Spisy

Zvolte Klienta v horní příkazní liště. Kliknutím na volbu Spisy v dolní příkazní liště se Vám zobrazí přehled spisů týkajících se aktuálně zobrazeného klienta. Spisy jsou rozdělené do dvou seznamů:

Případně si můžete zobrazit všechny spisy v jednom seznamu zaškrtnutím políčka Zobrazit archivované spisy.

V základním zobrazení spisů vedených u klienta jsou zobrazeny pouze hlavní spisy. Pokud jsou k hlavním spisům přiřazeny podřízené spisy, zobrazují se v seznamu spisů hromadně kliknutím na tlačítko ZOBRAZIT PODSPISY, a to tak, že se rozbalí všechny hlavní (nadřazené) spisy.

V seznamu spisů lze zobrazit pouze podřízené spisy u jednoho zvoleného hlavního spisu kliknutím na šipku (trojúhelník) nalevo od sloupce Datum nápadu. Podřízené spisy jsou v seznamu odlišeny od hlavních spisů odrážkou (ve tvaru dlouhé šipky) ve sloupci Věc.

V Nastavení uživatele si můžete zvolit možnost Podřízené spisy vždy rozbalené.

V nastavení uživatele si také můžete nastavit, ve které agendě se Vám spis otevře.

Aktivní spisy

Kliknutím na vybraný spis v kterémkoli ze sloupců přehledové tabulky se spis otevře a zobrazí se detailní údaje týkající se spisu.

Archivované spisy

Spisy, které označíte, že již nejsou aktivní, se přesunou do přehledu Archivované spisy. Zde můžete data evidovaná u spisu nadále pasivně prohlížet. Pokud v budoucnu vyvstane potřeba vrátit se k aktivní práci na spisu, doporučujeme archivaci spisu zrušit.

Archivace spisu se řídí datem v poli Platnost spisu do v Parametrech spisu. Pokud je v tomto poli hodnota 00.00.0000, je spis stále aktivní a bude jej možné volit například při zadávání úkonů. Po vyplnění data – kliknutím na ikonu kalendáře se doplní aktuální datum – bude spis označen jako ukončený a nebude se v jednotlivých výběrech zobrazovat.

Archivovaný spis lze obnovit pomocí tlačítka ZRUŠIT ARCHIVACI v Parametrech archivovaného spisu.

Spis evidovaný v přehledu archivovaných spisů klienta je možné zahrnout do vyhledávání. Více viz nastavení uživatele.

Spis archivujte až poté, co máte veškeré práce na spisu ukončené a vyfakturované. S archivovaným spisem již nelze aktivně pracovat – přiřazovat poštu, úkony, fakturovat apod.

Založení nového spisu

Zvolte Klienta v horní příkazní liště a klikněte na volbu Spisy. Ke každému klientovi můžete přidat neomezený počet spisů a jim podřízených spisů.

Pokud obsahuje Vaše licence procesy pro zakládání spisů, pokračujte na popis těchto procesů.

Nový spis založíte kliknutím na tlačítko NOVÝ SPIS. Zobrazí se Vám dialogové okno, kde je důležité vyplnit alespoň: název spisu (věc), odpovědnou osobu a vybrat číselnou řadu. Číselnou řadu volte vždy v případě, že jich Vaše kancelář používá více než jednu. Vložená data potvrďte tlačítkem PŘIDAT/ULOŽIT.

Po založení vyplňte všechny Vám známé parametry spisu. Popis všech parametrů spisu najdete v kapitole Parametry spisu. Postupujte dle zvyklostí a metodiky Vaší kanceláře.

Kontrola konfliktů u názvu spisu

Při zadání nového spisu systém ISAK provádí kontrolu konfliktních zadání, porovnává název zadaného spisu s údaji uloženými v systému. Pokud systém nalezne shodu, vypíše při opuštění pole s názvem spisu seznam konfliktních údajů.

Jako uživatel systému odpovídáte za kontrolu zjištěných údajů a vyhodnocení konfliktu. Systém při nalezení konfliktu nezamezí uložení nového spisu.

Přehledka spisu

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní příkazní liště. V nabídnutém Seznamu spisů klikněte na požadovaný spis. Následně v levém menu zvolte záložku Přehledka. Jedná se o základní pohled na spis, ve kterém se zobrazují nejdůležitější souhrnné informace o zvoleném spisu - zejména změny v historii spisu, údaje o aktuálních částkách k vyúčtování, poslední úkony učiněné na spisu, poslední odeslaná a doručená pošta atd.

Na přehledce spisu lze vygenerovat:

  • přehled nevyúčtovaných úkonů a ostatních výdajů spisu;
  • podklad o profitabilitě pro fakturaci;
  • přehled dokumentů spisu a souvisejících složek.

U podřízených spisů je možné na Přehledce kliknutím na tlačítko DO HLAVNÍHO SPISU přejít do hlavního spisu.

Rozúčtování spisu

Uživatel, kterému administrátor udělil ve Správě uživatelů právo Rozúčtování spisů, získá u každého spisu v pravé části Přehledky náhled. Ten obsahuje náhled na nevyfakturované částky připravené k fakturaci, hotové výdaje, rozpočet záloh a jejich stav, nákladovost práce uživatelů na zobrazeném spise.

Pro zobrazení relevantních dat v Rozúčtování na přehledce spisu je nutné mít řádně vyplněnou nákladovost uživatelů v nastavení systému.

Historie spisu

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní příkazní liště. V nabídnutém Seznamu spisů klikněte na požadovaný spis. Následně v levém menu zvolte záložku Historie spisu. Zde je možné vkládat pomocí tlačítka NOVÝ ZÁZNAM poznámky k danému spisu, které jsou chronologicky řazeny. Tyto poznámky by měly podávat informace o stavu a vývoji procesních fází spisu. Do této části se nevkládají informace o skutečnostech, které jsou klientovi účtovány (nejde o Úkony).

Historie vývoje procesních fází spisu

V historii vývoje procesních fází spisu můžete změnit procesní fázi spisu výběrem ze seznamu v rozbalovacím výběru stejnojmenného okénka. Svůj výběr potvrďte kliknutím na tlačítko ZMĚNIT PROCES.

