Klienti

Modul Klienti naleznete v hlavní příkazní liště. Obsahuje seznam všech Vašich klientů vč. kontaktních osob a jejich údajů. Klienty můžete přiřazovat k různým skupinám, zakládat si k nim Spisy, mít přehled o Daních, Fakturovat jim a faktury si u nich ukládat, či evidovat Ostatní výdaje. Dále tato funkcionalita umožňuje s klienty komunikovat prostřednictvím Pošty a vše k tomu archivovat. V neposlední řadě si zde můžete vést přehled o Vašich Úkolech, na kterých ve vztahu s klientem pracujete, či o Úkonech, které provádíte.

Výše uvedené moduly se Vám však v dolní zelené příkazní liště nabídnou až po Založení nového klienta.

Přiložením kurzoru na název modulu Klienti se rozbalí okno s nabídkou volby klienta, na kterém chcete pracovat. Lze volit z nabídky Všichni klienti, Účastníci řízení či Oblíbení klienti. Více o jednotlivých možnostech uvádíme v kapitolách níže, či klikněte na související prolink.

Zvolte modul Klienti/Všichni klienti v horní části obrazovky a systém Vám zobrazí seznam klientů, které jste do systému již zadali.

Pomocí tlačítka Nový klient se do systému zavádějí noví klienti.

Pro založení nového klienta nebo jeho editaci musí mít přihlášený uživatel dostatečná práva. Bez přiděleného práva není funkce dostupná.

Údaje klientů lze editovat, ale nelze klienta smazat. Abyste předešli duplicitnímu vytvoření stejného subjektu, nejprve vždy zkontrolujte, zda subjekt není v systému již zadaný!

Pokud je součástí Vaší licence nadstavbová funkce pro průvodce zakládání nových klientů, prostudujte si popis funkcionality: Procesy pro založení nového klienta.

Následně se Vám otevře dialogové okno, do kterého můžete vložit základní informace k novému klientovi. Doporučujeme vyplnit především informace v horní části – název firmy, typ osoby, IČO, DIČ, odpovědnou osobu, kompletní adresu sídla a datum zapsání klienta. V případě, že má subjekt jinou doručovací adresu, vyplňte i tuto adresu. Data potvrďte tlačítkem Uložit. Po přidání nového klienta můžete do systému zadávat další informace vztahující se ke klientovi.

Pokud je klient zaveden v Administrativním registru ekonomických subjektů Ministerstva financí – ARES, můžete využít propojení systému s ARES.

Kontaktní osoby k jednotlivým klientům se zadávají do zvláštní evidence až po zavedení nového klienta.

Po vlastním založení nového klienta se z praxe doporučuje současně provést následující kroky:

1) vyplnit podklady CRM;

2) přiřadit kontaktní osoby klienta.

Zvolte klienta. Zobrazí se Vám dolní zelená příkazní lišta. V prvním modulu v pořadí - Základní info jsou zadávány základní údaje o klientovi (v levém menu záložka Firma), definovány příslušnosti k základním úřadům (Úřady a nastavení), Práva přístupu ke klientovi, zadávány údaje o CRM a umožněno definování Externího přístupu k datům klienta.

Firma

Zvolte Klienta a klikněte na modul Základní info. V levém menu naleznete záložku s názvem Firma. Tato záložka obsahuje detailní informace o zvoleném klientovi. Při vkládání nových údajů či jejich úpravách je vždy nutno změny potvrdit tlačítkem ULOŽIT v dolní části obrazovky.

V místech zobrazení ikony zelené tužky lze upravit např. název klienta či jeho sídlo. Systém ISAK uchovává historii adres sídel klienta (ikona dokumentu se šipkou) a na tyto změny upozorňuje.

Po kliknutí na ikonu tužky se otevře okno Oprava názvu klienta, zapíšeme nový název a datum Platnosti od a údaje potvrdíme tlačítkem ULOŽIT.

Vedle ikonky tužky se pod oknem Obchodní firma /jméno objeví ikonka se šipkou. Po kliknutí na tuto ikonu se otevře okno Předchozí sídla klienta. Kdybychom nechtěli zachovat historii názvů můžeme zde předchozí název smazat.

Proklikem na ikonu dopisu umístěné pod oknem Sídlo ulice si můžete aktuální adresu vytisknout na obálku. Tlačítko Obálky v pravé části obrazovky vytiskne standardní advokátní obálku spisu v MS Word.

Aktualizace údajů z ARES

Pokud je klient zaveden v Administrativním registru ekonomických subjektů Ministerstva financí – ARES, postačí při zakládání nového klienta uvést v polích IČ/Rodné číslo tento údaj, a poté kliknout na funkci Najít. ISAK v databázi vyhledá odpovídající položku a nabídne Vám doplnění některých údajů o Vašem klientovi do patřičných polí systému ISAK.

Vyhledávání v databázích ARES předpokládá funkční připojení serveru k internetu. Pro vyplnění těchto údajů o klientovi je nutné kliknout na tlačítko VLOŽIT ve spodní části obrazovky.

V položce levého menu Firma lze zadané informace o klientovi aktualizovat, a to ze záznamů systému ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů).

Kontrola konfliktů a duplicity

Systém ISAK má implementovánu funkci kontroly konfliktů při zadání nového klienta. Porovnává jméno zadaného klienta s údaji uloženými v systému. Pokud systém nalezne shodu, vypíše (při opuštění pole s názvem klienta) seznam konfliktních údajů. Pokud ale uživatel ignoruje tato hlášení systém vytvoří duplicitní záznam (2x klient se stejným IČ).

