Dokumenty - DMS

Systém ISAK je vybaven pokročilými funkcemi pro práci s dokumenty. Dokumenty jsou v systému ISAK ukládány nejčastěji ke spisu. Pokud se dokumenty nevážou ke spisu, jsou ukládány ke klientovi. Dalším místem, kde můžete v systému ISAK nalézt dokumenty, je dočasné úložiště nezařazených dokumentů tzv. Sklad, který naleznete v pravé části hlavního menu (horní černá příkazní lišta) na posledním místě před lupou.

Dokumenty mohou být v systému uložené také jako přílohy záznamu pošty nebo úkolu.

Systém ISAK podporuje vkládání libovolných formátů dokumentů. V případě MS Excel a MS Word je nutno, abyste jako uživatelé systému používali pouze dokumenty s příponu .xlsx a .docx. (MS Office 2007 a novější). Jedná se o nové formáty, které indexujeme a vytváříme náhled a indexy pro vyhledávání obsahu. Výsledkem je tak pokročilejší vyhledávání nejen podle názvu dokumentu, ale snadnější vyhledávání dle slov, či vět přímo v obsahu dokumentu.

Pokud budete dokument přikládat přímo ke spisu Vašeho klienta, vyberte Klienta, vstupte do modulu Spisy a zvolte příslušný spis kliknutím na jeho název v Seznamu spisů. Po jeho otevření se Vám v levém menu zobrazí nabídka, která obsahuje položku Dokumenty. Zvolte ji a otevře se Vám stránka s dokumenty, které jsou rozřazeny do složek. Vkládat jednotlivé dokumenty můžete pomocí dialogového okna pro upload dokumentů nebo pro vkládání většího množství dokumentů doporučujeme využít funkcionalitu hromadný import dokumentů.

Dokumenty můžete uložit rovněž ke klientovi bez vazby na spis. Půjde většinou o dokumenty společné pro všechny spisy klienta (např. smlouva s klientem, či klientův výpis z obchodního rejstříku). Po výběru Klienta zvolte modul Dokumenty v klientské příkazní liště (dolní, zelené). Vkládat jednotlivé dokumenty můžete pomocí dialogového okna pro upload dokumentů do systému ISAK pro vkládání většího množství dokumentů doporučujeme využít funkcionalitu hromadný import dokumentů.

Zobrazit všechny evidované dokumenty u konkrétního klienta (včetně dokumentů spisů klienta) si můžete zaškrtnutím políčka zobrazit všechny dokumenty klienta.

Nový dokument můžete vložit v kterékoliv agendě systému ISAK, umožňující práci s dokumenty. Nejjednodušší cestou je vložit dokument jeho pouhým přetažením myší do dialogového okna umístěného v pravé spodní části obrazovky, a to např. ze složky systému Windows či souborového manažeru. Dokument můžete přiřadit ke klientovi (bez vazby na spis) nebo ke spisu.

Dialog pro načítání dokumentů do systému je možné skrýt kliknutím na šipku v levé části dialogu. Kliknutím na stejnou šipku je možné jej opět zobrazit.

Dalším způsobem, jako vložit nový dokument, je využití funkce vyberte z disku, která se Vám nabízí v dialogovém okně v pravé dolní části obrazovky. Po kliknutí na tuto funkcionalitu se Vám otevře okno s nabídkou všech souborů, ke kterým máte ze svého počítače přístup. Zde můžete potřebné dokumenty vybrat a do systému nahrát.

Systém ISAK podporuje rovněž hromadný import dokumentů konkrétního klienta nebo spisu. Pro tuto činnost potřebuje mít uživatel přidělena potřebná práva.

Pokud potřebujete do ISAKu vložit větší množství dokumentů včetně struktury složek, ve kterých jsou uložené, kontaktujte nejdříve naši technickou podporu pro nastavení síťových složek pro import dokumentů. Následně do nich uložte dokumenty dle instrukcí podpory do složky příslušného klienta a spisu.

V ISAKu zvolte klienta a v modulu Spisy si zvolte potřebný spis a v levém menu záložku Dokumenty, kde zmáčkněte tlačítko NAČÍST. Načtou se všechny složky s celým obsahem (všechny dokumenty, podsložky), které máte uložené na síťovém úložišti ve složce daného spisu. Po přenosu se importované dokumenty ze síťové složky automaticky odstraní (zůstanou tam jen prázdné složky).

Stejným způsobem lze načíst i dokumenty klienta bez přiřazení ke spisu.

Z Vašeho síťového úložiště může oprávněný uživatel importovat i všechny spisy u všech klientů najednou. Klikněte v hlavní příkazní liště (černá) na své uživatelské jméno. Rozbalí se Vám okno s možnostmi, kde zvolíte funkcionalitu Načíst všechny dokumenty.

