Práce s dokumenty - Document management system (DMS)

Pro využití všech funkcí pro práci s dokumenty v systému ISAK (verzování apod.), je doporučujeme na počítači, na němž se systémem pracujete, nainstalovat modul SetupSyncFiles, jehož aktuální verzi Vám poskytne dodavatel systému ISAK. Kliknutím na název dokumentu Vám systém nabídne možnost uložení dokumentu nebo jeho editaci v programu, který je s daným formátem souboru asociován.

Systém umožňuje kterýkoliv z uložených dokumentů exportovat do schránky systému Windows kliknutím na volbu Kopírovat do schránky, která se objeví při najetí myši na daný dokument. Následně lze dokument vložit kamkoliv do počítače nebo do jiného programu stisknutím kláves CTRL+V.

Systém dále umožňuje kterýkoliv z uložených dokumentů stáhnout do lokálního počítače, případně jej otevřít ve zvoleném programu kliknutím na volbu Stáhnout, která se objeví při najetí myši nad daný dokument. Po kliknutí se otevře dialog s dokumentem ke stažení a po kliknutí na tento dokument se uživateli nabídne možnost uložení nebo otevření daného dokumentu.

V běžné adresářové struktuře dochází často k problémům s verzováním dokumentů, zejména pokud dochází k práci na dokumentu více uživateli. Systém revizí dokumentů má za úkol tento problém řešit. Po nainstalování jednoduchého výše uvedeného synchronizačního modulu v lokálním počítači uživatele je systém ISAK schopen udržovat aktuální znění dokumentu viditelné uživatelem a zároveň uchovávat všechny dřívější verze dokumentu pro případné budoucí použití. V případě, že otevřete dokument uložený v systému ISAK a provedete jeho úpravu, systém po zavření dokumentu provede jeho uložení jako nejnovější verzi. Pokud byl dokument revidován, je řádek s dokumentem označen ikonou hodin.

Při kliknutí na volbu Revize, která se objeví při najetí myši nad daný dokument, se otevře dialog, kde jsou zobrazeny informace o předchozích verzích dokumentů i s datem změn a jejich autorem, a kde je možné tyto předchozí verze stáhnout nebo uložit do schránky Windows.

ISAK – verze manuálu 3.09 17 Tento dialog se používá rovněž v situacích, kdy již dříve uložený dokument potřebujete nahradit verzí uloženou v lokálním počítači nebo jiném programu (např. pokud vám protistrana zašle připomínkovanou verzi dokumentu). Nový dokument přetáhnete do dialogového okna umístěného uprostřed dialogu, a to např. ze složky systému Windows, Outlooku, souborového manažeru, nebo využitím klávesové zkratky CTRL+C (zkopírování dokumentu do schránky Windows) a následnou volbou CTRL+V (vložení dokumentu ze schránky Windows) v tomto okně. Dokument nahradí dříve uložený dokument, přičemž zachová jeho původní název. Systém umožňuje nekonečné množství revizí jednoho dokumentu.

Systém umožňuje upravovat informace o uložených dokumentech kliknutím na volbu Upravit, která se objeví při najetí myši nad daný dokument. V této části je možné měnit

• název dokumentu včetně jeho formátu (xlsx, docx, pdf, txt atd.) – název dokumentu bude zachován, pokud soubor zkopírujete do schránky Windows. Pokud uživatel vloží do systému ISAK soubor a následně zde upravíte jeho název, tato úprava bude uložena a původní název již nebude možné obnovit;
• popis dokumentu - jedná se o interní popis dokumentu pro potřebu uživatele, tato informace se při kopírování souboru nepřenáší;
• klíčová slova – tato slova se používají pro upřesnění obsahu dokumentu a jsou využívána pro zrychlené vyhledávání souboru;
• nastavit data pro zobrazení dokumentu (platnost); po vypršení data platnosti je soubor archivován a dále se nezobrazuje;
• přiřazení dokumentu ke spisu - zde je možné soubor přiřadit k jinému spisu;
• adresář zvoleného spisu – pokud jste ve spisu vytvořili více adresářů je v tomto seznamu možné převést soubor do jiného adresáře.

Při práci s dokumenty je možné vytvářet si vlastní adresáře v rámci spisu, do kterých budou ukládány dokumenty.

Ve verzi ISAK PROFI a vyšších je možné předdefinovat seznamy složek, které budou vytvořeny při založení určitého druhu spisu (např. trestní spis, obchodní spis, žaloba atd.) a zamezit možnosti tvorby vlastních složek jednotlivými uživateli. Vpravo od názvu dané složky se zobrazuje číslo označující počet dokumentů v této složce.

Složka Došlá pošta je systémem ISAK vytvořena implicitně a jsou do ní automaticky ukládány všechny dokumenty, které byly přiloženy k došlé poště a přiřazeny danému spisu. Složka Listiny je systémem ISAK vytvořena implicitně, pokud si uživatel nevytvoří, nebo nemá oprávnění vytvářet si vlastní složky, jsou do ní automaticky ukládány všechny dokumenty vložené do systému ISAK k danému spisu.

Systém ISAK umožňuje generovat dokumenty ze vzorových dokumentů (šablon) uložených v systému a jejich následnou úpravu (např. v textovém editoru).

Po vybrání volby Generovat se zobrazí dialog, ve kterém je možné vybrat osoby a dokument z uložených vzorů, ze kterých má uživatel v úmyslu vytvořit vyplněný dokument. Po zvolení Generovat dokument ze vzoru systém ISAK vytvoří dokument a uloží ho do složky Listiny. S tímto dokumentem je možné dále pracovat běžným způsobem jako s ostatními soubory v systému ISAK.

Vzory dokumentů je možné tvořit v uživatelském rozhraní, více o vzorech a možnosti jejich tvorby u dodavatele systému ISAK.

Systém umožňuje kterýkoliv z uložených dokumentů smazat, nebo zneplatnit kliknutím na volbu Smazat, která se objeví při najetí myši nad daný dokument.

Při kliknutí na volbu Smazat dojde k úplnému smazání dokumentu ze systému, při zvolení příkazu Zneplatnit dojde pouze k jeho skrytí a k dokumentu je možné se v budoucnu vrátit. POZOR: Smazané ani zneplatněné soubory nemá běžný uživatel možnost obnovit.