Klienti

Modul Klienti naleznete v hlavní příkazní liště vpravo vždy na první pozici. Tato funkcionalita bude pravděpodobně Vámi tou nejčastěji využívanou. Obsahuje seznam všech Vašich klientů vč. kontaktních údajů a osob. Klienty si zde můžete přiřazovat k různým skupinám, zakládat si k nim Spisy, mít přehled o Daních, Fakturovat jim a faktury si u nich ukládat, či evidovat Ostatní výdaje. Dále tato funkcionalita umožňuje s klienty komunikovat prostřednictvím Pošty a vše k tomu archivovat. V neposlední řadě si zde můžete vést přehled o Vašich Úkolech, na kterých ve vztahu s klientem pracujete, či o Úkonech, které provádíte.

Výše uvedené moduly se Vám však v dolní zelené příkazní liště nabídnou až po Založení nového klienta.

Přiložením kurzoru na název modulu Klienti se rozbalí okno s nabídkou volby klienta, na kterém chcete pracovat. Lze volit z nabídky Všichni klienti, Účastníci řízení či Oblíbení klienti. Více o jednotlivých možnostech uvádíme v kapitolách níže, či klikněte na související prolink.

Všichni klienti

Najeďte kurzorem na název modulu Klienti v horní příkazní liště. Kliknutím na možnost Všichni klienti se Vám otevře celá funkcionalita, jenž v levém menu nabízí záložky Seznam klientů, Skupiny klientů, Účastníci řízení, Insolvence, Kontaktní osoby. Detailní informace uvádíme zde v následujících kapitolách.

Seznam klientů

Najeďte kurzorem na název modulu Klienti v horní příkazní liště a zvolte možnost Všichni klienti. Zobrazí se Vám Seznam všech Vámi již evidovaných klientů.

V tomto seznamu lze klienty zobrazit v abecedním pořadí dle svého názvu, či podle pořadového čísla, a to sestupně či vzestupně. Základní seznam obsahuje také kontaktní údaje jako telefon a email. Kliknutím na zvolený kontakt ve sloupci E-MAIL lze přímo elektronický dopis odeslat. Sloupec INFO Vám poskytuje informace, zda je klient zařazen mezi Oblíbené.

K usnadnění vyhledávání klienta slouží horní filtrační tabulka, kde lze klienta vyhledat podle Oblasti služeb, Odvětví, Procesní fáze nebo jména jeho Odpovědného uživatele. Vždy svou volbu potvrďte kliknutím na tlačítko ZMĚNIT. Počet zobrazených výsledků se zobrazuje v pravé části obrazovky v tabulce Počet klientů.

Na tomto místě dále můžete zakládat klienty nové. Více v kapitole Založení nového klienta.

Kliknutím na zvoleného klienta budete přesměrování do modulu Spisy (dolní příkazní lišta), kde se Vám zobrazí seznam spisů, které u tohoto klienta evidujete. Více v kapitole Spisy.

Skupiny klientů

V systému ISAK je možné tvořit neomezené Skupiny klientů v závislosti na podmínkách zvolených uživatelem.

Najeďte kurzorem na název modulu Klienti v horní příkazní liště a zvolte možnost Všichni klienti. Následně zvolte záložku Skupiny klientů v levém menu. Zobrazí se Vám seznam skupin, které evidujete. V seznamu lze zjistit Název skupiny, Počet jejích členů, Odpovědnou osobu, Datum vytvoření každé skupiny. Zároveň máte možnost vždy tuto skupinu smazat kliknutím na modrou ikonu koše ve sloupci ODEBRAT.

Kliknutím na název skupiny ve sloupci Název skupiny lze zjistit detailní informace o zvolené skupině.

Pokud chcete založit novou skupinu, můžete tak učinit kliknutím na tlačítko NOVÁ SKUPINA. Následně se otevře editovatelné dialogové okno, kde je nutno zadat Název skupiny, určit Odpovědnou osobu z nabídky uživatelů, Přidat klienta z našeptávacího módu – potvrďte kliknutím na tlačítko PŘIDAT. Celý záznam o nově vytvořené skupině Uložte stisknutím stejnojmenného tlačítka v dolní části okna.

Do této záložky se lze dostat dvěma způsoby:

1. Najetím kurzoru na název modulu Klienti v horní příkazní liště a zvolením možnosti Všichni klienti. Následně volbou záložky Účastníci řízení v levém menu.

2. Nebo pokud v horní příkazní liště kliknete místo na možnost Všichni klienti rovnou na možnost Účastníci řízení – v tom případě budete přesměrováni přímo.

Tato záložka obsahuje tabulku se seznamem všech Vámi zadaných účastníků řízení řazených buď abecedně, či dle data narození. Zobrazení obsahu obou sloupců – JMÉNO i DATUM NAROZENÍ můžete nastavit vzestupně či sestupně. Dále v seznamu naleznete IČO či rodné číslo účastníka, a ve sloupci VOLBY informace o spisech, u kterých je vedena protistrana. Veškeré informace kromě spisů jsou editovatelné až po rozkliknutí daného údaje v příslušném sloupci, kdy se vždy zobrazí dialogové okno s Detailem účastníka řízení.

