zástupných kódů pro vzor je v nápovědě pod tlačítkem Nápověda přímo na stránce nastavení.