Spisy

Zvolte Klienta v horní příkazní liště. Kliknutím na volbu Spisy v dolní příkazní liště se Vám zobrazí přehled spisů týkajících se aktuálně zobrazeného klienta. Spisy jsou rozdělené do dvou seznamů:

Případně si můžete zobrazit všechny spisy v jednom seznamu zaškrtnutím políčka Zobrazit archivované spisy.

V základním zobrazení spisů vedených u klienta jsou zobrazeny pouze hlavní spisy. Pokud jsou k hlavním spisům přiřazeny podřízené spisy, zobrazují se v seznamu spisů hromadně kliknutím na tlačítko ZOBRAZIT PODSPISY, a to tak, že se rozbalí všechny hlavní (nadřazené) spisy.

V seznamu spisů lze zobrazit pouze podřízené spisy u jednoho zvoleného hlavního spisu kliknutím na šipku (trojúhelník) nalevo od sloupce Datum nápadu. Podřízené spisy jsou v seznamu odlišeny od hlavních spisů odrážkou (ve tvaru dlouhé šipky) ve sloupci Věc.

V Nastavení uživatele si můžete zvolit možnost Podřízené spisy vždy rozbalené.

V nastavení uživatele si také můžete nastavit, ve které agendě se Vám spis otevře.

Aktivní spisy

Kliknutím na vybraný spis v kterémkoli ze sloupců přehledové tabulky se spis otevře a zobrazí se detailní údaje týkající se spisu.

Spisy, které označíte, že již nejsou aktivní, se přesunou do přehledu Archivované spisy. Zde můžete data evidovaná u spisu i v budoucnu pasivně prohlížet. Pokud v budoucnu vyvstane potřeba vrátit se k aktivní práci na spisu, doporučujeme archivaci spisu zrušit.

Archivace spisu se řídí datem v poli Platnost spisu do v Parametrech spisu. Pokud je v tomto poli hodnota 00.00.0000, je spis stále aktivní a bude jej možné volit například při zadávání úkonů. Po vyplnění data – kliknutím na ikonu kalendáře se doplní aktuální datum – bude spis označen jako ukončený a nebude se v jednotlivých výběrech zobrazovat.

Spis evidovaný v přehledu archivovaných spisů klienta je možné zahrnout do vyhledávání. Více viz nastavení uživatele.

Spis archivujte až poté, co máte veškeré práce na spisu ukončené a vyfakturované. S archivovaným spisem již nelze aktivně pracovat – přiřazovat poštu, úkony, fakturovat apod.

Zvolte Klienta v horní příkazní liště a klikněte na volbu Spisy. Ke každému klientovi můžete přidat neomezený počet spisů a jim podřízených spisů.

Pokud obsahuje Vaše licence procesy pro zakládání spisů, pokračujte na popis těchto procesů.

Nový spis založíte kliknutím na tlačítko NOVÝ SPIS. Zobrazí se Vám dialogové okno, kde je důležité vyplnit alespoň: název spisu (věc), odpovědnou osobu a vybrat číselnou řadu. Číselnou řadu volte vždy v případě, že jich Vaše kancelář používá více než jednu. Vložená data potvrďte tlačítkem PŘIDAT/ULOŽIT.

Po založení vyplňte všechny Vám známé parametry spisu. Popis všech parametrů spisu najdete v kapitole Parametry spisu. Postupujte dle zvyklostí a metodiky Vaší kanceláře.

Kontrola konfliktů u názvu spisu

Při zadání nového spisu systém ISAK provádí kontrolu konfliktních zadání, porovnává název zadaného spisu s údaji uloženými v systému. Pokud systém nalezne shodu, vypíše při opuštění pole s názvem spisu seznam konfliktních údajů.

Jako uživatel systému odpovídáte za kontrolu zjištěných údajů a vyhodnocení konfliktu. Systém při nalezení konfliktu nezamezí uložení nového spisu.

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní příkazní liště. V nabídnutém Seznamu spisů klikněte na požadovaný spis. Následně v levém menu zvolte záložku Přehledka. Jedná se o základní pohled na spis, ve kterém se zobrazují nejdůležitější souhrnné informace o zvoleném spisu - zejména změny v historii spisu, údaje o aktuálních částkách k vyúčtování, poslední úkony učiněné na spisu, poslední odeslaná a doručená pošta atd.

Na přehledce spisu lze vygenerovat excelový dokument, který obsahuje Přehled nevyúčtovaných úkonů a ostatních výdajů spisu, a to kliknutím na ikonu Přehled k fakturaci

U podřízených spisů je možné na Přehledce kliknutím na tlačítko DO HLAVNÍHO SPISU přejít do hlavního spisu.

Rozúčtování spisu

Uživatel, kterému administrátor udělil ve Správě uživatelů právo Rozúčtování spisů, získá u každého spisu v pravé části Přehledky náhled. Ten obsahuje náhled na nevyfakturované částky připravené k fakturaci, hotové výdaje, rozpočet záloh a jejich stav, nákladovost práce uživatelů na zobrazeném spise.

Pro zobrazení relevantních dat v Rozúčtování na přehledce spisu je nutné mít řádně vyplněnou nákladovost uživatelů v nastavení systému.

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní příkazní liště. V nabídnutém Seznamu spisů klikněte na požadovaný spis. Následně v levém menu zvolte záložku Historie spisu. Zde je možné vkládat pomocí tlačítka NOVÝ ZÁZNAM poznámky k danému spisu, které jsou chronologicky řazeny. Tyto poznámky by měly podávat informace o stavu a vývoji procesních fází spisu. Do této části se nevkládají informace o skutečnostech, které jsou klientovi účtovány (nejde o Úkony).

