Dokumenty - DMS

Systém ISAK je vybaven pokročilými funkcemi pro práci s dokumenty. Dokumenty jsou v systému ISAK ukládány nejčastěji ke spisu. Pokud se dokumenty nevážou ke spisu, jsou ukládány ke klientovi. Dalším místem, kde můžete v systému ISAK nalézt dokumenty, je dočasné úložiště nezařazených dokumentů tzv. Sklad, který naleznete v pravé části hlavního menu (horní černá příkazní lišta) na posledním místě před lupou.

Dokumenty mohou být v systému uložené také jako přílohy záznamu pošty nebo úkolu.

Systém ISAK podporuje vkládání libovolných formátů dokumentů. V případě MS Excel a MS Word je nutno, abyste jako uživatelé systému používali pouze dokumenty s příponu .xlsx a .docx. (MS Office 2007 a novější). Jedná se o nové formáty, které indexujeme a vytváříme náhled a indexy pro vyhledávání obsahu. Výsledkem je tak pokročilejší vyhledávání nejen podle názvu dokumentu, ale snadnější vyhledávání dle slov, či vět přímo v obsahu dokumentu.

Pokud budete dokument přikládat přímo ke spisu Vašeho klienta, vyberte Klienta, vstupte do modulu Spisy a zvolte příslušný spis kliknutím na jeho název v Seznamu spisů. Po jeho otevření se Vám v levém menu zobrazí nabídka, která obsahuje položku Dokumenty. Zvolte ji a otevře se Vám stránka s dokumenty, které jsou rozřazeny do složek. Vkládat jednotlivé dokumenty můžete pomocí dialogového okna pro upload dokumentů nebo pro vkládání většího množství dokumentů doporučujeme využít funkcionalitu hromadný import dokumentů.

Dokumenty můžete uložit rovněž ke klientovi bez vazby na spis. Půjde většinou o dokumenty společné pro všechny spisy klienta (např. smlouva s klientem, či klientův výpis z obchodního rejstříku). Po výběru Klienta zvolte modul Dokumenty v klientské příkazní liště (dolní, zelené). Vkládat jednotlivé dokumenty můžete pomocí dialogového okna pro upload dokumentů do systému ISAK pro vkládání většího množství dokumentů doporučujeme využít funkcionalitu hromadný import dokumentů.

Zobrazit všechny evidované dokumenty u konkrétního klienta (včetně dokumentů spisů klienta) si můžete zaškrtnutím políčka zobrazit všechny dokumenty klienta.

Nový dokument můžete vložit v kterékoliv agendě systému ISAK, umožňující práci s dokumenty. Nejjednodušší cestou je vložit dokument jeho pouhým přetažením myší do dialogového okna umístěného v pravé spodní části obrazovky, a to např. ze složky systému Windows či souborového manažeru. Dokument můžete přiřadit ke klientovi (bez vazby na spis) nebo ke spisu.

Dialog pro načítání dokumentů do systému je možné skrýt kliknutím na šipku v levé části dialogu. Kliknutím na stejnou šipku je možné jej opět zobrazit.

Dalším způsobem, jako vložit nový dokument, je využití funkce vyberte z disku, která se Vám nabízí v dialogovém okně v pravé dolní části obrazovky. Po kliknutí na tuto funkcionalitu se Vám otevře okno s nabídkou všech souborů, ke kterým máte ze svého počítače přístup. Zde můžete potřebné dokumenty vybrat a do systému nahrát.

Systém ISAK podporuje rovněž hromadný import dokumentů konkrétního klienta nebo spisu. Pro tuto činnost potřebuje mít uživatel přidělena potřebná práva.

Pokud potřebujete do ISAKu vložit větší množství dokumentů včetně struktury složek, ve kterých jsou uložené, kontaktujte nejdříve naši technickou podporu pro nastavení síťových složek pro import dokumentů. Následně do nich uložte dokumenty dle instrukcí podpory do složky příslušného klienta a spisu.

V ISAKu zvolte klienta a v modulu Spisy si zvolte potřebný spis a v levém menu záložku Dokumenty, kde zmáčkněte tlačítko NAČÍST. Načtou se všechny složky s celým obsahem (všechny dokumenty, podsložky), které máte uložené na síťovém úložišti ve složce daného spisu. Po přenosu se importované dokumenty ze síťové složky automaticky odstraní (zůstanou tam jen prázdné složky).

Stejným způsobem lze načíst i dokumenty klienta bez přiřazení ke spisu.

Z Vašeho síťového úložiště může oprávněný uživatel importovat i všechny spisy u všech klientů najednou. Klikněte v hlavní příkazní liště (černá) na své uživatelské jméno. Rozbalí se Vám okno s možnostmi, kde zvolíte funkcionalitu Načíst všechny dokumenty.

Příloha úkolu

Dokumenty mohou být do systému ISAK vloženy i při vytvoření nebo editaci úkolu. Nový úkol je nutné nejdříve vytvořit (zadat) a uložit, až poté se zobrazí dialogové okno pro upload dokumentů a je možné k tomuto záznamu přiložit dokument.

Příloha záznamu pošty

Stejně tak lze dokument vložit do systému ISAK při pořízení nového záznamu pošty. Nový záznam o doručené poště je nutné nejdříve uložit, až poté se zobrazí dialogové okno pro upload dokumentů a je možné k tomuto záznamu přiložit dokument.

Pro využití všech funkcí pro práci s dokumenty v systému ISAK (verzování apod.), doporučujeme na počítači, na němž se systémem pracujete, nainstalovat Synchronizační program ISAK Manager, jehož aktuální verzi najdete v části Instalace software. Tento program se v průběhu práce se systémem ISAK bude starat zejména o synchronizaci dokumentů.

Tato kapitola popisuje rozdíl mezi dvěma způsoby, jak pracovat s dokumenty uloženými v systému. Každý z nich je vhodný v jiné situaci, záleží jen na uživateli, kterou v dané chvíli upřednostní.

