Spisy

Zvolte Klienta v horní příkazní liště. Kliknutím na volbu Spisy v dolní příkazní liště se Vám zobrazí přehled spisů týkajících se aktuálně zobrazeného klienta.

Kliknutím na vybraný spis v kterémkoli ze sloupců přehledové tabulky se spis otevře a zobrazí se detailní údaje týkající se spisu.

Zvolte Klienta v horní příkazní liště a klikněte na volbu Spisy. Nový spis založíte kliknutím na tlačítko Nový spis. Zobrazí se Vám dialogové okno, kde je důležité vyplnit alespoň: název spisu (věc), odpovědnou osobu a vybrat číselnou řadu. Číselnou řadu volte vždy v případě, že jich Vaše kancelář používá více než jednu. Vložená data potvrďte tlačítkem Přidat/Uložit. Ke každému klientovi můžete přidat neomezený počet spisů.

Pokud obsahuje Vaše licence procesy pro zakládání spisů, pokračujte na popis těchto procesů.

Kontrola konfliktů u spisu

Při zadání nového spisu systém ISAK provádí kontrolu konfliktních zadání, porovnává jméno zadaného spisu s údaji uloženými v systému. Pokud systém nalezne shodu, vypíše při opuštění pole s názvem spisu seznam konfliktních údajů.

Jako uživatel systému odpovídáte za kontrolu zjištěných údajů a vyhodnocení konfliktu. Systém při nalezení konfliktu nezamezí uložení nového spisu.

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní příkazní liště. V nabídnutém Seznamu spisů klikněte na požadovaný spis. Následně v levém menu zvolte záložku Přehledka. Jedná se o základní pohled na spis, ve kterém se zobrazují nejdůležitější souhrnné informace o zvoleném spisu - zejména změny v historii spisu, údaje o aktuálních částkách k vyúčtování, poslední úkony učiněné na spisu, poslední odeslaná a doručená pošta atd.

U podspisů je možné na Přehledce kliknutím na tlačítko DO HLAVNÍHO SPISU přejít do hlavního spisu.

Rozúčtování spisu

Uživatel, kterému administrátor udělil ve Správě uživatelů právo Rozúčtování spisů, získá u každého spisu v pravé části Přehledky náhled na nevyfakturované částky připravené k fakturaci, hotové výdaje, rozpočet záloh a jejich stav, nákladovost práce uživatelů na zobrazeném spise (v závislosti na povolení zobrazení nákladovosti administrátorem).

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní příkazní liště. V nabídnutém Seznamu spisů klikněte na požadovaný spis. Následně v levém menu zvolte záložku Historie spisu. Zde je možné vkládat poznámky k danému spisu, které jsou chronologicky řazeny. Tyto poznámky by měly podávat informace o stavu a vývoji procesních fází spisu. Do této části se nevkládají informace o skutečnostech, které jsou klientovi účtovány (nejde o Úkony).

Historie vývoje procesních fází spisu - zde se zadávají procesní fáze spisu, které je možno vybrat ze seznamu rolovacího menu.

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní příkazní liště. V nabídnutém Seznamu spisů klikněte na požadovaný spis. V levém menu pak vyberte záložku Úkoly ke spisu.

Tato agenda umožňuje evidovat splněné a nesplněné úkoly ve vazbě na spisy klientů a zakládat úkoly nové. Úkoly jsou řazeny dle termínů plnění, názvu či jména uživatele pověřeného jeho garancí. Barevný příznak v řádku úkolu informuje uživatele o době zbývající ke splnění daného úkolu. Úkol označený jako splněný je možné znovu zařadit mezi nevyřízené smazáním data splnění úkolu při editaci úkolu.

Kliknutím na tlačítko Přidat úkol zobrazíte dialog s možností zadání nového úkolu ke spisu.

Kliknutím na vybraný úkol v seznamu Úkoly ke spisu je možné již zadaný úkol editovat, evidovat odpracovanou dobu na úkolu, přikládat k němu dokumenty, přidávat podúkoly, sledovat jeho oběh atd. Zadané úkoly máte možnosti přijmout, odmítnou a předat dál.

Pokud potřebujete zobrazit přehled všech evidovaných úkolů ke všem Vašim spisům, klikněte na modul Úkoly v horní (černé) příkazní liště.

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní příkazní liště. V nabídnutém Seznamu spisů klikněte na požadovaný spis.

V levém menu pak vyberte záložku Dokumenty. Po jejím otevření se zobrazí složka s dokumenty, ve které můžete vyhledávat dle názvu, velikosti, popisu a data jeho založení. V pravé části obrazovky Vám systém zobrazuje přehled posledních Vámi navštívených spisů. V pravém dolním rohu se Vám také zobrazuje nabídka nahrání nových souborů.

