V pluginu pro MS Outlook má uživatel možnost po nastavení pluginu:

• Uložit celou emailovou zprávu do systému ISAK (soubor .msg)
• Uložit všechny, nebo jen vybrané přílohy emailové zprávy do systému ISAK.
• Uložit přílohy emailu jako revize stávajících dokumentů

Při kliknutí na Uložit zprávu se otevře dialog, ve kterém uživatel volí formát, název a popis ukládané zprávy.

Vyplnění údajů a kliknutí na Uložit se zobrazí dialog k výběru Klienta a Spisu.

Při znalosti spisové značky je možné vyhledat Klienta a Spis podle této značky, a to jejím vyplněním v řádku Najít klienta a spis podle spisové značky a kliknutím na Najít.

K výběru Klienta může uživatel použít také volby výběru klientů ze seznamu oblíbených klientů, nebo jejich vyhledání zadáním jakékoliv části řetězce jeho názvu v poli Klient.

Po vybrání zvoleného klienta systém zobratí seznam spisů tohoto klienta. Po kliknutí na vybraný spis se zobrazí seznam složek dokumentů odpovídajících tomuto spisu. Po zvolení vybrané složky je možné emailovou zprávu uložit do systému kliknutím na Uložit.

Při kliknutí na Uložit přílohy se otevře dialog, ve kterém uživatel volí, které přílohy ukládané zprávy mají být do systému ISAK uloženy.

V tomto dialogu uživatel volí, zda bude ukládat přílohy jednotlivě k různým klientům a spisům, nebo zda Uloží vybrané přílohy stejně, tedy do stejné složky. Kliknutím na zaškrtávací políčko Vybrat v řádku s názvem přílohy je tato příloha vybrána k uložení. Při kliknutí na Uložit se otevře dialog, ve kterém uživatel volí formát, název a popis ukládaných přílohy. Pokud uživatel využije volbu Uloží vybrané přílohy stejně, projde procesem ukládání pouze jednou, pokud tuto volbu nevyužije, bude systémem postupně dotazován na všechny údaje nutné k uložení u každé jednotlivé přílohy.

Vyplnění údajů a kliknutí na Uložit se zobrazí dialog k výběru Klienta a Spisu.

Při znalosti spisové značky je možné vyhledat Klienta a Spis podle této značky, a to jejím vyplněním v řádku Najít klienta a spis podle spisové značky a kliknutím na Najít.

K výběru Klienta může uživatel použít také volby výběru klientů ze seznamu oblíbených klientů, nebo jejich vyhledání zadáním jakékoliv části řetězce jeho názvu v poli Klient.

Po vybrání zvoleného klienta systém zobratí seznam spisů tohoto klienta. Po kliknutí na vybraný spis se zobrazí seznam složek dokumentů odpovídajících tomuto spisu. Po zvolení vybrané složky je možné přílohu uložit do systému kliknutím na Uložit.

Uživatel systému ISAK má možnost uložit přílohu emailu jako revizi stávajícího dokumentu uloženého v systému. Při kliknutí na Uložit přílohy se otevře dialog, ve kterém uživatel volí, které přílohy ukládané zprávy mají být do systému ISAK uloženy jako příloha.

Při kliknutí na Uložit se otevře dialog, ve kterém uživatel volí formát, název a popis ukládané přílohy.

Vyplnění údajů a kliknutí na Uložit se zobrazí dialog k výběru Klienta a Spisu.

Při znalosti spisové značky je možné vyhledat Klienta a Spis podle této značky, a to jejím vyplněním v řádku Najít klienta a spis podle spisové značky a kliknutím na Najít.

K výběru Klienta může uživatel použít také volby výběru klientů ze seznamu oblíbených klientů, nebo jejich vyhledání zadáním jakékoliv části řetězce jeho názvu v poli Klient.

Po vybrání zvoleného klienta systém zobratí seznam spisů tohoto klienta spolu se seznamem uložených dokumentů v této. Po kliknutí na vybraný spis se zobrazí seznam složek dokumentů odpovídajících tomuto spisu spolu s dokumenty uloženými ve vybrané složce. Po zvolení vybraného dokumentu a kliknutím na Uložit se příloha uloží jako revize dříve uloženého dokumentu do systému ISAK. Podmínkou uložení přílohy jako revize je shodný formát uloženého a ukládaného souboru.

Záložka ISAK v Outlooku (v seznamu zpráv, při čtení zprávy i při psaní nové zprávy) nabízí:

• Uložit zprávu - uložit e-mail jako záznam pošty nebo jako dokument (soubor .msg);
• Uložit přílohy - uložit všechny nebo vybrané přílohy jako dokumenty nebo jako revize existujících dokumentů;
• Uložit zprávu do schránky - zprávu (.msg) zkopíruje do schránky Windows;
• Vložit dokument z DMS - při psaní nové zprávy vyhledá dokument uložený v ISAKu a přiloží jej;
• Nastavení - viz Nastavení pluginů;
• položka Uložit do ISAK v místní nabídce (pravé tlačítko) u zprávy.

Vyberte v Outlooku více zpráv najednou a zvolte uložení. Zobrazí se jeden společný dialog, ve kterém určíte, zda se zprávy uloží jako záznamy pošty, jako dokumenty, nebo jen jako přílohy; zprávy se pak uloží najednou.

Podle nastavení pluginu se při kliknutí na doručený nepřečtený e-mail otevře nabídka uložení do ISAKu. U odesílaných zpráv lze uložení odložit až na okamžik odeslání: zpráva se uloží do ISAKu po skutečném odeslání.

Plugin se pokusí místo uložení určit sám, například podle označení spisu v předmětu nebo textu zprávy, nebo podle adresy odesílatele či příjemce uvedené v kontaktech spisů.