Dokumenty - DMS

Systém ISAK je vybaven pokročilými funkcemi pro práci s dokumenty. Dokumenty jsou v systému ISAK ukládány nejčastěji ke spisu. Pokud se dokumenty nevážou ke spisu, jsou ukládány ke klientovi. Posledním místem, kde můžete v systému ISAK nalézt dokumenty, je dočasné úložiště nezařazených dokumentů tzv. Sklad, který naleznete v pravé části hlavního menu (horní černá příkazní lišta) na posledním místě před lupou.

Nový dokument můžete vložit v kterékoliv agendě systému ISAK, umožňující práci s dokumenty. Nejjednodušší cestou je vložit dokument jeho pouhým přetažením myší do dialogového okna umístěného v pravé spodní části obrazovky, a to např. ze složky systému Windows či souborového manažeru. Pokud vkládáte ke zvolenému klientovi dokumenty v modulu Dokumenty, uloží se Vám do složky Listiny „pouze“ ke klientovi, tj. bez vazby na spis. Pokud chcete mít daný dokument přiřazený rovnou ke spisu, je nutno dokument vkládat v modulu Spisy, vybrat konkrétní spis a zvolit záložku Dokumenty z levého menu.

Dialog pro načítání dokumentů do systému je možné skrýt kliknutím na šipku v levé části dialogu. Kliknutím na stejnou šipku je možné dialog opět vysunout.

Dalším způsobem, jako vložit nový dokument, je využití funkce vyberte z disku, která se Vám nabízí v modulu Dokumenty (nebo Sklad) v dialogovém okně v pravé dolní části obrazovky. Po kliknutí na tuto funkcionalitu se Vám otevře okno s přístupem do Vašeho disku, kde můžete potřebné dokumenty vyhledat a do systému takto nahrát. Opět se Vámi nahrané dokumenty uloží do složky Listiny bez přiřazení ke spisu.

Systém ISAK podporuje rovněž hromadný import dokumentů konkrétního spisu. Pokud potřebujete do ISAKu vložit větší množství dokumentů, kontaktujte nejdříve naši technickou podporu pro nastavení síťové složky pro import dokumentů. Následně uložte dokumenty na svůj server (dle instrukcí podpory) – pod klienta a pod konkrétní spis. Dokumenty můžete mít na serveru uložené i v jednotlivých složkách.

V ISAKu zvolte klienta a v modulu Spisy si zvolte potřebný spis a v levém menu záložku Dokumenty, kde zmáčkněte tlačítko NAČÍST. Načtou se všechny složky s celým obsahem (všechny dokumenty, podsložky), které máte uložené na serveru ve složce daného spisu. Po přenosu se importované dokumenty ze serverové složky automaticky odstraní (zůstanou prázdné složky).

Lze samozřejmě načíst i dokumenty klienta bez přiřazení ke spisu. Zvolte klienta a modul Dokumenty. Stiskněte tlačítko NAČÍST. Pro obě výše uvedené možnosti je třeba mít přidělené právo Načítat dokumenty klientů/spisů, které se zadává ve Správě uživatelů.

Dále lze importovat i všechny spisy u všech klientů najednou. Pokud máte přidělené právo Načíst dokumenty všech klientů ve Správě uživatelů, klikněte v hlavní příkazní liště (černá) na své uživatelské jméno. Rozbalí se Vám okno s možnostmi, kde zvolíte funkcionalitu Načíst všechny dokumenty.

Dokumenty mohou být do systému ISAK vloženy i při vytvoření nebo editaci úkolu. Pokud je úkol přiřazen pouze ke klientovi nebo ke klientovi a spisu, systém dokument sám přiřadí do příslušné složky klienta, nebo klienta a spisu. Nový úkol je nutné nejdříve vytvořit (zadat) a uložit, až poté je možné k tomuto záznamu přiložit dokument.

Stejně tak lze dokument vložit do systému ISAK při pořízení nové doručené pošty. Nový záznam o doručené poště je nutné nejdříve uložit, až poté je možné k tomuto záznamu přiložit dokument. Více zde.

Pokud budete dokument přikládat přímo ke spisu Vašeho klienta, vyberte Klienta, vstupte do modulu Spisy a zvolte příslušný spis kliknutím na jeho název v Seznamu spisů. Po jeho otevření se Vám v levém menu zobrazí nabídka, která obsahuje položku Dokumenty. Zvolte ji a otevře se Vám stránka s dokumenty, které jsou rozřazeny do složek podle druhů. Dokument vkládáte vždy jen do jedné zvolené složky. Vkládat jednotlivé dokumenty můžete jejich přetažením do dialogového okna, jejich vybráním ze svého disku. Pro vkládání většího množství dokumentů doporučujeme využít funkcionalitu hromadný import dokumentů.