Z důvodu zachování kontinuity dat, klienty již zadané v systému NELZE MAZAT. Uživatel systému odpovídá za kontrolu zjištěných údajů a vyhodnocení hlášení systému o konfliktu. Systém při nalezení konfliktu nezamezí uložení nového klienta.

Úřady a nastavení

V části Klienti – Základní info můžete pro zvoleného klienta nastavit Úřady dle jeho příslušnosti. Je možné zde nastavit finanční úřad, správu sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovnu klienta. Uvedené úřady slouží zejména při práci s funkcemi modulu pro daňové poradenství nebo při generování dokumentů ze vzorů.

Příslušný úřad zadáte pomocí tlačítka VLOŽIT. Otevře se Vám dialogové okno Přidat úřad, ve kterém vyplňte název úřadu a číslo registrace klienta (VS) u daného úřadu. Systém do pole Od automaticky doplní datum, kdy úřad ke klientovi přiřazujete. Pole Do ponecháváme po dobu platnosti příslušnosti klienta k danému úřadu prázdné. Údaje potvrďte kliknutím na tlačítko ULOŽIT.

V případě změny příslušnosti klienta ke konkrétnímu úřadu, zadejte do systému způsobem popsaným výše nový úřad. Systém u předchozího úřadu automaticky doplní datum do pole Do a systém ho už nebude při Vaší další práci brát v potaz.

Jednotlivé úřady můžete u klienta také smazat kliknutím na ikonu koše na řádku příslušného úřadu.

U jednotlivých Klientů je možné vést knihy doručené a odeslané pošty v samostatné číselné řadě klienta.

Prefix číselné řady pošty může být vyplněn alfanumerickými znaky dle nastavení uživatele. Číslo je automatická hodnota, která se s každou další odeslanou, nebo došlou poštou zvyšuje o hodnotu 1. Rok určuje, kterého období se pošta týká. Hodnota rok nemusí být vyplněn, pošta je pak číslována prefixem a číslem. Pokud u Klienta nezvolíte číselnou řadu pro došlou nebo odeslanou poštu, bude se pošta číslovat v implicitně nastavené řadě přiřazované systémem ISAK.

Přístupová práva ke klientovi

Systém ISAK umožňuje u každého klienta řídit práva přístupu jednotlivých uživatelů a jejich skupin. Každému novému klientovi systém automaticky nastaví v agendě Práva přístupu skupinu Uživatelé (výchozí). K tomuto novému klientovi tak získají přístup všichni uživatelé.

Spravovat práva přístupu ke klientovi může uživatel, který:

- má přiděleno právo spravovat práva ke klientům;

- nebo je vedený jako osoba odpovědná za klienta.

Osoba, která má oprávnění spravovat uživatele, může k danému klientovi přidávat a odebírat oprávnění jednotlivých uživatelů nebo celých skupin, a to buď volbou Pozitivního práva (osoba nebo skupina získává přístup ke klientovi) nebo volbou Negativního práva (osoba nebo skupina přístup ke klientovi nemá). Přístupová práva je možné přidělovat i více skupinám nebo uživatelům.

Základní pravidla pro nastavení práv přístupu ke klientům:

- práva jednotlivců mají přednost před právy skupiny;

- a zároveň mají negativní práva přednost před právy pozitivními.

Pokud je skupině přiděleno pozitivní právo přístupu ke klientovi, je možné vyřadit jednotlivé členy ve zvolené skupině z přístupu k tomuto klientovi přidáním negativních práv člena skupiny. Při kliknutí na uživatele či skupinu ve sloupci SKUPINA/UŽIVATEL se v novém dialogovém okně zobrazí všichni uživatelé, kteří jsou zařazeni v dané skupině práv. Po kliknutí na volbu Odepřít ve sloupci AKCE se této osobě přidělí negativní právo přístupu.

Kliknutím na tlačítko Přehled práv klienta lze vytvořit sestavu ve formátu Excel (.xls), a to včetně všech spisů a složek dokumentů.

Další důležité informace související s nastavením práv přístupu do klienta:

Uživatel, který má administrátorem přidělena práva přístupu ke klientovi, má automaticky také PŘÍSTUP DO SPISŮ KLIENTA, za podmínky, že přístup ke spisu není výslovně danému uživateli zakázán.

Pokud má uživatel povolen přístup do některého spisu klienta, má automaticky povolený PŘÍSTUP K PŘEHLEDU SPISŮ KLIENTA (uživatel v menu klienta vidí jen volbu SPISY).

CRM (Customer Relationship Management)

Uživatel, jenž má přikoupenou funkcionalitu „CRM a hromadné rozesílání emailů“, si může v systému evidovat u klientů řadu údajů s využitím při řízení vztahů s tímto klientem. Umožňuje to udržet přehled o pokrocích ve spolupráci, zejména u kanceláře s větším počtem uživatelů, resp. osob, které na klientech pracují.

Klienty je možné třídit podle těchto kritérií, které lze definovat před započetím využívání systému CRM (po kliknutí na šipku u příslušného pole se rozroluje seznam, ze kterého vyberete):

- Odvětví klienta;

- Poskytovanou oblast služeb;

- Procesní fázi klienta.

Svůj výběr potvrďte kliknutím na tlačítko ULOŽIT.

Jako nástroj CRM je využívána zejména možnost hromadného rozesílání emailů jednotlivým kontaktním osobám klientů.

Externí přístup

Systém ISAK umožňuje zřídit Externí přístup pro klienta nebo jiného externího spolupracovníka k dokumentům ve spisech. V případě zájmu o tuto funkcionalitu kontaktujte technickou podporu.