Systém eviduje historii vývoje jednotlivých procesních fází a eviduje u nich DATUM UKONČENÍ PROCESU a UŽIVATELE, který proces ukončil. Jednotlivý již ukončený proces lze smazat pomocí ikony koše na řádku procesu. Smazané procesy lze znova zobrazit pomocí tlačítka ZOBRAZIT SMAZANÉ.

Pro bližší informace ohledně nabídky v rozbalovacím výběru okénka Změnit procesní fázi spisu prosím kontaktujte technickou podporu. Stejně tak nás kontaktujte v případě zájmu o nasazení automatizovaného systému aktualizace procesních fází spisu.

Úkoly (ve vztahu ke spisu)

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní příkazní liště. V nabídnutém Seznamu spisů klikněte na požadovaný spis. V levém menu pak vyberte záložku Úkoly ke spisu. Zobrazí se Vám přehled všech Nesplněných a Splněných úkolů ve vazbě na spis. Založit nový úkol můžete kliknutím na tlačítko PŘIDAT ÚKOL v horní části obrazovky.

Kliknutím na vybraný úkol v seznamu Úkoly ke spisu je možné již zadaný úkol editovat. Více informací k založení a editaci úkolů najdete v samostatné kapitole Úkoly.

Přehled všech evidovaných úkolů ke všem Vašim spisům lze zobrazit v modulu Úkoly v horní (černé) příkazní liště.

Dokumenty (ve vztahu ke spisu)

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní příkazní liště. V nabídnutém Seznamu spisů klikněte na požadovaný spis.

V levém menu pak vyberte záložku Dokumenty. Po jejím otevření se zobrazí složky s dokumenty. V pravé části obrazovky Vám systém zobrazuje přehled posledních Vámi navštívených spisů. V pravém dolním rohu se Vám zobrazuje uploadovací okno pro nahrání nových souborů.

Dokumenty si můžete pro následnou snazší orientaci roztřídit do několika různých složek. Přiložením kurzoru myši na zvolený dokument Vám systém nabídne kontextové menu pro práci s tímto dokumentem, např. jej Upravit, Stáhnout či Smazat. Více o funkcionalitách kontextového menu v kapitole Práce s dokumenty.

Další možnosti práce s dokumenty ve spisu nabízí tlačítka v horní části obrazovky: HLEDAT, EXPORTOVAT, NAČÍST, SPRÁVA SLOŽKY a GENEROVAT. Podrobný návod, jak je využít, naleznete v kapitole Dokumenty-DMS.

Účastníci řízení

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní příkazní liště. V nabídnutém Seznamu spisů klikněte na požadovaný spis. V levém menu pak vyberte záložku Účastníci řízení. Ke každému spisu můžete přiřadit neomezený počet účastníků řízení spisu (může být protistrana, advokát protistrany apod.).

Účastníky řízení evidované u aktivních spisů systém kontroluje v insolvenčním rejstříku a zejména kontroluje konflikt zájmů.

Zejména z důvodu kontroly konfliktu zájmů doporučujeme dodržet následující postup při přiřazování účastníků řízení ke spisu.

Nejprve zkontrolujte, zda účastník řízení v systému není již zadaný v databázi klientů. Pokud účastník v seznamu klientů existuje, klikněte na tlačítko Přidat účastníka z klientů, vyhledejte klienta a klikněte na něj.

Pokud subjekt, který chcete zadat ke spisu jako účastníka řízení, není v databázi Všichni klienti, ověřte, zda již není v databázi Klienti - Účastníci řízení. Pokud ano, přiřaďte je ke spisu prostřednictvím tlačítka Přidat účastníka ze seznamu. Dále je nutno najít kontakt v seznamu a kliknout na něj.

U každého spisu se musí vždy znovu vyplnit kontaktní údaje účastníka řízení, protože ty se mohou u stejného kontaktu (účastníka řízení) pro jednotlivé případy (spisy) lišit.

Pokud ve výše uvedených seznamech účastník není, založíte jej kliknutím na tlačítko NOVÝ ÚČASTNÍK.

Ve formuláři je potom nutné vyplnit minimálně Jméno a Příjmení nebo Firmu a Rodné číslo nebo IČ, ostatní údaje jsou volitelné. Pro doplnění údajů ze systému ARES pomocí IČ, vyplňte IČ a klikněte na Najít. Firma bude dohledána a bude Vám nabídnuto vyplnění údajů do formuláře.

Po uložení již naleznete účastníka v seznamu a můžete jej přiřadit jako účastníka spisu.

Pokud dodržíte výše uvedený postup, systém identifikuje konflikt zájmů a odešle notifikaci dle specifikace Vaší kanceláře. Pro podrobnější informace a nastavené této funkce ve Vaší licenci, kontaktujte prosím naši technickou podporu.

Každému z účastníků je vhodné přiřadit jeho roli v řízení z uživatelsky volitelného seznamu Typu účastníka (žalující, žalovaný, vedlejší účastník).

Pokud účastníka řízení nepřiřadíte ke spisu a nevyplníte mu řádně e-mailovou adresu, nebude funkční zjednodušené ukládání e-mailů ke spisům.

Spisové značky

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní příkazní liště. V nabídnutém Seznamu spisů klikněte na požadovaný spis. V levém menu pak vyberte záložku Spisové značky. Systém ISAK využívá při práci se spisovými značkami propojení na systém InfoSoud a InfoJednání.

U každého spisu můžete vytvořit libovolné množství spisových značek. U každé značky poznamenejte, ke které spisové službě se váže.

Pro zadání nové spisové značky klikněte na tlačítko NOVÁ ZNAČKA. V nově otevřeném dialogovém okně Spisová značka zadejte spisovou značku nebo číslo jednací a název instituce, které náleží. Inteligentní systém našeptávání navrhuje uživateli odpovídající název soudu. Pokud spisová značka náleží jinému orgánu než soudu, systém ISAK doplnění názvu a adresy nabídne jen v případě, že byl již dříve tento název a adresa uživatelem do systému zapsán.

Platnost od – datum zahájení řízení.

Platnost do – datum ukončení řízení.

Kontrolovat pomocí Infosoud – pokud je zatrhnuto, ve spisové službě příslušného soudu se prostřednictvím propojení ISAKu se systémem InfoSoud a InfoJednání automaticky kontroluje stav řízení.

Vyřizuje – informativní pole, můžete zde doplnit kdo věc na soudě případně v jiné instituci vyřizuje.

