Úkony

Agenda Úkony umožňuje evidovat úkony s vazbami ke klientům a jejich spisům. Dle práv uživatele se uživateli v celém systému zobrazují všechny úkony nebo pouze úkony uživatele.

V agendě úkonů lze úkony zapisovat, provádět jejich korekce a schvalování k fakturaci. Systém zde nabízí různé přehledy a statistiky úkonů pro jednotlivé uživatele v systému i pro efektivní řízení celé kanceláře.

Úkony lze zapisovat v různých agendách systému:

Vstupte do modulu Úkony v horní černé příkazní liště. V levém menu následně zvolte záložku Zápis úkonů. Kliknutím na tlačítko NOVÝ ÚKON zobrazíte dialogové okno, ve kterém můžete zadat úkon, přiřadit jej ke klientovi a spisu.

Detail úkonu

Pole Datum pořízení se vyplňuje automaticky. Jedná se vždy o datum, kdy jste daný úkon zapsali do ISAK.

Do políčka Datum provedení doplňte termín, kdy jste úkon provedli (skutečně zrealizovali). U nového záznamu je vždy nabízeno „Datum“, které je uvedeno ve filtru Výkaz práce – úkony.

Odpracoval – systém předvyplní uživatele, který úkon zapisuje, pokud úkon realizoval někdo jiný, upravte dle skutečnosti.

Vyberte klienta a příslušný spis. Vyplňte, kdo službu objednal.

Druh služby – vyberte druh právní služby.

Specifikace – vyplňte popis úkonu; pokud máte v účtování spisu zadán jiný jazyk fakturace než CZ, jazyk se propisuje do závorky za název pole.

Vyplňte odpracovaný případně promeškaný čas. A pokud už nyní víte, že se úkon nemá fakturovat, zaškrtněte v souladu s metodikou Vaší kanceláře pole Nefakturovat.

Po zadání úkonu je nutné zadané hodnoty potvrdit kliknutím na tlačítko ULOŽIT A ZAVŘÍT.

Pokud je v nastavení zapnuta kontrola na nejzazší datum zápisu úkonu, může systém odmítnout uložit úkon, pokud ho zapisujete více jak nastavený počet dnů zpětně. Takový úkon může zadat jen osoba, která k tomu má dostatečná práva.

V přehledu Výkaz práce – úkony si můžete zvolit, zda chcete, aby se vám zobrazovaly úkony daný den zapsané (datum pořízení) nebo daný den odpracované (datum úkonu). Dle práv uživatelského účtu lze zobrazovat vlastní úkony nebo úkony všech uživatelů. V poli Celkem odpracováno systém sčítá odpracované hodiny na úkonech dle výběru ve filtrech. Klikněte na řádek úkonu, otevře se Vám detail úkonu, po opravě údajů změnu potvrďte pomocí ULOŽIT.

Do doby, než je úkon vyfakturovaný jej můžete upravovat. Poději už nikoliv.

Pro urychlení při zadávání jednotlivých úkonů můžete využít funkci Uložit a opakovat umístěnou na detailu úkonu.

Původní úkon se uloží a zobrazí se nové dialogové okno Detail úkonu, které zachová všechny údaje z původního opakovaného úkonu s výjimkou odpracovaného a promeškaného času. Datum provedení systém přednastaví stejné jako na původním duplikovaném úkonu. Po úpravě hodnot nového úkonu je nutné tento úkon ULOŽIT.

Úkon můžete duplikovat také pomocí volby DUPLIKUJ v seznamu Úkony za období.

Systém se pak chová stejně jako v případě duplikování úkolu pomocí tlačítka ULOŽIT A OPAKOVAT.

Pro sledování odpracovaného času na zadaném úkolu můžete sledovat pomocí funkce Stopky. Čas měřený tímto nástrojem je možné přerušovat a znovu spouštět, stejně jako je možné evidovat více měřených časů zároveň. Evidované časy je možné vázat přímo na klienta a spis a tvořit z takto evidovaného času jednotlivé úkony. Popis evidovaného času se přenáší přímo do popisu úkonu.

Najetím na ikonu stopek v horní části obrazovky a kliknutím na Nové stopky se uživatel vyvolá dialog s možností spuštění nových Stopek. Vyplňte Název a Popis úkolu, na kterém pracujete, přiřaďte klienta a spis, se kterým souvisí. Po kliknutí na tlačítko VYTVOŘIT Vám začíná běžet měřený čas.