Příloha úkolu

Dokumenty mohou být do systému ISAK vloženy i při vytvoření nebo editaci úkolu. Nový úkol je nutné nejdříve vytvořit (zadat) a uložit, až poté se zobrazí dialogové okno pro upload dokumentů a je možné k tomuto záznamu přiložit dokument.

Příloha záznamu pošty

Stejně tak lze dokument vložit do systému ISAK při pořízení nového záznamu pošty. Nový záznam o doručené poště je nutné nejdříve uložit, až poté se zobrazí dialogové okno pro upload dokumentů a je možné k tomuto záznamu přiložit dokument.

Pro využití všech funkcí pro práci s dokumenty v systému ISAK (verzování apod.), doporučujeme na počítači, na němž se systémem pracujete, nainstalovat Synchronizační program ISAK Manager, jehož aktuální verzi najdete v části Instalace software. Tento program se v průběhu práce se systémem ISAK bude starat zejména o synchronizaci dokumentů.

S dokumentem uloženým v systému můžete pracovat dvěma způsoby:

• Otevřít - klikněte na název dokumentu. Dokument se otevře v programu, který je s jeho typem spojen (například Word). Sleduje jej program ISAK Manager, který po zavření dokumentu nabídne uložení změn zpět do systému jako novou revizi. Vyžaduje nainstalovaný ISAK Manager.
• Stáhnout - volba Stáhnout v nabídce dokumentu uloží kopii do vašeho počítače. S kopií pracujete nezávisle na ISAKu; změny se do systému samy nevracejí. Upravený soubor uložíte do ISAKu přes Revize - Vložit novou revizi nebo pomocí doplňku pro MS Office.

Pokud ISAK Manager v počítači nemáte, systém na to při práci s dokumenty upozorní a nabídne jeho instalaci (tlačítko Instalovat ISAK Manager). Po instalaci se odhlaste a znovu přihlaste. Chcete-li pracovat bez Manageru, použijte Odložit.

Po najetí myší na dokument se zobrazí nabídka. Některé volby jsou dostupné jen podle oprávnění, licence nebo typu dokumentu:

• Do schránky - zkopíruje dokument do schránky Windows (jen s ISAK Managerem), poté jej vložíte klávesami CTRL+V.
• Vybrat - přidá dokument do výběru pro hromadnou práci.
• Stáhnout - uloží kopii do počítače.
• Odkaz sdílení - zkopíruje odkaz pro externí sdílení; zobrazuje se jen u spisů, které mají zapnutý externí přístup.
• Revize - zobrazí a spravuje verze dokumentu.
• Upravit - okno s informacemi o dokumentu (název, popis, klíčová slova, platnost, zařazení do spisu a složky, zámek); viz Upravit informace o dokumentu.
• Podepsat PDF a Požádat o el. podpis - u dokumentů PDF; viz Podepisování PDF.
• Autorizovaná konverze - u dokumentů PDF a příloh datových zpráv; viz Autorizovaná konverze.
• Převést do PDF - viz Převod dokumentů do PDF.
• Vytvořit úkol - založí úkol s odkazem na dokument.
• Smazat - smaže nebo zneplatní dokument.

V posledním sloupci řádku je ikona Kopírovat odkaz do schránky (odkaz na dokument pro vložení do e-mailu nebo textu; odkaz funguje jen přihlášeným uživatelům) a u dokumentu s více verzemi odkaz info, který otevře seznam revizí. Ikona oka zobrazí náhled.

Nad seznamem dokumentů jsou tlačítka Hledat, Exportovat, Načíst, Správa složky, Generovat a Přidat dokument; dostupnost závisí na oprávnění a licenci.

Systém ISAK Vám umožňuje zamykat dokumenty, na kterých právě pracujete tak, aby nedocházelo k práci dvou nebo více osob na jednom dokumentu a ukládání více verzí dokumentů do systému. Vzhledem k nutnosti volby kolizního režimu tuto funkcionalitu nastavuje poskytovatel systému ISAK na vyžádání a po dohodě s administrátorem.

Při uzamykání souborů v systému ISAK (zamezení otevření souboru více osobami současně, či při spolupráci na stejném dokumentu) může nastat situace, kdy některý z dříve pracujících uživatelů soubor uzamkne. V takovémto případě Vás systém ISAK upozorní ikonou zámečku u jednotlivých otevřených dokumentů a podá Vám informaci, který z uživatelů soubor uzamkl.

Že je dokument uzamčen poznáte podle ikony zámečku umístěné vedle názvu dokumentu.

Pokud chcete zjistit, pro koho a od kdy je dokument uzamčen, najeďte myší na ikonu zámečku a systém Vám tuto informaci zobrazí. Nebo v kontextovém menu uzamčeného souboru zvolte možnost Upravit.

Otevře se Vám dialogové okno, kde můžete zjistit požadované informace.

Pokud máte přidělena práva uzamčené soubory/dokumenty odemykat, můžete odemčením (tlačítko ODEMKNOUT v dolní části dialogového okna) umožnit ostatním uživatelům opětovný přístup k uzamčenému souboru.

