Úkoly

Agenda Úkoly slouží k zajištění zadávání a oběhu úkolů mezi uživateli systému, sledování jejich splnění a historie. Tato agenda je úzce svázána s agendou Kalendáře.

Úkoly se v systému ISAK dělí na dvě základní kategorie:

1. úkol, jenž není ohraničen přesným časovým údajem pro jeho plnění a je evidován tzv. do data splnění (např. úkol typu „sepsat odvolání do ….“).
2. úkol, který je ohraničen přesným časovým údajem pro jeho plnění a je přesným rozmezím času v němž má být splněn - tzv. event (např. úkol typu „jednání“).

Jednotlivé úkoly je možné v průběhu jeho trvání přeřazovat mezi zmíněnými dvěma typy.

Při kliknutí na Úkoly v hlavním menu se zobrazí přehled všech úkolů.

V detailu úkolu je pak možné definovat náležitosti jednotlivých úkolů a přiřazovat je jednotlivým uživatelům. Úkoly na spisu, do kterého nemá uživatel povolený přístup, může otevřít pouze v případě, že je buď zpracovatelem, nebo tím, kdo úkol vytvořil.

V modulu Úkoly jsou k dispozici různé pohledy na zadané úkoly a stav jejich plnění. Je zde k dispozici i statistika, jak jednotliví uživatelé plní své úkoly.

Hlavní přehled všech zadaných úkolů. Rozsah zobrazení jednotlivých uživatelů je dán rozsahem jejich uživatelských práv. Úkoly je možné filtrovat podle přednastavených parametrů (filtrů).

Zde je popis významu některých z nich:

• Období od-do = datum ze „splnit do“ na Detailu úkolu
• Odpovědná osoba = osoba zadaná v poli „Zpracovává / předat“ na Detailu úkolu
• Typ úkolu – lze vydefinovat dle potřeb kanceláře, pro nastavení prosím kontaktujte technickou podporu
• Zobrazit – filtr aktuální zobrazí nesplněné úkoly s tím, že zároveň zohlední hodnotu v poli „Zobrazovat v úkolech“

Lze si vygenerovat i xls export úkolů.

Přehled, ve kterém uživatel vidí své splněné úkoly nebo splněné úkoly jež sám zadal ostatním uživatelům. Datum Období od-do ve filtrech splněných úkolů pracuje s datumem v poli Splněno na Detailu úkolu.

Přehled úkolů, které mají vyplněný odpracovaný čas.

Statistický přehled uživatelé vs. plnění jejich úkolů

Úkoly je možné zadávat z následujících agend systému ISAK. Záleží na tom, co je cílem Vaší práce a v jaké fázi Vaší činnosti chcete úkol zadat:

• V rubrice ÚKOLY – Úkoly přehled lze stisknutím tlačítka Přidat úkol vytvořit nový úkol. V dialogovém okně Detail úkolu lze vyplněním příslušných políček zadat úkol sobě či jinému uživateli. Úkol lze přiřadit ke klientovi i spisu.

• V dialogovém okně Doručená pošta, které se otevře po kliknutí na záznam doručené pošty, je tlačítko ÚKOLY.

• Při práci v kalendáři je také možné zadávat úkoly. Podrobné informace najdete v samostatné kapitole Kalendář, rubrice Přidání nové události – úkolu.

• Při práci na klientovi je možné v záložce ÚKOLY v menu klienta přidávat úkoly s vazbou na daného klienta.

• Při práci na spisu je možné v záložce ÚKOLY KE SPISU přidávat úkoly s vazbou na tento spis.

• Při práci v dokumentech spisu je možné v kontextovém menu dokumentu prostřednictvím volby VYTVOŘIT ÚKOL zadat úkol s vazbou na dokument.

• Úkoly lze také zadávat pomocí emailu.

Úkol zadáte posláním emailu na adresu k tomu účelu zvlášť určenou. Všichni uživatelé musí mít v systému zadaný svůj email - v detailu Nastavení uživatele. V případě, že systém nerozpozná email adresáta nebo odesílatele, úkol nezaloží, a odesílateli odešle notifikaci, že nebylo možno takový email rozpoznat.

Komu má být úkol založen, můžete zadat více způsoby:

• Emailovou adresu uživatele, který má úkol zpracovat, vložíte do kopie emailu. Pokud je na kopii více adresátů, úkol se založí prvnímu z nich.
• Nebo do těla emailu vložíte text „to: XXX“, kde XXX je zkratka uživatele, kterou má přidělenou v systému ve Správě uživatelů.
• Nebo do těla emailu vložíte text „toisak: XXX“, kde XXX je zkratka uživatele, kterou má přidělenou v systému ve Správě uživatelů.