Historie vývoje procesních fází spisu

V historii vývoje procesních fází spisu můžete změnit procesní fázi spisu výběrem ze seznamu v rozbalovacím výběru stejnojmenného okénka. Svůj výběr potvrďte kliknutím na tlačítko ZMĚNIT PROCES.

Systém eviduje historii vývoje jednotlivých procesních fází a eviduje u nich DATUM UKONČENÍ PROCESU a UŽIVATELE, který proces ukončil. Jednotlivý již ukončený proces lze smazat pomocí ikony koše na řádku procesu. Smazané procesy lze znova zobrazit pomocí tlačítka ZOBRAZIT SMAZANÉ.

Pro bližší informace ohledně nabídky v rozbalovacím výběru okénka Změnit procesní fázi spisu prosím kontaktujte technickou podporu. Stejně tak nás kontaktujte v případě zájmu o nasazení automatizovaného systému aktualizace procesních fází spisu.

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní příkazní liště. V nabídnutém Seznamu spisů klikněte na požadovaný spis. V levém menu pak vyberte záložku Úkoly ke spisu. Zobrazí se Vám přehled všech Nesplněných a Splněných úkolů ve vazbě na spis. Založit nový úkol můžete kliknutím na tlačítko PŘIDAT ÚKOL v horní části obrazovky.

Kliknutím na vybraný úkol v seznamu Úkoly ke spisu je možné již zadaný úkol editovat. Více informací k založení a editaci úkolů najdete v samostatné kapitole Úkoly.

Přehled všech evidovaných úkolů ke všem Vašim spisům lze zobrazit v modulu Úkoly v horní (černé) příkazní liště.

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní příkazní liště. V nabídnutém Seznamu spisů klikněte na požadovaný spis.

V levém menu pak vyberte záložku Dokumenty. Po jejím otevření se zobrazí složky s dokumenty. V pravé části obrazovky Vám systém zobrazuje přehled posledních Vámi navštívených spisů. V pravém dolním rohu se Vám zobrazuje uploadovací okno pro nahrání nových souborů.

Dokumenty si můžete pro následnou snazší orientaci roztřídit do několika různých složek. Přiložením kurzoru myši na zvolený dokument Vám systém nabídne kontextové menu pro práci s tímto dokumentem, např. jej Upravit, Stáhnout či Smazat. Více o funkcionalitách kontextového menu v kapitole Práce s dokumenty.

Další možnosti práce s dokumenty ve spisu nabízí tlačítka v horní části obrazovky: HLEDAT, EXPORTOVAT, NAČÍST, SPRÁVA SLOŽKY a GENEROVAT. Podrobný návod, jak je využít, naleznete v kapitole Dokumenty-DMS.

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní příkazní liště. V nabídnutém Seznamu spisů klikněte na požadovaný spis. V levém menu pak vyberte záložku Účastníci řízení. Ke každému spisu můžete přiřadit neomezený počet účastníků řízení spisu (může být protistrana, advokát protistrany apod.).

Účastníky řízení evidované u aktivních spisů systém kontroluje v insolvenčním rejstříku a zejména kontroluje konflikt zájmů.

Zejména z důvodu kontroly konfliktu zájmů doporučujeme dodržet následující postup při přiřazování účastníků řízení ke spisu.

Nejprve zkontrolujte, zda účastník řízení v systému není již zadaný v databázi klientů. Pokud účastník v seznamu klientů existuje, klikněte na tlačítko Přidat účastníka z klientů, vyhledejte klienta a klikněte na něj.

Pokud subjekt, který chcete zadat ke spisu jako účastníka řízení, není v databázi Všichni klienti, ověřte, zda již není v databázi Klienti - Účastníci řízení. Pokud ano, přiřaďte je ke spisu prostřednictvím tlačítka Přidat účastníka ze seznamu. Dále je nutno najít kontakt v seznamu a kliknout na něj.

U každého spisu se musí vždy znovu vyplnit kontaktní údaje účastníka řízení, protože ty se mohou u stejného kontaktu (účastníka řízení) pro jednotlivé případy (spisy) lišit.

Pokud ve výše uvedených seznamech účastník není, založíte jej kliknutím na tlačítko NOVÝ ÚČASTNÍK.

Ve formuláři je potom nutné vyplnit minimálně Jméno a Příjmení nebo Firmu a Rodné číslo nebo IČ, ostatní údaje jsou volitelné. Pro doplnění údajů ze systému ARES pomocí IČ, vyplňte IČ a klikněte na Najít. Firma bude dohledána a bude Vám nabídnuto vyplnění údajů do formuláře.

Po uložení již naleznete účastníka v seznamu a můžete jej přiřadit jako účastníka spisu.

Pokud dodržíte výše uvedený postup, systém identifikuje konflikt zájmů a odešle notifikaci dle specifikace Vaší kanceláře. Pro podrobnější informace a nastavené této funkce ve Vaší licenci, kontaktujte prosím naši technickou podporu.

Každému z účastníků je vhodné přiřadit jeho roli v řízení z uživatelsky volitelného seznamu Typu účastníka (žalující, žalovaný, vedlejší účastník).

Pokud účastníka řízení nepřiřadíte ke spisu a nevyplníte mu řádně e-mailovou adresu, nebude funkční zjednodušené ukládání e-mailů ke spisům.

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní příkazní liště. V nabídnutém Seznamu spisů klikněte na požadovaný spis. V levém menu pak vyberte záložku Spisové značky. Systém ISAK využívá při práci se spisovými značkami propojení na systém InfoSoud a InfoJednání.

U každého spisu můžete vytvořit libovolné množství spisových značek. U každé značky poznamenejte, ke které spisové službě se váže.

Pro zadání nové spisové značky klikněte na tlačítko NOVÁ ZNAČKA. V nově otevřeném dialogovém okně Spisová značka zadejte spisovou značku nebo číslo jednací a název instituce, které náleží. Inteligentní systém našeptávání navrhuje uživateli odpovídající název soudu. Pokud spisová značka náleží jinému orgánu než soudu, systém ISAK doplnění názvu a adresy nabídne jen v případě, že byl již dříve tento název a adresa uživatelem do systému zapsán.