Dokumenty můžete přikládat rovněž ke klientovi bez vazby na spis. Půjde většinou o dokumenty společné pro klienta (např. smlouva s klientem, či klientův výpis z obchodního rejstříku). Po výběru Klienta zvolte modul Dokumenty v klientské příkazní liště (dolní, zelené). Dokument vkládáte vždy jen do jedné zvolené složky.

Pro využití všech funkcí pro práci s dokumenty v systému ISAK (verzování apod.), doporučujeme na počítači, na němž se systémem pracujete, nainstalovat Synchronizační program, jehož aktuální verzi najdete v části Instalace software. Tento program se v průběhu práce se systémem ISAK bude starat zejména o synchronizaci dokumentů.

Kliknutím na název dokumentu uloženého v systému ISAK Vám systém nabídne možnost uložení dokumentu nebo jeho editaci v programu, který je s daným formátem souboru asociován.

Systém ISAK umožňuje zobrazení náhledu dokumentů, které jsou uloženy ve formátech .docx, .jpeg, .gif, .tif, .txt a .csv.

Najetím myší na ikonu oka se zobrazí náhled dokumentu.

Systém umožňuje kterýkoliv z uložených dokumentů exportovat do schránky systému Windows kliknutím na volbu Do schránky, která se objeví při najetí myší na daný dokument. Následně lze dokument vložit kamkoliv do počítače nebo do jiného programu stisknutím kláves CTRL+V.

V kterékoliv části systému, v níž pracujete s dokumenty, máte na kontextovém menu dokumentu možnost využít funkci Vybrat. Dokument lze vybrat rovněž kliknutím na ikonu dokumentu. Dokumenty lze vybírat z různých složek či spisů. Všechny zvolené dokumenty se Vám průběžně zobrazují v pravé části obrazovky v seznamu nazvaném VYBRANÉ DOKUMENTY.

Najetím myší na dolní řádek s textem vybrané dokumenty se zobrazí seznam možných akcí, které můžete s těmito Vámi zvolenými dokumenty provádět.

Vybrané dokumenty lze:

• odeslat datovou zprávou hromadně prostřednictvím datové schránky za pomoci průvodce odesláním vybraných dokumentů;
• odeslat poštou;
• odeslat emailem;
• kopírovat dokumenty do schránky;
• kopírovat vybrané dokumenty - do nově vybrané složky zkopíruje poslední verzi dokumentu, na původním místě zůstane soubor včetně všech revizí;
• přesunout dokumenty - do nově vybrané složky přesune dokument včetně všech revizí, na původním místě soubor vymaže;
• vybrané soubory zabalit do ZIPu;
• vyprázdnit vybrané dokumenty z výběru;
• vybrané dokumenty smazat.

Systém dále umožňuje kterýkoliv z uložených dokumentů stáhnout do lokálního počítače, případně jej otevřít ve zvoleném programu kliknutím na volbu Stáhnout, která se objeví při najetí myší na daný dokument.

Po kliknutí na Stáhnout se Vám otevře dialog s nabídkou stažení zvoleného dokumentu. Nabídku potvrďte a daný dokument se Vám ihned stáhne.

V běžné adresářové struktuře dochází často k problémům s verzováním dokumentů, zejména pokud dochází k práci na dokumentu více uživateli. Systém revizí dokumentů má za úkol tento problém řešit. Po nainstalování jednoduchého synchronizačního modulu (SetupSyncFiles - kapitola Instalace softwaru) ve Vašem lokálním počítači, je systém ISAK schopen udržovat aktuální viditelné znění dokumentu a zároveň uchovávat všechny dřívější verze dokumentu pro Vaše případné budoucí použití.

V případě, že otevřete dokument uložený v systému ISAK, provedete jeho úpravu a zadáte požadavek na uložení, systém po zavření dokumentu provede jeho uložení jako nejnovější verzi. Pokud byl dokument revidován, je řádek s dokumentem označen ikonou hodin.

Při kliknutí na volbu Revize, která se objeví při najetí myší na daný dokument, nebo na ikonu hodin, se otevře dialogové okno Revize dokumentů, ve kterém jsou zobrazeny informace o předchozích verzích dokumentů i s datem změn a jejich autorovi. Zde je rovněž možné předchozí verze stáhnout nebo uložit do schránky Windows.

Toto dialogové okno se používá rovněž v situacích, kdy již dříve uložený dokument potřebujete nahradit verzí uloženou v lokálním počítači nebo jiném programu (např. pokud vám protistrana zašle připomínkovanou verzi dokumentu). Nový dokument přetáhnete do dialogového okna umístěného uprostřed dialogu revize, a to např. ze složky systému Windows, souborového manažeru, nebo výběrem z lokálního disku počítače. Dokument nahradí dříve uložený dokument, přičemž zachová jeho původní název. Systém umožňuje nekonečné množství revizí jednoho dokumentu.

Systém umožňuje evidovat a upravovat informace o uložených dokumentech kliknutím na volbu Upravit, která se objeví při najetí myší na daný dokument.