Najetím myši na ikonu oka u dokumentu se zobrazí jeho náhled. Náhled je dostupný pro dokumenty typu .docx, .jpg, .jpeg, .png, .tif, .tiff, .txt a .csv.

Volba Do schránky v nabídce dokumentu zkopíruje dokument do schránky Windows, odkud jej klávesami CTRL+V vložíte do jiné složky nebo programu. Volba se zobrazí jen tehdy, když je v počítači nainstalovaný a spuštěný ISAK Manager. Totéž lze provést pro více dokumentů najednou přes výběr dokumentů (Do schránky v akcích s vybranými dokumenty).

Při kopírování může systém podle nastavení vaší instalace upravit název souboru (přidá předponu nebo číslo verze), viz Označování dokumentů verzí.

Zvolený dokument můžete také odeslat emailem. Přiložte kurzor na dokument a zobrazí se vám tabulka s možnostmi pro práci s dokumentem. Zvolíte možnost Vybrat a s vybraným dokumentem zvolíte *akci* Odeslat emailem.

Otevře se vám dialogové okno Nastavení emailového účtu, kde je nutno zadat přístupové údaje:

• Vaše přihlašovací jméno a heslo je totožné s přihlašovacími údaji do Vašeho systému ISAK.
• Adresu emailového serveru a číslo Portu Vám dodá IT pracovník Vaší kanceláře.

Pokud si serverové údaje chcete zjistit sami, vstupte do svého Outlooku a na horní liště klikněte na složku Soubor umístěnou na první pozici zleva.

Nabídne se Vám stránka Informace o účtu, kde zvolíte možnost Nastavení účtu.

Po tom, co kliknete na ikonu Nastavení účtu, se Vám rozbalí okno s několika možnostmi, kde kliknete na možnost Nastavení serveru. Rozbalí se Vám okno s názvem Nastavení účtu IMAP, ze kterého vyčtete název svého Serveru a číslo Portu.

Tyto údaje zapíšete v ISAKu do okénka Nastavení emailového účtu a kliknete na tlačítko Další.

Následně budete systémem dotázáni, do jaké z Vašich Outlookových složek pošty chcete vybraný dokument poslat. Např. zda do Doručené, Draftů apod. Po zvolení výběru klikněte na tlačítko Další.

Obdržíte potvrzení, že je Vašem emailu připraven koncept zprávy s Vámi zvoleným dokumentem.

Dále již pracujete v Outlooku.

I tuto funkcionalitu můžete využívat pro práci s více dokumenty.

Systém dále umožňuje kterýkoliv z dokumentů stáhnout ze systému do lokálního počítače, případně jej otevřít ve zvoleném programu kliknutím na volbu Stáhnout, která se objeví při najetí myší na daný dokument.

Po kliknutí na Stáhnout se Vám otevře dialog s nabídkou stažení zvoleného dokumentu. Nabídku potvrďte a daný dokument se Vám stáhne.

V systému ISAK se zobrazuje průběh stahování dokumentu do schránky Windows. Pokud probíhá stahování, hlásí stránka při přechodu na jiný list možnou ztrátu dat (bude přerušeno stahování).

Když dokument otevřete kliknutím na název, upravíte a uložíte, ISAK Manager jej po zavření uloží do systému jako novou verzi (revizi); původní verze zůstávají zachovány. Dokument s více verzemi má v řádku odkaz info a v nabídce volbu Revize. Podrobný popis je na stránce Revize dokumentů.

Dokumenty PDF s vyplňovanými formuláři nehlásí svému okolí, že byly zavřeny. Před ukončením práce proto otevřete ISAK Manager a v řádku s názvem souboru uložte rozpracovaná data do systému.

Systém umožňuje evidovat a upravovat informace o uložených dokumentech kliknutím na volbu Upravit v kontextovém menu při najetí myší na daný dokument.

Následně se Vám zobrazí dialogové okno, kde je možné měnit:

• název dokumentu včetně jeho formátu (.xlsx, .docx, .pdf, .txt atd.) – název dokumentu bude zachován, pokud soubor zkopírujete do schránky Windows. Pokud uživatel vloží do systému ISAK soubor a následně zde upraví jeho název, tato úprava bude uložena a původní název již nebude možné obnovit;

• popis dokumentu - jedná se o interní popis dokumentu pro potřebu uživatele. Tato informace se při kopírování souboru nepřenáší;

• klíčová slova – tato slova se používají pro upřesnění obsahu dokumentu a jsou využívána pro zrychlené vyhledávání souboru;

• nastavit data pro zobrazení dokumentu (platnost); po vypršení data platnosti je soubor archivován a dále se nezobrazuje;

• zobrazení údajů o autorovi dokumentu;

• zobrazení informací o uzamčení dokumentu jiným uživatelem a okamžiku jeho uzamčení;

• přiřazení dokumentu ke spisu - zde je možné soubor přiřadit k jinému spisu;

• adresář zvoleného spisu – pokud jste ve spisu vytvořili více adresářů, je v tomto seznamu možné převést soubor do jiného adresáře kliknutím na nově zvolený adresář v pravé části dialogového okna;

• informace o složce, ve které je dokument umístěn. Veškeré změny je vždy nutno potvrdit tlačítkem ULOŽIT.

