Úkoly

Agenda Úkoly slouží k zajištění zadávání a oběhu úkolů mezi uživateli systému, sledování jejich splnění a historie. Tato agenad je úzce svázána s agendou Kalendáře.

Úkoly se v systému ISAK dělí na dvě základní kategorie:

První z nich je úkol, jenž není ohraničen přesným časovým údajem pro jeho plnění a je evidován tzv. do data splnění (např. úkol typu „sepsat odvolání do ….“).

Druhou skupinou jsou pak úkoly, které jsou ohraničeny přesným časovým údajem pro jeho plnění a je přesným rozmezím času v němž má být splněn - tzv. event (např. úkol typu „jednání“).

Jednotlivé úkoly je možné v průběhu jeho trvání přeřazovat mezi zmíněnými dvěma typy.

Při kliknutí na Úkoly se zobrazí přehled splněných a nesplněných úkolů jednotlivých uživatelů. Rozsah zobrazení jednotlivých uživatelů je dán rozsahem jejich přístupových práv.

Úkoly je možné filtrovat podle přednastavených parametrů (filtrů).

V detailu úkolu je možné definovat náležitosti jednotlivých úkolů.

Úkoly je možné zadávat z následujících agend systému ISAK:

Doručená pošta – z každé položky doručené pošty (včetně datové zprávy) je možné tvořit úkol - v dialogovém okně je tlačítko ÚKOLY. Můžete tedy jít jak cestou z modulu Pošta v horní černé příkazní liště, tak po zvolení klienta v modulu Pošta v dolní zelené příkazní liště. Záleží na tom, co je cílem Vaší práce.

Spis – při práci na jednotlivém spisu je možné přímo v daném spisu přidávat úkoly s vazbou na tento spis - zvolte Klienta a modul Spis. Následně vyberte konkrétní spis. Dokument vložíte pomocí dialogového okna v pravé dolní části obrazovky.

Úkoly – zvolte klienta a následně modul Úkoly v dolní zelené příkazní liště. Nový úkol vytvoříte kliknutím na tlačítko PŘIDAT ÚKOL. Následně zobrazíte dialog, ve kterém můžete zadat úkol, přiřadit jej ke klientovi a spisu a určit datum jeho splnění. Po zadání úkolu je nutné úkol Uložit. Úkoly je možné dále Editovat.

Při další práci s úkoly je možné:

Kliknutím na zvolený úkol v seznamu úkolů je možné daný úkol editovat.

V rozšířeném nastavení úkolu je možné stejný úkol zadávat více uživatelům, nebo i skupinám uživatelů.

Kliknutím na volbu Rozšířené v dolní části se zobrazí dialog rozšířených voleb úkolu s možností přidělení tohoto úkolu více uživatelům, případně všem uživatelům.

U jednotlivých úkolů, které jsou ohraničeny časem, může uživatel osobám, jimž byl úkol přidělen, zaslat „pozvánku - invite“ do kalendáře (Outlooku/Google apod). V části Více parametrů, zaškrtne uživatel zaškrtávací pole odesílat invite a všem uživatelům, kteří mají úkol přidělen, bude do jejich kalendáře (Outlooku/Google apod) doručen invite s pozvánkou. Případné změnamy uklu jsou odesílány stejně jako původní invite. Stejně může uživatel posílat invite i dalším osobám, které nejsou uživateli systému, vyplněním jejich emailové adresy do pole Přizvat další osoby.

Systém odesílá invite na adresu uživatele, jemuž byl úkol přidělen, uvedenou v nastavení pozvánek.

Každý uživatel, jemuž by úkol uložen, nebo předán jinou osobou, po splnění úkolu vyplní počet odpracovaných hodin na úkolu kliknutím na tlačítko Odpracováno. Odpracovaná doba může sloužit jako podklad k fakturaci výsledků úkolu klientovi.

V tomto dialogu je možní vyplnit popis odpracované práce na úkolu (nepovinné pole) a odpracovanou dobu.

Odpracovaný čas není automaticky nastaven jako úkon pro fakturaci! To je třeba provést v části Úkoly - Úkoly-čas.

Každý uživatel, jemuž by úkol uložen, nebo předán jinou osobou může k úkolu přiložit libovolný dokument. Vložit dokument je možné jeho přetažením myší do dialogového okna umístěného uprostřed dialogu, a to např. ze složky systému Windows, Outlooku, souborového manažeru, nebo využitím klávesové zkratky CTRL+C (zkopírování dokumentu do schránky Windows) a následnou volbou CTRL+V (vložení dokumentu ze schránky Windows) v okně umístěném uprostřed dialogu.

Kliknutím na tlačítko Dokumenty se zobrazí dokumenty přiložené k úkolu.

Systém ISAK umožňuje vytvářet ke každému úkolu a podúkolu další nekonečnou řadu podúkolů. Tuto funkci je možné využít zejména v okamžiku, kdy je hlavní úkol nebo další podúkoly nutné rozdělit na více dílčích podúkolů, za které budou zodpovědní rozdílní uživatelé. Tento systém je možné použít pro projektové řízení.

Každý uživatel, jemuž by úkol uložen, nebo předán jinou osobou může k úkolu přiložit libovolný podúkol kliknutím na tlačítko Podúkoly.

V sezamu úkolů jsou podúkoly odlišeny šipkami ve sloupcích data pro splnění úkolů. Každý další podúkol vycházející z úkolu nadřazeného je opatřen delší šipkou.

Při kliknutí na tlačítko Oběh se uživateli zobrazí informace o oběhu úkolu a o odpracované době jednotlivých uživatelů na úkolu.

  • ukoly.txt
  • Poslední úprava: 18/12/2018 12:09
  • autor: ST