Kliknutím na název dokumentu uloženého v systému ISAK Vám SYSTÉM SOUBOR OTEVŘE pro jeho editaci v programu, který je s daným formátem souboru asociován. V tomto případě, systém prostřednictvím ISAK Manageru sleduje Vaše úpravy v otevřeném souboru a stará se o synchronizaci dokumentů mezi systémem a programem, ve kterém soubor editujete, usnadňuje ukládání revizí MS Office dokumentu.

Kliknutím na volbu Stáhnout v kontextovém menu dokumentu uloženého v systému ISAK Vám SYSTÉM SOUBOR STÁHNE a otevře v programu, který je s daným formátem souboru asociován. Vazba mezi systémem a tímto programem, kterou jindy zprostředkovává ISAK Manager zde není využívána a se souborem pracujete nezávisle na systému ISAK. Uložit úpravy v dokumentu do systému lze s pomocí doplňků pro MS Office.

Systém ISAK Vám umožňuje zamykat dokumenty, na kterých právě pracujete tak, aby nedocházelo k práci dvou nebo více osob na jednom dokumentu a ukládání více verzí dokumentů do systému. Vzhledem k nutnosti volby kolizního režimu tuto funkcionalitu nastavuje poskytovatel systému ISAK na vyžádání a po dohodě s administrátorem.

Při uzamykání souborů v systému ISAK (zamezení otevření souboru více osobami současně, či při spolupráci na stejném dokumentu) může nastat situace, kdy některý z dříve pracujících uživatelů soubor uzamkne. V takovémto případě Vás systém ISAK upozorní ikonou zámečku u jednotlivých otevřených dokumentů a podá Vám informaci, který z uživatelů soubor uzamkl.

Že je dokument uzamčen poznáte podle ikony zámečku umístěné vedle názvu dokumentu.

Pokud chcete zjistit, pro koho a od kdy je dokument uzamčen, najeďte myší na ikonu zámečku a systém Vám tuto informaci zobrazí. Nebo v kontextovém menu uzamčeného souboru zvolte možnost Upravit.

Otevře se Vám dialogové okno, kde můžete zjistit požadované informace.

Pokud máte přidělena práva uzamčené soubory/dokumenty odemykat, můžete odemčením (tlačítko ODEMKNOUT v dolní části dialogového okna) umožnit ostatním uživatelům opětovný přístup k uzamčenému souboru.

Systém ISAK umožňuje zobrazení náhledu dokumentů, které jsou uloženy ve formátech .docx, .jpeg, .gif, .tif, .txt a .csv.

Najetím myší na ikonu oka se zobrazí náhled dokumentu.

Systém umožňuje kterýkoliv z uložených dokumentů exportovat do schránky systému Windows kliknutím na volbu Do schránky, která se objeví při najetí myší na daný dokument. Následně lze dokument vložit kamkoliv do počítače nebo do jiného programu stisknutím kláves CTRL+V.

V systému ISAK se zobrazuje průběh kopírování dokumentu do schránky Windows vlevo dole na obrazovce. Pokud probíhá stahování, vyčkejte. V případě, že průběh kopírování přerušíte, nebude jejich kopie v novém umístění kompletní.

Zvolený dokument můžete také odeslat emailem. Přiložte kurzor na dokument a zobrazí se vám tabulka s možnostmi pro práci s dokumentem. Zvolíte možnost Vybrat a s vybraným dokumentem zvolíte *akci* Odeslat emailem.

Otevře se vám dialogové okno Nastavení emailového účtu, kde je nutno zadat přístupové údaje:

• Vaše přihlašovací jméno a heslo je totožné s přihlašovacími údaji do Vašeho systému ISAK.
• Adresu emailového serveru a číslo Portu Vám dodá IT pracovník Vaší kanceláře.

Pokud si serverové údaje chcete zjistit sami, vstupte do svého Outlooku a na horní liště klikněte na složku Soubor umístěnou na první pozici zleva.

Nabídne se Vám stránka Informace o účtu, kde zvolíte možnost Nastavení účtu.

Po tom, co kliknete na ikonu Nastavení účtu, se Vám rozbalí okno s několika možnostmi, kde kliknete na možnost Nastavení serveru. Rozbalí se Vám okno s názvem Nastavení účtu IMAP, ze kterého vyčtete název svého Serveru a číslo Portu.

Tyto údaje zapíšete v ISAKu do okénka Nastavení emailového účtu a kliknete na tlačítko Další.

Následně budete systémem dotázáni, do jaké z Vašich Outlookových složek pošty chcete vybraný dokument poslat. Např. zda do Doručené, Draftů apod. Po zvolení výběru klikněte na tlačítko Další.

Obdržíte potvrzení, že je Vašem emailu připraven koncept zprávy s Vámi zvoleným dokumentem.

Dále již pracujete v Outlooku.

I tuto funkcionalitu můžete využívat pro práci s více dokumenty.

Systém dále umožňuje kterýkoliv z dokumentů stáhnout ze systému do lokálního počítače, případně jej otevřít ve zvoleném programu kliknutím na volbu Stáhnout, která se objeví při najetí myší na daný dokument.

Po kliknutí na Stáhnout se Vám otevře dialog s nabídkou stažení zvoleného dokumentu. Nabídku potvrďte a daný dokument se Vám stáhne.

V systému ISAK se zobrazuje průběh stahování dokumentu do schránky Windows. Pokud probíhá stahování, hlásí stránka při přechodu na jiný list možnou ztrátu dat (bude přerušeno stahování).

V běžné adresářové struktuře dochází často k problémům s verzováním dokumentů, zejména pokud dochází k práci na dokumentu více uživateli. Systém automatických revizí dokumentů v systému ISAK má za úkol tento problém řešit. Po nainstalování jednoduchého synchronizačního programu (více v kapitole Instalace softwaru) ve Vašem lokálním počítači, je systém ISAK schopen udržovat aktuální viditelné znění dokumentu a zároveň uchovávat všechny dřívější verze dokumentu pro Vaše případné budoucí použití.