Právní moc – datum pravomocného ukončení věci.

Poznámka – pole pro různé poznámky dle potřeby uživatele.

Zadané údaje potvrďte tlačítkem ULOŽIT.

V případě, že je zadána správně spisová značka (např. formát 25T235/2011), a vybrán soud z nabídky pole Značka náleží a zatrhnuto políčko Kontrolovat pomocí Infosoud, je tato spisová značka automaticky kontrolována ve spisové službě příslušného soudu. Díky tomu Vám systém ISAK poskytne další automatické služby:

  1. v dialogovém okně Spisová značka se zobrazí aktuální stav řízení a prostřednictvím odkazu Stav řízení (InfoSoud) si můžete zobrazit výpis v aplikaci InfoSoud na portálu justice.cz;
  2. ke spisovým značkám u jednotlivých spisů systém automaticky doplňuje datum nabytí právní moci rozhodnutí soudu;
  3. pokud je soudem vypsáno jednání, systém uživateli odpovědnému za spis vytvoří úkol v termínu jednání s detaily (místem, osobami, časem atd.). Jednání jsou touto službou zveřejňována max. 30 dnů předem.
POZOR: Údaje mají pouze informativní charakter.

Čísla spisových značek jsou využita k dohledání spisu u doručených zpráv z datové schránky – více viz. Datové schránky. Způsob využití spisových značek při práci s poštou naleznete v kapitole Pošta a automatické přiřazování ke spisům dle spisové značky.

Katastr nemovitostí

Systém ISAK umožňuje propojení s webovými službami dálkového přístupu katastru nemovitostí. Toto propojení umožňuje stahovat do ISAKu .xml data a .pdf výpisy jednotlivých listů vlastnictví evidovaných v katastru nemovitostí, což využijete zejména při tvorbě vzorů a generování dokumentů ze vzorů.

Pro bližší informace o této funkcionalitě kontaktujte prosím naši technickou podporu.

Související spisy

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní příkazní liště. V nabídnutém Seznamu spisů klikněte na požadovaný spis. V levém menu pak vyberte záložku Související spisy.

Pokud se daný spis váže na jiné spisy, a nejedná se o vazbu na spis nebo podřízený spis, je možné k tomuto spisu přiřadit neomezené množství souvisejících spisů jejich výběrem z existujících spisů.

Kliknutím na řádek zvoleného spisu tento spis přiřadíte mezi související spisy. Mazání z evidence souvisejících spisů se provádí kliknutím na ikonu koše v pravé části řádku spisu.

Podřízené spisy jsou do tohoto seznamu zařazeny automaticky.

Související kontakty

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní příkazní liště. V nabídnutém Seznamu spisů klikněte na požadovaný spis. V levém menu pak vyberte záložku Související kontakty. Uživatel pracující s daným spisem zde získá přehled o osobách klienta účastných na spisu. Ze seznamu kontaktů vedených u klienta je možné k jednotlivým spisům tyto kontakty přiřazovat. V rozbalovacím okně vyberte osobu a potvrďte tlačítkem Přidat.

Pokud využíváte pro evidenci emailů v poště spisu Pluginy Office pro Outlook, systém Vám při ukládání emailu emailu nabídne zrychlenou volbu jeho uložení ke spisu, kde je příjemce/odesílatel veden jako Související kontakt.

Více se o evidenci kontaktních osob Klienta dozvíte v části Kontaktní osoby.

Úkony spisu

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní příkazní liště. V nabídnutém Seznamu spisů klikněte na požadovaný spis. V levém menu pak vyberte záložku Úkony spisu. Kliknutím na tuto záložku se Vám zobrazí přehled úkonů, které byly na spise provedeny.

Můžete si vytvářet různé přehledy úkonů pomocí přednastavených parametrů (filtrů). Výběr je třeba vždy potvrdit kliknutím na tlačítko ZMĚNIT. V polích Období od-do se zohledňuje datum provedení úkonu.

Dialogové okno pro založení nového úkonu získáte kliknutím na tlačítko NOVÝ ÚKON v horní části obrazovky. Úkony můžete editovat obdobně jako v jiných místech systému. Datum provedení úkonu se v této sekci předvyplňuje obdobným způsobem jako když zadáváte úkony v Úkony za období.

Všechny právě zobrazené úkony můžete přesunout k jinému klientovi nebo spisu pomocí tlačítka PŘESUNOUT VŠE.

Úkon můžete upravovat pouze do doby, než je úkon vyfakturovaný.

V poli Celkem odpracováno systém sčítá odpracované hodiny na úkonech dle výběru ve filtrech.

V pravé části obrazovky je možné exportovat přehled provedených úkonů do MS Word – kliknutím na funkci Přehled.DOC nebo do MS Excel – kliknutím na funkci Přehled.XLS.

Více o práci s úkony je uvedeno v samostatné kapitole Úkony.

Výdaje ke spisu

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní příkazní liště. V nabídnutém Seznamu spisů klikněte na požadovaný spis. V levém menu pak vyberte záložku Výdaje ke spisu. Kliknutím na tuto záložku se Vám zobrazí přehled výdajů, které byly ke spisu přiřazeny v pokladně nebo formou ostatních výdajů na kartě klienta.

V této sekci nelze zadávat nové výdaje, slouží pouze k zobrazení přehledu výdajů spisu včetně součtu všech výdajů v tabulce v pravé části obrazovky. Můžete si také tvořit různé přehledy, záznamy o výdajích časově omezit podle data dokladu nebo dle filtru Fakturováno. Výběr ve filtru potvrďte kliknutím na tlačítko ZMĚNIT.

Telefonáty ke spisu

Pokud používáte internetovou telefonní ústřednu (PBX-Private Brand Exchange), je možné tuto ústřednu propojit se systémem ISAK. Jednotlivé hovory pak můžete evidovat. Systém ISAK je schopen hovor tarifikovat a nabídne Vám možnost vyúčtování jeho ceny klientovi. Telefonáty ke spisu naleznete po zvolení Klienta a daného Spisu v levém menu obrazovky.

Pro bližší informace o této funkcionalitě kontaktujte prosím naši technickou podporu.