Následně se Vám zobrazí dialogové okno, kde je možné měnit:

• název dokumentu včetně jeho formátu (.xlsx, .docx, .pdf, .txt atd.) – název dokumentu bude zachován, pokud soubor zkopírujete do schránky Windows. Pokud uživatel vloží do systému ISAK soubor a následně zde upraví jeho název, tato úprava bude uložena a původní název již nebude možné obnovit;

• popis dokumentu - jedná se o interní popis dokumentu pro potřebu uživatele. Tato informace se při kopírování souboru nepřenáší;

• klíčová slova – tato slova se používají pro upřesnění obsahu dokumentu a jsou využívána pro zrychlené vyhledávání souboru;

• nastavit data pro zobrazení dokumentu (platnost); po vypršení data platnosti je soubor archivován a dále se nezobrazuje;

• zobrazení údajů o autorovi dokumentu;

• zobrazení informací o uzamčení dokumentu jiným uživatelem a okamžiku jeho uzamčení;

• přiřazení dokumentu ke spisu - zde je možné soubor přiřadit k jinému spisu;

• adresář zvoleného spisu – pokud jste ve spisu vytvořili více adresářů, je v tomto seznamu možné převést soubor do jiného adresáře kliknutím na nově zvolený adresář v pravé části dialogového okna;

• informace o složce, ve které je dokument umístěn. Veškeré změny je vždy nutno potvrdit tlačítkem ULOŽIT.

Systém (v závislosti na zakoupené licenci systému ISAK) umožňuje převod dokumentů .doc, .docx, .tif, .jpg a .png do .pdf dokumentu.

Zvolte Klienta a následně modul Dokumenty v zelené příkazní liště. U podporovaných dokumentů se v kontextovém menu zobrazí volba Převést do PDF. Po kliknutí na tuto volbu dokument provede konverze souboru do PDF. V závislosti na výchozí velikosti tohoto dokumentu může trvat převod déle než znovunačtení obrazovky, proto se konvertovaný dokument může zobrazit až při dalším načtení dokumentů.

Do textu emailu nebo do textu nějakého dokumentu můžete vložit odkaz (hyperlink) na konkrétní dokument v ISAKu. Klikněte na tlačítko s ikonou řetězu na řádku daného souboru.

Při psaní emailu vložte do těla emailu pomocí tlačítek Ctrl+V unikátní hyperlink. Pozor, aby se dokument uložený v ISAKu otevřel, musíte být přihlášeni do systému.

Zvolte klienta a následně modul Dokumenty v menu klienta (dolní šedá příkazní lišta). V levé části obrazovky se Vám zobrazí seznam všech složek, které u daného klienta evidujete. Zobrazit všechny evidované dokumenty u konkrétního klienta si můžete zaškrtnutím políčka zobrazit všechny dokumenty klienta, který je umístěn hned pod názvem modulu Dokumenty v horní částí obrazovky.

Systém ISAK implicitně vytvořil (přednastavil jako výchozí) tři základní složky: Doručená pošta, Odeslaná pošta a Listiny. Vpravo od názvu každé složky se zobrazuje číslo s uvedením počtu dokumentů, které jsou již ve složce uloženy.

- Do složky Došlá pošta jsou automaticky ukládány všechny dokumenty, které byly přiloženy k doručené poště a přiřazeny danému spisu.

- Do složky Odeslaná pošta jsou ukládány všechny dokumenty, které byly přiloženy k odeslané poště a přiřazeny k danému spisu.

- Pokud si nevytvoříte, nebo nemáte oprávnění vytvářet si vlastní složky, jsou všechny dokumenty vložené do systému ISAK k danému spisu automaticky ukládány do složky Listiny. To, zda máte právo spravovat danou složku, poznáte tak, že se Vám po kliknutí na ni v horní části obrazovky zobrazí tlačítko SPRÁVA SLOŽKY (plus současně i tlačítko PRŮZKUMNÍK). V opačném případě tam zůstanou pouze tlačítka EXPORTOVAT a GENEROVAT.

Přístup k jednotlivým složkám dokumentů ve spise je možné řídit pomocí nastavení přístupových práv.

Administrátor uděluje právo spravovat složky dokumentů ve Správě uživatelů v části Document management system (DMS) - zaškrtnutím políčka Spravovat složky dokumentů. Tyto osoby pak mají možnost spravovat strom složek v agendách dokumentů vycházejících ze složky Listiny.

Pro nastavení práv na složkách dokumentů platí obdobná pravidla a postupy jako pro nastavení práv na spisech. Po založení složky do ní mají přístup všichni uživatelé, kteří mají přístup ke spisu. Systém ale automaticky negeneruje záznam o pozitivním právu pro skupinu Uživatelé (výchozí) tak, jak je to u spisů. A pokud přiřadíme jakékoliv právo (uživatele nebo jinou skupinu), je tím skupina Uživatelé (výchozí) automaticky zneaktivněna.

