Základní postupy používané v systému ISAK

V této části jsou popsány základní postupy používané při práci se systémem ISAK, které by Vám měly pomoci v práci se systémem. Tato část manuálu soustřeďuje a seskupuje do podrobných postupů části manuálu potřebné pro dosažení uživatelského cíle, přičemž má zodpovědět zejména následující otázky:

• Jak se přihlásím do systému?
• Jak nastavím práva novému uživateli?
• Jakým způsobem mohu vytvářet skupiny uživatelů se shodnými právy ke spisům?
• Jakým způsobem mohu vytvářet uživatelsky upravené sestavy faktur a nastavit tyto sestavy k použití při fakturaci vybraných spisů?

V této části jsou popsány prvotní postupy uživatele při zahájení práce se systémem ISAK. Dozvíte se zde, jaká nastavení je nutné zvolit a jak je možné tato nastavení zkontrolovat. Některé z popsaných kroků mohou být v rámci implementace nahrazeny hromadným importem dat (Klienti, Spisy atd.).

Tato část je rozdělena na část pro administrátora a část pro bežného uživatele.

1. Administrátor je osoba, která má možnost přidělovat a odebírat práva ostatním uživatelům prostřednictvím správy uživatelů. Je to osoba, která má v nastavení zaškrtnuto právo spravovat uživatele.
2. Zde také začíná nastavení systému. Prostřednictvím správy uživatelů může administrátor:
   1. přidělovat práva uživatelů k vybraným agendám (např. fakturace, pokladny, pošta atd.);
   2. moderovat práva přístupu uživatelů ke klientům a spisům formou tvorby Skupin práv, které jsou dále využitelné pro administraci práva přístupu k jednotlivým klientům a spisům (při zachování možnosti administrování práv uživatelů jednotlivě);
   3. přidělovat právo přístupu ke všem Klientům a Spisům bez ohledu na práva nastavená u jednotlivých klientů a spisů tzv. právo Superuser;
   4. pro usnadnění přidělování práv můžete využít šablony práv, které Vám umožní přednastavit uživatelům práva podle předem nastavené šablony;
   5. zadávat hodnoty nákladovosti jednotlivých uživatelů pro účely sledování nákladovosti jednotlivých kauz.
3. Dalším krokem je nastavení systému, které nebylo zajištěno dodavatelem systému, a kontrola všech systémových nastavení v parametrech systému.
4. Následuje nastavení parametrů ISIR (Insolvenční rejstřík). Systém ISAK má přednastavenou základní sadu změn, které jsou sledovány - je v zájmu administrátora, aby si upravil seznam stavů, které budou sledovány.
5. V části Číslené řady administrátor nastavuje číselné řady:
   1. faktur;
   2. pokladen;
   3. spisů (pravidla pro číslování spisů jsou nastavována dodavatelem systému na základě požadavků administrátora);
   4. došlých faktur, odeslané a doručené pošty a evidence konverzí.
   5. Po dokončení těchto nastavení je možné přistoupit k přidání Klientů, pokud nebyli importováni hromadně. V případě, že došlo k hromadnému importu, doporučujeme provést kontrolu importovaných klientů.
6. Po zadání klientů je možné přejít k práci se Spisy, zejména:
   1. přidávat nové spisy a podspisy, pokud nebyly importovány hromadně;
   2. nastavit parametry spisů;
   3. nastavit účtování spisů, které se bude automaticky používat při fakturaci. V této části se rovněž nastavuje s jakou číselnou řadou bude spis fakturován a jaké formuláře sestav faktur budou při fakturaci spisu používány.
7. Po zadání klientů a spisů a kontrole nastavení scanovacího zařízení pro scanování dokumentů do Skladu je možné přiřazovat doručenou poštu a odeslanou poštu k jednotlivým klientům a spisům.
8. Pro započetí práce s pokladnami je nutné v nastavení práv uživatelů jednotlivým uživatelům přiřadit práva přístupu k těmto pokladnám.
9. V okamžiku, kdy jsou nastaveny parametry účtování jednotlivých spisů a uživatelé zadali odpracovanou dobu, je možné přistoupit k výběru položek k fakturaci ze všech položek k fakturaci, nebo vybrat k fakturaci pouze položky jednoho klienta.

V této agendě si každý uživatel může nastavit některé systémové údaje svého uživatelského účtu, individualizovat různá zobrazení a vyplnit údaje o své osobě včetně kontaktů.

Význam polí se základními informacemi o uživateli je stejný jako význam identických polí v Detailu uživatele.