V případě, že otevřete dokument uložený v systému ISAK, provedete jeho úpravu a zadáte požadavek na uložení, systém po zavření dokumentu provede jeho uložení jako nejnovější verzi. Pokud byl dokument revidován, je řádek s dokumentem označen ikonou hodin.

Při kliknutí na volbu Revize v kontextovém menu při najetí myší na daný dokument, nebo na ikonu hodin, se otevře dialogové okno Revize dokumentů, ve kterém jsou zobrazeny informace o předchozích verzích dokumentů i s datem změn a jejich autorovi. Zde je rovněž možné předchozí verze stáhnout nebo uložit do schránky Windows, psát si k nim poznámky.

Toto dialogové okno se používá rovněž v situacích, kdy již dříve uložený dokument potřebujete nahradit verzí uloženou v lokálním počítači nebo jiném programu (např. pokud vám protistrana zašle připomínkovanou verzi dokumentu). Nový dokument nahrajete jako další revizi dokumentu pomocí dialogového okna pro upload dokumentů. Dokument nahradí dříve uložený dokument, přičemž zachová jeho původní název a všechny předchozí verze. Systém umožňuje nekonečné množství revizí jednoho dokumentu.

Pokud soubor uložený v systému OTEVŘETE, můžete ho v příslušném programu MS Office editovat. ISAK Manager sleduje Vaše úpravy v otevřeném souboru a stará se o synchronizaci dokumentů mezi systémem a programem, ve kterém soubor editujete. Změny uložíte jako další revizi dokumentu pomocí standardní funkce programu Word nebo Excel. Můžete použít Soubor/uložit nebo Ctrl S. Poté program ukončete a ISAK manager uloží novou verzi jako další (poslední) revizi dokumentu.

Pro další informace související se synchronizací dokumentů pomocí ISAK manageru, kontaktujte prosím technickou podporu.

Systém umožňuje evidovat a upravovat informace o uložených dokumentech kliknutím na volbu Upravit v kontextovém menu při najetí myší na daný dokument.

Následně se Vám zobrazí dialogové okno, kde je možné měnit:

• název dokumentu včetně jeho formátu (.xlsx, .docx, .pdf, .txt atd.) – název dokumentu bude zachován, pokud soubor zkopírujete do schránky Windows. Pokud uživatel vloží do systému ISAK soubor a následně zde upraví jeho název, tato úprava bude uložena a původní název již nebude možné obnovit;

• popis dokumentu - jedná se o interní popis dokumentu pro potřebu uživatele. Tato informace se při kopírování souboru nepřenáší;

• klíčová slova – tato slova se používají pro upřesnění obsahu dokumentu a jsou využívána pro zrychlené vyhledávání souboru;

• nastavit data pro zobrazení dokumentu (platnost); po vypršení data platnosti je soubor archivován a dále se nezobrazuje;

• zobrazení údajů o autorovi dokumentu;

• zobrazení informací o uzamčení dokumentu jiným uživatelem a okamžiku jeho uzamčení;

• přiřazení dokumentu ke spisu - zde je možné soubor přiřadit k jinému spisu;

• adresář zvoleného spisu – pokud jste ve spisu vytvořili více adresářů, je v tomto seznamu možné převést soubor do jiného adresáře kliknutím na nově zvolený adresář v pravé části dialogového okna;

• informace o složce, ve které je dokument umístěn. Veškeré změny je vždy nutno potvrdit tlačítkem ULOŽIT.

Systém (v závislosti na zakoupené licenci systému ISAK) umožňuje převod dokumentů .doc, .docx, .tif, .jpg a .png do .pdf dokumentu.

Zvolte Klienta a následně modul Dokumenty v zelené příkazní liště. U podporovaných dokumentů se v kontextovém menu zobrazí volba Převést do PDF. Po kliknutí na tuto volbu dokument provede konverze souboru do PDF. V závislosti na výchozí velikosti tohoto dokumentu může trvat převod déle než znovunačtení obrazovky, proto se konvertovaný dokument může zobrazit až při dalším načtení dokumentů.

Pro možnost podepsat pdf dokument zaručeným elektronickým podpisem potřebuje mít uživatel přiřazené právo podepisovat .pdf dokumenty a zároveň mít v systému nahraný svůj kvalifikovaný certifikát.

Pak může uživatel v kontextovém menu u PDF dokumentu zvolit Podepsat PDF a dokument se připraví k podpisu (systémový interval podpisu je 5 min). Po podepsání se ve stejné složce, jako je původní dokument, vytvoří podepsaná revize dokumentu a Na začátek názvu souboru je vložen text „Signed…“.

Jiná situace je, když uživatel nemá vlastní kvalifikovaný certifikát, ale má přidělené právo Požadavek na el. podpis. V takovém případě může požádat některého z uživatelů s nahraným kvalifikovaným certifikátem o podepsání dokumentu prostřednictvím volby Požadavek na el. podpis v kontextovém menu daného dokumentu.

Dokument se zobrazí v agendě Pošta – Podpis PDF.

Postup pro vyřízení takové žádosti je popsán v kapitole Hromadné podepisování PDF dokumentů zaručeným elektronickým podpisem . Podepsaný dokument se vrátí do složky, ze které byla žádost odeslána nebo bude odeslán na e-mail. Záleží na rozhodnutí uživatele, kterého jste o podepsání dokumentu požádali.

Systém umožňuje vytvářet úkol s přímou vazbou na dokument kliknutím na volbu Vytvořit úkol, která se objeví v kontextovém menu při najetí myší na daný dokument.

Zvolte klienta a spis. Následně vyberte dokument a kurzorem myši na něj ukažte. Zobrazí se vám kontextové menu, ve kterém klikněte na položku Vytvořit úkol.

Následně budete přesměrováni do agendy Úkoly - Úkoly-přehled, kde se vám zobrazí dialogové okno Detail úkolu. V něm se Vám předvyplní známé údaje – klient, spis, do nadpisu úkolu se propíše název souboru a v Popisu úkolu se vytvoří link na daný soubor. Dále zde vyplňte potřebná zadání pro vytvoření úkolu. Dejte ULOŽIT a ZAVŘÍT. Více o úkolech v samostatné kapitole Úkoly.