Pokud jsou na složce dokumentů nastaveny nějaké restrikce přístupu, vztahují se i na všechny podřízené složky. Restrikce pak platí i pro osobu odpovědnou za spis.

Pokud máte přidělena práva, můžete si při práci s dokumenty u zvoleného spisu vytvářet vlastní složky, do kterých si chcete vkládat specifické dokumenty. Zvolte složku Listiny a po kliknutí na tlačítko Správa složky se Vám zobrazí dialogové okno, kde lze novou složku vytvořit. V políčku Akce zvolte možnost Nová složka – podřízená. Vždy je nutno ji pojmenovat a následně potvrdit tlačítkem Vytvořit. Následně lze také složce přidělit Práva složky, kde zvolíte uživatele, skupinu, typ práva a potvrdíte tlačítkem PŘIDAT.

Pro vytvoření podsložky je nutno nejprve zvolit složku, pod kterou má nově plánovaná podsložka spadat. Dále postupujte stejně jako při vytváření složky (popis viz odstavec výše). Složky, u kterých jste podsložku vytvořili, budou následně označeny šedou šipkou.

Ve výše uvedeném dialogovém okně lze každou složku či podsložku přejmenovávat, měnit její umístění, měnit její práva či ji úplně odstranit. Odstraňovat však můžete pouze složky Vámi založené (tj. nesystémové), které nemají žádné podsložky. Pouze u takových se Vám možnost odstranit složku v políčku Akce zobrazí.

Přejmenovat můžete jakoukoliv volitelnou složku/podsložku. Výchozí složky přejmenovat nelze. Klikněte na složku, kterou chcete přejmenovat a pak klikněte na tlačítko Správa složky. Otevře se Vám dialogové okno Správa složky, kde je aktuální zvolená složka již předvyplněná podle Vašeho předchozího výběru. V políčku Akce zvolte možnost Přejmenovat složku a do políčka Název složky přepište její původní název na nový. Potvrďte kliknutím na tlačítko Přejmenovat.

Klikněte na složku, kterou chcete přesunout a pak klikněte na tlačítko Správa složky. Otevře se Vám dialogové okno Správa složky, kde v políčku Akce zvolte možnost Přesunout. Dále klikněte na text (Klient/spis), kdy se Vám nově nabídne políčko Klient. Zde můžete určit, ke kterému klientovi chcete danou složku přesunout. Současně můžete v políčku Spis vybrat také potřebný související spis: klikněte na tlačítko s názvem spisu a v nově otevřeném dialogovém okně dialogové okno Výběr spisu klikněte na spis, do kterého se má složka přesunout. V dialogovém okně Správa složky se Vám zaktualizuje tlačítko Spis. Jako poslední krok zvolte nadřazenou složku. Složka se tím přesune dle Vašeho zadání.

Synchronizační program ISAK Manager umožňuje udržování off-line verzí dokumentů na lokálním počítači uživatele. Systém ISAK Vám tak umožňuje označit si vybrané složky k práci off-line a vyexportovat je ze systému ISAK do úložiště na svém počítači, které si sami vyberete. Budete je tak mít k dispozici i bez přístupu do systému a připojení k internetu.

Administrátor uděluje právo využívat off-line dokumenty ve Správě uživatelů - v části Document management system (DMS).

Zvolte si Klienta a modul Dokumenty v šedé dolní příkazní liště. Pro práci off-line si vyberte složku, se kterou chcete pracovat a klikněte na tlačítko Správa složky. V nově rozbaleném dialogovém okně zaškrtněte políčko Povolit offline a zavřete okno. Takto se vyberou konkrétní složky s dokumenty, nikoli všechny dokumenty klienta nebo dokumenty ke spisu. Některé složky práci off-line neumožňují (např. systémové složky doručené a odeslané pošty).

V synchronizačním programu ISAK Manager (od verze 6.2.3.0. - svou verzi zjistíte kliknutím na záložku Soubory) je nutné v záložce Nastavení zvolit složku, do které se bude vytvářet off-line záloha dokumentů na Vašem počítači.

Odkaz na synchronizační program se Vám zobrazuje pomocí modré ikony „kostiček“ v dolní liště Vašeho počítače ihned po přihlášení do systému ISAK. Pokud se Vám nezobrazuje, nebo jste jej již zavřeli, odhlaste se ze systému a znovu se přihlaste.

Tuto volbu si synchronizační program zapamatuje, není potřeba ji měnit. Stažení vybraných složek dokumentů systém ISAK provede na Vaše vyžádání kliknutím na volbu Stáhnout offline složky pod Vaším jménem.

Po kliknutí na tuto volbu dojde k přípravě dokumentů, jejich stažení a umístění do zvolené složky v členění Klient/Spis/Složka. Pozor, stažení dokumentů je závislé na objemu dat a na rychlosti připojení k internetu. Vyčkejte, až budou dokumenty ve složce aktualizovány. Stav stahování je vidět ve spodní části synchronizačního programu na záložce Soubory.