Dokumenty si můžete pro následnou snazší orientaci roztřídit do několika různých složek. Přiložením kurzoru myši na zvolený dokument Vám systém nabídne kontextové menu pro práci s tímto dokumentem, např. jej Upravit, Stáhnout či Smazat. Více o funkcionalitách kontextového menu v kapitole Práce s dokumenty.

Volbou Vybrat si můžete přesunout libovolný počet dokumentů, a to z různých složek a různých spisů do pracovní složky, která se Vám zobrazuje v pravé části obrazovky pod názvem VYBRANÉ DOKUMENTY. Pod tímto seznamem pak klikněte na šipku u textu vybrané dokumenty a určete, co chcete s dokumenty dále učinit. Více v kapitole Hromadná práce s dokumenty.

Další možnosti práce s dokumenty ve spisu nabízí tlačítka v horní části obrazovky: EXPORTOVAT, NAČÍST, SPRÁVA SLOŽKY, GENEROVAT a PRŮZKUMNÍK. podrobný návod jak je využít naleznete v kapitole Dokumenty-DMS.

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní příkazní liště. V nabídnutém Seznamu spisů klikněte na požadovaný spis. V levém menu pak vyberte záložku Účastníci řízení. Ke každému spisu můžete přiřadit neomezený počet účastníků řízení spisu (může být protistrana, advokát protistrany apod.).

Nejprve zkontrolujte, zda účastník řízení v systému není už zadaný v databázi Klienti - Všichni klienti. Pokud účastník již v seznamu existuje, klikněte na tlačítko Přidat účastníka z klientů, vyhledejte klienta a klikněte na něj.

Pokud subjekt, který chcete zadat ke spisu jako účastníka řízení, není v databázi Všichni klienti, ověřte, zda není v databázi Klienti - Účastníci řízení. Pokud ano, přiřaďte je ke spisu prostřednictvím tlačítka Přidat účastníka ze seznamu. Dále je nutno najít kontakt v seznamu a kliknout na něj.

U každého spisu se musí vždy znovu vyplnit kontaktní údaje účastníka řízení, protože ty se mohou u stejného kontaktu (účastníka řízení) pro jednotlivé případy (spisy) lišit.

Pokud ve výše uvedených seznamech účastník není, založíte jej kliknutím na Nový účastník.

Ve formuláři je potom nutné vyplnit minimálně Jméno a Příjmení nebo Firmu a Rodné číslo nebo IČ, ostatní údaje jsou volitelné. Pro doplnění údajů ze systému ARES pomocí IČ, vyplňte IČ a klikněte na Najít. Firma bude dohledána a bude Vám nabídnuto vyplnění údajů do formuláře.

Pokud účastníka řízení nepřiřadíte ke spisu a nevyplníte mu řádně e-mailovou adresu, nebude funkční zjednodušené ukládání e-mailů ke spisům.

Po uložení již naleznete účastníka v seznamu a můžete jej přiřadit jako účastníka spisu.

Každému z účastníků je třeba přiřadit jeho roli v řízení z uživatelsky volitelného seznamu Typu účastníka (žalující, žalovaný, vedlejší účastník).

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní příkazní liště. V nabídnutém Seznamu spisů klikněte na požadovaný spis. V levém menu pak vyberte záložku Spisové značky. Systém ISAK využívá při práci se spisovými značkami systém InfoSoud.

Pro zadání nové spisové značky klikněte na tlačítko Nová značka. V nově otevřeném dialogovém okně zadejte spisovou značku a příslušný soud (začněte psát jakoukoliv část názvu soudu, jemuž spisová značka náleží, a soudy se nabídnou v rolovacím menu). Potvrďte tlačítkem ULOŽIT a při kliknutí na řádek s uloženou spisovou značkou se Vám dostane příslušné informace s možností odkazu přímo na stránky InfoSoud.

Pokud spisová značka náleží jinému orgánu než soudu, systém ISAK doplnění názvu a adresy nabídne jen v případě, že byl již dříve tento název a adresa uživatelem zapsána.

V případě, že je zadána správně spisová značka (např. formát 25T235/2011) a vybrán soud z nabídky pole Značka náleží, bude tato spisová značka automaticky kontrolována ve spisové službě příslušného soudu. Aktuální stav řízení je vypsán v detailu spisové značky.

POZOR: Údaje mají pouze informativní charakter.

Při nalezení informace o spisové značce ve spisové službě soudu je možné zvolením odkazu Stav řízení (InfoSoud) zobrazit výpis v aplikaci InfoSoud na portálu justice.cz.

Pokud je povolena kontrola pomocí infoSoud služby a je soudem vypsáno jednání, systém ISAK vytvoří uživateli odpovědnému za spis úkol v termínu jednání s detaily (místem, osobami, časem atd.). Jednání jsou touto službou zveřejňována max. 30 dnů předem. Služba je pouze informativního charakteru a nelze se na převzatá data zcela spolehnout.

U každého spisu můžete vytvořit libovolné množství spisových značek. U každé značky poznamenejte, ke které spisové službě se váže.