U podporovaných dokumentů se v nabídce zobrazí volba Převést do PDF (podle licence). Vzniklé PDF se uloží jako nový dokument vedle původního; původní dokument zůstává beze změny. Podrobnosti a podporované formáty najdete na stránce Převod dokumentů do PDF.

Dokument PDF můžete podepsat zaručeným elektronickým podpisem, pokud máte v nastavení uživatele právo podepisovat PDF a v systému je nahraný váš platný kvalifikovaný certifikát. V nabídce dokumentu zvolte Podepsat PDF. Podepsaný dokument se uloží do stejné složky s předponou „signed_“ v názvu.

Nemáte-li vlastní certifikát, ale máte právo žádat o podpis, zvolte Požádat o el. podpis a vyberte uživatele, který dokument podepíše. Žádost se objeví v agendě Pošta - Podpis PDF - K podpisu. Celý postup je na stránkách Podepisování PDF dokumentů a Dokumenty k podpisu.

Autorizovaná konverze dokumentu (převod listiny do elektronické podoby a naopak) je samostatná agenda, viz Autorizovaná konverze.

Systém umožňuje vytvářet úkol s přímou vazbou na dokument kliknutím na volbu Vytvořit úkol, která se objeví v kontextovém menu při najetí myší na daný dokument.

Zvolte klienta a spis. Následně vyberte dokument a kurzorem myši na něj ukažte. Zobrazí se vám kontextové menu, ve kterém klikněte na položku Vytvořit úkol.

Následně budete přesměrováni do agendy Úkoly - Úkoly-přehled, kde se vám zobrazí dialogové okno Detail úkolu. V něm se Vám předvyplní známé údaje – klient, spis, do nadpisu úkolu se propíše název souboru a v Popisu úkolu se vytvoří link na daný soubor. Dále zde vyplňte potřebná zadání pro vytvoření úkolu. Dejte ULOŽIT a ZAVŘÍT. Více o úkolech v samostatné kapitole Úkoly.

Oprávněný uživatel může dokument smazat nebo zneplatnit volbou Smazat v nabídce dokumentu. Otevře se okno Smazat soubor, kde jsou uvedeny název, datum vytvoření, popis a klíčová slova; zvolíte Smazat nebo Zneplatnit (podle toho, co váš účet smí) a potvrdíte.

Funkce zneplatnění a složka Zneplatněné jsou dostupné podle licence a oprávnění; právo obnovovat nastavuje poskytovatel systému po dohodě s administrátorem.

Tato funkce umožňuje oprávněnému uživateli exportovat složky dokumentů spisu včetně jejich obsahu (souborů). S ohledem na ochranu informací obsažených v dokumentech uložených v systému doporučujeme pečlivé zvážení využívání této funkce.

Pro nastavení cesty pro export dokumentů, kontaktujte prosím technickou podporu. Složky spisu včetně jejich obsahu se pak vyexportují na nastavené úložiště při použití tlačítka EXPORTOVAT.

V posledním sloupci řádku dokumentu klikněte na ikonu Kopírovat odkaz do schránky. Odkaz poté vložíte klávesami CTRL+V do e-mailu nebo dokumentu. Odkaz funguje jen přihlášeným uživatelům; zda se dokument po kliknutí otevře nebo stáhne, nastavuje poskytovatel systému po dohodě s administrátorem.

U spisů s externím přístupem je navíc k dispozici Odkaz sdílení, který vede na sdílené úložiště určené pro externí osoby (ve složce i u jednotlivého dokumentu).

Na požádání lze nastavit chování, kdy při exportu dokumentu z ISAKu dojde k jeho specifickému označení (doplnění názvu dokumentu).

To může obsahovat:

- předponu např. ISAK;

- název souboru;

- číslo verze dokumentu;

- unikátní identifikátor souboru, podle kterého lze vždy nalézt konkrétní exemplář souboru.

Lze použít i jen některé části, když název souboru je povinná část.

Původní soubor dopis.docx se tak může automaticky přejmenovat (při stažení, kopírování, uložení do emailu apod.) na soubor isak-dopis-v02-Nr12345.docx

Pro další informace a nastavení Vaší instalace kontaktujte prosím technickou podporu.