Platnost od – datum zahájení řízení.

Platnost do – datum ukončení řízení.

Kontrolovat pomocí Infosoud – pokud je zatrhnuto, ve spisové službě příslušného soudu se prostřednictvím propojení ISAKu se systémem InfoSoud a InfoJednání automaticky kontroluje stav řízení.

Vyřizuje – informativní pole, můžete zde doplnit kdo věc na soudě případně v jiné instituci vyřizuje.

Právní moc – datum pravomocného ukončení věci.

Poznámka – pole pro různé poznámky dle potřeby uživatele.

Zadané údaje potvrďte tlačítkem ULOŽIT.

V případě, že je zadána správně spisová značka (např. formát 25T235/2011), a vybrán soud z nabídky pole Značka náleží a zatrhnuto políčko Kontrolovat pomocí Infosoud, je tato spisová značka automaticky kontrolována ve spisové službě příslušného soudu. Díky tomu Vám systém ISAK poskytne další automatické služby:

  1. v dialogovém okně Spisová značka se zobrazí aktuální stav řízení a prostřednictvím odkazu Stav řízení (InfoSoud) si můžete zobrazit výpis v aplikaci InfoSoud na portálu justice.cz;
  2. ke spisovým značkám u jednotlivých spisů systém automaticky doplňuje datum nabytí právní moci rozhodnutí soudu;
  3. pokud je soudem vypsáno jednání, systém uživateli odpovědnému za spis vytvoří úkol v termínu jednání s detaily (místem, osobami, časem atd.). Jednání jsou touto službou zveřejňována max. 30 dnů předem.

POZOR: Údaje mají pouze informativní charakter.

Čísla spisových značek jsou využita k dohledání spisu u doručených zpráv z datové schránky – více viz. Datové schránky. Způsob využití spisových značek při práci s poštou naleznete v kapitole Pošta a automatické přiřazování ke spisům dle spisové značky.

Systém ISAK umožňuje propojení s webovými službami dálkového přístupu katastru nemovitostí. Toto propojení umožňuje stahovat do ISAKu .xml data a .pdf výpisy jednotlivých listů vlastnictví evidovaných v katastru nemovitostí, což využijete zejména při tvorbě vzorů a generování dokumentů ze vzorů.

Pro bližší informace o této funkcionalitě kontaktujte prosím naši technickou podporu.

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní příkazní liště. V nabídnutém Seznamu spisů klikněte na požadovaný spis. V levém menu pak vyberte záložku Související spisy.

Pokud se daný spis váže na jiné spisy, a nejedná se o vazbu na spis nebo podřízený spis, je možné k tomuto spisu přiřadit neomezené množství souvisejících spisů jejich výběrem z existujících spisů.

Kliknutím na řádek zvoleného spisu tento spis přiřadíte mezi související spisy. Mazání z evidence souvisejících spisů se provádí kliknutím na ikonu koše v pravé části řádku spisu.

Podřízené spisy jsou do tohoto seznamu zařazeny automaticky.

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní příkazní liště. V nabídnutém Seznamu spisů klikněte na požadovaný spis. V levém menu pak vyberte záložku Související kontakty. Uživatel pracující s daným spisem zde získá přehled o osobách klienta účastných na spisu. Ze seznamu kontaktů vedených u klienta je možné k jednotlivým spisům tyto kontakty přiřazovat. V rozbalovacím okně vyberte osobu a potvrďte tlačítkem Přidat.

Pokud využíváte pro evidenci emailů v poště spisu Pluginy Office pro Outlook, systém Vám při ukládání emailu emailu nabídne zrychlenou volbu jeho uložení ke spisu, kde je příjemce/odesílatel veden jako Související kontakt.

Více se o evidenci kontaktních osob Klienta dozvíte v části Kontaktní osoby.

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní příkazní liště. V nabídnutém Seznamu spisů klikněte na požadovaný spis. V levém menu pak vyberte záložku Úkony spisu. Kliknutím na tuto záložku se Vám zobrazí přehled úkonů, které byly na spise provedeny.

Můžete si vytvářet různé přehledy úkonů pomocí přednastavených parametrů (filtrů). Výběr je třeba vždy potvrdit kliknutím na tlačítko ZMĚNIT. V polích Období od-do se zohledňuje datum provedení úkonu.

Dialogové okno pro založení nového úkonu získáte kliknutím na tlačítko NOVÝ ÚKON v horní části obrazovky. Úkony můžete editovat obdobně jako v jiných místech systému. Datum provedení úkonu se v této sekci předvyplňuje obdobným způsobem jako když zadáváte úkony v Úkony za období.

Všechny právě zobrazené úkony můžete přesunout k jinému klientovi nebo spisu pomocí tlačítka PŘESUNOUT VŠE.

Úkon můžete upravovat pouze do doby, než je úkon vyfakturovaný.

V poli Celkem odpracováno systém sčítá odpracované hodiny na úkonech dle výběru ve filtrech.

V pravé části obrazovky je možné exportovat přehled provedených úkonů do MS Word – kliknutím na funkci Přehled.DOC nebo do MS Excel – kliknutím na funkci Přehled.XLS.

Více o práci s úkony je uvedeno v samostatné kapitole Úkony.

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní příkazní liště. V nabídnutém Seznamu spisů klikněte na požadovaný spis. V levém menu pak vyberte záložku Výdaje ke spisu. Kliknutím na tuto záložku se Vám zobrazí přehled výdajů, které byly ke spisu přiřazeny v pokladně nebo formou ostatních výdajů na kartě klienta.