Čísla spisových značek jsou využita k dohledání spisu u zpráv z datové schránky – více viz. Datové schránky.

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní příkazní liště. V nabídnutém Seznamu spisů klikněte na požadovaný spis. V levém menu pak vyberte záložku Související spisy.

Pokud se daný spis váže na jiné spisy, a nejedná se o vazbu na spis nebo podspis, je možné k tomuto spisu přiřadit neomezené množství souvisejících spisů jejich výběrem z existujících spisů.

Kliknutím na řádek zvoleného spisu tento spis přiřadíte mezi související spisy. Mazání z evidence souvisejících spisů se provádí kliknutím na ikonu koše v pravé části řádku spisu.

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní příkazní liště. V nabídnutém Seznamu spisů klikněte na požadovaný spis. V levém menu pak vyberte záložku Související kontakty. V rozbalovacím okně vyberte osobu a potvrďte tlačítkem Přidat.

Ze seznamu kontaktů vedených u klienta je možné k jednotlivým spisům tyto kontakty přiřazovat. Uživatel pracující s daným spisem tak získá rychlejší přehled o osobách účastných na spisu.

Pokud využíváte pro evidenci emailů Pluginy Office pro Outlook, systém při ukládání automaticky rozlišuje, zda se jedná o doručenou nebo odeslanou zprávu. Při ukládání emailu Vám nabídne zrychlenou volbu jeho uložení ke spisu, kde je příjemce/odesílatel veden jako Související kontakt.

Více se o práci s kontakty Klienta dozvíte v části Kontaktní osoby.

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní příkazní liště. V nabídnutém Seznamu spisů klikněte na požadovaný spis. V levém menu pak vyberte záložku Úkony spisu. Kliknutím na tuto záložku se Vám zobrazí přehled úkonů, které byly na spise provedeny. Z této části je možné exportovat přehled provedených úkonů do MS Word Přehled.DOC nebo MS Excel Přehled.XLS kliknutím na tyto volby.

Kliknutím na zvolený úkon vyvoláte dialogové okno s detailními informacemi. Pokud je již daný úkon vyfakturovaný, nelze jej již dále editovat. Máte však možnost použít jej jako šablonu pro vytvoření nového úkonu, a to kliknutím v tomto okně na tlačítko POUŽÍT JAKO NOVÝ.

Ještě nevyfakturované úkony jsou po otevření dialogového okna editovatelné.

Více o práci s úkony je uvedeno v samostatné kapitole Úkony.

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní příkazní liště. V nabídnutém Seznamu spisů klikněte na požadovaný spis. V levém menu pak vyberte záložku Výdaje ke spisu. Kliknutím na tuto záložku se Vám zobrazí přehled výdajů, které byly ke spisu přiřazeny v pokladně nebo formou ostatních výdajů na kartě klienta. Tato část neslouží k zadávání hotových výdajů, je pouze informativní. Výdaje ke spisu určené k přefakturaci (kolky, SOP, překlady, apod.) se zadávají v části Ostatní výdaje v menu Klienta (dolní, zelené příkazní liště).

Pokud používáte internetovou telefonní ústřednu (PBX-Private Brand Exchange), je možné tuto ústřednu propojit se systémem ISAK. Jednotlivé hovory pak můžete evidovat. Systém ISAK je schopen hovor tarifikovat a nabídne Vám možnost vyúčtování jeho ceny klientovi. Telefonáty ke spisu naleznete po zvolení Klienta a daného Spisu v levém menu obrazovky.

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní příkazní liště. V nabídnutém Seznamu spisů klikněte na požadovaný spis. V levém menu pak vyberte záložku Parametry spisu.

V této části můžete zadávat základní údaje o spisu:

• Název spisu (věc): Základní název spisu, tento název se zobrazuje ve všech přehledech a sestavách. Podle textu v názvu spisu můžete vyhledávat v rychlém vyhledávání;

• Datum nápadu: Datum nápadu, podle zvyklostí každé advokátní kanceláře;

• Řada spisu: Pokud máte licenci s více řadami spisu, můžete zde zvolit, ve které řadě se přidělí číslo spisu. Pozor: Pokud se jedná o podřízený spis (spis je zakládán jako podřízený) vždy bude použita taková řada spisu, která je uvedena u hlavního spisu. Jednotlivé řady spisů se definují Nastavení systému v poli Číselné řady spisů;

• Číslo spisu: Pravidla pro číslování spisu si (pokud máte příslušná uživatelská práva) nastavujete v uživatelském nastavení;