Účastníka řízení (může být protistrana, advokát protistrany apod.) je možno přiřazovat ke spisům pouze v modulu Spisy-Účastníci řízení v dolní zelené příkazní liště (po výběru klienta). Nejprve však vždy prověřte, zda již není účastník řízení v databázi zadaný.

Vyhledávání v seznamu účastníků si můžete usnadnit pomocí filtrační zelené tabulky v horní části obrazovky. Vyhledávat můžete pomocí Příjmení, Jména, či Firmy. Následně potvrďte tlačítkem ZMĚNIT. V pravé části obrazovky se Vám pak ukáže aktuální počet vyhledaných Záznamů.

Nového účastníka založíte kliknutím na tlačítko NOVÝ ÚČASTNÍK, kdy se Vám rozbalí dialogové okno, ve kterém vyplníte všechny potřebné údaje. Zadané informace vždy potvrďte tlačítkem ULOŽIT.

Účastníky lze vyhledávat v systému vyhledávání ISAK. Účastníci jsou automaticky kontrolováni v systému insolvenčního rejstříku.

Insolvence

Najeďte kurzorem na název modulu Klienti v horní příkazní liště a zvolte možnost Všichni klienti. Následně zvolte záložku Insolvence v levém menu. Následně budete přesměrováni do modulu INSOLVENCE v horní příkazní liště. Obsahem této záložky a souvisejícími funkcionalitami se zabývá samostatná kapitola Insolvenční rejstřík.

Přehled kontaktních osob klientů

Najeďte kurzorem na název modulu Klienti v horní příkazní liště a zvolte možnost Všichni klienti. Následně zvolte záložku Kontaktní osoby v levém menu. Zobrazí se Vám seznam všech evidovaných kontaktních osob, přiřazených ke klientovi, s udáním emailové adresy. Zobrazení tohoto seznamu – vzestupně či sestupně dle abecedy – lze upravovat kliknutím na šipky v názvu každého ze tří sloupců.

Pro další práci s tímto seznamem můžete výběr kontaktních osob upravit kliknutím na tlačítka Vybrat vše (zaškrtnou se všechny kontakty), Zrušit vše (vynuluje se Váš předvýběr) či Invertovat výběr (označí se převrácený výběr).

Kliknutím na zvolený kontakt v kterémkoli sloupci se Vám otevře editovatelné dialogové okno, kde můžete:

- přidat osobu uživatele ze seznamu osob, které se vážou ke klientovi, např. jednatel, protistrana apod. (tlačítko OSOBY);

- zjistit, u kterých spisů je kontaktní osoba evidována (SPISY KONTAKTU);

- zjistit, do jakých odvětvových skupin je osoba zařazena (SKUPINY KONTAKTU) – tento údaj se využívá při filtrování adresátů v hromadném emailingu (CRM);

- zjistit, jak se historicky měnila data o kontaktní osobě (HISTORIE OSOBY).

Po doplnění údajů potvrďte kliknutím na tlačítko ULOŽIT.

Kontaktní osoby můžete vyhledávat pomocí filtrační tabulky podle názvu klienta, jména uživatele, právní formy atd. Zadání pro vyhledávání vždy potvrďte tlačítkem ZMĚNIT. Počet odpovídajících výsledků hledání se Vám ukáže v pravé části obrazovky. V horní části obrazovky se nachází dvě tlačítka pro vytvoření sestavy ve formátu MS Excel. První ke stažení výběrového seznamu, druhé pro kompletní seznam – tlačítka Přehled kontaktů a Přehled kontaktů – komplet s ikonou dokumentu.

Kliknutím na bílou šipku v tmavé dolní části (podvalu) filtrační tabulky se Vám zobrazí možnost výběru ze skupin CRM (řízení vztahů se zákazníky), kde jedním z nejdůležitějších nástrojů je hromadné rozesílání pošty. Zde máte čtyři možnosti pro zaškrtnutí v případě Vašeho zájmu o:

- Upozornění na OZ (Občanský zákoník);

- Obecné informace Advokacie;

- Upozornění na změnu zákonů (obecně);

- Upozornění na nové předpisy bezpečnosti práce. Vždy potvrďte výběr tlačítkem ZMĚNIT!

Zvolte modul Klienti v horní části obrazovky a systém Vám zobrazí seznam klientů, které jste do systému již zadali. Při kliknutí na řádek s názvem zadaného klienta se otevřou podrobné údaje o zvoleném klientovi.

Pomocí tlačítka Nový klient se do systému zavádějí noví klienti.

Pro založení nového klienta musí mít přihlášený uživatel dostatečná práva. Bez přiděleného práva zakládat nové klienty není funkce dostupná.

Abyste předešli duplicitnímu vytvoření stejného subjektu, nejprve vždy zkontrolujte, zda subjekt není v systému již zadaný!

Pokud je součástí Vaší licence nadstavbová funkce pro průvodce zakládání nových klientů, prostudujte si popis funkcionality: Procesy pro založení nového klienta.