Systém k založenému úkolu do pole „Splnit do“ automaticky přiřadí datum dle nastavení vašeho systému.

Pokud chcete, aby byl úkol automaticky přiřazený ke konkrétnímu spisu, vložte kamkoliv do předmětu nebo těla odesílaného emailu vazbu spisu. Pokud systém nenajde vazbu spisu, může přiřadit spis dle emailové adresy v těle emailu [mailto:xxxx@xx]. Předpokladem však je, že adresa je evidována u Souvisejících kontaktů spisu.

Pro nastavení této funkce kontaktujte prosím technickou podporu: podpora@isak.cz.

Po prvním otevření dialogového okna Detail úkolu vyplňte všechny známé náležitosti k úkolu.

Zdroj úkolu – informativní pole – zde systém rozlišuje:

• ÚKOLY
• PODÚKOLY
• POŠTA

Datum vytvoření – po uložení úkolu systém automaticky doplní datum, kdy jste úkol vytvořili.

Vytvořil – systém automaticky doplňuje uživatele, který úkol vytvořil.

Náročnost (h) – vyplňte předpokládaný potřebný počet hodin pro splnění úkolu.

Klient a spis – vyberte klienta a spis, kterého se úkol týká.

Nadpis úkolu – zadejte stručný nadpis úkolu Například: „soudní jednání“.

Typ úkolu – vyberte typ úkolu; typy lze vydefinovat dle potřeb kanceláře; v systému lze nastavit, aby se úkol typu „schůzka“ po uplynutí doby automaticky označil jako hotový. Pro nastavení typů kontaktujte prosím technickou podporu.

Popis úkolu – zde můžete vložit detailní popis zadání úkolu.

• Ikona „vložit odkaz na vzor dokumentu“ Vám po výběru souboru vloží do popisu úkolu link prostřednictvím kterého můžete příslušný soubor stáhnout.

• Ikona „vložit odkaz na dokument“ Vám po výběru souboru vloží do popisu úkolu link prostřednictvím kterého můžete příslušný soubor otevřít.

Zpracovává / předat – vyberte uživatele, který má úkol zpracovat. Úkol můžete přiřadit sobě, nebo jinému uživateli.

Splnit do – zadejte termín, do kterého má být úkol splněn.

Zobrazovat v úkolech – vyberte s jakým předstihem se Vám má úkol zobrazovat v přehledech aktuálních úkolů.

Nastavit časem – pokud zaškrtnete budete moc zadat přesný časový údaj pro splnění úkolu.

Nepovolit změnu – pokud zaškrtnete nebude moc osoba odpovědná za zpracování úkolu změnit zadaný termín pro splnění úkolu.

Rozšířené možnosti pod volbou VÍCE PARAMETRŮ:

Místo – vyplňte místo konání; propisuje se do pozvánek.

Využitý prostředek – rezervujte prostředek, který bude pro splnění úkolu potřeba; prostředky zadává do systému uživatel s právem editovat nastavení systému.

Odesílat invite – zaškrtněte, pokud chcete poslat pozvánku i dalším uživatelům než je/jsou osoba(-y) odpovědná(-é) za zpracování úkolu.

Přizvat další osoby – zadejte další e-mailové adresy, na které má systém odeslat pozvánku.

Po zadání úkolu je nutné úkol ULOŽIT. Následně se úkol zobrazí uživateli, který má úkol zpracovat v přehledu úkolů. Kliknutím na zvolený úkol v seznamu úkolů je možné daný úkol editovat. Při dalším otevření Detailu úkolu můžete také:

• přidávat dokumenty k úkolu
• přidávat podúkoly
• přidávat úkol více uživatelům
• možnost duplikovat úkoly
• sledovat oběh úkolů
• odesílat pozvánky do Outlooku/Google
• zadat dobu odpracovanou do úkolu, která se automaticky překlopí do úkonu
• označit úkol jako splněný.

O zadání nového úkolu nebo o jeho splnění můžete být informováni prostřednictvím e-mailové notifikace. Tato služba není běžně dostupná, pro více informací prosím kontaktujte technickou podporu.

K úkolu lze pomocí okna pro Upload dokumentů přiložit libovolný dokument.

Po kliknutí na tlačítko Dokumenty se Vám zobrazí seznam všech dokumentů přiložených k úkolu.