• Nadřazený spis: Tato položka udává, podle kterého spisu se bude řídit fakturace úkonů tohoto spisu. Standardním příkladem je varianta, kdy Vaše AK má s klientem uzavřenu smlouvu na vymáhání pohledávek. V této smlouvě je stanoven měsíční paušální poplatek za vymáhání, který obsahuje například 20 hodin měsíčně - nad tento počet hodin je stanovena hodinová sazba. Vytvoříte si tedy „nadřazený spis“, který nazveme například „Vymáhání pohledávek“. V tomto spisu vyplníte dohodnutou sazbu, hodiny a pole Nadřazený spis necháme na hodnotě – Nemá nadřazený spis –. Vytvoříme jednotlivé „podřízené spisy“ (jednotlivé případy), u nich vybereme vždy nadřazený spis „Vymáhání pohledávek“ a pojmenujeme je například jmény jednotlivých dlužníků. U těchto podřízených spisů již nevyplňujete část Odměny. Výsledkem bude, že se jednotlivé časy úkonů těchto podřízených spisů budou odečítat od hlavního spisu a fakturovat jednotnou částkou hlavního spisu;

• Odpovědná osoba: V tomto poli je nutné vybrat uživatele, který je za spis odpovědný. Výběr odpovědného uživatele je také rozhodující pro přiznání výkonnosti uživatele v modulu Přehledy (horní černá příkazní lišta);

• Partneři a spolupracující osoby: Pro účely vzájemného vyúčtování osob v advokátní kanceláři je možné přiřazení spisu více skupinám osob. Osoba odpovědná za spis je však pouze jedna (vazby na úkoly, poštu atd.). Tyto informace lze dále využívat při tvorbě sestav určených pro vyúčtování mezi osobami účastnými na spise;

• Stav spisu: V této části je možné uvádět aktuální stav spisu; pro podrobnější informace slouží záložka Historie spisu;

• Umístění podkladů spisu: Zde je možné zaznamenat poznámku o fyzickém umístění spisu pro jeho snadné nalezení. Jedná se o textové pole, do kterého je možné uvést libovolný text;

• Platnost spisu do: Pokud je v tomto poli hodnota 00.00.0000, je spis stále aktivní a bude jej možné volit například při zadávání úkonů. Po vyplnění data – kliknutím na ikonu kalendáře se doplní aktuální datum – bude spis označen jako ukončený a nebude se v jednotlivých výběrech zobrazovat. Spis zůstává evidován v přehledu spisů klienta a je možné jej vyhledávat. Ukončený spis je v přehledu spisů označen kurzívou;

• Započitatelné do výkonnosti advokáta: Toto pole uvádí, zda úkony provedené na tomto spisu jsou započitatelné do výkonnosti advokáta. Více v modulu Přehledy;

• Poznámka ke spisu – v této části si uživatel může zapsat libovolnou poznámku ke spisu.

Číselné řady spisů

Systém ISAK má přednastavenou výchozí řadu spisů, avšak umožňuje také vést spisy i ve více číselných řadách.

Pokud si chcete doplnit výchozí řadu spisů, lze tak učinit v Nastavení systému. Tam je nutno nalézt oddíl Číselné řady, v něm záložku Spisy a následně můžete doplňovat výchozí řadu spisů, či vytvořit vlastní řady spisů. U nich musíte doplnit jejich parametry.

Při založení nového spisu lze volit, pod jakou číselnou řadou má být spis evidován. Číslo spisu je přiřazováno automaticky.

Opravit číslo spisu je možné pokud máte ke změně čísla spisu přiřazena odpovídající práva. Pro automatické číslování spisů můžete volit jak číslování v jedné řadě čísel pro celou kancelář, tak číslování pro každého klienta samostatně. Více v modulu Uživatelská práva a Nastavení systému.

Evidence složek spisu

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní (klientské) příkazní liště. V nabídnutém seznamu spisů klikněte na požadovaný spis. V levém menu pak vyberte záložku Parametry spisu. Zde si také můžete evidovat existující složky spisu.

Stisknutím tlačítka EVIDENCE SLOŽEK se Vám otevře nové dialogové okno Správa složek spisu s přehledem evidovaných složek. Kliknutím na tlačítko Nová složka systém automaticky vytvoří další složku s číslem spisu a podčíslem složky. Pokud máte k dispozici tiskárnu čárových kódů, je možné systémově nastavit tuto tiskárnu pro tisk čárových kódů jednotlivých složek.

V základním zobrazení spisů vedených u klienta jsou zobrazeny pouze hlavní spisy. Pokud jsou k hlavním spisům přiřazeny podspisy, zobrazují se v seznamu spisů hromadně kliknutím na tlačítko Zobrazit podspisy, a to tak, že se rozbalí všechny hlavní (nadřazené) spisy.

V seznamu spisů lze zobrazit pouze podspisy u jednoho zvoleného spisu kliknutím na šipku (trojúhelník) nalevo od sloupce Datum nápadu. Podspisy jsou odlišeny od hlavních spisů odrážkou (ve tvaru dlouhé šipky) ve sloupci Věc. Účtování podspisů se vždy řídí nastavením účtování spisu hlavního.

Ke každému spisu můžete přidat neomezený počet podspisů. Nový podspis se zakládá stejně jako každý jiný spis - je však nutno k němu přiřadit spis hlavní (nadřazený).