V této sekci nelze zadávat nové výdaje, slouží pouze k zobrazení přehledu výdajů spisu včetně součtu všech výdajů v tabulce v pravé části obrazovky. Můžete si také tvořit různé přehledy, záznamy o výdajích časově omezit podle data dokladu nebo dle filtru Fakturováno. Výběr ve filtru potvrďte kliknutím na tlačítko ZMĚNIT.

Pokud používáte internetovou telefonní ústřednu (PBX-Private Brand Exchange), je možné tuto ústřednu propojit se systémem ISAK. Jednotlivé hovory pak můžete evidovat. Systém ISAK je schopen hovor tarifikovat a nabídne Vám možnost vyúčtování jeho ceny klientovi. Telefonáty ke spisu naleznete po zvolení Klienta a daného Spisu v levém menu obrazovky.

Pro bližší informace o této funkcionalitě kontaktujte prosím naši technickou podporu.

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní příkazní liště. V nabídnutém Seznamu spisů klikněte na požadovaný spis. V levém menu pak vyberte záložku Parametry spisu.

V této části můžete zadávat základní údaje o spisu:

• Název spisu (věc): Základní název spisu, tento název se zobrazuje ve všech přehledech a sestavách. Podle textu v názvu spisu můžete vyhledávat v rychlém vyhledávání.

• Datum nápadu: Datum nápadu, vyplňte podle zvyklostí každé advokátní kanceláře, například datum založení spisu;

• Řada spisu: Pokud máte licenci s více řadami spisu, můžete zde zvolit, ve které řadě se přidělí číslo spisu. Pozor: Pokud se jedná o podřízený spis (spis je zakládán jako podřízený) vždy bude použita taková řada spisu, která je uvedena u hlavního spisu. Jednotlivé řady spisů se definují Nastavení systému v sekci Číselné řady spisů.

• Číslo spisu: systém doplňuje automaticky dle vybrané číselné řady spisu v poli Řada spisu.

• Nadřazený spis: Tato položka udává, podle kterého spisu se bude řídit fakturace úkonů tohoto spisu. Více informací o propojení účtování nadřízených a podřízených spisů najdete v kapitole Účtování podřízených spisů.

• Odpovědná osoba: V tomto poli je nutné vybrat uživatele, který je za spis odpovědný. Výběr odpovědného uživatele je také rozhodující pro přiznání výkonnosti uživatele v modulu Přehledy (horní černá příkazní lišta);

• Partneři a spolupracující osoby: Pro účely vzájemného vyúčtování osob v advokátní kanceláři je možné přiřazení spisu více skupinám osob. Osoba odpovědná za spis je však pouze jedna (vazby na úkoly, poštu atd.). Tyto informace lze dále využívat při tvorbě sestav určených pro vyúčtování mezi osobami účastnými na spise;

• Stav spisu: V této části je možné uvádět aktuální stav spisu; pro podrobnější informace slouží záložka Historie spisu;

• Umístění podkladů spisu: Zde je možné zaznamenat poznámku o fyzickém umístění spisu pro jeho snadné nalezení. Jedná se o textové pole, do kterého je možné uvést libovolný text;

• Platnost spisu do: Pokud je v tomto poli hodnota 00.00.0000, je spis stále aktivní a bude jej možné volit například při zadávání úkonů. Po vyplnění data – kliknutím na ikonu kalendáře se doplní aktuální datum – bude spis označen jako ukončený a nebude se v jednotlivých výběrech zobrazovat. Spis zůstává evidován v přehledu archivovaných spisů klienta a je možné jej zahrnout do vyhledávání viz Nastavení uživatele;

• Důvod ukončení platnosti spisu - slouží pro popis důvodu.

• Externí přístup - slouží k povolení externího přístupu z data roomu;

• Účtovat samostatně - pole je pouze u podspisů. Pokud zatrhneme, může se na podpisu nastavit samostatné účtování nezávislé na účtování hlavního spisu;

• Započitatelné do výkonnosti advokáta -toto pole uvádí, zda úkony provedené na tomto spisu jsou započitatelné do výkonnosti advokáta. Více v modulu Přehledy;

• Skrytý spis - pokud je zatrhnuto, spis vidí pouze uživatelé s tímto právem vidět skryté spisy;

• Poznámka ke spisu – v této části si uživatel může zapsat libovolnou poznámku ke spisu.

Číselné řady spisů

Systém ISAK má přednastavenou výchozí řadu spisů, avšak umožňuje také vést spisy i ve více číselných řadách.

Pokud si chcete doplnit výchozí řadu spisů, lze tak učinit v Nastavení systému. Tam je nutno nalézt oddíl Číselné řady, v něm záložku Spisy a následně můžete doplňovat výchozí řadu spisů, či vytvořit vlastní řady spisů. U nich musíte doplnit jejich parametry.

Při založení nového spisu lze volit, pod jakou číselnou řadou má být spis evidován. Číslo spisu je přiřazováno automaticky.

Opravit číslo spisu je možné pokud máte ke změně čísla spisu přiřazena odpovídající práva. Pro automatické číslování spisů můžete volit jak číslování v jedné řadě čísel pro celou kancelář, tak číslování pro každého klienta samostatně. Více v modulu Správa uživatelů a Nastavení systému.

Evidence složek spisu

Zvolte Klienta a následně modul Spisy v dolní (klientské) příkazní liště. V nabídnutém seznamu spisů klikněte na požadovaný spis. V levém menu pak vyberte záložku Parametry spisu. Zde si také můžete evidovat existující složky spisu.

Stisknutím tlačítka EVIDENCE SLOŽEK se Vám otevře nové dialogové okno Správa složek spisu s přehledem evidovaných složek. Kliknutím na tlačítko Nová složka systém automaticky vytvoří další složku s číslem spisu a podčíslem složky. Pokud máte k dispozici tiskárnu čárových kódů, je možné systémově nastavit tuto tiskárnu pro tisk čárových kódů jednotlivých složek.