Dokument přidáte do výběru volbou Vybrat v jeho nabídce nebo kliknutím na jeho ikonu. Vybírat lze z různých složek i spisů. Vybrané dokumenty se zobrazují v pravé části obrazovky v poli Vybrané dokumenty (s počtem a celkovou velikostí). Najetím myši na text Akce s vybranými dokumenty zobrazíte nabídku:

• Odeslat datovou zprávou - průvodce odesláním datovou zprávou (podle licence);
• Odeslat poštou - založí záznam odeslané pošty s vybranými dokumenty;
• Odeslat emailem - připraví koncept e-mailu s přílohami ve vaší e-mailové schránce (poprvé zadáte přístup k poštovnímu serveru);
• Do schránky - zkopíruje vybrané dokumenty do schránky Windows (s ISAK Managerem);
• Kopírovat sem - zkopíruje poslední verzi vybraných dokumentů do složky, ve které právě jste; původní dokumenty zůstanou;
• Přesunout sem - přesune vybrané dokumenty včetně všech revizí do složky, ve které právě jste;
• Porovnat ve Wordu - porovná vybrané dokumenty ve Wordu (podle licence);
• Vybrat vše ze složky - přidá do výběru všechny dokumenty aktuální složky;
• Vybrané zapakovat do ZIP - vytvoří archiv ZIP;
• Vyprázdnit seznam - zruší výběr;
• Smazat vybrané dokumenty - smaže vybrané dokumenty (s oprávněním).

Chcete-li například přiřadit více dokumentů ze skladu ke spisu, vyberte je, otevřete cílovou složku spisu a zvolte Přesunout sem.

Systém ISAK při založení klienta nebo spisu implicitně vytváří tři základní složky: Doručená pošta, Odeslaná pošta a Listiny. Vpravo od názvu každé složky se zobrazuje číslo s uvedením počtu dokumentů, které jsou ve složce uloženy.

- Do složky Došlá pošta jsou automaticky ukládány všechny dokumenty, které byly přiloženy k doručené poště a přiřazeny danému spisu.

- Do složky Odeslaná pošta jsou ukládány všechny dokumenty, které byly přiloženy k odeslané poště a přiřazeny k danému spisu.

- Pokud si nevytvoříte, nebo nemáte oprávnění vytvářet si vlastní složky, jsou všechny dokumenty vložené do systému ISAK k danému spisu automaticky ukládány do složky Listiny.

Oprávněný uživatel může při práci s dokumenty u zvoleného spisu vytvářet vlastní složky. Zvolte složku Listiny a po kliknutí na tlačítko Správa složky se Vám zobrazí dialogové okno Správa složky, kde lze novou složku vytvořit. V políčku Akce zvolte možnost Nová složka – podřízená. Vždy je nutno ji pojmenovat a následně potvrdit tlačítkem Vytvořit.

Pro vytvoření podsložky je nutno nejprve zvolit složku, pod kterou má nově plánovaná podsložka spadat. Dále postupujte stejně jako při vytváření složky (popis viz odstavec výše). Složky, u kterých jste podsložku vytvořili, budou následně označeny šedou šipkou.

Následně lze také složce přidělit práva přístupu ke složkám dokumentů složky přejmenovat, přesunout nebo odstranit.

Přejmenovat můžete jakoukoliv volitelnou složku/podsložku. Výchozí složky přejmenovat nelze. Klikněte na složku, kterou chcete přejmenovat a pak klikněte na tlačítko Správa složky. Otevře se Vám dialogové okno Správa složky, kde je aktuální zvolená složka již předvyplněná podle Vašeho předchozího výběru. V políčku Akce zvolte možnost Přejmenovat složku a do políčka Název složky přepište její původní název na nový. Potvrďte kliknutím na tlačítko Přejmenovat.

Klikněte na složku, kterou chcete přesunout a pak klikněte na tlačítko Správa složky. Otevře se Vám dialogové okno Správa složky, kde v políčku Akce zvolte možnost Přesunout. Dále klikněte na text (Klient/spis), kdy se Vám nově nabídne políčko Klient. Zde můžete určit, ke kterému klientovi chcete danou složku přesunout. Současně můžete v políčku Spis vybrat také potřebný související spis: klikněte na tlačítko s názvem spisu a v nově otevřeném dialogovém okně dialogové okno Výběr spisu klikněte na spis, do kterého se má složka přesunout. V dialogovém okně Správa složky se Vám zaktualizuje tlačítko Spis. Jako poslední krok zvolte nadřazenou složku. Složka se tím přesune dle Vašeho zadání.

V okně Správa složky zvolte v poli Akce možnost Odstranit složku. Odstranit lze jen složky, které jste sami založili (ne výchozí). Pokud složka obsahuje dokumenty, systém se zeptá, do které složky mají být dokumenty přesunuty, a teprve poté složku odstraní.

Přístup k jednotlivým složkám dokumentů ve spise je možné řídit pomocí nastavení přístupových práv.

Administrátor uděluje právo spravovat složky dokumentů ve Správě uživatelů v části Document management system (DMS) - zaškrtnutím políčka Spravovat složky dokumentů. Tyto osoby pak mají možnost spravovat strom složek v agendách dokumentů vycházejících ze složky Listiny.