Zvolte klienta a následně spis. V levém menu pak vstupte do záložky Účtování.

V této části je možné nastavit pravidla pro účtování daného spisu. Účtování je možné nastavit u hlavního spisu. Podspisy se pak řídí pravidly hlavního spisu a menu Účtování se na nich nezobrazuje. Pokud v parametrech spisu zaškrtneme políčko Účtovat samostatně, můžeme nastavit samostatné účtování i na podspisu.

Zobrazení menu Účtování je vázáno na právo povolené ve Správě uživatelů. Při zadávání parametrů účtování spisu, systém hlídá, aby byla vyplněna vzájemně související pole. Pokud některé chybí, Vaše zadání systém neuloží a upozorní Vás chybovou hláškou. Stejně tak, pokud se některé Vám zadané parametry vzájemně vylučují.

Odměny ve vazbě na spis můžete určit jako hodinové, paušální nebo vypočtené dle advokátního tarifu (vyhláška 484/2000 Sb.).

Tlačítko FAKTUROVAT SPIS – otevře se fakturace daného spisu. Podrobné informace o fakturaci najdete v kapitole FAKTURACE.

Tlačítko PODKLADY FAKTURACE – otevře se okno Sestava, kde si můžete zadat datum, ke kterému chcete vygenerovat sestavu Přehled k fakturaci daného spisu.

Tlačítko FAKTURY SPISU – zobrazí se Vám přehled všech faktur vystavených u daného spisu. Po kliknutí na libovolné místo řádku s danou fakturou se Vám zobrazí všechny dokumenty související s danou fakturou.

Tlačítko DĚLENÍ ÚKONU – dává možnost úkon rozdělit a v danou chvíli fakturovat jen jeho část. Poměr dílů může obsahovat jen celá čísla, musí být oddělený čárkou a v součtu se musí rovnat 100. Můžete si zvolit, zda dělit náklady, úkony, i již rozdělené položky. Výsledek se zaokrouhluje na 2 desetinná čísla.

Pole Vzor ceníku – umožňuje vybrat pro daný spis některý z ceníků zadaných v modulu Nastavení systému v položce levého menu Výchozí ceníky. Po kliknutí na tlačítko Použít ceník se hodnoty ze vzoru propíší do příslušných polí v účtování spisu.

Pole Sleva z ceníku – umožňuje z vybraného ceníku poskytnout procentuální slevu.

Pole Jazyk fakturace – umožňuje vybrat jazyk, ve kterém chcete vystavovat dokumenty vázané k tomuto spisu.

Pole Měna ceníku – vyberte měnu, ve které máte uvedeny smluvní ceny (CZK, EUR, GPB, USD).

Pole Cílová měna fakturace – vyberte měnu, která má být použita pro fakturaci (CZK, EUR, GBP, USD). Jednotlivé sazby v části odměny se potom uvádějí v této měně. Pokud není vyplněná, použije systém Měna ceníku.

Pole Text na fakturu – zde můžete definovat jakýkoliv doplňující text, který chcete uvést na všech fakturách vystavených k dotčenému spisu. Více informací najdete v kapitole Kódy polí pro tvorbu šablon systému ISAK.

Pole Dohodnutý kurz – pokud je vyplněna nula, použije se kurz ČNB dle data zdanitelného plnění faktury. Jinak se použije kurz, který uvedete v tomto poli.

Pole Kurz ke dni - můžete zadat hodnoty 1-31 (lépe 1-28) označující den v předchozím měsíci, ke kterému se má vyplnit kurz automaticky. Pokud je zde vyplněna nula a není vyplněn dohodnutý kurz, použije se aktuální kurz ČNB dle data zdanitelného plnění faktury. Přednost má nastavení v poli Kurz ke dni před polem Dohodnutý kurz.

Pole DPH sazba fakturace – zde vyberte sazbu DPH.

Pole Účtovat DPH – v případě, že fakturujete do zahraničí, můžete zde nastavit, že se tento spis bude fakturovat bez DPH.

Pole Nepoužít účtování klienta – zatrhněte, pokud chcete, aby se ke spisu nepropisovaly hodnoty zadané ve výchozím účtování spisů klienta.

Pole Spis nefakturovat - pokud zatrhnete, nebude tento spis zařazen do fakturace.

Pole Zahraniční faktura – pokud zatrhnete budou se faktury vystavené na tomto spisu automaticky zařazovat mezi zahraniční faktury.

Pole Bankovní účty pro úhradu - umožňuje vybrat pro daný spis některý z bankovních účtů zadaných v Nastavení systému/bankovní účty.

Pole Dnů splatnosti – pokud má být při fakturaci daného spisu jiná splatnost, než je ve výchozím účtování spisů klienta, doplňte zde počet dnů splatnosti faktury. Aby se tato splatnost aplikovala na vystavené faktuře, musíte ji vystavovat z účtování spisu. Jinak se aplikuje splatnost uvedená ve výchozím účtování klienta nebo výchozí splatnost v systému.