Systém ISAK Vám umožňuje zamykat dokumenty, na kterých právě pracujete tak, aby nedocházelo k práci dvou nebo více osob na jednom dokumentu a ukládání více verzí dokumentů do systému. Vzhledem k nutnosti volby kolizního režimu tuto funkcionalitu nastavuje poskytovatel systému ISAK na vyžádání a po dohodě s administrátorem.

Při uzamykání souborů v systému ISAK (zamezení otevření souboru více osobami současně, či při spolupráci na stejném dokumentu) může nastat situace, kdy některý z dříve pracujících uživatelů soubor uzamkne. V takovémto případě Vás systém ISAK upozorní ikonou zámečku u jednotlivých otevřených dokumentů a podá Vám informaci, který z uživatelů soubor uzamkl.

Že je dokument uzamčen poznáte podle ikony zámečku umístěné vedle názvu dokumentu.

Pokud chcete zjistit, pro koho a od kdy je dokument uzamčen, přiložte kurzor na daný dokument a v kontextovém menu zvolte možnost Upravit.

Otevře se Vám dialogové okno, kde můžete zjistit požadované informace.

Pokud máte přidělena práva uzamčené soubory/dokumenty odemykat (před odemčením osobou, pro niž byl uzamčen), můžete odemčením (tlačítko ODEMKNOUT v dolní části dialogového okna) umožnit ostatním uživatelům přístup k takto uzamčenému souboru. Administrátor uděluje právo odemykat dokumenty ve Správě uživatelů - v části Document management system (DMS).

Systém umožňuje kterýkoliv z uložených dokumentů smazat nebo zneplatnit kliknutím na volbu Smazat, která se objeví při najetí myší nad daný dokument.

Z důvodu přehlednosti se v systému ISAK zobrazuje průběh stahování dokumentu do schránky Windows. Pokud probíhá stahování, hlásí stránka při přechodu na jiný list možnou ztrátu dat (bude přerušeno stahování).

Systém ISAK umožňuje generovat dokumenty ze šablon, které si sami vytvoříte prostřednictvím programu ve formátu .docx (MS Word 2007 a novější) a vložíte je do seznamu vzorů.

Vyberete si hotový dokument, nebo vytvoříte nový ve formátu Microsoft Word s příponou .docx. Do tohoto dokumentu vložíte proměnná pole ze seznamu polí (jména, datum, firmu, adresu apod.) na ta místa uvnitř dokumentu, na kterých se mají proměnné automaticky vyplňovat. V levém sloupci této přílohy určíte odpovídající název, z pravého sloupce pak zkopírujete obsah buňky (název proměnného pole) do svého vzorového dokumentu, nebo jím nahradíte již existující text.

Systém automaticky doplňuje údaje ze Spisu a Klienta, ze kterého generujete dokument ze vzoru. Pokud nedojde k automatickému vyplnění některých názvů, je nutné zadat chybějící údaje v kartě Klienta nebo Spisu. Některá pole mohou být nedostupná v závislosti na Vaší licenci systému ISAK.

Takto připravený vzor je nutné zavést do systému ISAK.

Pokud máte příslušná práva v systému, klikněte pod svým přihlašovacím jménem na možnost Nastavení systému. Zobrazí se Vám obsáhlejší levé menu, ze kterého je nutné zvolit agendu Vzory. V horní části zobrazené stránky klikněte na tlačítko NOVÝ VZOR.

Následně vyplňte:

1. Název vzoru ve výběru - tento název bude nabízen při volbě vzoru v seznamu uložených vzorů;
2. Název pro vygenerovaný dokument - zvolíte přesný název, který dokument získá po vygenerování a pod nímž bude v systému uložen;
3. Typ dokumentu - určete jaký typ bude mít dokument po vygenerování systémem ISAK;
4. Umístění - jde o umístění dokumentu v agendě systému ISAK, ve které bude vzor použit; volbou umístění určíte, ve kterých agendách budou vzory k dispozici;
5. Jazyk - v systému ISAK jsou některé agendy vázány na jazykovou verzi (faktury, pokladní doklady apod.), volbou jazyka určíte, ve které agendě bude vzor k dispozici;
6. Klient - při vybrání klienta bude v budoucnu nabízení vzoru omezeno na vybraného klienta.

Klikněte na tlačítko VYBRAT DOKUMENT VZORU a vyberte vzorový dokument z místa, kde jej máte ve Vašem počítači uložen.

Generovat dokument můžete v systému vždy tam, kde se nachází modul Dokumenty, kliknutím na tlačítko GENEROVAT. Po kliknutí na tuto volbu se otevře dialogové okno, ve kterém vyberte vzor dokumentu pro generování. Nakonec zvolte název, právníka dokumentu a kontaktní osobu, které se doplní do dokumentu. Potvrďte. Takto vygenerovaný dokument se Vám uloží do složek modulu Dokumenty.