Následně se Vám otevře dialogové okno, do kterého můžete vložit všechny související informace k novému klientovi. Doporučujeme vyplnit především informace v horní části – název firmy, typ osoby, IČO, DIČ, odpovědnou osobu (partnera), kompletní adresu sídla a datum zapsání klienta. V případě, že má subjekt jinou doručovací adresu, vyplňte i tuto adresu. Data potvrďte tlačítkem Uložit. Po přidání nového klienta můžete do systému zadávat další informace vztahující se ke klientovi. Pokud zakládáte fyzickou osobu, postupujte stejně jako při zakládání právnické osoby. Jen do pole Obchodní firma / jméno vložte jméno osoby dle vzorce příjmení-jméno-titul a jako Typ osoby vyberte možnost „Fyzická osoba“.

Pokud je klient zaveden v Administrativním registru ekonomických subjektů Ministerstva financí – ARES, postačí uvést v polích IČ/Rodné číslo tento údaj, a poté kliknout na funkci Najít. ISAK v databázi vyhledá odpovídající položku a nabídne Vám doplnění údajů o Vašem klientovi do patřičných polí systému ISAK.

Vyhledávání v databázích ARES předpokládá funkční připojení serveru k internetu. Pro vyplnění těchto údajů o klientovi je nutné kliknout na tlačítko VLOŽIT ve spodní části obrazovky.

Kontaktní osoby k jednotlivým klientům se zadávají do zvláštní evidence až po zavedení nového klienta.

Po vlastním založení nového klienta se z praxe doporučuje současně provést následující kroky:

1) V nově zobrazené zelené příkazní liště zvolte modul Základní info a v levém menu rozklikněte záložku CRM. Dle instrukcí zadaných odpovědnou osobou (partnerem) vyplňte všechna tři pole. Potvrďte kliknutím na tlačítko ULOŽIT.

2) Poté v modulu Kontaktní osoby přiřaďte kontaktní osoby. K tomu slouží tlačítko NOVÝ KONTAKT. Vyplňte všechny potřebné údaje k dané osobě (titul, jméno, příjmení, jazyk, tel, mobil, email, kompletní adresu a funkci ve firmě). Pole poznámka slouží k poznamenání speciálních požadavků/informací od příslušeného partnera (např., že je kontakt uveden u více firem). Nakonec vše potvrďte pomocí tlačítka ULOŽIT.

Bez výše zmíněných parametrů je kontaktní osoba neúplná. Nikdy nenechávejte nevyplněno!

Po vytvoření kontaktních osob je třeba tyto přiřadit do Souvisejících kontaktů u jednotlivých Spisů. Ke kterým spisům se má kontaktní osoba přiřadit, je třeba zjistit od partnera zodpovědného za zadávaného klienta/kontaktní osobu. Více o modulu Spisy v kapitole Spisy.

Kontrola konfliktů

Systém ISAK má implementovánu funkci kontroly konfliktů při zadání nového klienta. Porovnává jméno zadaného klienta s údaji uloženými v systému. Pokud systém nalezne shodu, vypíše (při opuštění pole s názvem klienta) seznam konfliktních údajů.

Uživatel systému odpovídá za kontrolu zjištěných údajů a vyhodnocení konfliktu. Systém při nalezení konfliktu nezamezí uložení nového klienta.

Systém ISAK umožňuje označit vybrané klienty jako OBLÍBENÉ KLIENTY, čímž je míněno, na kterých aktuálně nejvíce pracujete. Zhruba osm těch „nejoblíbenějších“ se pak zobrazuje v nabídce při najetí na modul Klienti v horní příkazní liště. Tato funkcionalita Vám umožňuje rychlý přechod k danému klientovi bez nutnosti jeho vyhledávání.

Zda je Vámi zvolený klient zařazen do oblíbených klientů, zjistíte v agendě Klienti-Všichni klienti-Seznam klientů, pokud je označen hvězdičkou ve sloupci INFO.

Klienta zařadíte mezi oblíbené kliknutím na hvězdičku, umístěnou vpravo od jména klienta v levé části dolní příkazní lišty. V momentě, kdy se změní její barva na žlutou (vyplní se), je zařazen do oblíbených.

Oblíbení klienti jsou vždy vázáni na aktuálního přihlášeného uživatele (každý uživatel má svou skupinu oblíbených klientů).

Pro usnadnění práce při výběru klientů, je vyhledávací pole se seznamem Klientů ve všech agendách zpřístupňováno v našeptávacím módu, ve kterém je klient vyhledáván podle libovolné části zadaného řetězce.

Kliknutím na vybraného Klienta na klávesnici, případně jeho výběrem šipkami na klávesnici počítače a kliknutím na ENTER, je možné nalezeného klienta vybrat.

Dalším možnostem Vyhledávání se věnuje samostatná kapitola.

Zvolte klienta. Zobrazí se Vám dolní zelená příkazní lišta. V prvním modulu v pořadí - Základní info jsou zadávány základní údaje o klientovi (v levém menu záložka Firma), definovány příslušnosti k základním úřadům (Úřady a nastavení), Práva přístupu ke klientovi, zadávány údaje o CRM a umožněno definování Externího přístupu k datům klienta.