Ke každému klientovi můžete kliknutím na tlačítko Nový kontakt v horní části obrazovky přidat neomezený počet kontaktních osob.

U každé kontaktní osoby je možné evidovat celou řadu údajů. Základní data jsou: titul, jméno, příjmení, jazyk, tel, mobil, email, kompletní adresa a funkce ve firmě.

Tyto kontaktní osoby mohou být následně použity jako zdroj informací při generování dokumentů (plné moci, smlouvy apod.) a tvorbě mailingu.

V přehledu kontaktů můžete jednotlivé kontakty upravovat, a to kliknutím na jméno klienta ve sloupci Kontaktní osoba. Pokud ve sloupci E-mail kliknete na zadaný email zvolené kontaktní osoby klienta, vyvolá se asociovaný poštovní klient a nabídne se odeslání emailu této osobě.

Kontaktní osoby klienta lze přiřazovat ze seznamu Kontaktních osob klienta přímo k jednotlivým spisům tohoto klienta tzv. Souvisejícím kontaktům. Tato funkcionalita umožní uživateli rychlé zjištění kontaktních osob vážících se k danému spisu a výrazně usnadňuje ukládání e-mailů do pošty spisu.

Kliknutím na zvolený kontakt v části jeho jména se Vám otevře editovatelné dialogové okno, kde můžete editovat údaje kontaktní osoby a dále:

- evidovat všechny sdílené osoby Vaší kanceláře/společnosti, zodpovědné za komunikaci se zvoleným klientem (tlačítko Osoby);

- zjistit, u kterých spisů je kontaktní osoba evidována (tlačítko Spisy kontaktu);

- zadat osoby do odvětvových skupin (tlačítko Skupiny kontaktu) – tento údaj se využívá při filtrování adresátů v hromadném emailingu (CRM);

- zjistit, jak se historicky měnila data o kontaktní osobě (tlačítko Historie osoby).

Po doplnění údajů potvrďte kliknutím na tlačítko ULOŽIT.

Po vytvoření kontaktních osob doporučujeme tyto přiřadit do Souvisejících kontaktů u jednotlivých Spisů. Výrazně to zjednoduší práci při ukládání pošty (doručeného/odeslaného emailu) ke konkrétnímu spisu.

Přesun kontaktní osoby mezi klienty

Pokud dochází k přesunu kontaktní osoby mezi klienty, postup je následující:

  1. Smažte kontaktní osobu v původním klientovi – volba SMAZAT u konkrétní kontaktní osoby.
  2. V novém klientovi začněte zadávat novou kontaktní osobu, vyplňte pouze jméno a příjmení a klikněte na tlačítko ULOŽIT. Systém Vám nahlásí, že v systému existuje podobná osoba a nabídne Vám možnost ji použít. Klikněte na Použít a systém Vám automaticky předvyplní údaje kontaktní osoby v horní části karty kontaktní osoby – stejné jako u předchozí firmy.
  3. Pokud se některé údaje kontaktní osoby liší od údajů v původní firmě (klientovi), například e-mail, telefon apod., je třeba tyto údaje aktualizovat. V nové firmě vyplňte veškeré aktuální informace.

Kontaktní osoba u více klientů

Pokud zadáváte stejnou kontaktní osobu k více subjektům (klientům), doporučujeme následující postup:

  1. V další firmě, do které chcete kontaktní osobu přidat, zadejte novou kontaktní osobu, vyplňte pouze jméno a příjmení a klikněte na tlačítko ULOŽIT. Systém Vám nahlásí, že v systému existuje podobná osoba a nabídne Vám možnost ji použít. Klikněte na Použít a systém Vám automaticky předvyplní údaje kontaktní osoby z horní části karty kontaktní osoby – stejné jako u první firmy.
  2. Údaje z nové firmy zadejte do dolní části karty kontaktní osoby. V nové firmě vyplňte veškeré aktuální informace.

V případě, že je kontaktní osoba u více subjektů, a upravíte její údaje v horní části karty Kontaktní osoba, údaje se zaktualizují u všech subjektů (klientů), u kterých je tato kontaktní osoba uvedená.

Údaje z dolní části karty kontaktní osoby a informace pod tlačítky OSOBY a SKUPINY se u ostatních subjektů (klientů), u kterých je tato kontaktní osoba uvedená, nepropisují.

Na kartě Kontaktní osoby se pod tlačítkem SPISY KONTAKTU zobrazují všechny spisy, se kterými je kontaktní osoba pod různými subjekty (klienty) provázána.

Smazání kontaktní osoby

Pokud dochází k odchodu kontaktní osoby z firmy Vašeho klienta, smažte kontaktní osobu – volbou ZNEPLATNIT u zvolené kontaktní osoby.

Veškeré informace o této funkcionalitě jsme detailně popsali v samostatné kapitole Spisy.

Zvolte Klienta. V modulu Daně se Vám zobrazí přehled daní, ke kterým je klient registrován. Kliknutím na řádek zvolené daně v kterémkoli sloupci (např. Typ daně, Perioda daně, Částka zálohy, …) se Vám zobrazí dialogové okno Daň s podrobnými informacemi o této dani.

Kliknutím na tlačítko PŘIDAT DAŇ se Vám otevře editovatelné dialogové okno, ve kterém můžete přiřadit ke zvolenému klientovi novou daň se všemi potřebnými detaily.