Název Stopek se objeví při najetí na ikonu Stopek, kde je také možné stopky ovládat.

Stopky je možné dočasně zastavit klepnutím na ikonu pauzy .

Stopky je možné po přerušení znovu spustit klepnutím na ikonu spuštění stopek .

Po kliknutí na ikonu Stop se uživateli zobrazí dialog s možností uložit odpracovaný čas evidovaný Stopkami jako úkon, nebo Stopkami evidovaný čas zahodit a úkon z tohoto času neevidovat, nebo se volbou Uložit vrátit zpět k pokračování běhu těchto Stopek.

Pokud uživatel zvolí ULOŽIT ÚKON, systém založí nový úkon a na kartě Detail úkonu předvyplní již známé údaje, tedy klienta a spis, popis úkonu a odpracovaný čas. Předvyplněné údaje je možné editovat, nakonec je třeba vše potvrdit a ULOŽIT.

Při zvolení agendy Úkony za období se Vám zobrazí přehled úkonů. Můžete si vytvářet různé přehledy, k dispozici máte mnoho různých filtrů. Kliknutím na šipku v dolní části filtru je možné zobrazit rozšířené možnosti filtrování záznamů.

Dle práv uživatelského účtu lze zobrazovat vlastní úkony nebo úkony všech uživatelů. V poli Celkem odpracováno systém sčítá odpracované hodiny na úkonech dle výběru ve filtrech. Kliknutím na řádek úkonu jej můžete upravovat, což lze pouze do doby, než je úkon vyfakturovaný.

Sestavu výkonnosti uživatele a přehledy dle druhu úkonu je možné exportovat do MS Excel kliknutím na některý z přehledů.

I v této záložce můžete zakládat nové úkony prostřednictvím tlačítka NOVÝ ÚKON. Popis k jednotlivým polím dialogového okna Detail úkonu najdete v kapitole Zápis úkonů.

Rozdílně se chová pouze předvyplňování data provedení úkonu. Po vstoupení do „Úkony za období“ systém jako Datum provedení předvyplňuje aktuální datum. Následně při zápisu dalšího úkonu (až do opuštění, nebo znovuvstoupení do „Úkony za období“) se nabízí vždy naposledy vyplněné datum úkonu.

Přehled korekcí v agendě úkony za období

V agendě Úkony za období je zobrazena tato ikona v případě, že byl úkon korigován.

Stejně jako v části Korekce úkonů i zde je možné kliknutím na tuto ikonu získat přehled o provedené korekci, případně ji zrušit.

V systému ISAK může uživatel s právem Korekce úkonů provádět korekce odpracovaného času u již zadaných úkonů. V agendě Úkony – Korekce úkonu je možné vytvářet různé přehledy úkonů podle přednastavených parametrů (filtrů).

Zde je popis významu některých z nich:

Datum od a datum do bere v úvahu datum provedení úkonu.

Důvod korekce – bližší popis využití najdete podkapitole Důvod korekce.

Zobrazit nefakturovat – zatržítko pro volbu zobrazovat úkony, které mají v Detailu ÚKONU zatrhnuto: nefakturovat.

Výběr je třeba vždy potvrdit kliknutím na tlačítko ZMĚNIT.

V pravé části obrazovky se zobrazují součty pro celkový čas, promeškáno a jejich korekce. Součty platí pro úkony v právě aktuálním přehledu (výběru).

Dle nastavení licence lze u jednotlivých úkonů provést před provedením fakturace změny ve fakturovaném odpracovaném nebo promeškaném čase. Korekce se provádí zápisem do pole ve sloupcích Odpracováno nebo Promeškáno. Systém ISAK si zapamatuje, kolik činila původní hodnota účtovaného času (uvedeno v závorce) a s touto původní hodnotou pracuje zejména ve vztahu k odpracované době na úkonech. V podkladech k fakturaci a ostatních podobných agendách se nabízí hodnota času po korekci.

Důvod korekce

V části Korekce úkonů je možné zvolit důvod, pro který se korekce provádí. V systému jsou přednastaveny dva důvody korekce úkonů, které je možné poskytovatelem systému rozšířit. Prvním důvodem je důvod finanční, tedy sleva poskytnutá na úrovni úkonů, druhým pak neefektivnost osoby, která úkon provedla. Uživatel, který provádí korekce úkonů, koriguje úkony s důvodem, který je nastaven ve filtru Důvody korekce. Pokud chce změnit důvod korekce, zvolí jiný důvod korekce a kliknutím na tlačítko Změnit může provádět korekce z takto zvoleného důvodu.