Pro nastavení práv na složkách dokumentů platí obdobná pravidla a postupy jako pro nastavení práv na spisech. Po založení složky do ní mají přístup všichni uživatelé, kteří mají přístup ke spisu. Systém ale automaticky negeneruje záznam o pozitivním právu pro skupinu Uživatelé (výchozí) tak, jak je to u spisů. A pokud přiřadíme jakékoliv právo (uživatele nebo jinou skupinu), je tím skupina Uživatelé (výchozí) automaticky zneaktivněna.

Pokud jsou na složce dokumentů nastaveny nějaké restrikce přístupu, vztahují se i na všechny podřízené složky. Restrikce pak platí i pro osobu odpovědnou za spis.

ISAK Manager umí uchovávat kopie vybraných složek v počítači, abyste s nimi mohli pracovat bez připojení. Podrobnosti viz Offline složky dokumentů.

Dokumenty můžete vytvářet ze šablon (vzorů) ve formátu Word (.docx), do nichž systém doplní údaje ze spisu a klienta. Postup generování, správu vzorů a úplný seznam kódů polí najdete na stránkách Generování dokumentů ze vzorů a Seznam polí pro tvorbu šablon. Seznam polí se spravuje jen na stránce Seznam polí, zde se již neopakuje.

Doplňky pro Word, Excel a Outlook umožňují ukládat dokumenty, e-maily a přílohy do ISAKu přímo z Office. Instalují se spolu s ISAK Managerem a jsou popsány na stránkách Doplňky pro MS Office, Nastavení, Word, Excel a Outlook.

Při práci s otevřeným souborem MS Word, máte možnost tento soubor s využitím nastaveného pluginu:

• Uložit do DMS (document management systém) systému ISAK, tedy zvolit formát uloženého souboru (.docx – MS Word, nebo formátu .pdf), zvolit jeho název, popis a přiložit tento soubor ke Klientovi a Spisu přímo z prostředí otevřeného souboru.

• Uložit otevřený soubor do Skladu systému ISAK a při této volbě určit, formát uloženého souboru (.docx nebo .pdf), zvolit jeho název a popis.

• Uložit tento soubor jako revizi již existujícího souboru uloženého v systému ISAK.

Při kliknutí na Uložit do DMS se otevře dialog, ve kterém volíte typ (formát), název a popis ukládaného souboru.

Po vyplnění údajů a kliknutí na Uložit se zobrazí dialog k výběru klienta a spisu.

Pokud znáte spisovou značku, je možné vyhledat klienta a spis podle této značky, a to jejím vyplněním v řádku Najít klienta a spis podle spisové značky a kliknutím na Najít.

K výběru klienta můžete použít také volby výběru klientů ze seznamu oblíbených klientů, nebo jej vyhledat zadáním jakékoliv části řetězce jeho názvu v poli Klient.

Po vybrání zvoleného klienta systém zobrazí seznam spisů tohoto klienta. Po kliknutí na vybraný spis se zobrazí seznam složek dokumentů odpovídajících tomuto spisu. Po zvolení vybrané složky je možné dokument uložit do systému kliknutím na Uložit.

Při kliknutí na možnost Uložit do skladu se Vám otevře dialog, ve kterém volíte typ (formát), název a popis ukládaného souboru.

Vyplněním údajů a kliknutím na Uložit se dokument uloží do skladu systému ISAK.

Při kliknutí na Uložit jako revizi se Vám otevře dialog, ve kterém volíte typ (formát), název a popis ukládaného souboru.

Po vyplnění údajů a kliknutí na Uložit se Vám zobrazí dialog k výběru klienta a spisu.

Pokud znáte spisovou značku, můžete vyhledat klienta a spis podle této značky, a to jejím vyplněním v řádku Najít klienta a spis podle spisové značky a kliknutím na Najít.

K výběru klienta můžete použít také volby výběru klientů ze seznamu oblíbených klientů, nebo jej vyhledat zadáním jakékoliv části řetězce jeho názvu v poli Klient.

Po vybrání zvoleného klienta Vám systém zobrazí seznam spisů tohoto klienta. Po kliknutí na vybraný spis se zobrazí seznam složek dokumentů odpovídajících tomuto spisu spolu s dokumenty uloženými ve vybrané složce. Po zvolení vybraného dokumentu a kliknutím na Uložit se dokument uloží jako revize dříve uloženého dokumentu do systému ISAK.

Při práci s otevřeným souborem MS Excel máte možnost tento soubor s využitím nastaveného pluginu:

• Uložit do DMS (Document Management System) systému ISAK, tedy zvolit formát uloženého souboru (.xlsx – MS Excel, nebo formát .pdf), zvolit jeho název, popis a přiložit tento soubor ke klientovi a spisu přímo z prostředí otevřeného souboru.