Tlačítko Hlášení dosažení limitu – otevře se pole Hlášení limitů, kde můžete nastavit limity při jejichž dosažení je osobě odpovědné za spis odeslán e-mail s upozorněním na dosažení limitu pro fakturaci. Limitů lze dle potřeby nastavit více (mohou se lišit výší podílu z celkové částky) a lze do nich kromě úkonů zahrnout i zálohy a výdaje na spisu.

Pole Hodinová sazba - vyplňte pole Hodinová sazba a potvrďte kliknutím na tlačítko PŘIDAT/ULOŽIT. Pokud je nastaveno účtování hodinovou sazbou, zobrazí se Vám možnost nastavení účtovaných sazeb pro jednotlivé uživatele nebo pro skupinu uživatelů.

Pokud nejsou u jednotlivých uživatelů nebo skupin uživatelů nastaveny hodnoty hodinové sazby, použije systém obecně nastavenou hodinovou sazbu vyplněnou u spisu. Můžete dále uvést také hodnotu do pole Náhrada promeškaného času a Náhrada nákladů na administrativu.

Pole Limit hodinové fakturace – upravuje fakturaci jen v případě použití hodinové sazby, nefunguje pro paušální sazby a nezahrnuje ostatní výdaje spisu. Pokud zadáte limit hodinové fakturace, faktura se vystaví maximálně ve výši zadaného limitu. Když je na spisu více odpracovaných hodin, úkony nad rámec limitu se při fakturaci započítají jako sleva. Když je odpracovaných hodin méně, vyfakturuje se částka odpovídající počtu odpracovaných hodin.

Pole Snižovat limit při fakturaci – když pole zatrhnete, poníží v případě fakturace jen části do limitu původní částku limit hodinová fakturace o vyfakturovanou část.

Pole Paušální sazba, Frekvence účtování a Hodin v paušálu – umožňují nastavit různé varianty fakturace paušálu.

a) Paušální sazba jednorázová. Vyplňte pole Paušální sazba a vyberte periodu „Jednorázově“. Můžete dále uvést hodnotu do pole Náhrada promeškaného času a Náhrada nákladů na administrativu.

b) Paušální sazba pravidelná bez omezení hodin. Vyplňte pole Paušální sazba a vyberte periodu paušálu – tato metoda bude nabízet podklady pro fakturaci 1x za uvedenou periodu s tím, že v tomto poli uvádějte vždy odměnu za 1 měsíc (s výjimkou jednorázového paušálu) a to bez ohledu na periodu fakturace. Systém ISAK celkovou hodnotu paušálu vypočte ze zadaných hodnot. Můžete dále uvést hodnotu do pole Náhrada promeškaného času a Náhrada nákladů na administrativu.

c) Paušální sazba pravidelná, s omezením hodin v paušálu. Vyplňte pole Paušální sazba a vyberte periodu paušálu – tato metoda bude nabízet podklady pro fakturaci 1x za uvedenou periodu s tím, že v tomto poli uvádějte vždy odměnu za 1 měsíc (s výjimkou jednorázového paušálu) a to bez ohledu na periodu fakturace. Dále vyplňte, kolik hodin je v paušálu obsaženo. Hodiny pro úkony nad rámec paušálu budou účtovány podle zadaných hodinových sazeb. Můžete dále uvést hodnotu do pole Náhrada promeškaného času a Náhrada nákladů na administrativu.

Pole Datum poslední fakturace – zde systém vyplní datum vystavení poslední faktury (jakékoliv včetně zálohových).

Pole Tarifní sazba za úkon - u tohoto typu odměňování se evidují úkony podle advokátního tarifu dle vyhlášky 484/2000 Sb. oddíl druhý (mimosmluvní odměna). Za každý úkon se účtuje vypočtená sazba za úkon podle advokátního tarifu. Tuto sazbu musí uživatel před vyplněním spočítat a doplní již vypočtenou částku tarifní sazba za úkon. Fakturovaná částka za právní služby bude určena jako výsledek součinu tarifní odměny a počtu účtovatelných úkonů. Za každý účtovatelný úkon se rovněž započte paušální náhrada hotových výdajů. Není-li s klientem dohodnuto jinak, uvádí se částka podle advokátního tarifu za jeden úkon. V tiskové sestavě k faktuře je uváděna tato částka odděleně, tj. automaticky se za každý účtovatelný úkon uvede částka odpovídající paušální náhradě hotových výdajů. U tohoto druhu odměny je rovněž možné evidovat náhradu za promeškaný čas (např. čas strávený cestou na soudní jednání).

Pole Paušální náhrada hotových výdajů – vyplňte, pokud se s klientem dohodnete, že mu nebude účtována náhrada způsobem popsaným v odstavci pole Tarifní sazba za úkon, ale budou mu přeúčtovány skutečně vynaložené náklady. Pokud chcete do vyúčtování zahrnout i náklady evidované v pokladně zaškrtněte pole Pokladna.