Pokud byl úkon korigován, zobrazí se v pravé části přehledu tato ikona.

Po kliknutí na tuto ikonu se zobrazí přehled důvodů korekce.

Můžete také zatrhnout políčko NEFAKT., čímž se celý úkon označí jako nefakturovat.

Opravy úkonů v korekcích

V korekci úkonů je možné také opravovat datum provedení úkonu a text zapsaného úkonu kliknutím na textovou část úkonu s ikonou tužky a text opravovat přímo v tabulce korekcí. Po opuštění tohoto textového pole se oprava uloží.

Po kliknutí na klienta nebo spis v řádku úkonu se otevře dialogové okno, ve kterém lze změnit přiřazení tohoto úkonu k jinému klientovi nebo spisu. Nový výběr je třeba potvrdit pomocí tlačítka ULOŽIT.

Pokud je v systému zobrazena ikona tužky, je možné toto pole editovat.

Schválení úkonů k fakturaci

Zahrnuje-li Vaše licence možnost vícestupňového schvalování úkonů, bude úkon nabízen k fakturaci až po zaškrtnutí políčka schváleno.

Pro schválení více úkonů najednou můžete využít funkce pro hromadnou práci s úkony.

Hromadná práce s úkony

Systém ISAK umožňuje v Korekci úkonů také hromadný přesun zadaných úkonů k jinému Klientovi nebo Spisu, připojit úkon k již existující faktuře, nebo hromadně schválit vybrané úkony k fakturaci.

Hromadné operace je možné vykonat jen pro část úkonů dle výběru pomocí zaškrtávacího políčka nebo pro všechny právě zobrazené úkony.

Po označení vybraných záznamů zaškrtávacím políčkem…

…lze u všech VYBRANÝCH úkonů hromadně:

Když chcete DODATEČNĚ připojit vybrané úkony k již vystavené faktuře, klikněte na tlačítko PŘIPOJIT K FAKTUŘE. Otevře se Vám dialogové okno Připojit k faktuře. Vyplňte číslo faktury a potvrďte kliknutím na tlačítko připojit u příslušné faktury.

Při tomto způsobu přiřazení úkonu k faktuře zůstává faktura beze změny. V reportech týkajících se profitability jsou úkony zohledněné (započítané do nákladů).

Nebo lze pro VŠECHNY právě zobrazené úkony hromadně:

  • zrušit označení úkonu jako nefakturovat pomocí tlačítka ZRUŠIT NEFAKTUROVAT;
  • označit všechny úkony jako nefakturovat pomocí tlačítka VŠE NEFAKTUROVAT;
  • schválit všechny úkony k fakturaci pomocí tlačítka SCHVÁLIT;
  • u všech úkonů zrušit schválení k fakturaci pomocí tlačítka ZRUŠIT SCHVÁLENÍ.

Agenda odepsaných úkonů poskytuje uživateli přehled o odepsaných úkonech, a to z finančních důvodů i z důvodů neefektivní práce. Můžete si zde vytvářet různé přehledy, k dispozici máte několik různých filtrů. Datum od a Datum do = datum provedení úkonu.

V poli Celkem korigováno hodin systém sčítá korigované hodiny na úkonech dle výběru ve filtrech.

Týdenní přehled úkonů uživateli umožňuje získat informace o stavu odpracované doby ve vztahu k fakturaci a korekcím po jednotlivých týdnech.

Po kliknutí na evidovaný čas se zobrazí detail úkonů, ze kterých se tento čas skládá.

Pokud ji Vaše licence obsahuje, můžete si zde vygenerovat sestavu Sumarizace práce.

Statistika úkonů je přehled zadaných úkonů za zvolené období s rozpisem zapsaných, fakturovaných, nefakturovaných a odepsaných úkonů s uvedením důvodu jejich odpisu. Tento přehled nalezne uživatel v části Úkony – Statistika úkonů.

Po kliknutí na evidovaný čas se zobrazí detail úkonů, ze kterých se tento čas skládá.

Pokud ji Vaše licence obsahuje, můžete si zde vygenerovat statistické sestavy Přehled uživatelů a Přehled úkonů.

  • ukony.txt
  • Poslední úprava: 02/04/2020 13:32
  • autor: ST