• Uložit otevřený soubor do Skladu systému ISAK a při této volbě určit formát uloženého souboru (.xlsx nebo .pdf) a zvolit jeho název a popis.

• Uložit tento soubor jako revizi již existujícího souboru uloženého v systému ISAK.

Při kliknutí na Uložit do DMS se Vám otevře dialog, ve kterém volíte typ (formát), název a popis ukládaného souboru.

Po vyplnění údajů a kliknutí na Uložit se Vám zobrazí dialog k výběru klienta a spisu.

Pokud znáte spisovou značku, můžete vyhledat klienta a spis podle této značky, a to jejím vyplněním v řádku Najít klienta a spis podle spisové značky a kliknutím na Najít.

K výběru klienta můžete použít také volby výběru klientů ze seznamu oblíbených klientů, nebo jej vyhledat zadáním jakékoliv části řetězce jeho názvu v poli Klient.

Po vybrání zvoleného klienta Vám systém zobrazí seznam spisů tohoto klienta. Po kliknutí na vybraný spis se zobrazí seznam složek dokumentů odpovídajících tomuto spisu. Po zvolení vybrané složky je možné dokument uložit do systému kliknutím na Uložit.

Při kliknutí na Uložit do skladu se Vám otevře dialog, ve kterém volíte typ (formát), název a popis ukládaného souboru.

Po vyplnění údajů a kliknutím na Uložit se Vám dokument uloží do skladu systému ISAK.

Při kliknutí na Uložit jako revizi se Vám otevře dialog, ve kterém volíte typ (formát), název a popis ukládaného souboru.

Po vyplnění údajů a následném kliknutí na Uložit se Vám zobrazí dialog k výběru klienta a spisu.

Pokud znáte spisovou značku, můžete vyhledat klienta a spis podle této značky, a to jejím vyplněním v řádku Najít klienta a spis podle spisové značky a kliknutím na Najít.

K výběru klienta můžete použít také volby výběru klientů ze seznamu oblíbených klientů, nebo jej vyhledat zadáním jakékoliv části řetězce jeho názvu v poli Klient.

Po vybrání potřebného klienta systém zobrazí seznam spisů tohoto klienta. Po kliknutí na vybraný spis se Vám zobrazí seznam složek dokumentů odpovídajících tomuto spisu spolu s dokumenty uloženými ve vybrané složce. Po zvolení vybraného dokumentu a následném kliknutí na Uložit se dokument uloží jako revize dříve uloženého dokumentu do systému ISAK.

V pluginu pro MS Outlook máte možnost po nastavení pluginu:

• Uložit emailovou zprávu jako záznam pošty - Email;
• Uložit celou emailovou zprávu do systému ISAK jako dokument ve formátu emailové zprávy (soubor .msg);
• Uložit všechny nebo vybrané přílohy emailové zprávy do systému ISAK jako dokumenty;
• Uložit přílohy emailu jako revize stávajících dokumentů;
• Uložit zprávu do clipboardu - schránky Windows.

Ukládat email jako záznam Pošty - email můžete ukládat automaticky nebo ručně.

V případě, že v nastavení pluginu zaškrtnete volby pro automatické otevírání dialogu při doručení/odeslání emailu do MS Outlooku, otevře se při kliknutí na doručený nepřečtený email v MS Outlook dialog, který umožní uložení zprávy včetně příloh jako záznam pošty - Emailu. Pokud je volba automatického otevírání tohoto dialogu vypnuta, lze ji vyvolat kliknutím na Uložit zprávu.

Pokud se rozhodnete uložit email jako záznam pošty, nebo v případě, že máte zapnutou volbu pro automatické otevírání pluginu při otevření nepřečteného emailu, systém po kliknutí na Uložit email jako pošta zobrazí průvodce uložením emailu. Zde vybíráte klienta a spis, ke kterému bude email uložen.

Horní řádek dialogu se používá pro vyhledávání pomocí spisové značky.

Ve druhém řádku je možné volit klienta z rolovacího seznamu, nebo, při větším množství zadaných klientů, pomocí hypertextového vyhledávání. Ve střední části dialogu pak volíte k jakému spisu nebo podspisu bude záznam uložen.

Ve spodní části dialogu je možné editovat název zprávy tak, jak bude zobrazena v systému ISAK. Implicitně se do tohoto pole přebírá popis z pole Předmět emailové zprávy.

Dále je možné volit Doručovací knihu pošty (pokud jich je v systému zavedeno více) a ukládat poznámky k emailu.

Druhou z Vašich možností je uložení celé emailové zprávy do složky dokumentů jako dokument ve formátu .msg. Při kliknutí na Uložit zprávu se Vám otevře dialog, ve kterém volíte, zda chcete uložit celou zprávu ve formátu .msg, nebo zvolíte postup, při němž budou pouze uloženy přílohy zprávy.

V následujícím dialogu volíte název a popis emailové zprávy. Implicitně se předvyplní předmět zaslané emailové zprávy.