Pokud si chcete změnit heslo, zde je přímá cesta k této aktivitě. Přiložte kurzor myši na své jméno a v rozbaleném menu klikněte na volbu Změnit heslo.

V dialogovém okně následně vyplňtě heslo původní a 2x to nové. Volbu potvrďte tlačítkem ZMĚNIT HESLO. Systém vždy zkontroluje kvalitu hesla.

Heslo u jednotlivých uživatelů můžete (v případě uděleného práva) měnit v rubrice Správa uživatelů.

Uživatel si může zvolit, jaké z nabízených agend chce zobrazovat na úvodní obrazovce.

Způsobů zobrazení doručené pošty na úvodní obrazovce je více.

a) Nepřečtené zprávy z datové schránky:

• na úvodní obrazovce se zobrazují na prvním místě;
• zobrazují se uživateli jenž je k záznamu pošty přiřazený jako odpovědná osoba a uživateli z jehož datové schránky jsou stažené (ID schránky musí být zadané v profilu uživatele);
• zobrazují se v případě, že je dosud žádný uživatel neotevřel;
• zobrazují se v případě, že je uživatel přiřazený jako odpovědná osoba označí zpět jako nepřečteno.

b) Nepřečtená pošta:

• vztahuje se na záznamy běžné pošty nikoliv datové zprávy a emaily;
• na úvodní obrazovce se zobrazují na druhém místě (před úkoly);
• zobrazují se uživateli jenž je k záznamu pošty přiřazený jako odpovědná osoba;
• zobrazují se v případě, že je dosud uživatel, přiřazený jako odpovědná osoba, neotevřel;
• zobrazují se v případě, že je uživatel přiřazený jako odpovědná osoba označí zpět jako nepřečteno.

c) Doručená pošta uživatele:

• zobrazí se zprávy datové schránky emaily i ostatní pošta dle výběru v nastavení uživatele;
• dle zadání v poli Počet záznamů pošty v nastavení uživatele se zobrazí X nejnovějších záznamů;
• na úvodní obrazovce se zobrazují na čtvrtém místě (za úkoly);
• zobrazují se uživateli jenž je k záznamu pošty přiřazený jako odpovědná osoba;
• stav záznamu pošty ve smyslu, zda jej již uživatel, jenž je k záznamu pošty přiřazený jako odpovědná osoba, otevřel/neotevřel je řešen obdobně jako v hlavní knize pošty pomocí tučného písma;
• v nastavení uživatele je třeba zvolit nejen Doručená pošta – vše, ale zároveň také vybrat druh doručené pošty a zadat počet záznamů, které chcete zobrazit.

V poli Počet posledních spisů si může uživatel zadat počet posledních otevřených spisů v rozbalovacích seznamech na různých místech v systému.

Pokud chce uživatel spravovat v ISAKu vlastní datovou schránku, v Nastavení datové schránky vyplní své přihlašovací údaje a ID schránky.

Přihlašovací údaje a ID datové schránky uživatele může zadat také uživatel s právem Spravovat uživatele ve Správě uživatelů. Více o datových schránkách v kapitole Pošta - Datové schránky.

V části Výchozí agendy systému můžete volit, do jaké agendy Vás systém ISAK přesune při kliknutí na:

• Vyhledání klienta - tato akce se použije při kliknutí na výsledek vyhledávání, pokud kliknete na vyhledaného klienta;

• Vyhledávání spisů - tato akce se použije při kliknutí na výsledek vyhledávání, pokud kliknete na vyhledaný spis;

• Oblíbení klienti - tato akce se použije při kliknutí na oblíbeného klienta ze seznamu oblíbených klientů;

• Seznam posledních spisů - tato akce se použije při kliknutí na spis v seznamu naposledy navštívených spisů (v pravé části obrazovky);

• Seznam klientů - tato akce se použije při kliknutí na klienta v seznamu klientů;

• Klient - seznam spisů - tato akce se použije při kliknutí na vybraný spis v seznamu spisů klientů.

Ve výchozím nastavení uživatele lze definovat některá další specifika zobrazení pro konkrétního uživatele:

• v dokumentech klienta se mají/nemají zobrazovat i dokumenty spisů;
• podspisy se v přehledu spisů klienta mají/nemají zobrazovat rozbalené;
• při vyhledávání se prohledávají jen aktivní nebo i archivované spisy;
• při otevírání příloh pošty systém hlásí/nehlásí informaci, že je soubor uzamčen.

V nastavení uživatele má uživatel také přístup ke svým nahraným certifikátům nebo může získat kód připojení PDA pro připojení svého mobilního zařízení k systému ISAK.