Systém ISAK umožňuje vytvářet ke každému úkolu a podúkolu další nekonečnou řadu podúkolů. Tuto funkci je možné využít zejména v okamžiku, kdy je hlavní úkol nebo další podúkoly nutné rozdělit na více dílčích podúkolů, za které budou zodpovědní rozdílní uživatelé.

Tento systém je možné použít pro projektové řízení.

V rozšířeném nastavení úkolu je možné stejný úkol zadávat více uživatelům, nebo i skupinám uživatelů.

Kliknutím na volbu ROZŠÍŘENÉ v dolní části se zobrazí dialog rozšířených voleb úkolu s možností přidělení tohoto úkolu více uživatelům, případně všem uživatelům.

Prostřednictvím ROZŠÍŘENÉ systém vytvoří kopii úkolu dalším uživatelům a neustále drží vazbu mezi těmito úkoly. Tzn. u některých parametrů úkolu se případná změna propisuje i do úkolů ostatních uživatelů – např.: typ úkolu, popis úkolu.

Úkoly zadané uživatelům prostřednictvím tlačítka ROZŠÍŘENÉ nepřebírají podúkoly, pokud jsou u původního úkolu.

Kliknutím na tlačítko DUPLIKOVAT v dolní části dialogového okna Detail úkolu se vytvoří kopie vybraného úkolu. Narozdíl od úkolu vytvořeného prostřednictvím ROZŠÍŘENÉ není mezi jednotlivými úkoly žádná vazba (každý dál žije vlastním životem).

Úkoly zadané uživatelům prostřednictvím tlačítka DUPLIKOVAT nepřebírají podúkoly, pokud jsou u původního úkolu.

Při kliknutí na tlačítko Oběh se zobrazí informace o oběhu úkolu a o odpracované době jednotlivých uživatelů na úkolu.

U jednotlivých úkolů ohraničených časem systém automaticky odesílá osobám, které mají úkol zpracovat, pozvánku do kalendáře (Outlooku/Google apod). Pozvánka odejde automaticky na email pro pozvánky vyplněný v profilu uživatele. Pokud nemá uživatel vyplněn email pro pozvánky, systém mu odešle pozvánku na jeho základní e-mail vyplněný v profilu uživatele po zatržení pole Odeslat invite na kartě úkolu.

Pozvánku můžete zaslat i dalším osobám, které nejsou uživateli systému. Zaškrtněte pole Odeslat invite na kartě úkolu a vyplňte jejich emailové adresy do pole Přizvat další osoby. Systém odešle pozvánku po uložení úkolu.

Detail pozvánky v Outlooku následně obsahuje informace uvedené v poli Popis úkolu. Případné aktualizace úkolu jsou odesílány stejně jako původní původní pozvánka. V Outlooku událost zůstává i po ukončení úkolu v ISAKu.

ISAK neeviduje informaci, zda adresát pozvánku akceptoval nebo zamítl. Tato informace přijde uživateli, který úkol založil, respektive pozvánku prostřednictvím systému ISAK odeslal, na jeho e-mailovou adresu.

Každý uživatel, jemuž by úkol uložen, nebo předán jinou osobou, po splnění úkolu vyplní počet odpracovaných hodin na úkolu kliknutím na tlačítko Odpracováno. V tomto dialogovém okně vyplňte pole Datum splnění úkolu Popis odpracované práce na úkolu, určete Druh služby a vyplňte Odpracovaný čas. Vložené údaje vždy ULOŽTE.

Pokud máte v dialogovém okně Odpracovaný čas zobrazenu informaci, že vykázaný čas bude automaticky převeden do úkonů (obvykle to tak bývá), systém v tuto chvíli z Vámi zadaných údajů automaticky vytvoří úkon. V záložce Úkoly-čas je pak vidět seznam všech hotových úkolů, které mají u úkolu vyplněný odpracovaný čas.

V případě, že nemáte ve Vašem systému nastavený automatický přenos odpracovaného času do úkonů, po vyplnění odpracovaného času se úkol propíše do seznamu v záložce Úkoly-čas. Zde je pak třeba potvrdit, zda se úkol má/nemá přenést do úkonů.

Pro označení úkolu jako splněného otevřete detail úkolu a vyplňte datum v poli Splněno a pole Způsob vyřízení.

Úkol se poté zařadí do přehledu Splněné úkoly.

Pokud je na úkolu vyplněný odpracovaný čas, stačí vyplnit jen datum v poli Splněno. Systém pak propíše do způsobu vyřízení poslední text z vykázaného času.