Systém umožňuje oprávněnému uživateli kterýkoliv z uložených dokumentů smazat nebo zneplatnit kliknutím na volbu Smazat v kontextovém menu dokumentu, které se objeví při najetí myší nad daný dokument. Otevře se Vám dialogové okno Smazat soubor, ve kterém potvrdíte svou volbu.

Funkce Zneplatnit je vázána na zvláštní licenci. Právo obnovovat zneplatněné soubory nastavuje poskytovatel systému ISAK na vyžádání a po dohodě s administrátorem. Oprávněný uživatel má v dokumentech další systémovou složku „Zneplatněné“. Pokud chce soubor obnovit, je třeba smazat datum v poli „platnost dokumentu do“ na kartě UPRAVIT DOKUMENT. Pro bližší informace kontaktujte prosím technickou podporu.

Tato funkce umožňuje oprávněnému uživateli exportovat složky dokumentů spisu včetně jejich obsahu (souborů). S ohledem na ochranu informací obsažených v dokumentech uložených v systému doporučujeme pečlivé zvážení využívání této funkce.

Pro nastavení cesty pro export dokumentů, kontaktujte prosím technickou podporu. Složky spisu včetně jejich obsahu se pak vyexportují na nastavené úložiště při použití tlačítka EXPORTOVAT.

Do textu emailu nebo do textu nějakého dokumentu můžete vložit odkaz (hyperlink) na konkrétní dokument v ISAKu. Klikněte na tlačítko s ikonou řetězu na řádku daného souboru.

Při psaní textu, například emailu, pak vložíte pomocí tlačítek Ctrl+V unikátní hyperlink. Pozor, aby se dokument uložený v ISAKu otevřel, musíte být přihlášeni do systému.

Pozor, aby byl odkaz funkční, musí být uživatel přihlášený do systému. Po kliknutí na odkaz se soubor může otevřít nebo stáhnout. Zda se Vám soubor otevře nebo stáhne nastavuje poskytovatel systému ISAK na vyžádání a po dohodě s administrátorem. Pro bližší informace kontaktujte prosím technickou podporu.

Na požádání lze nastavit chování, kdy při exportu dokumentu z ISAKu dojde k jeho specifickému označení (doplnění názvu dokumentu).

To může obsahovat:

- předponu např. ISAK;

- název souboru;

- číslo verze dokumentu;

- unikátní identifikátor souboru, podle kterého lze vždy nalézt konkrétní exemplář souboru.

Lze použít i jen některé části, když název souboru je povinná část.

Původní soubor dopis.docx se tak může automaticky přejmenovat (při stažení, kopírování, uložení do emailu apod.) na soubor isak-dopis-v02-Nr12345.docx

Pro další informace a nastavení Vaší instalace kontaktujte prosím technickou podporu.

V kterékoliv části systému, v níž pracujete s dokumenty, máte na kontextovém menu dokumentu možnost využít funkci Vybrat. Dokument lze vybrat rovněž kliknutím na ikonu dokumentu. Dokumenty lze vybírat z různých složek či spisů. Všechny zvolené dokumenty se Vám průběžně zobrazují v pravé části obrazovky v seznamu nazvaném VYBRANÉ DOKUMENTY.

Najetím myší na dolní řádek s textem vybrané dokumenty se zobrazí seznam možných akcí, které můžete s těmito Vámi zvolenými dokumenty provádět.

Vybrané dokumenty lze všechny najednou:

• odeslat datovou zprávou prostřednictvím datové schránky za pomoci průvodce odesláním vybraných dokumentů;
• odeslat poštou - systém začne vytvářet záznam odeslané pošty;
• odeslat emailem;
• kopírovat do schránky;
• kopírovat - do nově vybrané složky zkopíruje poslední verzi dokumentu, na původním místě zůstane soubor včetně všech revizí;
• přesunout - do nově vybrané složky přesune dokument včetně všech revizí, na původním místě soubor vymaže;
• zabalit do ZIPu;
• vyprázdnit z výběru;
• smazat.

Systém ISAK při založení klienta nebo spisu implicitně vytváří tři základní složky: Doručená pošta, Odeslaná pošta a Listiny. Vpravo od názvu každé složky se zobrazuje číslo s uvedením počtu dokumentů, které jsou ve složce uloženy.

- Do složky Došlá pošta jsou automaticky ukládány všechny dokumenty, které byly přiloženy k doručené poště a přiřazeny danému spisu.

- Do složky Odeslaná pošta jsou ukládány všechny dokumenty, které byly přiloženy k odeslané poště a přiřazeny k danému spisu.

- Pokud si nevytvoříte, nebo nemáte oprávnění vytvářet si vlastní složky, jsou všechny dokumenty vložené do systému ISAK k danému spisu automaticky ukládány do složky Listiny.

Oprávněný uživatel může při práci s dokumenty u zvoleného spisu vytvářet vlastní složky. Zvolte složku Listiny a po kliknutí na tlačítko Správa složky se Vám zobrazí dialogové okno Správa složky, kde lze novou složku vytvořit. V políčku Akce zvolte možnost Nová složka – podřízená. Vždy je nutno ji pojmenovat a následně potvrdit tlačítkem Vytvořit.

Pro vytvoření podsložky je nutno nejprve zvolit složku, pod kterou má nově plánovaná podsložka spadat. Dále postupujte stejně jako při vytváření složky (popis viz odstavec výše). Složky, u kterých jste podsložku vytvořili, budou následně označeny šedou šipkou.

Následně lze také složce přidělit práva přístupu ke složkám dokumentů složky přejmenovat, přesunout nebo odstranit.

Přejmenovat můžete jakoukoliv volitelnou složku/podsložku. Výchozí složky přejmenovat nelze. Klikněte na složku, kterou chcete přejmenovat a pak klikněte na tlačítko Správa složky. Otevře se Vám dialogové okno Správa složky, kde je aktuální zvolená složka již předvyplněná podle Vašeho předchozího výběru. V políčku Akce zvolte možnost Přejmenovat složku a do políčka Název složky přepište její původní název na nový. Potvrďte kliknutím na tlačítko Přejmenovat.