Firma

Zvolte Klienta a klikněte na modul Základní info. V levém menu naleznete záložku s názvem Firma. Tato záložka obsahuje detailní informace o zvoleném klientovi. Při vkládání nových údajů či jejich úpravách je vždy nutno změny potvrdit tlačítkem ULOŽIT v dolní části obrazovky.

V místech zobrazení ikony zelené tužky lze upravit např. název klienta či jeho sídlo. Systém ISAK uchovává historii adres sídel klienta (ikona dokumentu se šipkou) a na tyto změny upozorňuje. Proklikem na ikonu dopisu si můžete aktuální adresu vytisknout na obálku.

Tlačítko Obálky (Obálka se sídlem) v pravé části obrazovky vytiskne standardní advokátní obálku spisu v MS Word.

Aktualizace údajů z ARES

V položce levého menu Firma lze zadané informace o klientovi aktualizovat, a to ze záznamů systému ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů).

Úřady a nastavení

V části Klienti – Základní info můžete pro zvoleného klienta nastavit Úřady dle jejich příslušnosti. Je možné zde nastavit Finanční úřad klienta, Správu sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovny. Uvedené úřady lze např. využít při generování dokumentů z uložených vzorů.

Pokud máte licenčně povoleno více řad knih pošty, lze v této části definovat číselné řady knihy pošty pro jednotlivé klienty.

Práva přístupu

Systém ISAK umožňuje u každého klienta řídit práva přístupu jednotlivých uživatelů a jejich skupin. Každému novému klientovi systém automaticky nastaví v agendě Práva přístupu skupinu Uživatelé (výchozí skupina). K tomuto novému klientovi tak získají přístup všichni uživatelé. Osoba, která má oprávnění spravovat uživatele, může k danému klientovi přidávat a odebírat oprávnění jednotlivých uživatelů nebo celých skupin, a to buď volbou Pozitivního práva (osoba nebo skupina získává přístup ke klientovi) nebo volbou Negativního práva (osoba nebo skupina přístup ke klientovi nemá).

Pokud je uživatel zařazen do Skupiny uživatelů a této skupině je přidělen Typ práva - Pozitivní pro přístup ke klientovi, je možné vyřadit z přístupu k tomuto klientovi jednotlivé uživatele zvolené skupiny přidáním negativních práv člena skupiny. Práva jednotlivců tak mají přednost před právy skupiny, negativní práva mají přednost před právy pozitivními. Přístupová práva je možné přidělovat i více skupinám.

Uživatel, který má administrátorem přidělena práva přístupu ke klientovi, má automaticky také přístup do jeho spisů, za podmínky, že přístup ke spisu není výslovně danému uživateli zakázán. Pokud má uživatel povolen přístup do některého spisu klienta, má automaticky povolený přístup ke klientovi (zajištění přístupu ke spisu).

Kliknutím na tlačítko Přehled práv klienta lze vytvořit sestavu ve formátu Excel (.xls).

Při kliknutí na uživatele či skupinu ve sloupci SKUPINA/UŽIVATEL se v novém dialogovém okně zobrazí všichni uživatelé, kteří jsou zařazeni v dané skupině práv. Po kliknutí na volbu Odepřít ve sloupci AKCE se této osobě přidělí negativní právo přístupu.

CRM (Customer Relationship Management) – řízení vztahů se zákazníky

Systém CRM umožňuje evidovat u klientů řadu údajů s využitím při řízení vztahů s tímto klientem. Jako nástroj CRM je využívána zejména možnost hromadného rozesílání emailů jednotlivým kontaktním osobám klientů.

Klienty je možné třídit podle těchto kritérií, které lze definovat před započetím využívání systému CRM (po kliknutí na šipku u příslušného pole se rozroluje seznam, ze kterého vyberete):

- Odvětví klienta;

- Poskytovanou oblast služeb;

- Procesní fázi klienta.

Externí přístup

Systém ISAK umožňuje zřídit Externí přístup klienta k jeho datům. V případě zájmu o tuto funkcionalitu kontaktujte podporu systému.

Ke každému klientovi můžete kliknutím na Nový kontakt přidat neomezený počet kontaktních osob, u nichž je možné evidovat řadu údajů. Základní data jsou titul, jméno, příjmení, jazyk, tel, mobil, email, kompletní adresa a funkce ve firmě. Pole Poznámka slouží k poznamenání speciálních požadavků/informací od příslušného partnera (např., že je kontakt uveden u více firem). Tyto kontaktní osoby mohou být následně použity jako zdroj informací při generování dokumentů (plné moci, smlouvy apod.). V přehledu kontaktů můžete jednotlivé kontakty upravovat, a to kliknutím na jméno klienta ve sloupci Kontaktní osoba. Pokud ve sloupci E-mail kliknete na zadaný email zvoleného klienta, vyvolá se asociovaný poštovní klient a nabídne se odeslání emailu této osobě.

Kontaktní osoby klienta lze přiřazovat ze seznamu Kontaktních osob klienta přímo k jednotlivým spisům tohoto klienta tzv. Souvisejícím kontaktům. Tato funkcionalita umožní uživateli rychlé zjištění kontaktních osob vážících se k danému spisu.