Parametry spisu

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní příkazní liště. V nabídnutém Seznamu spisů klikněte na požadovaný spis. V levém menu pak vyberte záložku Parametry spisu. V této části můžete zadávat základní údaje o spisu:

• Název spisu (věc): Základní název spisu, tento název se zobrazuje ve všech přehledech a sestavách. Podle textu v názvu spisu můžete vyhledávat v rychlém vyhledávání.

• Datum nápadu: Datum nápadu, vyplňte podle zvyklostí každé advokátní kanceláře, například datum založení spisu;

• Řada spisu: Pokud máte licenci s více řadami spisu, můžete zde zvolit, ve které řadě se přidělí číslo spisu. Pozor: Pokud se jedná o podřízený spis (spis je zakládán jako podřízený) vždy bude použita taková řada spisu, která je uvedena u hlavního spisu. Jednotlivé řady spisů se definují Nastavení systému v sekci Číselné řady spisů.

• Číslo spisu: systém doplňuje automaticky dle vybrané číselné řady spisu v poli Řada spisu.

• Nadřazený spis: Tato položka udává, podle kterého spisu se bude řídit fakturace úkonů tohoto spisu. Více informací o propojení účtování nadřízených a podřízených spisů najdete v kapitole Účtování podřízených spisů.

• Odpovědná osoba: V tomto poli je nutné vybrat uživatele, který je za spis odpovědný. Výběr odpovědné osoby je rozhodující pro mnoho dalších funkcí v systému;

• Partneři a spolupracující osoby: Pro účely vzájemného vyúčtování osob v advokátní kanceláři je možné přiřazení spisu více skupinám osob. Osoba odpovědná za spis je vždy pouze jedna. Tyto informace lze dále využívat při tvorbě sestav určených pro vyúčtování mezi osobami účastnými na spise;

• Druh spisu: slouží pro některé reporty, statistiky a prémiové funkce;

• Stav spisu: V této části je možné uvádět aktuální stav spisu; pro podrobnější informace slouží záložka Historie spisu;

• Umístění podkladů spisu: Zde je možné zaznamenat poznámku o fyzickém umístění spisu pro jeho snadné nalezení. Jedná se o textové pole, do kterého je možné uvést libovolný text;

• Platnost spisu do: datum je určující pro zařazení spisu mezi aktivní nebo archivované spisy;

• Důvod ukončení platnosti spisu: slouží pro popis důvodu.

• Externí přístup: slouží k povolení externího přístupu z dataroomu;

• Účtovat samostatně: pole je pouze u podřízených spisů. Pokud zatrhneme, může se na podpisu nastavit samostatné účtování nezávislé na účtování hlavního spisu;

• Započitatelné do výkonnosti advokáta: toto pole uvádí, zda úkony provedené na tomto spisu jsou započitatelné do výkonnosti advokáta.

• Skrytý spis: pokud je zatrhnuto, spis vidí pouze uživatelé s právem vidět skryté spisy;

• Poznámka ke spisu: v této části si uživatel může zapsat libovolnou poznámku ke spisu.

Uživatel, který má příslušná práva, může spis přesunout k jinému klientovi prostřednictvím tlačítka ZMĚNIT KLIENTA. Po kliknutí na tlačítko se Vám otevře dialogové okno Přesunout spis. Do pole Cílový klient zadejte klienta, ke kterému se má spis přesunout a výběr potvrďte kliknutím na tlačítko PŘESUNOUT.

Použití tlačítka EVIDENCE SLOŽEK je vysvětlena v samostatné kapitole Evidence složek spisu.

Uživatel, který má příslušná práva, může DUPLIKOVAT SPIS. Po použití tlačítka DUPLIKOVAT SPIS je možné změnit název spisu. Po potvrzení názvu nového spisu prostřednictvím tlačítka VYTVOŘIT systém oznámí, že vytvořil nový spis a jeho číslo.

Po potvrzení názvu nového spisu prostřednictvím tlačítka VYTVOŘIT systém založí nový spis v němž vytvoří:

  • kopie základních údajů spisu;
  • kopie nastavení účtování;
  • kopie partnerů evidovaných na spisu;
  • kopie souvisejících kontaktů spisu;
  • kopie struktury složek dokumentů (dokumenty nikoli)

a přidělí nové číslo spisu, jež Vám po dokončení operace oznámí.

V parametrech spisu si můžete vygenerovat také desky pro související šanon ke spisu, a to kliknutím na ikonu Desky vpravo nahoře. Vygeneruje se Vám dokument ve Wordu, který si můžete vytisknout a založit jako košilku do šanonu.

Číselné řady spisů

Systém ISAK má přednastavenou výchozí řadu spisů, avšak umožňuje také vést spisy i ve více číselných řadách. Více informací o variantách číselných řad najdete v samostatné kapitole.

Číselnou řadu vybíráte při založení nového spisu v poli Řada spisu. Číslo spisu se pak doplňuje automaticky.

Pokud si chcete doplnit výchozí řadu spisů, lze tak učinit v Nastavení systému.

Opravit číslo spisu je možné pokud máte ke změně čísla spisu přiřazena odpovídající práva.

Evidence složek spisu

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní (klientské) příkazní liště. V nabídnutém seznamu spisů klikněte na požadovaný spis. V levém menu pak vyberte záložku Parametry spisu. Zde si také můžete evidovat existující složky spisu.

Stisknutím tlačítka EVIDENCE SLOŽEK se Vám otevře nové dialogové okno Správa složek spisu s přehledem evidovaných složek. Kliknutím na tlačítko Nová složka systém automaticky vytvoří další složku s číslem spisu a podčíslem složky. Pokud máte k dispozici tiskárnu čárových kódů, je možné systémově nastavit tuto tiskárnu pro tisk čárových kódů jednotlivých složek.

Pro bližší informace o funkci tisku čárových kódů pro jednotlivé složky kontaktujte prosím naši technickou podporu.

Osoba odpovědná za spis

Osoba odpovědná za spis je vždy pouze jedna a je provázána s mnohými funkcemi systému například s úkoly, poštou, insolvencemi atd. Využívá se v různých reportech a statistikách pro přiznání výkonnosti uživatele.

Osoba odpovědná za spis může dostávat hlášení o dosažení limitů na spisech, o konfliktu zájmů apod. Vždy záleží na obsahu a nastavení konkrétní licence.