Klikněte na složku, kterou chcete přesunout a pak klikněte na tlačítko Správa složky. Otevře se Vám dialogové okno Správa složky, kde v políčku Akce zvolte možnost Přesunout. Dále klikněte na text (Klient/spis), kdy se Vám nově nabídne políčko Klient. Zde můžete určit, ke kterému klientovi chcete danou složku přesunout. Současně můžete v políčku Spis vybrat také potřebný související spis: klikněte na tlačítko s názvem spisu a v nově otevřeném dialogovém okně dialogové okno Výběr spisu klikněte na spis, do kterého se má složka přesunout. V dialogovém okně Správa složky se Vám zaktualizuje tlačítko Spis. Jako poslední krok zvolte nadřazenou složku. Složka se tím přesune dle Vašeho zadání.

V dialogovém okně Správa složky lze nesystémové složky odstranit. Klikněte na složku, kterou chcete smazat a pak klikněte na tlačítko Správa složky. Otevře se Vám dialogové okno Správa složky, kde je aktuální zvolená složka již předvyplněná podle Vašeho předchozího výběru. V políčku Akce zvolte možnost Odstranit složku a smazání potvrďte kliknutím na tlačítko SMAZAT.

Přístup k jednotlivým složkám dokumentů ve spise je možné řídit pomocí nastavení přístupových práv.

Administrátor uděluje právo spravovat složky dokumentů ve Správě uživatelů v části Document management system (DMS) - zaškrtnutím políčka Spravovat složky dokumentů. Tyto osoby pak mají možnost spravovat strom složek v agendách dokumentů vycházejících ze složky Listiny.

Pro nastavení práv na složkách dokumentů platí obdobná pravidla a postupy jako pro nastavení práv na spisech. Po založení složky do ní mají přístup všichni uživatelé, kteří mají přístup ke spisu. Systém ale automaticky negeneruje záznam o pozitivním právu pro skupinu Uživatelé (výchozí) tak, jak je to u spisů. A pokud přiřadíme jakékoliv právo (uživatele nebo jinou skupinu), je tím skupina Uživatelé (výchozí) automaticky zneaktivněna.

Pokud jsou na složce dokumentů nastaveny nějaké restrikce přístupu, vztahují se i na všechny podřízené složky. Restrikce pak platí i pro osobu odpovědnou za spis.

Synchronizační program ISAK Manager umožňuje udržování off-line verzí dokumentů na lokálním počítači uživatele. Systém ISAK umožňuje oprávněnému uživateli označit si vybrané složky k práci off-line a vyexportovat je ze systému ISAK do úložiště na svém počítači, které si sami vyberete. Budete je tak mít k dispozici i bez přístupu do systému a připojení k internetu.

Pro práci off-line si vyberte složku, se kterou chcete pracovat a klikněte na tlačítko Správa složky. V nově rozbaleném dialogovém okně zaškrtněte políčko Povolit offline a zavřete okno. Takto se vyberou konkrétní složky s dokumenty, nikoli všechny dokumenty klienta nebo dokumenty ke spisu. Některé složky práci off-line neumožňují (např. systémové složky doručené a odeslané pošty).

V synchronizačním programu ISAK Manager (od verze 6.2.3.0. - svou verzi zjistíte kliknutím na záložku Soubory) je nutné v záložce Nastavení zvolit složku, do které se bude vytvářet off-line záloha dokumentů na Vašem počítači.

Odkaz na synchronizační program se Vám zobrazuje pomocí modré ikony „kostiček“ v dolní liště Vašeho počítače ihned po přihlášení do systému ISAK. Pokud se Vám nezobrazuje, nebo jste jej již zavřeli, odhlaste se ze systému a znovu se přihlaste.

Tuto volbu si synchronizační program zapamatuje, není potřeba ji měnit. Stažení vybraných složek dokumentů systém ISAK provede na Vaše vyžádání kliknutím na volbu Stáhnout offline složky pod Vaším jménem.

Po kliknutí na tuto volbu dojde k přípravě dokumentů, jejich stažení a umístění do zvolené složky v členění Klient/Spis/Složka. Pozor, stažení dokumentů je závislé na objemu dat a na rychlosti připojení k internetu. Vyčkejte, až budou dokumenty ve složce aktualizovány. Stav stahování je vidět ve spodní části synchronizačního programu na záložce Soubory.

Systém ISAK umožňuje generovat dokumenty ze šablon, které si sami vytvoříte prostřednictvím programu ve formátu .docx (MS Word 2007 a novější) a vložíte je do seznamu vzorů.

Vyberete si hotový dokument, nebo vytvoříte nový ve formátu Microsoft Word s příponou .docx. Do tohoto dokumentu vložíte proměnná pole ze seznamu polí (jména, datum, firmu, adresu apod.) na ta místa uvnitř dokumentu, na kterých se mají proměnné automaticky vyplňovat. V levém sloupci této přílohy určíte odpovídající název, z pravého sloupce pak zkopírujete obsah buňky (název proměnného pole) do svého vzorového dokumentu, nebo jím nahradíte již existující text.

Systém automaticky doplňuje údaje ze Spisu a Klienta, ze kterého generujete dokument ze vzoru. Pokud nedojde k automatickému vyplnění některých názvů, je nutné zadat chybějící údaje v kartě Klienta nebo Spisu. Některá pole mohou být nedostupná v závislosti na Vaší licenci systému ISAK.

Takto připravený vzor je nutné zavést do systému ISAK. Vzory se vkládají a spravují v Nastavení systému - kapitola VZORY.

Generovat dokument můžete v systému vždy tam, kde se nachází modul Dokumenty, kliknutím na tlačítko GENEROVAT. Po kliknutí na tuto volbu se otevře dialogové okno, ve kterém vyberte vzor dokumentu pro generování. Nakonec zvolte název, právníka dokumentu a kontaktní osobu, které se doplní do dokumentu. Potvrďte. Takto vygenerovaný dokument se Vám uloží do složek modulu Dokumenty.

