Autorizovaná konverze dokumentů

Autorizovaná konverze je ověřený převod dokumentu z listinné podoby do elektronické (L-E) nebo z elektronické do listinné (E-L) podle zákona č. 300/2008 Sb. ISAK ji provádí přes službu Czech POINT a vede o ní evidenci. Konverzi mohou spouštět jen uživatelé s oprávněním pro konverze (nastavuje se ve Správě uživatelů).

• Z listiny na elektronický dokument (L-E): naskenovanou listinu máte ve spisu uloženou jako PDF. V nabídce dokumentu zvolte v části Podpis a konverze položku Autorizovaná konverze.
• Z elektronického dokumentu na listinu (E-L): u příloh datových zpráv (složky Doručená pošta a Odesl. pošta ve složkách spisu a klienta) zvolte Autorizovaná konverze. V detailu doručené a odeslané datové zprávy lze stejnou položkou převést i celou datovou zprávu nebo její doručenku.

Volba se zobrazí jen u dokumentů typu PDF a příloh datových zpráv a jen uživatelům s oprávněním. U dokumentu, který čeká na elektronický podpis, se nezobrazuje.

1. V nabídce dokumentu zvolte Autorizovaná konverze. Otevře se okno Autorizovaná konverze dokumentu, u konverze E-L okno Autorizovaná konverze E-L (elektronická → listinná).
2. Vyplňte Datum sepsání dokumentu. U příloh datových zpráv se předvyplní podle data zprávy.
3. U konverze L-E podle potřeby zaškrtněte Listina obsahuje zajišťovací prvky.
4. Uveďte Poplatek za konverzi.
5. V poli Zaúčtovat částku zvolte, kam se poplatek zapíše: Neúčtovat, Vložit do ostatních nákladů (u spisu) nebo Vložit do pokladny. Poplatek se zaúčtuje až po úspěšném dokončení konverze, neúspěšná konverze se neúčtuje.
6. Klikněte na Spustit konverzi. Spustí se ISAK Manager (hlášení Spouští se ISAK Manager pro konverzi).

Označení konverze (pořadové číslo) přidělí systém automaticky z Vaší číselné řady, kterou si nastavíte v Nastavení uživatele v části Číselné řady konverzí.

V ISAK Manageru se otevře okno ISAK Manager – autorizovaná konverze, které Vás provede pěti kroky:

1. Kontrola dokumentu – průvodce zobrazí označení, směr konverze a počet stran (zjistí jej z dokumentu). Zaškrtnutím potvrďte zákonná prohlášení; u konverze L-E mimo jiné, že je listina způsobilá ke konverzi, sken má rozlišení alespoň 200 DPI a elektronický obraz se shoduje s listinou. Konečnou kontrolu formátu (PDF/A, rozlišení skenu, platnost podpisu) provádí Czech POINT.
2. Certifikáty a přihlašovací údaje – vyberte Komerční certifikát pro přihlášení a Kvalifikovaný certifikát pro podpis výstupu (lze použít i stejný certifikát pro obojí, případně jej načíst ze souboru PFX) a zadejte uživatelské jméno a heslo k Czech POINT. Přihlašovací údaje se neukládají, použijí se jen pro tuto konverzi. Kvalifikovaný certifikát musí být na kartě nebo tokenu.
3. Příprava doložky – Manager odešle dokument na Czech POINT a počká na přípravu konverzní doložky.
4. Podpis výstupu – postup se liší podle směru konverze:
   • L-E: tlačítkem Podepsat výstup podepíšete připravené PDF s doložkou kvalifikovaným certifikátem. Doporučujeme ponechat zaškrtnuté připojení kvalifikovaného časového razítka (je zdarma a zajišťuje dlouhodobou ověřitelnost).
   • E-L: tlačítkem Otevřít výstup k tisku… otevřete výstup s doložkou, vytisknete jej, listy předepsaně spojíte, doložku vlastnoručně podepíšete a opatříte otiskem úředního razítka. Provedení těchto úkonů v průvodci potvrdíte zaškrtnutím.
5. Dokončení konverze – tlačítkem Dokončit konverzi Manager uzavře konverzní doložku u Czech POINT a uloží výstup do ISAKu.

• L-E: podepsaný elektronický dokument se uloží do ISAKu jako nový soubor s dodatkem „_konvertovaný“ v názvu a nahradí vstupní dokument (ten se ze seznamu skryje).
• E-L: výsledkem konverze je listina, kterou jste vytiskli. PDF s doložkou se uloží s dodatkem „_doložka“ v názvu mezi listiny klienta nebo spisu, ke kterému konverze patří; původní dokument nebo datová zpráva zůstává beze změny.

Všechny konverze najdete v menu Přehledy - Konverze, viz Přehled provedených konverzí. U každé konverze je uveden stav: Probíhá, Úspěch, Neúspěch nebo Zrušeno. V přehledu lze konverzi provedenou mimo ISAK zapsat i ručně.