V dialogovém okně Daň můžete kromě základních informací o dani jako je typ, perioda, výše daně nebo variabilní symbol a příslušné datumy, evidovat také někoho z uživatelů systému jako osobu odpovědnou za zpracování konkrétní daně ve Vaší kanceláři (pole Osoba odpovědná za daň) a komu z kontaktních osob klienta chcete oznamovat daňovou povinnost (pole Komu oznamovat povinnost).

V systému můžete evidovat všechny daně, ke kterým je klient přihlášen a pomocí zatržítka Zpracovávat u nich rozlišovat, zda je pro klienta zpracováváte či nikoliv. Pokud pole není zatrženo, daň se Vám nenabízí ke zpracování v dalších částech agendy.

Informace uvedené u jednotlivých daní lze využít pro upozorňování na daňové povinnosti klienta nebo pro usnadnění práce na jednotlivých druzích daní pomocí modulu Přehledy, kde lze daně zpracovávat hromadně za všechny klienty. Všechny evidované údaje lze využít také pro generování dokumentů (například plných mocí) ze vzorů.

Vystavené faktury

Kliknutím na záložku Faktury u daného klienta se zobrazí přehled faktur, které byly klientovi vystaveny.

Přehled lze časově omezit. Filtr období od-do zohledňuje datum vystavení faktury. Faktury lze třídit (filtrovat) také podle toho, zda jsou nebo nejsou uhrazené.

V pravé části okna jsou zobrazeny souhrnné informace o fakturaci ke konkrétnímu klientovi. Součty platí pro faktury v právě aktuálním přehledu (výběru).

Obdobně jako v sekci Faktury/Faktury můžete kliknutím na Zobrazit ve sloupci DOKUMENTY příslušného řádku zobrazit fakturu a její přílohy nebo kliknutím na číslo faktury přehled s podrobnými údaji o faktuře.

Na této stránce je také možné vygenerovat přehled k fakturaci, který obsahuje všechny úkony a ostatní výdaje všech spisů klienta určené k vyfakturování.

Zobrazení faktur je vázáno na právo povolené ve Správě uživatelů.

Zálohy

Kliknutím na Zálohy je možné zobrazit přehled záloh a jejich čerpání ve vztahu k vybranému klientovi.

Novou zálohu zadáte prostřednictvím tlačítka NOVÁ ZÁLOHA. Vyplňte všechny údaje na kartě Podklad pro zálohu a údaje potvrďte kliknutím na tlačítko ULOŽIT.

Záloha se zaeviduje v seznamu Nevyfakturované zálohy.

Kliknutím na jakýkoli sloupec nevyfakturované zálohy se rozbalí editovatelné dialogové okno, kde máte možnost až do vyfakturování hodnoty zálohy měnit.

Po vystavení zálohové faktury a její úhradě (více informací najdete v kapitole Faktury/Faktury zálohové) se aktualizují informace v přehledu Záloh klienta a záloha se přesune do evidence Zálohy k čerpání a vyčerpané zálohy.

Zde také můžete zvolit, že záloha nebude v běžné fakturaci čerpána, a to zatržením políčka Nečerpat. Pokud toto políčko nezatrhnete, systém automaticky nabídne v následující fakturaci nejstarší dosud nevyúčtovanou zálohu.

Ve sloupci volná záloha se nám zobrazuje výše zálohy k čerpání a po kliknutí na informační ikonku se zobrazí přehled všech daňových dokladů, které se zálohou nějakým způsobem souvisí.

Odměny

Zvolte Klienta a následně vstupte do modulu Faktury. Kliknutím na položku levého menu s názvem Odměny získáte přehled o evidovaných jednorázových odměnách, které jste vůči klientovi již Vyfakturovali s možností přiřazení ke spisu, a také o odměnách, které jste ještě Nevyfakturovali.

Novou odměnu vložíte kliknutím na tlačítko NOVÁ ODMĚNA v horní části obrazovky.

Vyplňte údaje do polí v dialogovém okně Podklad pro jednorázovou odměnu a vše potvrďte kliknutím na tlačítko ULOŽIT.

Kliknutím na jakýkoli sloupec nevyfakturované odměny se rozbalí editovatelné dialogové okno, kde máte možnost až do vyfakturování hodnoty měnit.

Nevyfakturované odměny se při následné fakturaci nabízí automaticky k vyfakturování.

Přeplatky (bez vlivu na DPH)

Zvolte Klienta a vstupte do modulu Faktury. Kliknutím na položku v levém menu s názvem Přeplatky získáte přehled o evidovaných přeplatcích u daného klienta.

Nový záznam o přeplatku vložíte kliknutím na tlačítko NOVÝ PŘEPLATEK v horní části obrazovky.

Nevyúčtované přeplatky se při následné fakturaci nabízí automaticky k odečtení.

Fakturovat

Zvolte Klienta a následně modul Faktury v horní černé příkazní liště. Kliknutím na položku v levém menu s názvem Fakturovat budete přesměrováni do modulu FAKTURY/Fakturovat. Zobrazí se Vám přehled všech aktuálních podkladů k fakturaci spisů daného klienta.

Fakturovat skupinu

Jedná se o zrychlenou volbu pro možnost fakturování určité skupiny, kterou si vytvoříte v části Skupiny klientů.

Výchozí účtování

Zvolte Klienta a následně vstupte do modulu Faktury. Kliknutím na položku levého menu s názvem Výchozí účtování se Vám zobrazí editovatelné výchozí účtování spisů dle klienta. Po nastavení zvolených parametrů je nutno změny potvrdit kliknutím na tlačítko ULOŽIT.