U každé z kontaktních osob lze po jejím vytvoření kliknout na zvolený kontakt v části jeho jména a po zobrazení údajů o kontaktu zjistit:

- všechny sdílené osoby Vaší kanceláře/společnosti, zodpovědné za komunikaci se zvoleným klientem vč. partnera zodpovědného za klienta (Osoby);

- u kterých spisů je kontaktní osoba evidována (Spisy kontaktu);

- do jakých odvětvových skupin je osoba zařazena (Skupiny kontaktu) – tento údaj se využívá při filtrování adresátů v hromadném emailingu (CRM);

- jak se historicky měnila data o kontaktní osobě (Historie osoby).

Po vytvoření kontaktních osob je třeba tyto přiřadit do Souvisejících kontaktů u jednotlivých spisů. Přiřadit správně vyplněnou kontaktní osobu klienta ke spisu je velmi důležité. Výrazně to zjednoduší práci při ukládání pošty (doručeného/odeslaného emailu) ke konkrétnímu spisu.

Přesun kontaktní osoby

Pokud dochází k přesunu kontaktní osoby mezi klienty, postup je následující:

- Smažte kontaktní osobu v původní firmě – volba SMAZAT u konkrétní kontaktní osoby.

- V nové firmě zadejte novou kontaktní osobu, vyplňte pouze jméno a příjmení a klikněte na tlačítko ULOŽIT. Systém Vám nahlásí, že v systému existuje podobná osoba a nabídne Vám možnost ji použít. Klikněte na Použít a systém Vám automaticky předvyplní údaje kontaktní osoby v horní části karty kontaktní osoby – stejné jako u předchozí firmy.

- Pokud se některé údaje kontaktní osoby liší od údajů v původní firmě, například e-mail, telefon apod., je třeba tyto údaje aktualizovat. V nové firmě vyplňte veškeré aktuální informace. Kontaktní osobu přiřaďte do souvisejících kontaktů u příslušných spisů.

Kontaktní osoba u více klientů

Pokud zadáváte stejnou kontaktní osobu k více subjektům (klientům), postup je následující:

- V další firmě, do které chcete kontaktní osobu přidat, zadejte novou kontaktní osobu, vyplňte pouze jméno a příjmení a klikněte na tlačítko ULOŽIT. Systém Vám nahlásí, že v systému existuje podobná osoba a nabídne Vám možnost ji použít. Klikněte na Použít a systém Vám automaticky předvyplní údaje kontaktní osoby z horní části karty kontaktní osoby – stejné jako u první firmy.

- Údaje z nové firmy zadejte do dolní části karty kontaktní osoby. V nové firmě vyplňte veškeré aktuální informace. Kontaktní osobu přiřaďte do souvisejících kontaktů u příslušných spisů.

- V případě, že je kontaktní osoba u více subjektů, a upravíte její údaje v horní části karty Kontaktní osoba, údaje se zaktualizují u všech subjektů (klientů), u kterých je tato kontaktní osoba uvedená. Údaje z dolní části karty kontaktní osoby se u ostatních subjektů (klientů), u kterých je tato kontaktní osoba uvedená, nepropisují.

Na kartě Kontaktní osoby se pod tlačítkem SPISY KONTAKTU zobrazují všechny spisy, se kterými je kontaktní osoba pod různými subjekty (klienty) provázána.

Odchod kontaktní osoby

Pokud dochází k odchodu kontaktní osoby z firmy našeho klienta, nedochází k přesunu, ale partner chce kontakt zachovat v databázi ISAK, postup je následující:

- Smažte kontaktní osobu – volba SMAZAT u zvolené kontaktní osoby. V případě, že je uložená u více firem (zjistíte kliknutím na tlačítko HISTORIE OSOBY), je nutno ji vymazat u každé firmy zvlášť.

- Založte nového klienta fyzickou osobu v CRM v modulu Základní info.

Veškeré informace o této funkcionalitě jsme detailně popsali v samostatné kapitole Spisy.

Zvolte Klienta. V modulu Daně se Vám zobrazí přehled všech evidovaných daní k danému klientovi. Kliknutím na zvolenou daň v kterémkoli sloupci (např. Typ daně, Perioda daně, Částka zálohy, …) se Vám zobrazí dialogové okno s podrobnými informacemi o této dani. Zde je možné nastavit si detaily upozorňování na daňové povinnosti klienta, kde lze následně v rubrice Pošta-Daňová upozornění taková upozorňování odesílat. Také zde lze nastavit organizaci práce na jednotlivých druzích daní, pokud jsou pro klienta tyto daně zpracovávány. Zadané údaje za všechny klienty se Vám zobrazí v modulu Přehledy (hlavní černá příkazní lišta) - Daně (záložka v levém menu). Více o modulu Přehledy v samostatné kapitole.

Kliknutím na tlačítko PŘIDAT DAŇ se Vám otevře editovatelné dialogové okno, ve kterém můžete přiřadit ke zvolenému klientovi novou daň se všemi potřebnými detaily.

Vystavené faktury

Kliknutím na modul Faktury u daného klienta se zobrazí přehled faktur, které byly ke spisu Vystaveny. Přehled lze časově omezit.

V pravé části okna jsou zobrazeny informace o fakturaci ke konkrétnímu klientovi.