Je možné vygenerovat několik tabulek přehledu pohledávek. V této tabulce jsou vždy rozhodující (aktivační) kódy pro vygenerování tabulky. Vytvoříte pouze první řádek tabulky a systém jej zduplikuje podle počtu pohledávek včetně zbylých řádků.

Aktivační sloupce jsou:

• ${radek}
• ${r2}
• ${r3}
• ${vsA}
• ${vsB}
• ${vsC}
• ${pohlNeuhrazeno2}
• ${pohlNeuhrazeno3}
• ${pohlVypisFaktur}
• ${pohlVypisFaktur2}

Tabulka obsahuje kompletní přehled všech dostupných polí.

Tabulka obsahuje kompletní přehled všech dostupných polí.

Pro usnadnění práce se systémem ISAK byly vyvinuty doplňky integrované do aplikací systému MS Office, tzv. pluginy. Tyto doplňky jsou instalovány do jednotlivých aplikací, kterými jsou MS Word, MS Excel a MS Outlook. Pluginy se instalují přímo ze synchronizačního programu, který jako uživatel ISAKu používáte pro práci se svými soubory, a to kliknutím v záložce Nastavení na tlačítko Instalace Plugin Office v okně, které se Vám zobrazí na Vašem počítači po přihlášení se do manuálu.

Každý uživatel se může v průběhu instalace rozhodnout, do kterých aplikací budou pluginy instalovány. Po instalaci pluginů je nutné tyto pluginy nastavit. Podporovány jsou verze MS Office 2010 a vyšší.

Po nainstalování pluginů se v aplikaci MS Office zobrazuje nová záložka ISAK. Při kliknutí na tuto záložku se zobrazí volby pluginu.

Při kliknutí na možnost Nastavení si zvolte databázi, kterou chcete mít napojenu na aplikace MS Office (více aplikací se zobrazuje pouze v případě, že je používáno více instalací ISAK). Dále je nutné vyplnit přihlašovací jméno a Vaše heslo do systému ISAK a toto nastavení uložit.

V prostřední části dialogového okna můžete volit, zda-li chcete využít v MS Outlooku ukládání příchozích a odchozích emailů nebo zda chcete, aby vám systém automaticky nabízel poslední vybraný spis/klienta. Zaškrtnutím těchto voleb se v MS Outlooku při kliknutí na doručený/odeslaný email automaticky otevře dialogové okno Pluginu ISAK, kde budete mít možnost email uložit. Více v části Plugin pro MS Outlook.

Při práci s otevřeným souborem MS Word, máte možnost tento soubor s využitím nastaveného pluginu:

• Uložit do DMS (document management systém) systému ISAK, tedy zvolit formát uloženého souboru (.docx – MS Word, nebo formátu .pdf), zvolit jeho název, popis a přiložit tento soubor ke Klientovi a Spisu přímo z prostředí otevřeného souboru.

• Uložit otevřený soubor do Skladu systému ISAK a při této volbě určit, formát uloženého souboru (.docx nebo .pdf), zvolit jeho název a popis.

• Uložit tento soubor jako revizi již existujícího souboru uloženého v systému ISAK.

Při kliknutí na Uložit do DMS se otevře dialog, ve kterém volíte typ (formát), název a popis ukládaného souboru.

Po vyplnění údajů a kliknutí na Uložit se zobrazí dialog k výběru klienta a spisu.

Pokud znáte spisovou značku, je možné vyhledat klienta a spis podle této značky, a to jejím vyplněním v řádku Najít klienta a spis podle spisové značky a kliknutím na Najít.

K výběru klienta můžete použít také volby výběru klientů ze seznamu oblíbených klientů, nebo jej vyhledat zadáním jakékoliv části řetězce jeho názvu v poli Klient.

Po vybrání zvoleného klienta systém zobrazí seznam spisů tohoto klienta. Po kliknutí na vybraný spis se zobrazí seznam složek dokumentů odpovídajících tomuto spisu. Po zvolení vybrané složky je možné dokument uložit do systému kliknutím na Uložit.

Při kliknutí na možnost Uložit do skladu se Vám otevře dialog, ve kterém volíte typ (formát), název a popis ukládaného souboru.

Vyplněním údajů a kliknutím na Uložit se dokument uloží do skladu systému ISAK.

Při kliknutí na Uložit jako revizi se Vám otevře dialog, ve kterém volíte typ (formát), název a popis ukládaného souboru.

Po vyplnění údajů a kliknutí na Uložit se Vám zobrazí dialog k výběru klienta a spisu.

Pokud znáte spisovou značku, můžete vyhledat klienta a spis podle této značky, a to jejím vyplněním v řádku Najít klienta a spis podle spisové značky a kliknutím na Najít.

K výběru klienta můžete použít také volby výběru klientů ze seznamu oblíbených klientů, nebo jej vyhledat zadáním jakékoliv části řetězce jeho názvu v poli Klient.