V základním zobrazení spisů vedených u klienta jsou zobrazeny pouze hlavní spisy. Pokud jsou k hlavním spisům přiřazeny podspisy, zobrazují se v seznamu spisů hromadně kliknutím na tlačítko Zobrazit podspisy, a to tak, že se rozbalí všechny hlavní (nadřazené) spisy.

V Nastavení uživatele si můžete zvolit možnost Podspisy vždy rozbalené.

V seznamu spisů lze zobrazit pouze podspisy u jednoho zvoleného spisu kliknutím na šipku (trojúhelník) nalevo od sloupce Datum nápadu. Podspisy jsou odlišeny od hlavních spisů odrážkou (ve tvaru dlouhé šipky) ve sloupci Věc. Účtování podspisů se primárně řídí nastavením účtování spisu hlavního. Pokud v parametrech podspisu zaškrtnete Účtovat samostatně, zobrazí se vám záložka Účtování, kde lze samostatné účtování nastavit.

Ke každému spisu můžete přidat neomezený počet podspisů. Nový podspis se zakládá stejně jako každý jiný spis - je však nutno k němu přiřadit spis hlavní (nadřazený).

Zvolte klienta a následně spis. V levém menu pak vstupte do záložky Účtování.

V této části je možné nastavit pravidla pro účtování daného spisu. Účtování je možné nastavit u hlavního spisu. Podspisy se pak řídí pravidly hlavního spisu a menu Účtování se na nich nezobrazuje. Pokud v parametrech spisu zaškrtneme políčko Účtovat samostatně, můžeme nastavit samostatné účtování i na podspisu.

Zobrazení menu Účtování je vázáno na právo povolené ve Správě uživatelů. Při zadávání parametrů účtování spisu, systém hlídá, aby byla vyplněna vzájemně související pole. Pokud některé chybí, Vaše zadání systém neuloží a upozorní Vás chybovou hláškou. Stejně tak, pokud se některé Vám zadané parametry vzájemně vylučují.

Odměny ve vazbě na spis můžete určit jako hodinové, paušální nebo vypočtené dle advokátního tarifu (vyhláška č.177/1996 Sb.).

Tlačítko FAKTUROVAT SPIS – otevře se fakturace daného spisu. Podrobné informace o fakturaci najdete v kapitole FAKTURACE.

Tlačítko PODKLADY FAKTURACE – otevře se okno Sestava, kde si můžete zadat datum, ke kterému chcete vygenerovat sestavu Přehled k fakturaci daného spisu.

Tlačítko FAKTURY SPISU – zobrazí se Vám přehled všech faktur vystavených u daného spisu. Po kliknutí na libovolné místo řádku s danou fakturou se Vám zobrazí všechny dokumenty související s danou fakturou.

Tlačítko DĚLENÍ ÚKONU – dává možnost úkony a ostatní výdaje spisu rozdělit a v danou chvíli fakturovat jen jejich část. Poměr dílů se zadává v procentech, může obsahovat jen celá čísla, musí být oddělený čárkou a v součtu se musí rovnat 100. Můžete si zvolit, zda dělit náklady, úkony, i již rozdělené položky. Pokud nezaškrtnete ani jedno políčko, podělí se vše. Úkony musí být ve chvíli dělení schválené. Výsledek se zaokrouhluje na 2 desetinná čísla.

Pole Vzor ceníku – umožňuje vybrat pro daný spis některý z ceníků zadaných v Nastavení systému v záložce Výchozí ceníky. Po kliknutí na tlačítko POUŽÍT CENÍK se hodnoty ze vzoru propíší do příslušných polí v účtování spisu. Při změně v ceníku, tato se nepropíše do účtování spisu automaticky ale až po kliknutí na tlačítko POUŽÍT CENÍK.

Pole Sleva z ceníku – umožňuje z vybraného ceníku poskytnout procentuální slevu.

Pole Jazyk fakturace – umožňuje vybrat jazyk, ve kterém chcete vystavovat dokumenty vázané k tomuto spisu.

Pole Měna ceníku – vyberte měnu, ve které máte uvedeny smluvní ceny (CZK, EUR, GPB, USD).

Pole Cílová měna fakturace – vyberte měnu, která má být použita pro fakturaci (CZK, EUR, GBP, USD). Jednotlivé sazby v části odměny se potom uvádějí v této měně. Pokud není vyplněná, použije systém Měna ceníku.

Pole Text na fakturu – zde můžete definovat jakýkoliv doplňující text, který chcete uvést na všech fakturách vystavených k dotčenému spisu. Při vystavení faktury se automaticky propíše do pole Text na fakturu v dialogovém okně Detail faktury. Zde se ještě může editovat a teprve odsud se načte do formuláře faktury. Platí ale i to, že když není v účtování spisu nic zadané, můžu na Detailu faktury do pole zapsat text, jenž se propíše do faktury. Více informací najdete v kapitole Kódy polí pro tvorbu šablon systému ISAK.

Pole Dohodnutý kurz – pokud je vyplněna nula, použije se kurz ČNB dle data zdanitelného plnění faktury. Jinak se použije kurz, který uvedete v tomto poli.

Pole Kurz ke dni - můžete zadat hodnoty 1-31 (lépe 1-28) označující den v předchozím měsíci, ke kterému se má vyplnit kurz automaticky. Pokud je zde vyplněna nula a není vyplněn dohodnutý kurz, použije se aktuální kurz ČNB dle data zdanitelného plnění faktury. Přednost má nastavení v poli Kurz ke dni před polem Dohodnutý kurz.

Pole DPH sazba fakturace – zde vyberte sazbu DPH.

Pole Účtovat DPH – v případě, že fakturujete do zahraničí, můžete zde nastavit, že se tento spis bude fakturovat bez DPH.