Kliknutím na popisku Zobrazit v pravé části (sloupec označený DOKUMENTY) je možné ze zobrazeného dialogu otevřít fakturu a její přílohou v aplikaci MS Word, a to kliknutím na zvolený Uložený dokument k faktuře.

Kliknutím na číslo faktury lze zobrazit dialog s podrobnými údaji o faktuře.

Zobrazení faktur je vázáno na právo povolené ve Správě uživatelů.

Zálohy

Kliknutím na druhou položku v levém menu - Zálohy je možné zobrazit přehled záloh a jejich čerpání ve vztahu k vybranému klientovi.

Tato část neslouží k vytváření faktur, je pouze informativní. Kliknutím na Fakturovat v levém menu je však možné přejít do Podkladů pro fakturaci zobrazeného klienta a fakturovat.

Odměny

Zvolte Klienta a následně vstupte do modulu Faktury. Kliknutím na položku levého menu s názvem Odměny získáte přehled o evidovaných odměnách, které jste vůči klientovi již Vyfakturovali s možností přiřazení ke spisu, a také o odměnách, které jste ještě Nevyfakturovali.

Novou odměnu vložíte kliknutím na tlačítko NOVÁ ODMĚNA v horní části obrazovky.

Kliknutím na jakýkoli sloupec zvolené odměny se rozbalí editovatelné dialogové okno, kde u nevyfakturovaných odměn máte možnost přiřadit je ke spisu.

Přeplatky (bez vlivu na DPH)

Zvolte Klienta a vstupte do modulu Faktury. Kliknutím na položku v levém menu s názvem Přeplatky získáte přehled o evidovaných přeplatcích u daného klienta.

Nový záznam o přeplatku vložíte kliknutím na tlačítko NOVÝ PŘEPLATEK v horní části obrazovky.

Fakturovat

Zvolte Klienta a následně modul Faktury. Kliknutím na položku v levém menu s názvem Fakturovat budete přesměrováni do modulu FAKTURY v horní černé příkazní liště. Zobrazí se Vám přehled všech podkladů k fakturaci – např. úkony, výdaje. O schvalování úkonů se dozvíte více v části Korekce úkonů.

Faktury lze filtrovat např. dle Data vystavení, Data splatnosti, Data zdanitelného plnění, podle Přílohy, atd. Potvrďte kliknutím na tlačítko NASTAVIT. Systém ISAK umožňuje vícestupňové schvalování úkonů pro fakturaci - zaškrtnutím možnosti Jen schválené.

Kliknutím na tlačítko Přehled XLS v pravém rohu obrazovky lze vytvořit sestavu v excelovském formátu. V pravém sloupci obrazovky naleznete Aktuální kurzy ČNB (České národní banky) s uvedením data jejich platnosti.

Tlačítko ČÍSELNÉ ŘADY je zjednodušený proklik do číselných řad faktur. Zde je možné nastavovat čísla faktur, které budou vystaveny při fakturaci.

Fakturovat skupinu

Jedná se o zrychlenou volbu pro možnost fakturování určité skupiny, kterou si vytvoříte v části Fakturační skupiny klientů.

Výchozí účtování

Zvolte Klienta a následně vstupte do modulu Faktury. Kliknutím na položku levého menu s názvem Výchozí účtování se Vám zobrazí editovatelné výchozí účtování spisů dle klienta. Po nastavení zvolených parametrů je nutno změny potvrdit kliknutím na tlačítko ULOŽIT. Všechny nově založené spisy daného klienta budou účtovány podle výchozího účtování, které je možné na jednotlivých spisech individuálně upravovat.

Více o možnostech fakturování v samostatné kapitole Fakturace.

Zvolte klienta v horní liště, modul Klienti. V agendě Ostatní výdaje se Vám zobrazí přehled výdajů u daného klienta s vazbou na spis. Jedná se o výdaje, které nebyly zadány jako pokladní výdaje, např. bezhotovostní platby, či služby notáře. U těchto výdajů máte možnost určit, zda se budou nabízet k přefakturaci klientovi. Informace, které se Vám mají zobrazovat, lze časově omezit v horní filtrační tabulce. Vždy je zadání potřeba potvrdit kliknutím na tlačítko ZMĚNIT.

Kliknutím na tlačítko Přehled DOC či Přehled (XLS) v pravém rohu obrazovky lze vytvořit sestavu vybraných výdajů ve formátu MS Word či MS Excel. Kliknutím na ikonu MS Word v pravé části (sloupec MOŽNOSTI) je možné vytvořit výdajový doklad a exportovat jej do MS Word. V přehledu se dále zobrazuje informace, zda byl výdaj již Fakturován a kdy. V pravé části okna se zobrazuje sumář zobrazených Výdajů klienta.

Dále můžete evidované výdaje Přesunout k jinému klientovi nebo spisu kliknutím na stejnojmenné tlačítko v levé dolní části obrazovky. Po vyplnění potřebných dat potvrďte tlačítkem PROVÉST.