Všechny nově založené spisy daného klienta budou účtovány podle výchozího účtování klienta, které je možné na jednotlivých spisech individuálně upravovat. Popis jednotlivých polí je identický s účtováním Spisu.

Více o možnostech fakturování v samostatné kapitole FAKTURY.

Zvolte klienta v horní liště, modul Klienti. V agendě Ostatní výdaje se Vám zobrazí přehled všech hotovostních i bezhotovostních výdajů u daného klienta s případnou vazbou na spis. Zapisují se zde bezhotovostní výdaje, které nebyly zadány jako pokladní výdaje.

Výdaje je možné filtrovat podle přednastavených parametrů (filtrů). Datum od-do zohledňuje Datum dokladu na kartě Výdaj. Vždy je zadání potřeba potvrdit kliknutím na tlačítko ZMĚNIT.

V poli Výdaje za klientem systém sčítá výdaje přiřazené klientovi dle výběru ve filtrech.

Na rozdíl od úkonů nelze ostatní výdaje dodatečně přiřadit k již vystavené faktuře.

Zadání bezhotovostního výdaje

Nový bezhotovostní výdaj začnete vytvářet kliknutím na tlačítko PŘIDAT VÝDAJ.

Datum dokladu - vyplňte datum vystavení nebo DUZP dokladu (dle metodiky Vaší kanceláře).

Vyplňte Účel platby (text se propisuje do fakturace) a částku. Vyberte měnu a sazbu DPH, přiřaďte klienta a spis. Dále zadejte, komu byl výdaj vyplacen (pole „Vyplaceno komu“) případně jeho adresu (nepovinné pole).

Pokud se na výdaj vztahuje možnost fakturovat bez DPH dle §36 odst. 11 zákona 235/2004 Sb. zaškrtněte Fakturovat bez DPH.

V případě, že výdaj nechcete přefakturovávat klientovi, zaškrtněte Nefakturovat.

Zadání výdaje potvrďte kliknutím na tlačítko ULOŽIT.

Použít ceník – zatržítko, které umožní použít předdefinovaný ceník. Pro vydefinování ceníku prosím kontaktujte technickou podporu podpora@isak-services.cz.

Kliknutím na ikonu MS Word v pravé části (sloupec MOŽNOSTI) je možné vytvořit výdajový doklad a exportovat jej do MS Word pro další použití např. tisk. V přehledu se dále zobrazuje informace, zda byl výdaj již Fakturován a kdy.

Do doby, než je bezhotovostní výdaj vyfakturovaný jej můžete editovat. Poději už nikoliv.

Kliknutím na záznam v jakékoli části řádku výdaje (mimo sloupec MOŽNOSTI) lze zobrazit dialogové okno s podrobnými údaji o záznamu ostatních výdajů. Bezhotovostní výdaje, zobrazené v tomto dialogovém okně, je možné nyní editovat. Hotovostní výdaje, které lze vytvářet pouze v modulu Pokladna, můžete upravovat pomocí zelené ikony tužky. Kliknutím na tuto ikonu se Vám zobrazí zvolený záznam Pokladny.

Bezhotovostní výdaje, zadané v této agendě, je možné smazat kliknutím na ikonu koše ve sloupci MOŽNOSTI (nutné potvrdit v dialogovém okně). Mazat nelze doklady pořízené z Pokladny.

Dále můžete všechny evidované dosud nevyfakturované výdaje hromadně Přesunout k jinému klientovi nebo spisu kliknutím na stejnojmenné tlačítko v levé dolní části obrazovky. Po výběru nového klienta a spisu potvrďte přesun tlačítkem PROVÉST.

Kliknutím na tlačítko Přehled DOC či Přehled (XLS) lze vytvořit sestavu vybraných výdajů ve formátu MS Word či MS Excel.

POZOR!!! Pokud uživatel zadává částky ostatních výdajů, u nichž zvolí základní nebo sníženou sazbu DPH, je nutné do sloupce ČÁSTKA vložit hodnotu ostatního výdaje včetně daně z přidané hodnoty.

Zvolte klienta v horní liště, modul Klienti. Kliknutím na záložku Úkony se zobrazí přehled úkonů, které byly ke KLIENTOVI zadány. Můžete si vytvářet různé přehledy úkonů pomocí přednastavených parametrů (filtrů). Výběr je třeba vždy potvrdit kliknutím na tlačítko ZMĚNIT. V polích Období od-do se zohledňuje datum provedení úkonu.

Formulář pro založení nového úkonu získáte kliknutím na tlačítko NOVÝ ÚKON v horní části obrazovky. Úkony můžete editovat obdobně jako v jiných místech systému. Datum provedení úkonu se v této sekci předvyplňuje obdobným způsobem jako když zadáváte úkony v Úkony za období.

Úkon můžete upravovat pouze do doby, než je úkon vyfakturovaný.

V poli Celkem odpracováno systém sčítá odpracované hodiny na úkonech dle výběru ve filtrech.

V pravé části obrazovky je možné exportovat přehled provedených úkonů do MS Word – kliknutím na funkci Přehled.DOC nebo do MS Excel – kliknutím na funkci Přehled.XLS.

Tématice úkonů se věnuje samostatná kapitola Úkony.

Zvolte klienta v horní liště, modul Klienti. Kliknutím na Dokumenty je možné pracovat s dokumenty ve vztahu ke klientovi, tedy s takovými, které nemají přímou vazbu na některý ze spisů klienta. Může se jednat například o smlouvy s klientem atd. Více informací o práci s dokumenty najdete v samostatné kapitoleDokumenty-DMS, kde je tato agenda detailněji rozpracována.