Ve spisu, kde je uživatel zadaný jako odpovědná osoba má navíc nad rámec svých běžných práv možnost:

  • nastavovat práva přístupů ke spisu;
  • vidí ostatní výdaje spisu.

Práva související s úkony, poštou, fakturací, účtováním spisu a rozúčtováním spisu na Přehledce záleží vždy výhradně na nastavení práv uživatele a se skutečností, zda uživatel je/není osoba odpovědná za spis, nijak nesouvisí. Stejně tak restrikce přístupu na jednotlivé složky, pokud jsou nastavené, platí i pro odpovědnou osobu za spis.

Podřízené spisy

Ke každému spisu můžete přidat neomezený počet podřízených spisů. Nový podřízený spis se zakládá stejně jako každý jiný spis – je však nutno k němu v Parametrech spisu přiřadit nadřazený spis.

Podřízené spisy se zakládají pro lepší přehlednost a z důvodu propojení účtování a fakturace s nadřazeným hlavním spisem. Více informací najdete v kapitole Účtování podřízených spisů.

Účtování

Zvolte klienta a následně spis. V levém menu pak vstupte do záložky Účtování.

V této části je možné nastavit pravidla pro účtování spisu nezávislé na účtování klienta. Účtování obvykle nastavujeme u hlavního spisu. Informace k nastavení účtování podřízených spisů najdete v samostatné kapitole Účtování podřízených spisů.

Zobrazení menu Účtování je vázáno na právo povolené ve Správě uživatelů.

Při zadávání parametrů účtování spisu, systém hlídá, aby byla vyplněna vzájemně související pole. Pokud některé chybí, Vaše zadání systém neuloží a upozorní Vás chybovou hláškou. Stejně tak, pokud se některé Vám zadané parametry vzájemně vylučují.

Odměny ve vazbě na spis můžete určit jako hodinové, paušální nebo vypočtené dle advokátního tarifu (vyhláška č.177/1996 Sb.).

Tlačítko FAKTUROVAT SPIS – otevře se fakturace daného spisu. Podrobné informace o fakturaci najdete v kapitole FAKTURACE.

Tlačítko PODKLADY FAKTURACE – otevře se okno Sestava, kde si můžete zadat datum, ke kterému chcete vygenerovat sestavu Přehled k fakturaci daného spisu.

Tlačítko FAKTURY SPISU – zobrazí se Vám přehled všech faktur vystavených u daného spisu. Po kliknutí na libovolné místo řádku s danou fakturou se Vám zobrazí všechny dokumenty související s danou fakturou.

Tlačítko DĚLENÍ ÚKONU – dává možnost úkony a ostatní výdaje spisu rozdělit a v danou chvíli fakturovat jen jejich část. Poměr dílů se zadává v procentech, může obsahovat jen celá čísla, musí být oddělený čárkou a v součtu se musí rovnat 100. Můžete si zvolit, zda dělit náklady, úkony, i již rozdělené položky. Pokud nezaškrtnete ani jedno políčko, podělí se vše. Úkony musí být ve chvíli dělení schválené. Výsledek se zaokrouhluje na 2 desetinná čísla.

Pole Vzor ceníku – umožňuje vybrat pro daný spis některý z ceníků zadaných v Nastavení systému v záložce Výchozí ceníky. Po kliknutí na tlačítko POUŽÍT CENÍK se hodnoty ze vzoru propíší do příslušných polí v účtování spisu. Při změně v ceníku, tato se nepropíše do účtování spisu automaticky ale až po kliknutí na tlačítko POUŽÍT CENÍK.

Pole Sleva z ceníku – umožňuje z vybraného ceníku poskytnout procentuální slevu.

Pole Jazyk fakturace – umožňuje vybrat jazyk, ve kterém chcete vystavovat dokumenty vázané k tomuto spisu.

Pole Měna ceníku – vyberte měnu, ve které máte uvedeny smluvní ceny (CZK, EUR, GPB, USD).

Pole Cílová měna fakturace – vyberte měnu, která má být použita pro fakturaci (CZK, EUR, GBP, USD). Jednotlivé sazby v části odměny se potom uvádějí v této měně. Pokud není vyplněná, použije systém Měna ceníku.

Pole Text na fakturu – zde můžete definovat jakýkoliv doplňující text, který chcete uvést na všech fakturách vystavených k dotčenému spisu. Při vystavení faktury se automaticky propíše do pole Text na fakturu v dialogovém okně Detail faktury. Zde se ještě může editovat a teprve odsud se načte do formuláře faktury. Platí ale i to, že když není v účtování spisu nic zadané, můžu na Detailu faktury do pole zapsat text, jenž se propíše do faktury.

Pole Dohodnutý kurz – pokud je vyplněna nula, použije se kurz ČNB dle data zdanitelného plnění faktury. Jinak se použije kurz, který uvedete v tomto poli.

Pole Kurz ke dni - můžete zadat hodnoty 1-31 (lépe 1-28) označující den v předchozím měsíci, ke kterému se má vyplnit kurz automaticky. Pokud je zde vyplněna nula a není vyplněn dohodnutý kurz, použije se aktuální kurz ČNB dle data zdanitelného plnění faktury. Přednost má nastavení v poli Kurz ke dni před polem Dohodnutý kurz.

Pole DPH sazba fakturace – zde vyberte sazbu DPH.

Pole Účtovat DPH – v případě, že fakturujete do zahraničí, můžete zde nastavit, že se tento spis bude fakturovat bez DPH.

Pole Nepoužít účtování klienta – zatrhněte, pokud chcete, aby se při fakturaci spisu nepoužily hodnoty zadané ve výchozím účtování spisů klienta.

Pole Spis nefakturovat - pokud zatrhnete, nebude tento spis zařazen do fakturace.

Pole Zahraniční faktura – pokud zatrhnete budou se faktury vystavené na tomto spisu automaticky zařazovat mezi zahraniční faktury.

Pole Bankovní účty pro úhradu - umožňuje vybrat pro daný spis některý z bankovních účtů zadaných v Nastavení systému.

Pole Dnů splatnosti – pokud má být při fakturaci daného spisu jiná splatnost, než je ve výchozím účtování spisů klienta, doplňte zde počet dnů splatnosti faktury. Aby se tato splatnost aplikovala na vystavené faktuře, musíte ji vystavovat z účtování spisu. Jinak se aplikuje splatnost uvedená ve výchozím účtování klienta nebo výchozí splatnost v systému.