Kliknutím na záznam v jakékoli jeho části (Datum, Účel, Částka, Spis, …) lze zobrazit dialogové okno s podrobnými údaji o záznamu ostatních výdajů. Výdaje, zobrazené v tomto dialogovém okně, je možné zadávat a vytvářet pouze v modulu Pokladna v horní černé příkazní liště. Upravovat je však lze i zde, a to pomocí zelené ikony tužky. Kliknutím na tuto ikonu se zobrazí zvolený záznam Pokladny.

Výdaje, zadané v této agendě, je možné smazat kliknutím na ikonu koše ve sloupci MOŽNOSTI (nutné potvrdit v dialogovém okně). Mazat nelze doklady pořízené z Pokladny.

Seznam ostatních výdajů lze doplňovat o nové údaje kliknutím na možnost Přidat výdaj v horní části obrazovky.

POZOR!!! Pokud uživatel zadává částky ostatních výdajů, u nichž zvolí základní nebo sníženou sazbu DPH, je nutné do sloupce ČÁSTKA vložit hodnotu ostatního výdaje včetně daně z přidané hodnoty.

Zvolte klienta v horní liště, modul Klienti. Kliknutím na záložku Úkony se zobrazí přehled úkonů, které byly ke spisu zadány. Informace o úkonech, které se Vám mají zobrazovat, lze změnit zadáním požadavků do možností horní filtrační tabulky – přehled lze např. časově omezit. Tato část neslouží k vytváření faktur, je pouze informativní.

Vždy je zadání potřeba potvrdit kliknutím na tlačítko ZMĚNIT.

Formulář pro založení nového úkonu získáte kliknutím na tlačítko NOVÝ ÚKON v horní části obrazovky.

V pravé části obrazovky je možné exportovat přehled provedených úkonů do MS Word – kliknutím na funkci Přehled.DOC nebo do MS Excel – kliknutím na funkci Přehled.XLS.

Kliknutím na jakýkoli sloupec zvoleného záznamu (Datum, Druh služby, Fakturováno, …) se zobrazí dialogové okno s podrobnými informacemi o evidovaném úkonu, které zde lze měnit. Podle potřeby potvrďte změny buď tlačítkem ULOŽIT A OPAKOVAT či ULOŽIT A ZAVŘÍT.

Již vyplněné údaje lze použít pro vytvoření nového úkonu se stejným obsahem, a to kliknutím na dolní tlačítko POUŽÍT JAKO NOVÝ, pouze ale v modulu Úkony v horní černé příkazní liště. Pro další informace k agendě úkonů navštivte samostatnou kapitolu Úkony.

Zvolte klienta v horní liště, modul Klienti. Kliknutím na Dokumenty je možné pracovat s dokumenty ve vztahu ke klientovi, tedy s takovými, které nemají přímou vazbu na spis. Jedná se například o smlouvy s klientem atd. Více o práci s dokumenty v samostatné části Dokumenty-DMS, kde je tato agenda detailněji rozpracována.

Zvolte klienta v horní liště, modul Klienti. Kliknutím na Úkoly se Vám zobrazí přehled Nesplněných a Splněných úkolů ve vazbě na klienta. Založit nový úkol můžete kliknutím na tlačítko PŘIDAT ÚKOL v horní části obrazovky.

Při kliknutí na vybraný úkol v jakémkoli ze sloupců se Vám zobrazí podrobné informace o úkolu, které můžete dále upravovat. Více v samostatné kapitole Úkoly.

Zvolte klienta v horní liště, modul Klienti. Kliknutím na Pošta se zobrazí přehled pošty ve vazbě na klienta. Informace o doručené či odeslané poště, které se Vám mají zobrazovat, lze změnit zadáním požadavků do možností horní filtrační tabulky – přehled lze např. časově omezit. Více info v samostatné kapitole Pošta.

Vždy je zadání potřeba potvrdit kliknutím na tlačítko ZMĚNIT.

Doručená pošta ve vztahu ke klientovi

V modulu Pošta se zobrazuje přehled doručené korespondence (běžné pošty i pošty doručené prostřednictvím datové schránky), a to kliknutím na položku Doručená pošta v levém menu. Podrobnější informace o zvolené korespondenci získáte kliknutím do jakéhokoli sloupce kromě Spis. Tedy: Datum, Číslo, Předmět, Odesílatel. V následně otevřeném dialogovém okně můžete k došlé poště pouze připojit dokument a zadat úkol, případně došlou poštu připojit k dalšímu klientovi nebo spisu.

Kliknutím na položku Spisu ve stejnojmenném sloupci můžete upravovat Parametry spisu, přidávat různé typy kontaktních osob, či vkládat poznámku ke spisu. Vždy změnu potvrďte tlačítkem PŘIDAT/ULOŽIT v dolní části obrazovky.

Tato část neslouží k zadávání položek došlé pošty. Doručená pošta se zadává v rubrice Pošta (horní černá příkazní lišta).

Pokud zadavatel pošty uvedl při zápisu příslušný spis(y), ke kterému se korespondence vztahuje, lze detailnější informace získat kliknutím na položku došlé pošty ve sloupci SPIS v podpoložce POŠTA-Doručená pošta (v levém menu).