Kliknutím na ÚKOLY v menu Klienta se Vám zobrazí přehled všech Nesplněných a Splněných úkolů ve vazbě na klienta. Založit nový úkol můžete kliknutím na tlačítko PŘIDAT ÚKOL v horní části obrazovky.

Při kliknutí na vybraný úkol v jakémkoli ze sloupců se Vám zobrazí podrobné informace o úkolu, které můžete dále upravovat.

Více informací k založení a editaci úkolů najdete v samostatné kapitole Úkoly.

Kliknutím na POŠTA v menu Klienta se Vám zobrazí přehled pošty ve vazbě na klienta.

Tato část neslouží k zadávání položek došlé pošty. Doručená i odeslaná pošta se zadává v modulu Pošta (horní černá příkazní lišta).

Informace o doručené či odeslané poště, které se Vám zobrazují v přehledu pošty klienta, lze filtrovat podle přednastavených parametrů (filtrů), jejichž význam je stejný jako v modulu Pošta. Kliknutím na zvolenou položku doručené pošty můžete záznam upravovat.

Zadání filtrů je potřeba vždy potvrdit kliknutím na tlačítko ZMĚNIT.

Doručená pošta ve vztahu ke klientovi

V Klient/Pošta/Doručená pošta se zobrazuje přehled doručené korespondence. Podrobnější informace o záznamu korespondence získáte kliknutím do jakéhokoli místa řádku vybraného záznamu kromě sloupce Spis. V následně otevřeném dialogovém okně můžete zadat úkol, připojit k dalšímu nebo jinému klientovi a spisu případně odpovědět na datovou zprávu . Některé další parametry záznamu pošty lze editovat v modulu Pošta.

Kliknutím na položku ve sloupci Spis se dostanete do Parametrů daného spisu.

Odeslaná pošta ve vztahu ke klientovi

V Klient/pošta/Odeslaná pošta se zobrazuje přehled odeslané korespondence. Podrobnější informace o záznamu korespondence získáte kliknutím do jakéhokoli místa vybraného řádku vybraného záznamu kromě sloupce Spis. V následně otevřeném dialogovém okně můžete připojit dalšího nebo jiného klienta a spis.

Kliknutím na položku ve sloupci Spis se dostanete do Parametrů daného spisu.

Pošta vše

Jedná se o přehledovou agendu s odeslanou i doručenou poštou řazenou dle potřeb uživatele (ve volbách sloupců). Sestavu kompletní korespondence lze stáhnout v excelu pomocí tlačítka Sestava .XLS v horní části obrazovky.

Nastavení DS (datových schránek)

V systému ISAK je možné spravovat datové schránky klientů. Touto funkcionalitou není dotčena správa datové schránky uživatele. Po vybrání klienta, u jehož datovou schránku chce uživatel spravovat, lze kliknutím na záložku Pošta zvolit nastavení nových datových schránek volbou Nastavení DS.

Kliknutím na Přidat schránku můžete přidávat neomezené množství datových schránek vybraného klienta. V dialogovém okně Nová datová schránka vyplňte název a parametry datové schránky:

  • Identifikátor datové schránky;
  • Přihlašovací jméno;
  • Heslo.

Údaje potvrďte kliknutím na tlačítko PŘIDAT.

Prostřednictvím tlačítka Uživatelé na řádku datové schránky zadejte uživatele, kteří budou mít oprávnění stahovat a odesílat datové zprávy prostřednictvím této datové schránky. Každému z těchto uživatelů zároveň můžete zatrhnutím pole AUTOMATICKY KONTROLOVAT povolit hromadnou kontrolu všech datových schránek najednou.

Aby mohl uživatel stahovat a odesílat zprávy prostřednictvím datové schránky, musí mít ve svém uživatelském profilu také povoleno stažení a odesílání zpráv.

Poté může uživatel, který tato práva má, ovládat datovou schránku v agendě Pošta.

Systém ISAK umožňuje označit vybrané klienty jako OBLÍBENÉ KLIENTY, čímž je míněno, na kterých aktuálně nejvíce pracujete. Oblíbení klienti se uživateli na různých místech systému nabízí přednostně, umožňuje například rychlý přechod k danému klientovi bez nutnosti jeho vyhledávání.

Zda je Vámi zvolený klient zařazen do oblíbených klientů, zjistíte v agendě Klienti-Všichni klienti-Seznam klientů, pokud je označen hvězdičkou ve sloupci INFO.

Klienta zařadíte mezi oblíbené kliknutím na hvězdičku, umístěnou vpravo od jména klienta v levé části dolní příkazní lišty. V momentě, kdy se změní její barva na žlutou (vyplní se), je zařazen do oblíbených.

Oblíbení klienti jsou vždy vázáni na aktuálního přihlášeného uživatele (každý uživatel má svou skupinu oblíbených klientů).

Najeďte kurzorem na název modulu Klienti v horní příkazní liště. Kliknutím na možnost Všichni klienti se Vám otevře celá funkcionalita, jenž v levém menu nabízí záložky Seznam klientů, Skupiny klientů, Účastníci řízení, Insolvence, Kontaktní osoby.

Detailní informace uvádíme zde v následujících kapitolách.

Seznam klientů

Najeďte kurzorem na název modulu Klienti v horní příkazní liště a zvolte možnost Všichni klienti. Zobrazí se Vám záložka Seznam klientů, kde najdete seznam všech Vámi již evidovaných klientů.