Pole Nepoužít účtování klienta – zatrhněte, pokud chcete, aby se ke spisu nepropisovaly hodnoty zadané ve výchozím účtování spisů klienta.

Pole Spis nefakturovat - pokud zatrhnete, nebude tento spis zařazen do fakturace.

Pole Zahraniční faktura – pokud zatrhnete budou se faktury vystavené na tomto spisu automaticky zařazovat mezi zahraniční faktury.

Pole Bankovní účty pro úhradu - umožňuje vybrat pro daný spis některý z bankovních účtů zadaných v Nastavení systému/bankovní účty.

Pole Dnů splatnosti – pokud má být při fakturaci daného spisu jiná splatnost, než je ve výchozím účtování spisů klienta, doplňte zde počet dnů splatnosti faktury. Aby se tato splatnost aplikovala na vystavené faktuře, musíte ji vystavovat z účtování spisu. Jinak se aplikuje splatnost uvedená ve výchozím účtování klienta nebo výchozí splatnost v systému.

Tlačítko Hlášení dosažení limitu – otevře se pole Hlášení limitů, kde můžete nastavit limity při jejichž dosažení je osobě odpovědné za spis odeslán e-mail s upozorněním na dosažení limitu pro fakturaci. Limitů lze dle potřeby nastavit více (mohou se lišit výší podílu z celkové částky) a lze do nich kromě úkonů zahrnout i zálohy a výdaje na spisu.

Pole Hodinová sazba - vyplňte pole Hodinová sazba a potvrďte kliknutím na tlačítko PŘIDAT/ULOŽIT. Pokud je nastaveno účtování hodinovou sazbou, zobrazí se Vám možnost nastavení účtovaných sazeb pro jednotlivé uživatele nebo pro skupinu uživatelů.

Pokud nejsou u jednotlivých uživatelů nebo skupin uživatelů nastaveny hodnoty hodinové sazby, použije systém obecně nastavenou hodinovou sazbu vyplněnou u spisu. Můžete dále uvést také hodnotu do pole Náhrada promeškaného času a Náhrada nákladů na administrativu.

Pole Limit hodinové fakturace – upravuje fakturaci jen v případě použití hodinové sazby, nefunguje pro paušální sazby a nezahrnuje ostatní výdaje spisu. Pokud zadáte limit hodinové fakturace, faktura se vystaví maximálně ve výši zadaného limitu. Když je na spisu více odpracovaných hodin, úkony nad rámec limitu se při fakturaci započítají jako sleva. Když je odpracovaných hodin méně, vyfakturuje se částka odpovídající počtu odpracovaných hodin.

Pole Snižovat limit při fakturaci – když pole zatrhnete, poníží v případě fakturace jen části do limitu původní částku limit hodinová fakturace o vyfakturovanou část.

Pole Paušální sazba, Frekvence účtování a Hodin v paušálu – umožňují nastavit různé varianty fakturace paušálu.

a) Paušální sazba jednorázová. Vyplňte pole Paušální sazba a vyberte periodu „Jednorázově“. Můžete dále uvést hodnotu do pole Náhrada promeškaného času a Náhrada nákladů na administrativu.

b) Paušální sazba pravidelná bez omezení hodin. Vyplňte pole Paušální sazba a vyberte periodu paušálu – tato metoda bude nabízet podklady pro fakturaci 1x za uvedenou periodu s tím, že v tomto poli uvádějte vždy odměnu za 1 měsíc (s výjimkou jednorázového paušálu) a to bez ohledu na periodu fakturace. Systém ISAK celkovou hodnotu paušálu vypočte ze zadaných hodnot. Můžete dále uvést hodnotu do pole Náhrada promeškaného času a Náhrada nákladů na administrativu.

c) Paušální sazba pravidelná, s omezením hodin v paušálu. Vyplňte pole Paušální sazba a vyberte periodu paušálu – tato metoda bude nabízet podklady pro fakturaci 1x za uvedenou periodu s tím, že v tomto poli uvádějte vždy odměnu za 1 měsíc (s výjimkou jednorázového paušálu) a to bez ohledu na periodu fakturace. Dále vyplňte, kolik hodin je v paušálu obsaženo. Hodiny pro úkony nad rámec paušálu budou účtovány podle zadaných hodinových sazeb. Můžete dále uvést hodnotu do pole Náhrada promeškaného času a Náhrada nákladů na administrativu.

Pole Datum poslední fakturace – zde systém vyplní datum vystavení poslední faktury (jakékoliv včetně zálohových).

Pole Tarifní sazba za úkon - u tohoto typu odměňování se evidují úkony podle advokátního tarifu dle vyhlášky č. 177/1996 Sb. oddíl druhý (mimosmluvní odměna). Za každý úkon se účtuje vypočtená sazba za úkon podle advokátního tarifu. Tuto sazbu musí uživatel před vyplněním spočítat a do pole doplní již vypočtenou částku tarifní sazba za úkon. Fakturovaná částka za právní služby bude určena jako výsledek součinu tarifní odměny a počtu účtovatelných úkonů.

Pole Paušální náhrada hotových výdajů – pole je relevantní ve spojení s Tarifní sazbou za úkon. Není-li s klientem dohodnuto jinak, uvádí se do pole částka podle advokátního tarifu za jeden úkon. Ke každému účtovatelnému úkonu se při fakturaci automaticky přiřadí odpovídající paušální náhrada hotových výdajů. V tiskové sestavě k faktuře je paušální náhrada uváděna odděleně.

Zatržítko +Pokladna vyplňte, pokud se s klientem dohodnete, že mu nebude účtována náhrada způsobem popsaným v odstavci Pole Paušální náhrada hotových výdajů, ale budou mu přeúčtovány skutečně vynaložené náklady.