Tlačítko Hlášení dosažení limitu – otevře se pole Hlášení limitů, kde můžete nastavit limity při jejichž dosažení je osobě odpovědné za spis odeslán e-mail s upozorněním na dosažení limitu pro fakturaci. Limitů lze dle potřeby nastavit více (mohou se lišit výší podílu z celkové částky) a lze do nich kromě úkonů zahrnout i zálohy a výdaje na spisu.

Pole Hodinová sazba - vyplňte pole Hodinová sazba a potvrďte kliknutím na tlačítko PŘIDAT/ULOŽIT. Pokud je nastaveno účtování hodinovou sazbou, zobrazí se Vám možnost nastavení účtovaných sazeb pro jednotlivé uživatele nebo pro skupinu uživatelů.

Pokud nejsou u jednotlivých uživatelů nebo skupin uživatelů nastaveny hodnoty hodinové sazby, použije systém obecně nastavenou hodinovou sazbu vyplněnou u spisu.

Můžete dále uvést také hodnotu do pole Náhrada promeškaného času a Náhrada nákladů na administrativu.

Pole Limit hodinové fakturace – upravuje fakturaci jen v případě použití hodinové sazby, nefunguje pro paušální sazby a nezahrnuje ostatní výdaje spisu. Pokud zadáte limit hodinové fakturace, faktura se vystaví maximálně ve výši zadaného limitu. Když je na spisu více odpracovaných hodin, úkony nad rámec limitu se při fakturaci započítají jako sleva. Když je odpracovaných hodin méně, vyfakturuje se částka odpovídající počtu odpracovaných hodin.

Pole Snižovat limit při fakturaci – když pole zatrhnete, poníží v případě fakturace jen části do limitu původní částku limit hodinová fakturace o vyfakturovanou část.

Pole Paušální sazba, Frekvence účtování a Hodin v paušálu – umožňují nastavit různé varianty fakturace paušálu.

a) Paušální sazba jednorázová. Vyplňte pole Paušální sazba a vyberte periodu „Jednorázově“. Můžete dále uvést hodnotu do pole Náhrada promeškaného času a Náhrada nákladů na administrativu.

b) Paušální sazba pravidelná bez omezení hodin. Vyplňte pole Paušální sazba a vyberte periodu paušálu – tato metoda bude nabízet podklady pro fakturaci 1x za uvedenou periodu s tím, že v tomto poli uvádějte vždy odměnu za 1 měsíc (s výjimkou jednorázového paušálu) a to bez ohledu na periodu fakturace. Systém ISAK celkovou hodnotu paušálu vypočte ze zadaných hodnot. Můžete dále uvést hodnotu do pole Náhrada promeškaného času a Náhrada nákladů na administrativu.

c) Paušální sazba pravidelná, s omezením hodin v paušálu. Vyplňte pole Paušální sazba a vyberte periodu paušálu – tato metoda bude nabízet podklady pro fakturaci 1x za uvedenou periodu s tím, že v tomto poli uvádějte vždy odměnu za 1 měsíc (s výjimkou jednorázového paušálu) a to bez ohledu na periodu fakturace. Dále vyplňte, kolik hodin je v paušálu obsaženo. Hodiny pro úkony nad rámec paušálu budou účtovány podle zadaných hodinových sazeb. Můžete dále uvést hodnotu do pole Náhrada promeškaného času a Náhrada nákladů na administrativu.

Pole Datum poslední fakturace – zde systém vyplní datum vystavení poslední faktury (jakékoliv včetně zálohových).

Pole Tarifní sazba za úkon - u tohoto typu odměňování se evidují úkony podle advokátního tarifu dle vyhlášky č. 177/1996 Sb. oddíl druhý (mimosmluvní odměna). Za každý úkon se účtuje vypočtená sazba za úkon podle advokátního tarifu. Tuto sazbu musí uživatel před vyplněním spočítat a do pole doplní již vypočtenou částku tarifní sazba za úkon. Fakturovaná částka za právní služby bude určena jako výsledek součinu tarifní odměny a počtu účtovatelných úkonů.

Pole Paušální náhrada hotových výdajů – pole je relevantní ve spojení s Tarifní sazbou za úkon. Není-li s klientem dohodnuto jinak, uvádí se do pole částka podle advokátního tarifu za jeden úkon. Ke každému účtovatelnému úkonu se při fakturaci automaticky přiřadí odpovídající paušální náhrada hotových výdajů. V tiskové sestavě k faktuře je paušální náhrada uváděna odděleně.

Zatržítko +Pokladna vyplňte, pokud se s klientem dohodnete, že mu nebude účtována náhrada způsobem popsaným v odstavci Pole Paušální náhrada hotových výdajů, ale budou mu přeúčtovány skutečně vynaložené náklady.

Pole Náhrada promeškaného času - pokud není s klientem dohodnuto jinak, vyplňte tuto náhradu za promeškaný čas podle advokátního tarifu dle vyhlášky č. 177/1996 Sb. za každou započatou půlhodinu. Pole musí být vyplněno vždy, když se zadává paušální nebo tarifní sazba. Pole Náhrada promeškaného času v % - je alternativa k poli Náhrada promeškaného času. Náhradu uvádíme v procentech, která se počítají z hodinové sazby uživatele nebo skupiny uživatelů. Pokud nejsou tyto sazby zadané, spočítá se z hodinové sazby.

Pole Náhrada na administrativu - po vyplnění tohoto pole bude ke každé faktuře automaticky připočtena částka odpovídající zadanému procentu z hodnoty všech položek k fakturaci kromě ostatních výdajů spisu. Poznámka: Tato část neslouží k zadávání jednotlivých položek nákladů účtovaných ke spisu, jako je např. cestovné, soudní poplatky, poštovné apod. Tyto položky se zadávají v části Ostatní výdaje.

Pole Faktura tvořená položkami a tlačítko Položky paušálu – pokud se fakturace opakovaně skládá z několika stejných položek, můžete zatrhnout pole Faktura tvořená položkami a jednotlivé položky předdefinovat v okně Rozpis paušálu. To se Vám otevře po kliknutí na tlačítko Položky paušálu. Jednotlivé položky se sečtou a automaticky propíší do Paušální sazby. Pozor, u takto vystavené faktury nelze kombinovat paušál s fakturací jednotlivých úkonů.