Pro administraci vzorů dokumentů je třeba mít nastavena práva. Pod jménem uživatele v hlavním menu je volba nastavení systému, a potom v levém menu naleznete volbu vzory. Zde je možné spravovat jednotlivé vzory pro generování dokumentů.

V základním přehledu můžete přidat nový vzor (šablonu), nebo upravit stávající.

Volbou Stáhnout stáhnete zvolený vzor dokumentu do počítače, kde ho můžete v programu MS Word upravit a poté použít jako nový vzor, nebo s ním jiný vzor nahradit.

Pravidla pro úpravu šablon jsou popsána níže.

Pro vytvoření nového vzoru si připravte šablonu ve formátu MS Word 2007 a novějším. Šablona musí být ve formátu DOCx. Šablonu vytvořte podle pravidel popsaných v kapitole Pravidla pro tvorbu šablony.

Klikněte na tlačítko Nový vzor a vyplňte parametry vzoru:

• Název vzoru ve výběru: Při výběru vzoru bude nabízen tento text, pojmenujte si tedy vzor tak, jak chcete aby se tento vzor jmenoval v nabídce při generování.
• Název pro vygenerovaný dokument: Zde vyplňte, jak chcete aby se jmenoval vygenerovaný dokument z tohoto vzoru.
• Vybrat dokument: Vyberte dokument, který jste si připravili jako šablonu vzoru.

Klikněte na Uložit pro vložení nového vzoru nebo opravu.

Pokud opravujete stávající vzor, bude zvoleným dokumentem vzor nahrazen. Pokud nevyberete žádný dokument, ale pouze upravíte názvy, provede se pouze úprava nastavení vzoru, ale šablona vzoru zůstane zachována.

Je možné vygenerovat několik tabulek přehledu pohledávek. V této tabulce jsou vždy rozhodující (aktivační) kódy pro vygenerování tabulky. Vytvoříte pouze první řádek tabulky a systém jej zduplikuje podle počtu pohledávek včetně zbylých řádků.

Tyto kódy platí pouze pro použití v tabulce vygenerované ve Wordu.

Kódy určující duplikaci řádků tabulky:

• ${radek},${r2},${r3},${vsA}: číslo řádku
• ${vsB},${vsC}: variabilní symbol

Kódy pro hodnoty do tabulky:

• ${pohlVS}: variabilní symbol
• ${pohlCisloFa}: číslo faktury
• ${pohlObdobí}: období z nároku
• ${pohlVystaveno}: datum vystavení dokladu nároku
• ${pohlText1}: text1 z nároku
• ${pohlText2}: text2 z nároku
• ${pohlText3}: text3 z nároku
• ${pohlSplatnost}: datum splatnosti nároku
• ${pohlNeuhrazeno}: částka Neuhrazené části nároku
• ${pohlNeuhrazeno2}
• ${pohlNeuhrazeno3}
• ${pohlCelkem}: celková částka nároku
• ${pohlUhrazeno}: uhrazená částka nároku
• ${pohlSmlouva}: číslo smlouvy z nároku
• ${pohlSmlouvaDatum}: datum smlouvy z nároku
• ${pohlVypisFaktur}
• ${pohlVypisFaktur2}

Kódy pro doplňování hodnot z “lístečku”:

• Pokud název kódů začne hodnotou d_, tedy například ${d_spz} doplní do tabulky hodnot spz z lístečku.
• Pokud název kódů začne hodnotou 1d_, tedy například ${1d_spz} doplní do tabulky hodnot spz z prvního nároku, kde jsou data v lístečku.

Tabulka obsahuje kompletní přehled všech dostupných polí.

• Řádek Aktivační kód tabulky |${radek} |
• Variabilní symbol |${pohlVS} |
• Číslo faktury |${pohlCisloFa} |
• Období |${pohlObdobi} |
• Datum vystavení fa |${pohlVystaveno} |
• Datum splatnosti fa |${pohlSplatnost} |
• Neuhrazeno |${pohNeuhrazeno} |
• Celkem fa |${pohlCelkem} |
• Uhrazeno |${pohlUhrazeno} |
• Úrok celkem |${urokCelkem} |

Tabulka obsahuje kompletní přehled všech dostupných polí.

• Jistina Aktivační kód tabulky |${urokJistina}
• Od |${urokOd}
• Do |${urokDo}
• Výše úroku |${urokDnes}
• Typ úroku |${typUroku}
• Sazba úroku |${sazbaUroku}

Pro usnadnění práce se systémem ISAK byly vyvinuty doplňky integrované do aplikací systému MS Office, tzv. pluginy. Tyto doplňky jsou instalovány do jednotlivých aplikací, kterými jsou MS Word, MS Excel a MS Outlook. Pluginy se instalují přímo ze synchronizačního programu, který jako uživatel ISAKu používáte pro práci se svými soubory, a to kliknutím v záložce Nastavení na tlačítko Instalace Plugin Office v okně, které se Vám zobrazí na Vašem počítači po přihlášení se do manuálu.

Každý uživatel se může v průběhu instalace rozhodnout, do kterých aplikací budou pluginy instalovány. Po instalaci pluginů je nutné tyto pluginy nastavit. Podporovány jsou verze MS Office 2010 a vyšší.

Po nainstalování pluginů se v aplikaci MS Office zobrazuje nová záložka ISAK. Při kliknutí na tuto záložku se zobrazí volby pluginu.

Při kliknutí na možnost Nastavení si zvolte databázi, kterou chcete mít napojenu na aplikace MS Office (více aplikací se zobrazuje pouze v případě, že je používáno více instalací ISAK). Dále je nutné vyplnit přihlašovací jméno a Vaše heslo do systému ISAK a toto nastavení uložit.