Po vyplnění údajů a kliknutí na Uložit se Vám otevře dialogové okno k výběru klienta a spisu.

Pokud znáte spisovou značku, můžete vyhledat klienta a spis podle této značky, a to jejím vyplněním v řádku Najít klienta a spis podle spisové značky a kliknutím na Najít.

K výběru klienta můžete použít také volby výběru klientů ze seznamu oblíbených klientů, nebo jej vyhledat zadáním jakékoliv části řetězce jeho názvu v poli Klient.

Po vybrání požadovaného klienta Vám systém zobrazí seznam spisů tohoto klienta. Po kliknutí na vybraný spis se dále zobrazí seznam složek dokumentů odpovídajících tomuto spisu. Po zvolení vybrané složky je možné emailovou zprávu uložit do systému kliknutím na Uložit.

Při kliknutí na možnost Uložit přílohy se Vám otevře dialog, ve kterém volíte, které přílohy ukládané zprávy mají být do systému ISAK uloženy.

V tomto dialogovém okně volíte, zda budete ukládat přílohy jednotlivě k různým klientům a spisům, nebo zda uložíte vybrané přílohy stejně, tedy do stejné složky. Kliknutím na zaškrtávací políčko Vybrat v řádku s názvem přílohy je tato příloha vybrána k uložení.

Při kliknutí na Uložit se Vám otevře dialog, ve kterém volíte typ (formát), název a popis ukládaných příloh. Pokud využijete volbu, uloží vybrané přílohy stejně, projde procesem ukládání pouze jednou. Pokud tuto volbu nevyužijete, bude systémem postupně dotazován na všechny údaje nutné k uložení u každé jednotlivé přílohy.

Po vyplnění údajů a následném kliknutí na Uložit se Vám zobrazí dialog k výběru klienta a spisu.

Pokud znáte spisovou značku, můžete vyhledat klienta a spis podle této značky, a to jejím vyplněním v řádku Najít klienta a spis podle spisové značky a kliknutím na Najít.

K výběru klienta můžete použít také volby výběru klientů ze seznamu oblíbených klientů, nebo jejich vyhledání zadáním jakékoliv části řetězce jeho názvu v poli Klient.

Po vybrání požadovaného klienta Vám systém zobrazí seznam spisů tohoto klienta. Po kliknutí na vybraný spis se dále zobrazí seznam složek dokumentů odpovídajících tomuto spisu. Po zvolení vybrané složky je možné emailovou zprávu uložit do systému kliknutím na Uložit.

Dále máte možnost uložit přílohu emailu jako revizi stávajícího dokumentu uloženého v systému. Při kliknutí na Uložit přílohy se Vám otevře dialog, ve kterém volíte, které přílohy ukládané zprávy mají být do systému ISAK uloženy jako příloha.

Při kliknutí na Uložit se Vám otevře dialog, ve kterém volíte typ (formát), název a popis ukládané přílohy.

Po vyplnění údajů a následném kliknutí na Uložit se Vám zobrazí dialog k výběru klienta a spisu.

Pokud znáte spisovou značku, můžete vyhledat klienta a spis podle této značky, a to jejím vyplněním v řádku Najít klienta a spis podle spisové značky a kliknutím na Najít.

K výběru klienta můžete použít také volby výběru klientů ze seznamu oblíbených klientů, nebo jejich vyhledání zadáním jakékoliv části řetězce jeho názvu v poli Klient.

Po vybrání požadovaného klienta Vám systém zobrazí seznam spisů tohoto klienta. Po zvolení vybraného dokumentu a kliknutím na Uložit se příloha uloží jako revize dříve uloženého dokumentu do systému ISAK.

• U spisu - karta klienta, Spisy, zvolený spis, v levém menu Dokumenty. Dokumenty jsou rozděleny do složek (Listiny, Doručená pošta, Odeslaná pošta a další).
• U klienta - v klientské liště (zelená) volba Dokumenty. Zaškrtnutím zobrazit všechny dokumenty klienta uvidíte i dokumenty všech jeho spisů; systém si volbu pamatuje.
• Ve skladu - v hlavním menu (černá lišta) volba Sklad, stránka „Schránka dokumentů“. Slouží jako dočasné úložiště dokumentů bez vazby na klienta a spis. Viz Sklad dokumentů.
• U úkolu a u pošty - dokumenty vložené jako příloha úkolu nebo záznamu pošty. Přílohy pošty se zároveň objeví ve složkách spisu nebo klienta.
• Datové zprávy - ve složkách spisu a klienta jsou samostatné složky Doručená pošta a Odesl. pošta s přílohami datových zpráv. U těchto příloh lze upravit popis a (s oprávněním) spustit autorizovanou konverzi.

Systém ISAK podporuje libovolné formáty souborů. Dokumenty Word a Excel ukládejte ve formátu .docx a .xlsx - u nich systém vytváří náhled a rejstřík pro vyhledávání v textu.