Pole Náhrada promeškaného času - pokud není s klientem dohodnuto jinak, vyplňte tuto náhradu za promeškaný čas podle advokátního tarifu dle vyhlášky č. 177/1996 Sb. za každou započatou půlhodinu. Pole musí být vyplněno vždy, když se zadává paušální nebo tarifní sazba. Pole Náhrada promeškaného času v % - je alternativa k poli Náhrada promeškaného času. Náhradu uvádíme v procentech, která se počítají z hodinové sazby uživatele nebo skupiny uživatelů. Pokud nejsou tyto sazby zadané, spočítá se z hodinové sazby.

Pole Náhrada na administrativu - po vyplnění tohoto pole bude ke každé faktuře automaticky připočtena částka odpovídající zadanému procentu z hodnoty všech položek k fakturaci kromě ostatních výdajů spisu. Poznámka: Tato část neslouží k zadávání jednotlivých položek nákladů účtovaných ke spisu, jako je např. cestovné, soudní poplatky, poštovné apod. Tyto položky se zadávají v části Ostatní výdaje.

Pole Faktura tvořená položkami a tlačítko Položky paušálu – pokud se fakturace opakovaně skládá z několika stejných položek, můžete zatrhnout pole Faktura tvořená položkami a jednotlivé položky předdefinovat v okně Rozpis paušálu. To se Vám otevře po kliknutí na tlačítko Položky paušálu. Jednotlivé položky se sečtou a automaticky propíší do Paušální sazby. Pozor, u takto vystavené faktury nelze kombinovat paušál s fakturací jednotlivých úkonů.

Pole Formulář faktury, Formulář zálohové faktury, Formulář DD k přijaté platbě - zde můžete zvolit, který z formulářů předefinovaných v Nastavení systému/vzory bude použit při fakturaci daného spisu.

Pole Číselná řada faktury, Číselná řada zálohové faktury a Číselná řada DD k přijaté platbě - zde můžete zvolit, která z číselných řad předefinovaných v Nastavení systému/číselné řady bude použita při fakturaci zvoleného spisu.

Pole Cílový příjemce a tlačítko Nový záznam – použijte v případě fakturace zprostředkované služby, kdy cílový příjemce/plátce faktury je jiný subjekt než klient, pod nímž evidujete daný spis. Vyberte cílového příjemce v poli Cílový příjemce nebo zadejte nový subjekt pomocí tlačítka Nový záznam.

Pole Parametry 1-3 – můžete využít pro individuální požadavky při fakturaci. V případě zájmu o podrobnější informace kontaktujte prosím naši podporu pro klienty.

Pole Poznámka pro fakturaci – při vystavování faktury se zobrazí poznámka, která Vám připomene specifický parametr/požadavek pro fakturaci daného spisu.

V případě, že chcete klientovi předepsat zálohu, klikněte v dolní části Informace o spisu na volbu Přidat zálohu a v zobrazeném dialogovém okně uvedete informace o této záloze. Zálohová faktura bude automaticky vystavena při fakturaci.

V záložce Stav záloh se zobrazí přehled dosud předepsaných záloh spolu s informacemi o jejich čerpání. Zde také můžete zvolit, že záloha nebude v běžné fakturaci čerpána, a to zatržením políčka Nečerpat. Pokud toto políčko nezatrhnete, systém automaticky nabízí zálohy k čerpání při fakturaci spisu. V procesu fakturace si zvolte, zda zálohu chcete na dané faktuře uplatnit či nikoliv. Pokud je faktura nižší než záloha, odečte se jen část zálohy do výše faktury a v následující fakturaci zbytek nebo jen další část.

Systém ISAK umožňuje u každého spisu řídit práva přístupu jednotlivých uživatelů a jejich skupin. Každému novému spisu systém automaticky nastaví v agendě Práva přístupu skupinu Uživatelé (výchozí). K tomuto novému spisu tak získají přístup všichni uživatelé.

Spravovat práva přístupu ke spisu může uživatel, který:

- má přiděleno právo spravovat práva ke spisům;

- nebo je vedený jako osoba odpovědná za spis.

Osoba, která má oprávnění spravovat uživatele, může k danému spisu přidávat a odebírat oprávnění jednotlivých uživatelů nebo celých skupin, a to buď volbou Pozitivního práva (osoba nebo skupina získává přístup ke spisu) nebo volbou Negativního práva (osoba nebo skupina přístup do spisu nemá). Přístupová práva je možné přidělovat i více skupinám nebo uživatelům.

Základní pravidla pro nastavení práv přístupu ke spisům:

- práva jednotlivců mají přednost před právy skupiny;

- a zároveň mají negativní práva přednost před právy pozitivními.

Pokud je skupině přiděleno pozitivní právo přístupu ke spisu, je možné vyřadit jednotlivé členy ve zvolené skupině z přístupu k tomuto spisu přidáním negativních práv člena skupiny. Při kliknutí na uživatele či skupinu ve sloupci SKUPINA/UŽIVATEL se v novém dialogovém okně zobrazí všichni uživatelé, kteří jsou zařazeni v dané skupině práv. Po kliknutí na volbu Odepřít ve sloupci AKCE se této osobě přidělí negativní právo přístupu.

Další důležité informace související s nastavením práv přístupu do klienta:

Uživatel, který má administrátorem přidělena práva přístupu ke klientovi, má automaticky také přístup do jeho spisů, za podmínky, že přístup ke spisu není výslovně danému uživateli zakázán. Pokud má uživatel povolen přístup do některého spisu klienta, má automaticky povolený přístup k přehledu spisů klienta (uživatel v menu klienta vidí jen volbu SPISY).

Když přiřadíte uživatele jako spolupracovníka spisu, automaticky se mu vygeneruje pozitivní právo přístupu ke spisu.