V prostřední části dialogového okna můžete volit, zda-li chcete využít v MS Outlooku ukládání příchozích a odchozích emailů nebo zda chcete, aby vám systém automaticky nabízel poslední vybraný spis/klienta. Zaškrtnutím těchto voleb se v MS Outlooku při kliknutí na doručený/odeslaný email automaticky otevře dialogové okno Pluginu ISAK, kde budete mít možnost email uložit. Více v části Plugin pro MS Outlook.

Při práci s otevřeným souborem MS Word, máte možnost tento soubor s využitím nastaveného pluginu:

• Uložit do DMS (document management systém) systému ISAK, tedy zvolit formát uloženého souboru (.docx – MS Word, nebo formátu .pdf), zvolit jeho název, popis a přiložit tento soubor ke Klientovi a Spisu přímo z prostředí otevřeného souboru.

• Uložit otevřený soubor do Skladu systému ISAK a při této volbě určit, formát uloženého souboru (.docx nebo .pdf), zvolit jeho název a popis.

• Uložit tento soubor jako revizi již existujícího souboru uloženého v systému ISAK.

Při kliknutí na Uložit do DMS se otevře dialog, ve kterém volíte typ (formát), název a popis ukládaného souboru.

Po vyplnění údajů a kliknutí na Uložit se zobrazí dialog k výběru klienta a spisu.

Pokud znáte spisovou značku, je možné vyhledat klienta a spis podle této značky, a to jejím vyplněním v řádku Najít klienta a spis podle spisové značky a kliknutím na Najít.

K výběru klienta můžete použít také volby výběru klientů ze seznamu oblíbených klientů, nebo jej vyhledat zadáním jakékoliv části řetězce jeho názvu v poli Klient.

Po vybrání zvoleného klienta systém zobrazí seznam spisů tohoto klienta. Po kliknutí na vybraný spis se zobrazí seznam složek dokumentů odpovídajících tomuto spisu. Po zvolení vybrané složky je možné dokument uložit do systému kliknutím na Uložit.

Při kliknutí na možnost Uložit do skladu se Vám otevře dialog, ve kterém volíte typ (formát), název a popis ukládaného souboru.

Vyplněním údajů a kliknutím na Uložit se dokument uloží do skladu systému ISAK.

Při kliknutí na Uložit jako revizi se Vám otevře dialog, ve kterém volíte typ (formát), název a popis ukládaného souboru.

Po vyplnění údajů a kliknutí na Uložit se Vám zobrazí dialog k výběru klienta a spisu.

Pokud znáte spisovou značku, můžete vyhledat klienta a spis podle této značky, a to jejím vyplněním v řádku Najít klienta a spis podle spisové značky a kliknutím na Najít.

K výběru klienta můžete použít také volby výběru klientů ze seznamu oblíbených klientů, nebo jej vyhledat zadáním jakékoliv části řetězce jeho názvu v poli Klient.

Po vybrání zvoleného klienta Vám systém zobrazí seznam spisů tohoto klienta. Po kliknutí na vybraný spis se zobrazí seznam složek dokumentů odpovídajících tomuto spisu spolu s dokumenty uloženými ve vybrané složce. Po zvolení vybraného dokumentu a kliknutím na Uložit se dokument uloží jako revize dříve uloženého dokumentu do systému ISAK.

Při práci s otevřeným souborem MS Excel máte možnost tento soubor s využitím nastaveného pluginu:

• Uložit do DMS (Document Management System) systému ISAK, tedy zvolit formát uloženého souboru (.xlsx – MS Excel, nebo formát .pdf), zvolit jeho název, popis a přiložit tento soubor ke klientovi a spisu přímo z prostředí otevřeného souboru.

• Uložit otevřený soubor do Skladu systému ISAK a při této volbě určit formát uloženého souboru (.xlsx nebo .pdf) a zvolit jeho název a popis.

• Uložit tento soubor jako revizi již existujícího souboru uloženého v systému ISAK.

Při kliknutí na Uložit do DMS se Vám otevře dialog, ve kterém volíte typ (formát), název a popis ukládaného souboru.

Po vyplnění údajů a kliknutí na Uložit se Vám zobrazí dialog k výběru klienta a spisu.

Pokud znáte spisovou značku, můžete vyhledat klienta a spis podle této značky, a to jejím vyplněním v řádku Najít klienta a spis podle spisové značky a kliknutím na Najít.

K výběru klienta můžete použít také volby výběru klientů ze seznamu oblíbených klientů, nebo jej vyhledat zadáním jakékoliv části řetězce jeho názvu v poli Klient.

Po vybrání zvoleného klienta Vám systém zobrazí seznam spisů tohoto klienta. Po kliknutí na vybraný spis se zobrazí seznam složek dokumentů odpovídajících tomuto spisu. Po zvolení vybrané složky je možné dokument uložit do systému kliknutím na Uložit.

Při kliknutí na Uložit do skladu se Vám otevře dialog, ve kterém volíte typ (formát), název a popis ukládaného souboru.

Po vyplnění údajů a kliknutím na Uložit se Vám dokument uloží do skladu systému ISAK.

Při kliknutí na Uložit jako revizi se Vám otevře dialog, ve kterém volíte typ (formát), název a popis ukládaného souboru.

Po vyplnění údajů a následném kliknutí na Uložit se Vám zobrazí dialog k výběru klienta a spisu.

Pokud znáte spisovou značku, můžete vyhledat klienta a spis podle této značky, a to jejím vyplněním v řádku Najít klienta a spis podle spisové značky a kliknutím na Najít.

K výběru klienta můžete použít také volby výběru klientů ze seznamu oblíbených klientů, nebo jej vyhledat zadáním jakékoliv části řetězce jeho názvu v poli Klient.

Po vybrání potřebného klienta systém zobrazí seznam spisů tohoto klienta. Po kliknutí na vybraný spis se Vám zobrazí seznam složek dokumentů odpovídajících tomuto spisu spolu s dokumenty uloženými ve vybrané složce. Po zvolení vybraného dokumentu a následném kliknutí na Uložit se dokument uloží jako revize dříve uloženého dokumentu do systému ISAK.