V tomto seznamu lze klienty zobrazit v abecedním pořadí dle jejich názvu, či podle pořadového čísla, a to sestupně či vzestupně. Základní seznam obsahuje také kontaktní údaje jako telefon a email. Kliknutím na zvolený kontakt ve sloupci E-MAIL lze přímo elektronický dopis odeslat. Sloupec INFO Vám poskytuje informace, zda je klient zařazen mezi Oblíbené.

Pomocí filtrů Oblast služeb, Odvětví klienta, Procesní fáze nebo jména jeho Odpovědného uživatele si můžete klienty různě třídit. Svou volbu vždy potvrďte kliknutím na tlačítko ZMĚNIT. Počet zobrazených výsledků se zobrazuje v pravé části obrazovky v tabulce Počet klientů.

Na tomto místě můžete pomocí tlačítka NOVÝ KLIENT zakládat klienty nové. Více v kapitole Založení nového klienta.

Kliknutím na zvoleného klienta budete přesměrování do sekce zvoleného klienta dle Vašeho Nastavení uživatele.

Skupiny klientů

V systému ISAK je možné tvořit neomezené Skupiny klientů v závislosti na podmínkách zvolených uživatelem za účelem fakturace.

Najeďte kurzorem na název modulu Klienti v horní příkazní liště a zvolte možnost Všichni klienti. Následně zvolte záložku Skupiny klientů v levém menu. Zobrazí se Vám seznam skupin, které evidujete. V seznamu lze zjistit Název skupiny, Počet jejích členů, Odpovědnou osobu, Datum vytvoření každé skupiny. Zároveň máte možnost vždy tuto skupinu smazat kliknutím na modrou ikonu koše ve sloupci ODEBRAT.

Kliknutím na název skupiny ve sloupci Název skupiny lze zjistit detailní informace o zvolené skupině.

Pokud chcete založit novou skupinu, můžete tak učinit kliknutím na tlačítko NOVÁ SKUPINA. Následně se otevře editovatelné dialogové okno Detail skupiny, kde je nutno zadat Název skupiny, určit Odpovědnou osobu z nabídky uživatelů, Přidat klienta z našeptávacího módu – potvrďte kliknutím na tlačítko PŘIDAT. Celý záznam o nově vytvořené skupině potvrďte kliknutím na tlačítko ULOŽIT.

Evidence účastníků řízení a jejich přiřazování k souvisejícím spisům systém využívá pro různé účely:

  • u spisu máte přehled o subjektech zúčastněných ve věci řešené v rámci spisu;
  • systém kontroluje účastníky řízení přiřazené k aktivním spisům v insolvenčním rejstříku;
  • systém kontroluje konflikt zájmů;
  • systém používá pro usnadnění ukládání e-mailů do pošty spisu.

Do této záložky se lze dostat dvěma způsoby:

1. Najetím kurzoru na název modulu Klienti v horní příkazní liště a zvolením možnosti Všichni klienti. Následně volbou záložky Účastníci řízení v levém menu.

2. Nebo pokud v horní příkazní liště kliknete místo na možnost Všichni klienti rovnou na možnost Účastníci řízení – v tom případě budete přesměrováni přímo.

Tato záložka obsahuje seznam všech Vámi zadaných účastníků řízení řazených buď abecedně, či dle data narození. Zobrazení obsahu obou sloupců – JMÉNO i DATUM NAROZENÍ můžete nastavit vzestupně či sestupně. Dále v seznamu naleznete IČO či rodné číslo účastníka, a ve sloupci VOLBY informace o spisech, u kterých je účastník řízený evidovaný. Veškeré další informace kromě spisů jsou editovatelné až po rozkliknutí daného účastníka řízení v příslušném řádku, kdy se vždy zobrazí dialogové okno s Detailem účastníka řízení.

Účastníka řízení (může být protistrana, advokát protistrany apod.) přiřadíte k příslušnému spisu v modulu Spisy-Účastníci řízení v dolní zelené příkazní liště (po výběru klienta). Nejprve však vždy prověřte, zda již není účastník řízení v databázi zadaný.

Vyhledávání v seznamu účastníků si můžete usnadnit pomocí filtrů Příjmení, Jméno nebo Firma. Zadání potvrďte tlačítkem ZMĚNIT. V pravé části obrazovky se Vám pak ukáže aktuální počet vyhledaných Záznamů dle Vašeho zadání.

Zadání účastníka řízení

Nového účastníka založíte kliknutím na tlačítko NOVÝ ÚČASTNÍK, kdy se Vám rozbalí dialogové okno, ve kterém vyplníte všechny potřebné údaje.

Pokud je účastník řízení zaveden v Administrativním registru ekonomických subjektů Ministerstva financí – ARES, můžete využít propojení systému s ARES obdobně jako při zakládání klientů.

Zadané informace vždy potvrďte tlačítkem ULOŽIT.

Účastníky řízení lze vyhledávat v systému vyhledávání ISAK. Účastníci řízení, kteří jsou přiřazeni k aktivnímu spisu, jsou automaticky kontrolováni v systému insolvenčního rejstříku.

Insolvence

V modulu Klienti v horní příkazní liště, po zvolení Všichni klienti a následně Insolvence v levém menu budete přesměrováni do modulu INSOLVENCE stejně jako když zvolíte INSOLVENCE v horní příkazní liště. Podrobné informace k tématu najdete v samostatné kapitole Insolvenční rejstřík.