Systém ISAK umožňuje vést si u spisu aktuální informace o stavu advokátních úschov souvisejících se spisem. Konkrétně se jedná o přehled finančních úschov a pohybů na úschovním účtu.

Využívání evidence úschov v systému ISAK nezbavuje advokáta povinnosti registrovat úschovy v elektronické knize úschov České advokátní komory: www.eku-cak.cz.

Pro zadání nové úschovy klikněte na tlačítko PŘIDAT ÚČET v záložce Advokátní úschova na vybraném spisu.

Otevře se Vám dialogové okno Účet pro úschovu. Vyberte účet, který chcete pro úschovu využít. Účty definuje oprávněný uživatel v Nastavení systému. Systém Vám v tomto kroku nabízí jen aktuálně nevyužité účty. Zadejte Platnost od a vše potvrďte kliknutím na tlačítko ULOŽIT.

Když znova otevřete záznam o úschově (stačí kliknout na řádek se záznamem o úschově) otevře se Vám znova dialogové okno Účet pro úschovu, do kterého nyní můžete zadávat jednotlivé pohyby na úschovním účtu.

Nový příchozí nebo odchozí pohyb na úschovním účtu zadáte prostřednictvím tlačítka PŘIDAT.

Po vyplnění směru pohybu, částky, popisu a data vše potvrďte kliknutím na tlačítko VLOŽIT.

Po ukončení transakce u úschovy vyplňte pole Platnost do, poté se úschovní účet uvolní pro další použití (jinou budoucí úschovu).

U spisu můžete evidovat neomezené množství advokátních finančních úschov. Záznamy pohybech na účtu můžete smazat pomocí koše na řádku dotčeného pohybu. Záznam o úschově smazat nelze.

Účty lze on-line propojit s elektronickým bankovnictvím některých bank a velkou část úkonů souvisejících s evidencí úschov lze automatizovat. Pro bližší informace prosím kontaktujte technickou podporu podpora@isak-services.cz.

Zvolte Klienta a konkrétní Spis. V levém menu je pak v části POŠTA možné zobrazit přehled Doručené a Odeslané pošty včetně pošty doručené prostřednictvím datových schránek a emailů, které se vztahují k vybranému spisu.

V doručené poště z datových schránek je možné zobrazit .ZFO soubory a spustit průvodce pro odpověď na datovou zprávu přímo z této doručené zprávy.

Z Doručené pošty je rovněž možné tvořit Úkoly ve vztahu k Poště. Úkoly vytvořené v doručené poště se automaticky připojí k zadanému Klientovi nebo Spisu. Pokud je u pošty více klientů nebo spisů, kterých se úkol týká, zobrazí se dialogové okno pro výběr klienta a spisu, ke kterému se má úkol připojit.

V agendě Spisů je možné v jednotlivých záznamech doručené a odeslané pošty ke spisu přidávat, měnit nebo mazat přiřazení této pošty ke klientům a spisům. Dále je možné doplnit Poznámku.

Procesy pro založení nového spisu

Pokud jsou součástí Vaší licence procesy pro založení spisu, je potřeba mít na paměti, že k finálnímu založení spisu dojde až po schválení všemi články tohoto procesu:

  • osobou odpovědnou za spis (pokud je osoba odpovědná za spis shodná s osobou, která spis založila, je spis v této části automaticky schválen);
  • manažerem kanceláře;
  • partnerem.

Zda je uživatel oprávněn schvalovat spisy na úrovni manažera kanceláře se volí ve Správě uživatelů, kde se Vám po kliknutí na daného uživatele otevře samostatné okno Detail uživatele. Tam najděte níže na obrazovce část Nastavení práv - Spisy a zaškrtněte políčko volby Schvalovat zakládání spisů (manager).

Zda je uživatel oprávněn schvalovat spisy na úrovni partnera kanceláře se volí tamtéž. Je nutno zaškrtnout políčko volby Schvalovat zakládání spisů (partner).

Vlastní postup je následující:

  1. Založení spisu (POZOR: V této fázi je nutné vyplnit všechny potřebné údaje dříve, než opustíte kartu spisu. V rámci procesů již nebudete mít ke spisu až do úplného schválení přístup. Na seznamu spisů u klienta uvidíte, v jaké fázi schvalování se spis nachází).
  2. Automatické schválení osobou odpovědnou za spis, pokud jde o stejnou osobu, která klienta založila. Jinak je odeslán požadavek na schválení spisu osobě odpovědné za spis.
    1. možnost schválit: bude generován automaticky další krok;
    2. možnost zamítnout: proces je ukončen a nový spis není založen.
  3. Odeslání požadavku na schválení spisu všem osobám s právem schvalovat na úrovni manažera.
    1. možnost schválit: bude generován automaticky další krok;
    2. možnost zamítnout: proces je ukončen a nový spis není založen.
  4. Odeslání požadavku na schválení spisu všem osobám s právem schvalovat na úrovni partnera.
    1. možnost schválit: bude generován automaticky další krok;
    2. možnost zamítnout: proces je ukončen a nový spis není založen.
  5. Vygenerováno číslo spisu a spis se stane aktivním.

V případě zamítnutí je všem zúčastněným osobám v procesu založení odeslána zpráva, že bylo založení zamítnuto.

V případě schválení partnerem je vygenerováno nové číslo spisu a všem zúčastněným osobám v procesu založení je odeslána zpráva, že bylo založení provedeno.

Výzvy ke schválení a výsledky procesu založení jsou zasílány emailem na adresu uživatele uvedenou v přehledu uživatelů. Součástí emailu je odkaz do systému (vyžaduje, aby uživatel byl v síti se systémem ISAK) a aktivní odkazy pro přímé schválení nebo zamítnutí. Tyto odkazy jsou funkční z celého internetu, vyžadují ovšem připojení přes https.

  • spisy.txt
  • Poslední úprava: 12/09/2020 15:08
  • autor: ST