Advokátní úschova

ISAK umožňuje evidovat advokátní finanční úschovy u spisů: ke spisu se přiřadí účet určený pro úschovu a na něm se vedou příchozí a odchozí pohyby a průběžný zůstatek. Souhrn všech úschov kanceláře poskytuje Kniha úschov.

Záložku Advokátní úschova u spisu vidí uživatelé s přístupem ke spisu. Správa účtů pro úschovu a přehled Kniha úschov vyžadují samostatné oprávnění Advokátní úschova, které přiděluje správce v Správě uživatelů.

1. Správce v Nastavení systému → Účty pro úschovu zadá účty, které kancelář pro úschovy používá (viz níže).
2. U spisu otevřete záložku Advokátní úschova a přidělte spisu volný účet.
3. Na účtu evidujete příchozí a odchozí pohyby.
4. Po skončení úschovy vyplníte Platnost do; účet se uvolní pro další použití u jiného spisu.

Záložku Advokátní úschova najdete v levém menu spisu. Tabulka zobrazuje u každého přiřazeného účtu Číslo účtu, Popis, Platnost od, Platnost do (nevyplněné = „Neurčeno“) a Zůstatek (záporný zůstatek je zvýrazněn červeně). Účet, který byl mezitím zneplatněn, zůstává u spisu viditelný i s historií pohybů a je označen „účet zneplatněn“.

Tlačítkem Přidat účet otevřete okno Účet pro úschovu:

• v poli Účet vyberte účet; nabízejí se jen účty, které v daném období nepoužívá jiný spis,
• vyplňte Platnost od (povinné) a případně Platnost do,
• potvrďte Uložit.

ISAK zkontroluje, aby se období platnosti nepřekrývalo s použitím téhož účtu u jiného spisu („Datum počátku platnosti koliduje s používáním účtu v jiném spisu“, „Účet nelze použít, protože je využíván na jiném spisu“).

Po kliknutí na řádek účtu se otevře stejné okno s částí Pohyby na účtu. Nový pohyb přidáte tlačítkem Přidat a vyplníte:

• Směr pohybu (příchozí / odchozí),
• Popis (povinný),
• Částka (kladné číslo),
• Datum,
• u odchozího pohybu Příjemce (u výplaty) – vyberete z osob spisu nebo vyplníte volný text v poli Příjemce – text.

Pohyb potvrdíte tlačítkem Vložit. Odchozí pohyb nesmí převýšit aktuální zůstatek úschovy („Částka převyšuje zůstatek úschovy“). Pod seznamem pohybů je Aktuální zůstatek. Chybně zadaný pohyb lze smazat ikonou koše na jeho řádku; záznam o přiřazení účtu ke spisu smazat nelze, jen ukončit vyplněním Platnost do.

Údaje o úschově lze použít ve vzorech dokumentů (číslo a název přiřazeného účtu, datum přiřazení; viz Dokumenty – kódy polí ve vzorech).

Správa účtů je v Nastavení systému → Účty pro úschovu. Tlačítkem Přidat účet zadáte Předčíslí (nepovinné), Číslo účtu, Kód banky (4 číslice) a Popis. ISAK kontroluje formát čísla účtu (2 až 10 číslic, předčíslí nejvýše 6 číslic, kontrolu modulo 11) a hlídá, aby nebyl stejný účet zadán dvakrát. Přehled účtů zobrazuje Číslo účtu, Popis, Číslo spisu, u kterého je účet aktuálně použit (kliknutím přejdete na úschovu u tohoto spisu; případně „Účet není používán v žádném spisu“) a Zůstatek.

• Zneplatnit – účet, který už nechcete používat, zneplatníte v jeho okně. Zneplatnit nelze účet, který je právě používán u spisu, ani účet s nenulovým zůstatkem úschovy. Zneplatněné účty se v seznamu zobrazí po zaškrtnutí zobrazit zneplatněné účty a lze je tlačítkem Obnovit znovu zplatnit.
• Načíst GPC výpis – k účtu lze načíst bankovní výpis ve formátu GPC. V okně Bankovní výpisy vyberte soubor, klikněte na Načíst a v seznamu položek (Datum úhrady, vs, Zpráva, Částka, Zaúčtování) jednotlivé položky zaúčtujete do pohybů úschovy (Zapsat) nebo odmítnete (Zrušit). ISAK nepřijme výpis, který se netýká zvoleného účtu, ani výpis, který už byl zaúčtován. Směr pohybu určí z výpisu sám.
• Při příchozí platbě na úschovní účet zadá ISAK podle nastavení odpovědnému právníkovi spisu úkol.

Účty lze po dohodě s technickou podporou on-line propojit s elektronickým bankovnictvím některých bank a část zaúčtování automatizovat.

Menu Přehledy → Kniha úschov zobrazuje všechny úschovy kanceláře. Filtr nabízí Klient a volbu jen aktivní úschovy. V tabulce jsou sloupce Spis, Klient, Účet, Popis účtu, Platnost od, Platnost do, Příchozí, Odchozí, Zůstatek a Poslední pohyb; kliknutím na řádek přejdete do úschovy u spisu. Sestavu lze stáhnout do XLSX (Kniha úschov XLSx).