Pole Náhrada promeškaného času - pokud není s klientem dohodnuto jinak, vyplňte tuto náhradu za promeškaný čas podle advokátního tarifu dle vyhlášky 484/2000 Sb. za každou započatou půlhodinu. Pole musí být vyplněno vždy, když se zadává paušální nebo tarifní sazba. Pole Náhrada promeškaného času v % - je alternativa k poli Náhrada promeškaného času. Náhradu uvádíme v procentech, která se počítají z hodinové sazby uživatele nebo skupiny uživatelů. Pokud nejsou tyto sazby zadané, spočítá se z hodinové sazby.

Pole Náhrada na administrativu - po vyplnění tohoto pole bude ke každé faktuře automaticky připočtena částka odpovídající zadanému procentu z hodnoty všech položek k fakturaci kromě ostatních výdajů spisu. Poznámka: Tato část neslouží k zadávání jednotlivých položek nákladů účtovaných ke spisu, jako je např. cestovné, soudní poplatky, poštovné apod. Tyto položky se zadávají v části Ostatní výdaje.

Pole Faktura tvořená položkami a tlačítko Položky paušálu – pokud se fakturace opakovaně skládá z několika stejných položek, můžete zatrhnout pole Faktura tvořená položkami a jednotlivé položky předdefinovat v okně Rozpis paušálu. To se Vám otevře po kliknutí na tlačítko Položky paušálu. Jednotlivé položky se sečtou a automaticky propíší do Paušální sazby. Pozor, u takto vystavené faktury nelze kombinovat paušál s fakturací jednotlivých úkonů.

Pole Formulář faktury, Formulář zálohové faktury, Formulář DD k přijaté platbě - zde můžete zvolit, který z formulářů předefinovaných v Nastavení systému/vzory bude použit při fakturaci daného spisu.

Pole Číselná řada faktury, Číselná řada zálohové faktury a Číselná řada DD k přijaté platbě - zde můžete zvolit, která z číselných řad předefinovaných v Nastavení systému/číselné řady bude použita při fakturaci zvoleného spisu.

Pole Cílový příjemce a tlačítko Nový záznam – použijte v případě fakturace zprostředkované služby, kdy cílový příjemce/plátce faktury je jiný subjekt než klient, pod nímž evidujete daný spis. Vyberte cílového příjemce v poli Cílový příjemce nebo zadejte nový subjekt pomocí tlačítka Nový záznam.

Pole Parametry 1-3 – můžete využít pro individuální požadavky při fakturaci. V případě zájmu o podrobnější informace kontaktujte prosím naši podporu pro klienty.

Pole Poznámka pro fakturaci – při vystavování faktury se zobrazí poznámka, která Vám připomene specifický parametr/požadavek pro fakturaci daného spisu.

V případě, že chcete klientovi předepsat zálohu, klikněte v dolní části Informace o spisu na volbu Přidat zálohu a v zobrazeném dialogovém okně uvedete informace o této záloze. Zálohová faktura bude automaticky vystavena při fakturaci.

V záložce Stav záloh se zobrazí přehled dosud předepsaných záloh spolu s informacemi o jejich čerpání. Zde také můžete zvolit, že záloha nebude v běžné fakturaci čerpána, a to zatržením políčka Nečerpat. Pokud toto políčko nezatrhnete, systém automaticky odečte v následující fakturaci nejstarší dosud nevyúčtovanou zálohu. Pokud je faktura nižší než záloha, odečte se jen část zálohy do výše faktury a v následující fakturaci zbytek nebo jen další část.

Systém ISAK umožňuje u každého spisu řídit práva přístupu jednotlivých uživatelů a jejich skupin. Každému novému spisu systém automaticky nastaví v agendě Práva přístupu skupinu Uživatelé (výchozí skupina). K tomuto novému spisu tak získají přístup všichni uživatelé. Osoba, která má oprávnění spravovat uživatele, může k danému spisu přidávat a odebírat oprávnění jednotlivých uživatelů nebo celých skupin, a to buď volbou pozitivního práva (osoba nebo skupina získává přístup ke spisu) nebo volbou negativního práva (osoba nebo skupina přístup do spisu nemá).

Pokud je uživatel zařazen do skupiny uživatelů, a této skupině je přiděleno pozitivní právo přístupu do spisu, je možné vyřadit z přístupu k tomuto spisu jednotlivé uživatele zvolené skupiny přidáním negativních práv člena skupiny. Práva jednotlivců tak mají přednost před právy skupiny, negativní práva mají přednost před právy pozitivními. Přístupová práva je možné přidělovat i více skupinám.