Po vybrání zvoleného klienta Vám systém zobrazí seznam spisů tohoto klienta. Po kliknutí na vybraný spis se zobrazí seznam složek dokumentů odpovídajících tomuto spisu spolu s dokumenty uloženými ve vybrané složce. Po zvolení vybraného dokumentu a kliknutím na Uložit se dokument uloží jako revize dříve uloženého dokumentu do systému ISAK.

Při práci s otevřeným souborem MS Excel máte možnost tento soubor s využitím nastaveného pluginu:

• Uložit do DMS (Document Management System) systému ISAK, tedy zvolit formát uloženého souboru (.xlsx – MS Excel, nebo formát .pdf), zvolit jeho název, popis a přiložit tento soubor ke klientovi a spisu přímo z prostředí otevřeného souboru.

• Uložit otevřený soubor do Skladu systému ISAK a při této volbě určit formát uloženého souboru (.xlsx nebo .pdf) a zvolit jeho název a popis.

• Uložit tento soubor jako revizi již existujícího souboru uloženého v systému ISAK.

Při kliknutí na Uložit do DMS se Vám otevře dialog, ve kterém volíte typ (formát), název a popis ukládaného souboru.

Po vyplnění údajů a kliknutí na Uložit se Vám zobrazí dialog k výběru klienta a spisu.

Pokud znáte spisovou značku, můžete vyhledat klienta a spis podle této značky, a to jejím vyplněním v řádku Najít klienta a spis podle spisové značky a kliknutím na Najít.

K výběru klienta můžete použít také volby výběru klientů ze seznamu oblíbených klientů, nebo jej vyhledat zadáním jakékoliv části řetězce jeho názvu v poli Klient.

Po vybrání zvoleného klienta Vám systém zobrazí seznam spisů tohoto klienta. Po kliknutí na vybraný spis se zobrazí seznam složek dokumentů odpovídajících tomuto spisu. Po zvolení vybrané složky je možné dokument uložit do systému kliknutím na Uložit.

Při kliknutí na Uložit do skladu se Vám otevře dialog, ve kterém volíte typ (formát), název a popis ukládaného souboru.

Po vyplnění údajů a kliknutím na Uložit se Vám dokument uloží do skladu systému ISAK.

Při kliknutí na Uložit jako revizi se Vám otevře dialog, ve kterém volíte typ (formát), název a popis ukládaného souboru.

Po vyplnění údajů a následném kliknutí na Uložit se Vám zobrazí dialog k výběru klienta a spisu.

Pokud znáte spisovou značku, můžete vyhledat klienta a spis podle této značky, a to jejím vyplněním v řádku Najít klienta a spis podle spisové značky a kliknutím na Najít.

K výběru klienta můžete použít také volby výběru klientů ze seznamu oblíbených klientů, nebo jej vyhledat zadáním jakékoliv části řetězce jeho názvu v poli Klient.

Po vybrání potřebného klienta systém zobrazí seznam spisů tohoto klienta. Po kliknutí na vybraný spis se Vám zobrazí seznam složek dokumentů odpovídajících tomuto spisu spolu s dokumenty uloženými ve vybrané složce. Po zvolení vybraného dokumentu a následném kliknutí na Uložit se dokument uloží jako revize dříve uloženého dokumentu do systému ISAK.

V pluginu pro MS Outlook máte možnost po nastavení pluginu:

• Uložit emailovou zprávu jako záznam pošty - Email;
• Uložit celou emailovou zprávu do systému ISAK jako dokument ve formátu emailové zprávy (soubor .msg);
• Uložit všechny nebo vybrané přílohy emailové zprávy do systému ISAK jako dokumenty;
• Uložit přílohy emailu jako revize stávajících dokumentů;
• Uložit zprávu do clipboardu - schránky Windows.

Ukládat email jako záznam Pošty - email můžete ukládat automaticky nebo ručně.

V případě, že v nastavení pluginu zaškrtnete volby pro automatické otevírání dialogu při doručení/odeslání emailu do MS Outlooku, otevře se při kliknutí na doručený nepřečtený email v MS Outlook dialog, který umožní uložení zprávy včetně příloh jako záznam pošty - Emailu. Pokud je volba automatického otevírání tohoto dialogu vypnuta, lze ji vyvolat kliknutím na Uložit zprávu.

Pokud se rozhodnete uložit email jako záznam pošty, nebo v případě, že máte zapnutou volbu pro automatické otevírání pluginu při otevření nepřečteného emailu, systém po kliknutí na Uložit email jako pošta zobrazí průvodce uložením emailu. Zde vybíráte klienta a spis, ke kterému bude email uložen.

Horní řádek dialogu se používá pro vyhledávání pomocí spisové značky.

Ve druhém řádku je možné volit klienta z rolovacího seznamu, nebo, při větším množství zadaných klientů, pomocí hypertextového vyhledávání. Ve střední části dialogu pak volíte k jakému spisu nebo podspisu bude záznam uložen.