V pluginu pro MS Outlook máte možnost po nastavení pluginu:

• Uložit emailovou zprávu jako záznam pošty - Email;
• Uložit celou emailovou zprávu do systému ISAK jako dokument ve formátu emailové zprávy (soubor .msg);
• Uložit všechny nebo vybrané přílohy emailové zprávy do systému ISAK jako dokumenty;
• Uložit přílohy emailu jako revize stávajících dokumentů;
• Uložit zprávu do clipboardu - schránky Windows.

Ukládat email jako záznam Pošty - email můžete ukládat automaticky nebo ručně.

V případě, že v nastavení pluginu zaškrtnete volby pro automatické otevírání dialogu při doručení/odeslání emailu do MS Outlooku, otevře se při kliknutí na doručený nepřečtený email v MS Outlook dialog, který umožní uložení zprávy včetně příloh jako záznam pošty - Emailu. Pokud je volba automatického otevírání tohoto dialogu vypnuta, lze ji vyvolat kliknutím na Uložit zprávu.

Pokud se rozhodnete uložit email jako záznam pošty, nebo v případě, že máte zapnutou volbu pro automatické otevírání pluginu při otevření nepřečteného emailu, systém po kliknutí na Uložit email jako pošta zobrazí průvodce uložením emailu. Zde vybíráte klienta a spis, ke kterému bude email uložen.

Horní řádek dialogu se používá pro vyhledávání pomocí spisové značky.

Ve druhém řádku je možné volit klienta z rolovacího seznamu, nebo, při větším množství zadaných klientů, pomocí hypertextového vyhledávání. Ve střední části dialogu pak volíte k jakému spisu nebo podspisu bude záznam uložen.

Ve spodní části dialogu je možné editovat název zprávy tak, jak bude zobrazena v systému ISAK. Implicitně se do tohoto pole přebírá popis z pole Předmět emailové zprávy.

Dále je možné volit Doručovací knihu pošty (pokud jich je v systému zavedeno více) a ukládat poznámky k emailu.

Druhou z Vašich možností je uložení celé emailové zprávy do složky dokumentů jako dokument ve formátu .msg. Při kliknutí na Uložit zprávu se Vám otevře dialog, ve kterém volíte, zda chcete uložit celou zprávu ve formátu .msg, nebo zvolíte postup, při němž budou pouze uloženy přílohy zprávy.

V následujícím dialogu volíte název a popis emailové zprávy. Implicitně se předvyplní předmět zaslané emailové zprávy.

Po vyplnění údajů a kliknutí na Uložit se Vám otevře dialogové okno k výběru klienta a spisu.

Pokud znáte spisovou značku, můžete vyhledat klienta a spis podle této značky, a to jejím vyplněním v řádku Najít klienta a spis podle spisové značky a kliknutím na Najít.

K výběru klienta můžete použít také volby výběru klientů ze seznamu oblíbených klientů, nebo jej vyhledat zadáním jakékoliv části řetězce jeho názvu v poli Klient.

Po vybrání požadovaného klienta Vám systém zobrazí seznam spisů tohoto klienta. Po kliknutí na vybraný spis se dále zobrazí seznam složek dokumentů odpovídajících tomuto spisu. Po zvolení vybrané složky je možné emailovou zprávu uložit do systému kliknutím na Uložit.

Při kliknutí na možnost Uložit přílohy se Vám otevře dialog, ve kterém volíte, které přílohy ukládané zprávy mají být do systému ISAK uloženy.

V tomto dialogovém okně volíte, zda budete ukládat přílohy jednotlivě k různým klientům a spisům, nebo zda uložíte vybrané přílohy stejně, tedy do stejné složky. Kliknutím na zaškrtávací políčko Vybrat v řádku s názvem přílohy je tato příloha vybrána k uložení.

Při kliknutí na Uložit se Vám otevře dialog, ve kterém volíte typ (formát), název a popis ukládaných příloh. Pokud využijete volbu, uloží vybrané přílohy stejně, projde procesem ukládání pouze jednou. Pokud tuto volbu nevyužijete, bude systémem postupně dotazován na všechny údaje nutné k uložení u každé jednotlivé přílohy.

Po vyplnění údajů a následném kliknutí na Uložit se Vám zobrazí dialog k výběru klienta a spisu.

Pokud znáte spisovou značku, můžete vyhledat klienta a spis podle této značky, a to jejím vyplněním v řádku Najít klienta a spis podle spisové značky a kliknutím na Najít.

K výběru klienta můžete použít také volby výběru klientů ze seznamu oblíbených klientů, nebo jejich vyhledání zadáním jakékoliv části řetězce jeho názvu v poli Klient.

Po vybrání požadovaného klienta Vám systém zobrazí seznam spisů tohoto klienta. Po kliknutí na vybraný spis se dále zobrazí seznam složek dokumentů odpovídajících tomuto spisu. Po zvolení vybrané složky je možné emailovou zprávu uložit do systému kliknutím na Uložit.

Dále máte možnost uložit přílohu emailu jako revizi stávajícího dokumentu uloženého v systému. Při kliknutí na Uložit přílohy se Vám otevře dialog, ve kterém volíte, které přílohy ukládané zprávy mají být do systému ISAK uloženy jako příloha.

Při kliknutí na Uložit se Vám otevře dialog, ve kterém volíte typ (formát), název a popis ukládané přílohy.

Po vyplnění údajů a následném kliknutí na Uložit se Vám zobrazí dialog k výběru klienta a spisu.

Pokud znáte spisovou značku, můžete vyhledat klienta a spis podle této značky, a to jejím vyplněním v řádku Najít klienta a spis podle spisové značky a kliknutím na Najít.

K výběru klienta můžete použít také volby výběru klientů ze seznamu oblíbených klientů, nebo jejich vyhledání zadáním jakékoliv části řetězce jeho názvu v poli Klient.

Po vybrání požadovaného klienta Vám systém zobrazí seznam spisů tohoto klienta. Po zvolení vybraného dokumentu a kliknutím na Uložit se příloha uloží jako revize dříve uloženého dokumentu do systému ISAK.