Odeslaná pošta ve vztahu ke klientovi

V modulu Pošta u zvoleného klienta se zobrazuje přehled Odeslané pošty (běžné pošty i pošty odeslané prostřednictvím datové schránky). Podrobnější informace o zvolené korespondenci získáte kliknutím do jakéhokoli sloupce kromě SPIS. Tedy: Datum, Číslo, Předmět, Příjemce. V dialogovém okně můžete k odeslané poště pouze připojit dokument a zadat úkol, případně odeslanou poštu připojit k dalšímu klientovi nebo spisu.

Kliknutím na položku Spisu ve stejnojmenném sloupci můžete upravovat Parametry spisu, přidávat různé typy kontaktních osob, či vkládat poznámku ke spisu. Vždy změnu potvrďte tlačítkem PŘIDAT/ULOŽIT v dolní části obrazovky.

Tato část neslouží k zadávání položek odeslané pošty. Odeslaná pošta se zadává v rubrice Pošta (horní černá příkazní lišta).

Pokud zadavatel pošty uvedl při zápisu příslušný spis(y), ke kterému se korespondence vztahuje, lze detailnější informace získat kliknutím na položku odeslané pošty ve sloupci SPIS v podpoložce POŠTA-Odeslaná pošta (v levém menu).

Pošta vše

Jedná se o přehledovou agendu s odeslanou i doručenou poštou řazenou dle potřeb uživatele (ve volbách sloupců). Sestavu kompletní korespondence lze stáhnout v excelu pomocí tlačítka Sestava .XLS v horní části obrazovky.

Nastavení DS (datových schránek)

Kromě nastavení datových schránek uživatele je možné spravovat v systému ISAK i datové schránky klientů včetně jejich hromadného stahování. Více v kapitole Pošta - v části Datové schránky klientů.

Pokud je součástí Vaší licence nadstavbová funkce pro průvodce zakládání nových klientů, prostudujte si následující popis funkcionality. Jedná se o určitý druh schvalovacího postupu.

Je potřeba mít na paměti, že k finálnímu založení klienta dojde v případě využití této funkcionality až po schválení všemi články tohoto schvalovacího postupu:

  • Osoba odpovědná za klienta (pokud je osoba odpovědná za klienta shodná s osobou, která spis založila, je spis v této části automaticky schválen);
  • Manažer kanceláře;
  • Partner.

Schvalovat nebo zamítat požadavky je možné jak z došlých emailových zpráv, tak i z karty klienta použitím tlačítka Schválit a Zamítnout. Již zamítnuté požadavky může osoba, která ho zamítla, schválit po dobu 5 ti dnů.

Zda je uživatel oprávněn schvalovat klienty na úrovni manažera kanceláře, se volí ve Správě uživatelů, kde se Vám po kliknutí na daného uživatele otevře samostatné okno Detail uživatele. Tam najděte níže na obrazovce část Nastavení práv - Klienti a zaškrtněte políčko volby Schvalovat zakládání klientů (manager).

Zda je uživatel oprávněn schvalovat klienty na úrovni partnera kanceláře, se volí tamtéž. Je nutno zaškrtnout políčko volby Schvalovat zakládání klientů (partner).

Vlastní postup je následující:

  1. Založení klienta

POZOR: V této fázi je nutné vyplnit všechny potřebné údaje dříve, než opustíte kartu klienta. V rámci procesů již nebudete mít ke klientovi až do úplného schválení přístup. Na seznamu klientů uvidíte v jaké fázi schvalování se klient nachází.

  1. Automatické schválení osobou odpovědnou za klienta, pokud jde o stejnou osobu, jaká klienta založila. Jinak je odeslán požadavek na schválení klienta osobě odpovědné za klienta:
    1. možnost schválit - bude generován automaticky další krok;
    2. možnost zamítnout - proces je ukončen a nový klient není založen.
  2. Odeslání požadavku na schválení klienta všem osobám s právem schvalovat na úrovni manažera:
    1. možnost schválit - bude generován automaticky další krok;
    2. možnost zamítnout - proces je ukončen a nový klient není založen.
  3. Odeslání požadavku na schválení klienta všem osobám s právem schvalovat na úrovni partnera:
    1. možnost schválit - bude generován automaticky další krok;
    2. možnost zamítnout - proces je ukončen a nový klient není založen.
  4. Vygenerováno číslo klienta a klient se stane aktivním. Pokud je požadováno v tomto kroku automaticky vygenerovat nějaké spisy, provede se jejich vygenerování. Přehled spisů, které se v rámci procesu generují, definuje v systému technická podpora ISAK.

V případě zamítnutí je všem zúčastněným osobám v procesu založení odeslána zpráva, že bylo založení zamítnuto.

V případě schválení partnerem je vygenerováno nové číslo klienta a všem zúčastněným osobám v procesu založení odeslána zpráva, že bylo založení provedeno.

Výzvy ke schválení a výsledky procesu založení jsou zasílány emailem na adresu uživatele uvedenou v přehledu uživatelů. Součástí emailu je odkaz do systému (vyžaduje, aby uživatel byl v síti se systémem ISAK) a aktivní odkazy pro přímé schválení nebo zamítnutí (tyto odkazy jsou funkční z celého internetu, vyžadují ovšem připojení přes https).

  • klienti.txt
  • Poslední úprava: 16/01/2019 11:28
  • autor: ST