Uživatel, který má administrátorem přidělena práva přístupu ke klientovi, má automaticky také přístup do jeho spisů, za podmínky, že přístup ke spisu není výslovně přístup danému uživateli zakázán. Pokud má uživatel povolen přístup do některého spisu klienta, má automaticky povolený přístup ke klientovi (zajištění přístupu ke spisu).

Při kliknutí na řádek s právem skupiny se zobrazí všichni uživatelé, kteří jsou zařazeni v dané skupině práv. Po kliknutí na volbu Odepřít se této osobě přidělí negativní právo přístupu.

Zvolte Klienta a konkrétní Spis. V levém menu je pak v části POŠTA možné zobrazit přehled Doručené a Odeslané pošty včetně pošty doručené prostřednictvím datových schránek, která se vztahuje k vybranému spisu.

V doručené poště z datových schránek je možné zobrazit .ZFO soubory a spustit průvodce pro odpověď na datovou zprávu přímo z této doručené zprávy.

Z Doručené pošty je rovněž možné tvořit Úkoly ve vztahu k Poště. Úkoly vytvořené v doručené poště se automaticky připojí k zadanému Klientovi nebo Spisu. Pokud je u pošty více klientů nebo spisů, kterých se úkol týká, zobrazí se dialogové okno pro výběr klienta a spisu, ke kterému se má úkol připojit.

V agendě Spisů je možné v jednotlivých záznamech doručené a odeslané pošty ke spisu přidávat, měnit nebo mazat přiřazení této pošty ke klientům a spisům. Dále je možné doplnit Poznámku.

Spisy u nichž označíte, že již nejsou platné, volbou data v poli Platnost spisu do, se přesunou do agendy Archivované spisy. Zde je možné se spisy znovu pracovat, případně je znovu označit platným vymazáním data v poli Platnost spisu do.

Spis archivujte až poté, co máte veškeré práce na spisu ukončené a vyfakturované. S archivovaným spisem již nelze aktivně pracovat – přiřazovat poštu, úkony, fakturovat apod.

Archivované spisy najdete v agendě Spisy – Archivované spisy v levé části obrazovky.

Procesy pro založení nového spisu

Pokud jsou součástí Vaší licence procesy pro založení spisu, je potřeba mít na paměti, že k finálnímu založení spisu dojde až po schválení všemi články tohoto procesu:

  • osobou odpovědnou za spis (pokud je osoba odpovědná za spis shodná s osobou, která spis založila, je spis v této části automaticky schválen);
  • manažerem kanceláře;
  • partnerem.

Zda je uživatel oprávněn schvalovat spisy na úrovni manažera kanceláře se volí ve Správě uživatelů, kde se Vám po kliknutí na daného uživatele otevře samostatné okno Detail uživatele. Tam najděte níže na obrazovce část Nastavení práv - Spisy a zaškrtněte políčko volby Schvalovat zakládání spisů (manager).

Zda je uživatel oprávněn schvalovat spisy na úrovni partnera kanceláře se volí tamtéž. Je nutno zaškrtnout políčko volby Schvalovat zakládání spisů (partner).

Vlastní postup je následující:

  1. Založení spisu (POZOR: V této fázi je nutné vyplnit všechny potřebné údaje dříve, než opustíte kartu spisu. V rámci procesů již nebudete mít ke spisu až do úplného schválení přístup. Na seznamu spisů u klienta uvidíte, v jaké fázi schvalování se spis nachází).
  2. Automatické schválení osobou odpovědnou za spis, pokud jde o stejnou osobu, která klienta založila. Jinak je odeslán požadavek na schválení spisu osobě odpovědné za spis.
    1. možnost schválit: bude generován automaticky další krok;
    2. možnost zamítnout: proces je ukončen a nový spis není založen.
  3. Odeslání požadavku na schválení spisu všem osobám s právem schvalovat na úrovni manažera.
    1. možnost schválit: bude generován automaticky další krok;
    2. možnost zamítnout: proces je ukončen a nový spis není založen.
  4. Odeslání požadavku na schválení spisu všem osobám s právem schvalovat na úrovni partnera.
    1. možnost schválit: bude generován automaticky další krok;
    2. možnost zamítnout: proces je ukončen a nový spis není založen.
  5. Vygenerováno číslo spisu a spis se stane aktivním.

V případě zamítnutí je všem zúčastněným osobám v procesu založení odeslána zpráva, že bylo založení zamítnuto.

V případě schválení partnerem je vygenerováno nové číslo spisu a všem zúčastněným osobám v procesu založení je odeslána zpráva, že bylo založení provedeno.

Výzvy ke schválení a výsledky procesu založení jsou zasílány emailem na adresu uživatele uvedenou v přehledu uživatelů. Součástí emailu je odkaz do systému (vyžaduje, aby uživatel byl v síti se systémem ISAK) a aktivní odkazy pro přímé schválení nebo zamítnutí. Tyto odkazy jsou funkční z celého internetu, vyžadují ovšem připojení přes https.

  • spisy.txt
  • Poslední úprava: 17/06/2019 09:37
  • autor: ST