Vyhledávání

Hledání je dostupné v každé části systému. Otevřete je kliknutím na Vyhledávání v pravém horním rohu, nebo jednoduše začnete psát na klávesnici – pokud právě nevyplňujete jiné pole, otevře se okno vyhledávání samo a vámi napsaná písmena se do něj přenesou.

Stačí zadat libovolnou část názvu klienta, spisu, kontaktní osoby, spisové značky apod. – slovo, číslo nebo jejich část. Hledá se bez ohledu na diakritiku a velikost písmen a zadat je potřeba alespoň 2 znaky. Výsledky se zobrazují okamžitě během psaní a jsou rozdělené do sekcí:

• Klienti,
• Spisy,
• Kontakty klientů (kontaktní osoby klienta),
• Protistrany (účastníci řízení),
• Adresář (exekutoři, soudy a podobně),
• Spisové značky a pole z pohledávek (například variabilní symbol, vazba),
• Dokumenty podle unikátního identifikátoru – zadejte ho včetně písmen Nr, například Nr000123.

Každá sekce zobrazí prvních několik výsledků (výchozí počet je 10); pokud je jich víc, nabídne odkaz zobrazit další. Záznamy, které by se v seznamu jmenovaly stejně, systém rozliší dalším údajem (městem, IČ, datem narození, e-mailem apod.). Výběr výsledku vás přesune tam, kam jste si nastavili v Nastavení uživatele (Výchozí agendy).

Pokud zadání odpovídá příliš mnoha záznamům (tisícům), okno ukáže hlášení Zadání odpovídá příliš mnoho výsledkům, doporučí zpřesnit dotaz a nabídne odkaz zobrazte výsledky, který otevře podrobný přehled.

Výsledky vidíte jen k těm klientům a spisům, ke kterým máte přístup. Skryté spisy se ve výsledcích objeví jen uživatelům s právem Vidět skryté spisy.

Ve spodní části okna je zatržítko Hledat i archivované spisy. Platí pro vás, dokud jej nezměníte, a stejnou volbu najdete v Nastavení uživatele (Archivované spisy v hledání).

Spisové značky se hledají bez ohledu na mezery (a na nezlomitelné mezery) a velikost písmen – tedy zadání „124 EX 3322/20“ najde stejné spisy jako „124EX3322/20“.

Po stisku klávesy Enter nebo po kliknutí na Zobrazit (případně Hledat více (podrobné hledání)) se otevře stránka Výsledky hledání se všemi nalezenými záznamy po sekcích: Klienti, Spisy, Kontakty klientů, Adresář, Spisové značky, Protistrany, Úkony, Složky dokumentů, Dokumenty, Pošta doručená a Pošta odeslaná. U záznamů pošty se uvádí datum doručení; u datových zpráv jde o datum doručení datové zprávy do datové schránky.

Systém prohledává i obsah dokumentů. Text je k dispozici u souborů ve formátech .docx, .doc, .xlsx, .pdf, .html, .txt, .csv a u e-mailů .eml a .msg (u PDF jen pokud obsahují text). U starších souborů se text doplňuje na pozadí, takže se starší dokument nemusí hned najít.

Systém ISAK umožňuje vyhledávat také metodou rozšířeného vyhledávání. Rozšířené vyhledávání využívá znaku středníku (;), vykřičníku (!) a dvojtečky (:).

Pokud uživatel ve vyhledávacím poli oddělí zadané hledané řetězce středníkem, systém automaticky omezuje výsledky vyhledávání na všechny zadané řetězce.

První zadanou část řetězce systém nejprve hledá mezi zadanými klienty, pokud klienta najde, hledá řetězec za středníkem již pouze u klientů odpovídajících prvnímu zadanému řetězci,a další slova používá pro hledání v ostatních agendách, u spisů a dokumentů pak postačuje, že nalezené řetězce odpovídají alespoň jednomu ze zadaných řetězců ve vyhledávacím poli. Tato pravidla vyhledávání lze dále upravit pomocí dalších speciálních znaků.

• v případě že mezi středníky je vykřičník (!), uzamkne se vyhledávání tak, že výsledek musí obsahovat všechny části vyhledávání a není vynecháno slovo s názvem klienta;

• v případě že mezi středníky je dvojtečka (:), uzamkne se vyhledávání tak, že výsledek vynechá slovo, podle kterého byl nalezen klient, ale v případě spisů a dokumentů musí výsledek obsahovat všechna ostatní slova.

Rychlé vyhledávání není uvedeným způsobem vyhledávání dotčeno. Záleží pouze na uživateli, zda bude rozšířené vyhledávání používat.

Ve vyhledávání spisů (například při přiřazení v poště) je možné zadávat i spisovou značku AK, podle které bude spis vyhledán. Týká se klientů s mnoha aktivními spisy (více než 20 spisů/podspisů).

Zvolte klienta a následně spis, ve kterém chcete vyhledávat. V rubrice levého menu DOKUMENTY je nově přidáno tlačítko HLEDAT.

Po rozkliknutí se Vám otevře vyhledávací formulář, kde můžete zadat i vícero kritérií pro rychlejší vyhledání hledaného dokumentu nebo dokonce emailu, a to dle

• klíčových slov,
• dle termínů vložení,
• či dle osob uživatelů, jež dokument do ISAKu vložily.

Kolonka PŘIDAT umožňuje zpřesnit vyhledávání, a to volbou „A“ či volbou „NEBO“.

a) Volba „A“ umožňuje zpřesnění vyhledávání dle dalšího možného slova. V řádku napravo určujete, zda se jedná o slovo, které:

• hledaný text také může obsahovat;
• hledaný text neobsahuje;
• může být obsaženo v názvu dokumentu
• rozhodně v názvu dokumentu není;
• jež klíčová slova obsahují;
• nebo naopak neobsahují.

Do dalšího políčka s názvem „TEXT:“ vepíšete potřebný text/slovo.

b) Volba „NEBO“ Touto volbou rozšiřujete hledání o další variantní termíny. Postup a možnosti jsou v dalších krocích stejné jako u volby „A“.

Kliknutím na šipku s textem „VÍCE PODMÍNEK HLEDÁNÍ“ se Vám zobrazí ještě další dvě kolonky pro PŘIDÁNÍ, resp. rozšíření/zpřesnění rešeršního dotazu.

Spodní část dialogového okna je rozdělena na dvě části. Vlevo se zobrazují VÝSLEDKY VYHLEDÁVÁNÍ. Vpravo můžete do vyhledaných dokumentů NAHLÍŽET. Vyhledané dokumenty lze dále otevírat k přečtení, ukládat je do Schránky, či je okamžitě stahovat.

Pro doplnění vašich informací je u každého vyhledaného dokumentu uvedena rubrika, ve které je dokument uložen, také datum a čas vložení či velikost dokumentu.“

Dialogové okno zavřete tlačítkem ZAVŘÍT ve spodní části obrazovky, nebo křížkem v pravém horním rohu.