Pole Formulář faktury, Formulář zálohové faktury, Formulář DD k přijaté platbě - zde můžete zvolit, který z formulářů předefinovaných v Nastavení systému/vzory bude použit při fakturaci daného spisu.

Pole Číselná řada faktury, Číselná řada zálohové faktury a Číselná řada DD k přijaté platbě - zde můžete zvolit, která z číselných řad předefinovaných v Nastavení systému/číselné řady bude použita při fakturaci zvoleného spisu.

Pole Cílový příjemce a tlačítko Nový záznam – použijte v případě fakturace zprostředkované služby, kdy cílový příjemce/plátce faktury je jiný subjekt než klient, pod nímž evidujete daný spis. Vyberte cílového příjemce v poli Cílový příjemce nebo zadejte nový subjekt pomocí tlačítka Nový záznam.

Pole Parametry 1-3 – můžete využít pro individuální požadavky při fakturaci. V případě zájmu o podrobnější informace kontaktujte prosím naši technickou podporu.

Pole Poznámka pro fakturaci – při vystavování faktury se zobrazí poznámka, která Vám připomene specifický parametr/požadavek pro fakturaci daného spisu.

Účtování podřízených spisů

Podřízené spisy se primárně řídí pravidly hlavního spisu a záložka Účtování se na nich nezobrazuje. Pokud v parametrech podřízeného spisu zaškrtneme políčko Účtovat samostatně, záložka Účtování se zobrazí a můžeme nastavit samostatné účtování i na podřízeném spisu.

Standardním příkladem, kdy Vám společné účtování hlavního a podřízeného spisu výrazně usnadní práci při evidenci odpracovaných hodin a následné fakturaci je varianta, kdy Vaše kancelář má s klientem uzavřenu smlouvu na vymáhání pohledávek. V této smlouvě je stanoven měsíční paušální poplatek za vymáhání, který obsahuje například 20 hodin měsíčně a nad tento počet hodin je stanovena hodinová sazba.

Vytvoříte si tedy hlavní spis, který nazvete například „Vymáhání pohledávek“. V účtování tohoto spisu vyplníte dohodnutou sazbu, počet hodin v paušálu a pole Nadřazený spis v parametrech tohoto spisu necháme na hodnotě Nemá nadřazený spis Vytvoříme podřízené spisy (jednotlivé případy), u nich vybereme vždy nadřazený spis „Vymáhání pohledávek“ a pojmenujeme je například jmény jednotlivých dlužníků. U těchto podřízených spisů již nevyplňujete účtování. Výsledkem bude, že se jednotlivé časy úkonů těchto podřízených spisů budou odečítat od hlavního spisu a fakturovat jednotnou částkou hlavního spisu.

Stav záloh

V záložce Stav záloh je možné zobrazit přehled záloh a jejich čerpání ve vztahu ke konkrétnímu spisu klienta spolu s informacemi o jejich čerpání.

Novou zálohu zadáte prostřednictvím tlačítka NOVÁ ZÁLOHA. Postupujte stejným způsobem jako při zadávání zálohy na úrovni klienta.

I další práce, zejména způsob evidence a čerpání záloh, se zálohami evidovanými na spisu (je obdobná jako u evidence záloh na úrovni klienta).

Práva přístupu - spis

Systém ISAK umožňuje u každého spisu řídit práva přístupu jednotlivých uživatelů a jejich skupin. Každému novému spisu systém automaticky nastaví v agendě Práva přístupu skupinu Uživatelé (výchozí). K tomuto novému spisu tak získají přístup všichni uživatelé.

Spravovat práva přístupu ke spisu může uživatel, který:

- má přiděleno právo spravovat práva ke spisům;

- nebo je vedený jako osoba odpovědná za spis.

Osoba, která má oprávnění spravovat uživatele, může k danému spisu přidávat a odebírat oprávnění jednotlivých uživatelů nebo celých skupin, a to buď volbou Pozitivního práva (osoba nebo skupina získává přístup ke spisu) nebo volbou Negativního práva (osoba nebo skupina přístup do spisu nemá). Přístupová práva je možné přidělovat i více skupinám nebo uživatelům.

Základní pravidla pro nastavení práv přístupu ke spisům:

- práva jednotlivců mají přednost před právy skupiny;

- a zároveň mají negativní práva přednost před právy pozitivními.

Pokud je skupině přiděleno pozitivní právo přístupu ke spisu, je možné vyřadit jednotlivé členy ve zvolené skupině z přístupu k tomuto spisu přidáním negativních práv člena skupiny. Při kliknutí na uživatele či skupinu ve sloupci SKUPINA/UŽIVATEL se v novém dialogovém okně zobrazí všichni uživatelé, kteří jsou zařazeni v dané skupině práv. Po kliknutí na volbu Odepřít ve sloupci AKCE se této osobě přidělí negativní právo přístupu.

Další důležité informace související s nastavením práv přístupu do klienta:

Uživatel, který má administrátorem přidělena práva přístupu ke klientovi, má automaticky také přístup do jeho spisů, za podmínky, že přístup ke spisu není výslovně danému uživateli zakázán. Pokud má uživatel povolen přístup do některého spisu klienta, má automaticky povolený přístup k přehledu spisů klienta (uživatel v menu klienta vidí jen volbu SPISY).

Když přiřadíte uživatele jako spolupracovníka spisu, automaticky se mu vygeneruje pozitivní právo přístupu ke spisu.

Advokátní úschova

Systém ISAK umožňuje vést si u spisu aktuální informace o stavu advokátních úschov souvisejících se spisem. Konkrétně se jedná o přehled finančních úschov a pohybů na úschovním účtu.

Využívání evidence úschov v systému ISAK nezbavuje advokáta povinnosti registrovat úschovy v elektronické knize úschov České advokátní komory: www.eku-cak.cz.

Pro zadání nové úschovy klikněte na tlačítko PŘIDAT ÚČET v záložce Advokátní úschova na vybraném spisu.

Otevře se Vám dialogové okno Účet pro úschovu. Vyberte účet, který chcete pro úschovu využít. Účty definuje oprávněný uživatel v Nastavení systému. Systém Vám v tomto kroku nabízí jen aktuálně nevyužité účty. Zadejte Platnost od a vše potvrďte kliknutím na tlačítko ULOŽIT.