Přehled všech kontaktních osob klientů

Najeďte kurzorem na název modulu Klienti v horní příkazní liště a zvolte možnost Všichni klienti. Následně zvolte záložku Kontaktní osoby v levém menu. Zobrazí se Vám seznam všech evidovaných kontaktních osob, přiřazených ke klientům, s udáním jejich emailové adresy. Zobrazení tohoto seznamu – vzestupně či sestupně dle abecedy – lze upravovat kliknutím na šipky v názvu každého ze tří sloupců.

Pro další práci s tímto seznamem můžete výběr kontaktních osob upravit kliknutím na tlačítka Vybrat vše (zaškrtnou se všechny kontakty), Zrušit vše (vynuluje se Váš předvýběr) či Invertovat výběr (označí se převrácený výběr).

Kontaktní osoby můžete vyhledávat pomocí filtrační tabulky podle názvu klienta, jména uživatele, právní formy atd. Zadání pro vyhledávání vždy potvrďte tlačítkem ZMĚNIT. Počet odpovídajících výsledků hledání se Vám ukáže v pravé části obrazovky. V horní části obrazovky se nachází dvě tlačítka pro vytvoření sestavy ve formátu MS Excel. První ke stažení výběrového seznamu, druhé pro kompletní seznam – tlačítka Přehled kontaktů a Přehled kontaktů – komplet s ikonou dokumentu.

Kliknutím na bílou šipku v tmavé dolní části (podvalu) filtrační tabulky se Vám zobrazí možnost výběru ze skupin CRM (řízení vztahů se zákazníky), kde jedním z nejdůležitějších nástrojů je hromadné rozesílání pošty. Skupiny kontaktu lze nastavit dle požadavků Vaší kanceláře, pro podrobnější informace prosím kontaktujte technickou podporu.

Výběr vždy potvrďte výběr tlačítkem ZMĚNIT.

Při kliknutí na řádek kontaktu se Vám otevře dialogové okno Kontaktní osoba, ve kterém můžete zadané údaje editovat.

Vyhledávání/našeptávání klientů v seznamech

Inteligentní systém našeptávání navrhuje uživateli při výběru klientů na řadě míst systému odpovídající klienty podle libovolné části zadaného řetězce. Pro usnadnění práce při výběru klientů, je vyhledávací pole se seznamem Klientů ve všech agendách zpřístupňováno v našeptávacím módu.

Kliknutím na vybraného Klienta na klávesnici, případně jeho výběrem šipkami na klávesnici počítače a kliknutím na ENTER, je možné nalezeného klienta vybrat.

Systém ISAK k našeptávání využívá různé seznamy a adresáře.

Pokud je součástí Vaší licence nadstavbová funkce pro průvodce zakládání nových klientů, prostudujte si následující popis funkcionality. Jedná se o určitý druh schvalovacího postupu.

Je potřeba mít na paměti, že k finálnímu založení klienta dojde v případě využití této funkcionality až po schválení všemi články tohoto schvalovacího postupu:

  • Osoba odpovědná za klienta (pokud je osoba odpovědná za klienta shodná s osobou, která spis založila, je spis v této části automaticky schválen);
  • Manažer kanceláře;
  • Partner.

Schvalovat nebo zamítat požadavky je možné jak z došlých emailových zpráv, tak i z karty klienta použitím tlačítka Schválit a Zamítnout. Již zamítnuté požadavky může osoba, která ho zamítla, schválit po dobu 5 ti dnů.

Zda je uživatel oprávněn schvalovat zakládání klientů na úrovni manažera nebo partnera kanceláře, se volí ve Správě uživatelů.

Vlastní postup je následující:

1. Založení klienta

POZOR: V této fázi je nutné vyplnit všechny potřebné údaje dříve, než opustíte kartu klienta. V rámci procesů již nebudete mít ke klientovi až do úplného schválení přístup. Na seznamu klientů uvidíte, v jaké fázi schvalování se klient nachází.

2. Automatické schválení osobou odpovědnou za klienta, pokud jde o stejnou osobu, jaká klienta založila. Jinak je odeslán požadavek na schválení klienta osobě odpovědné za klienta:

  • možnost schválit - bude generován automaticky další krok;
  • možnost zamítnout - proces je ukončen a nový klient není založen.

3. Odeslání požadavku na schválení klienta všem osobám s právem schvalovat na úrovni manažera:

  • možnost schválit - bude generován automaticky další krok;
  • možnost zamítnout - proces je ukončen a nový klient není založen.

4. Odeslání požadavku na schválení klienta všem osobám s právem schvalovat na úrovni partnera:

  • možnost schválit - bude generován automaticky další krok;
  • možnost zamítnout - proces je ukončen a nový klient není založen.

5. Vygenerováno číslo klienta a klient se stane aktivním. Pokud je požadováno v tomto kroku automaticky vygenerovat nějaké spisy, provede se jejich vygenerování. Přehled spisů, které se v rámci procesu generují, definuje v systému technická podpora ISAK.

Výzvy ke schválení a výsledky procesu založení jsou zasílány emailem na adresu uživatele uvedenou v přehledu uživatelů. Součástí emailu je odkaz do systému (vyžaduje, aby uživatel byl v síti se systémem ISAK) a aktivní odkazy pro přímé schválení nebo zamítnutí (tyto odkazy jsou funkční z celého internetu, vyžadují ovšem připojení přes https).

V případě zamítnutí je všem zúčastněným osobám v procesu založení odeslána zpráva, že bylo založení zamítnuto.

V případě schválení partnerem je vygenerováno nové číslo klienta a všem zúčastněným osobám v procesu založení odeslána zpráva, že bylo založení provedeno.

  • klienti.txt
  • Poslední úprava: 12/09/2020 15:25
  • autor: ST