Ve spodní části dialogu je možné editovat název zprávy tak, jak bude zobrazena v systému ISAK. Implicitně se do tohoto pole přebírá popis z pole Předmět emailové zprávy.

Dále je možné volit Doručovací knihu pošty (pokud jich je v systému zavedeno více) a ukládat poznámky k emailu.

Druhou z Vašich možností je uložení celé emailové zprávy do složky dokumentů jako dokument ve formátu .msg. Při kliknutí na Uložit zprávu se Vám otevře dialog, ve kterém volíte, zda chcete uložit celou zprávu ve formátu .msg, nebo zvolíte postup, při němž budou pouze uloženy přílohy zprávy.

V následujícím dialogu volíte název a popis emailové zprávy. Implicitně se předvyplní předmět zaslané emailové zprávy.

Po vyplnění údajů a kliknutí na Uložit se Vám otevře dialogové okno k výběru klienta a spisu.

Pokud znáte spisovou značku, můžete vyhledat klienta a spis podle této značky, a to jejím vyplněním v řádku Najít klienta a spis podle spisové značky a kliknutím na Najít.

K výběru klienta můžete použít také volby výběru klientů ze seznamu oblíbených klientů, nebo jej vyhledat zadáním jakékoliv části řetězce jeho názvu v poli Klient.

Po vybrání požadovaného klienta Vám systém zobrazí seznam spisů tohoto klienta. Po kliknutí na vybraný spis se dále zobrazí seznam složek dokumentů odpovídajících tomuto spisu. Po zvolení vybrané složky je možné emailovou zprávu uložit do systému kliknutím na Uložit.

Při kliknutí na možnost Uložit přílohy se Vám otevře dialog, ve kterém volíte, které přílohy ukládané zprávy mají být do systému ISAK uloženy.

V tomto dialogovém okně volíte, zda budete ukládat přílohy jednotlivě k různým klientům a spisům, nebo zda uložíte vybrané přílohy stejně, tedy do stejné složky. Kliknutím na zaškrtávací políčko Vybrat v řádku s názvem přílohy je tato příloha vybrána k uložení.

Při kliknutí na Uložit se Vám otevře dialog, ve kterém volíte typ (formát), název a popis ukládaných příloh. Pokud využijete volbu, uloží vybrané přílohy stejně, projde procesem ukládání pouze jednou. Pokud tuto volbu nevyužijete, bude systémem postupně dotazován na všechny údaje nutné k uložení u každé jednotlivé přílohy.

Po vyplnění údajů a následném kliknutí na Uložit se Vám zobrazí dialog k výběru klienta a spisu.

Pokud znáte spisovou značku, můžete vyhledat klienta a spis podle této značky, a to jejím vyplněním v řádku Najít klienta a spis podle spisové značky a kliknutím na Najít.

K výběru klienta můžete použít také volby výběru klientů ze seznamu oblíbených klientů, nebo jejich vyhledání zadáním jakékoliv části řetězce jeho názvu v poli Klient.

Po vybrání požadovaného klienta Vám systém zobrazí seznam spisů tohoto klienta. Po kliknutí na vybraný spis se dále zobrazí seznam složek dokumentů odpovídajících tomuto spisu. Po zvolení vybrané složky je možné emailovou zprávu uložit do systému kliknutím na Uložit.

Dále máte možnost uložit přílohu emailu jako revizi stávajícího dokumentu uloženého v systému. Při kliknutí na Uložit přílohy se Vám otevře dialog, ve kterém volíte, které přílohy ukládané zprávy mají být do systému ISAK uloženy jako příloha.

Při kliknutí na Uložit se Vám otevře dialog, ve kterém volíte typ (formát), název a popis ukládané přílohy.

Po vyplnění údajů a následném kliknutí na Uložit se Vám zobrazí dialog k výběru klienta a spisu.

Pokud znáte spisovou značku, můžete vyhledat klienta a spis podle této značky, a to jejím vyplněním v řádku Najít klienta a spis podle spisové značky a kliknutím na Najít.

K výběru klienta můžete použít také volby výběru klientů ze seznamu oblíbených klientů, nebo jejich vyhledání zadáním jakékoliv části řetězce jeho názvu v poli Klient.

Po vybrání požadovaného klienta Vám systém zobrazí seznam spisů tohoto klienta. Po zvolení vybraného dokumentu a kliknutím na Uložit se příloha uloží jako revize dříve uloženého dokumentu do systému ISAK.

Na požádání lze nastavit chování, kdy při exportu dokumentu z ISAKu dojde k jeho specifickému označení. To může obsahovat:

- předponu např. ISAK;

- název souboru;

- číslo verze;

- unikátní identifikátor souboru, podle kterého lze vždy nalézt konkrétní exemplář souboru.

Lze použít i jen některé části, když název souboru je povinná část.

Původní soubor dopis.docx se tak může automaticky přejmenovat (při stažení, kopírování, uložení do emailu apod.) na soubor isak-dopis-v02-Nr12345.docx