Když znova otevřete záznam o úschově (stačí kliknout na řádek se záznamem o úschově) otevře se Vám znova dialogové okno Účet pro úschovu, do kterého nyní můžete zadávat jednotlivé pohyby na úschovním účtu.

Nový příchozí nebo odchozí pohyb na úschovním účtu zadáte prostřednictvím tlačítka PŘIDAT.

Po vyplnění směru pohybu, částky, popisu a data vše potvrďte kliknutím na tlačítko VLOŽIT.

Po ukončení transakce u úschovy vyplňte pole Platnost do, poté se úschovní účet uvolní pro další použití (jinou budoucí úschovu).

U spisu můžete evidovat neomezené množství advokátních finančních úschov. Záznamy pohybech na účtu můžete smazat pomocí koše na řádku dotčeného pohybu. Záznam o úschově smazat nelze.

Účty lze on-line propojit s elektronickým bankovnictvím některých bank a velkou část úkonů souvisejících s evidencí úschov lze automatizovat. Pro bližší informace prosím kontaktujte technickou podporu podpora@isak-services.cz.

Doplňková evidence

Doplňková evidence je prémiová funkce, která umožňuje definování vlastních polí, jež lze použít pro tvorbu vzorů dokumentů a následné generování dokumentů ze vzorů s automatizovaným načítáním dat ze systému do generovaného dokumentu.

Pošta ve vztahu ke spisu

Zvolte Klienta a konkrétní Spis. V levém menu je pak v části POŠTA možné zobrazit přehled veškeré Doručené a Odeslané pošty, která se vztahuje k vybranému spisu.

Tato část neslouží k zadávání položek došlé pošty. Doručená i odeslaná pošta se zadává v modulu Pošta (horní černá příkazní lišta).

Informace o doručené či odeslané poště, které se Vám zobrazují v přehledu pošty spisu, lze filtrovat podle přednastavených parametrů (filtrů), jejichž význam je stejný jako v modulu Pošta. Zadání filtrů je potřeba vždy potvrdit kliknutím na tlačítko ZMĚNIT.

Doručená pošta ve vztahu ke spisu

V evidenci doručené pošty spisu se zobrazuje přehled veškeré doručené korespondence, která je přiřazena k danému spisu. Podrobnější informace o záznamu korespondence získáte kliknutím do jakéhokoli místa řádku vybraného záznamu kromě sloupce Spis. V následně otevřeném dialogovém okně můžete změnit odpovědného uživatele zadat úkol, připojit k dalšímu nebo jinému klientovi a spisu případně odpovědět na datovou zprávu. Dále je možné doplnit Poznámku. Některé další parametry záznamu pošty lze editovat v modulu Pošta.

Kliknutím na položku ve sloupci Spis se dostanete do Parametrů daného spisu.

Odeslaná pošta ve vztahu ke spisu

V evidenci doručené pošty spisu se zobrazuje přehled veškeré odeslané korespondence, která je přiřazena k danému spisu. Podrobnější informace o záznamu korespondence získáte kliknutím do jakéhokoli místa vybraného řádku vybraného záznamu kromě sloupce Spis. V následně otevřeném dialogovém okně můžete doplnit Poznámku. Některé další parametry záznamu pošty lze editovat v modulu Pošta.

Kliknutím na položku ve sloupci Spis se dostanete do Parametrů daného spisu.

Procesy pro založení nového spisu

Pokud je součástí Vaší licence nadstavbová funkce pro průvodce zakládání nových spisů, prostudujte si následující popis funkcionality.

Je potřeba mít na paměti, že k finálnímu založení spisu dojde až po schválení všemi články tohoto procesu.

  • Osoba odpovědná za spis (pokud je osoba odpovědná za spis shodná s osobou, která spis založila, je spis v této části automaticky schválen);
  • manažer kanceláře;
  • partner.

Schvalovat nebo zamítat požadavky je možné jak z došlých emailových zpráv, tak i z karty spisu použitím tlačítka Schválit a Zamítnout. Již zamítnuté požadavky může osoba, která ho zamítla, schválit po dobu 5 ti dnů.

Zda je uživatel oprávněn schvalovat spisy na úrovni manažera nebo partnera kanceláře se volí ve Správě uživatelů.

Vlastní postup je následující:

  1. Založení spisu
  2. Automatické schválení osobou odpovědnou za spis, pokud jde o stejnou osobu, která klienta založila. Jinak je odeslán požadavek na schválení spisu osobě odpovědné za spis.
    1. možnost schválit: bude generován automaticky další krok;
    2. možnost zamítnout: proces je ukončen a nový spis není založen.
  3. Odeslání požadavku na schválení spisu všem osobám s právem schvalovat na úrovni manažera.
    1. možnost schválit: bude generován automaticky další krok;
    2. možnost zamítnout: proces je ukončen a nový spis není založen.
  4. Odeslání požadavku na schválení spisu všem osobám s právem schvalovat na úrovni partnera.
    1. možnost schválit: bude generován automaticky další krok;
    2. možnost zamítnout: proces je ukončen a nový spis není založen.
  5. Vygenerováno číslo spisu a spis se stane aktivním.
POZOR: VE FÁZI ZAKLÁDÁNÍ SPISU je nutné vyplnit všechny potřebné údaje dříve, než opustíte kartu spisu. V rámci procesů již nebudete mít ke spisu až do úplného schválení přístup. Na seznamu spisů u klienta uvidíte, v jaké fázi schvalování se spis nachází.

Výzvy ke schválení a výsledky procesu založení jsou zasílány emailem na adresu uživatele uvedenou v přehledu uživatelů. Součástí emailu je odkaz do systému (vyžaduje, aby uživatel byl v síti se systémem ISAK) a aktivní odkazy pro přímé schválení nebo zamítnutí (tyto odkazy jsou funkční z celého internetu, vyžadují ovšem připojení přes https).

V případě zamítnutí je všem zúčastněným osobám v procesu založení odeslána zpráva, že bylo založení zamítnuto.

V případě schválení partnerem je vygenerováno nové číslo spisu a všem zúčastněným osobám v procesu založení je odeslána zpráva, že bylo založení provedeno.

  • spisy.txt
  • Poslední úprava: 17/02/2021 11:32
  • autor: ST