E-maily v evidenci pošty

E-mailové zprávy se v ISAKu evidují jako záznamy doručené nebo odeslané pošty. Jsou-li přiřazeny ke klientovi a spisu, zobrazí se také v poště klienta a spisu. Zprávu lze otevřít z přehledů pošty (Pošta → Doručená pošta / Odeslaná pošta, pošta klienta a spisu); ISAK podle druhu záznamu sám otevře správné okno – e-mail se otevře v okně e-mailové zprávy, datová zpráva v okně datové zprávy.

V přehledech pošty zobrazíte e-maily volbou Emaily (nebo Vše) v poli Typ zpráv. Ve výchozím nastavení přehled ukazuje jen pole Pošta (papírovou poštu) a e-maily ani datové zprávy se neukážou.

Jak se e-mail do ISAKu dostane

  • Přetažením zprávy (soubor .msg nebo .eml) do okna pro nahrávání dokumentů v poště klienta nebo spisu (viz níže),
  • z MS Outlook pomocí pluginu (Plugin pro MS Outlook),
  • přeposláním na systémový e-mail (nastavuje technická podpora),
  • odesláním z ISAKu (například faktury, daňová upozornění nebo Odeslat emailem u pošty) – odeslaná zpráva se uloží do odeslané pošty.

Uložení e-mailu přetažením

  1. Otevřete poštu klienta nebo spisu, kam chcete e-mail uložit, a vyberte typ pošty – Doručená pošta nebo Odeslaná pošta.
  2. V poštovním programu (například MS Outlook) označte zprávu, nebo na disku najděte uložený soubor zprávy (.msg, .eml).
  3. Zprávu přetáhněte do okna pro nahrávání dokumentů ve spodní části stránky.
  4. ISAK vytvoří záznam pošty, který obsahuje text zprávy, přílohy a základní údaje (odesílatel, příjemce, předmět).

Datum záznamu se přebírá z hlavičky zprávy (datum, kdy byl e-mail odeslán nebo doručen). Pokud hlavička datum neobsahuje nebo je neplatné, použije se okamžik nahrání. Datum můžete kdykoli opravit v detailu e-mailu.

Zvolíte-li poštu klienta, záznam se přiřadí jen klientovi; zvolíte-li poštu spisu, přiřadí se klientovi i spisu.

Okno e-mailové zprávy

Okno má vzhled poštovního programu a obsahuje:

  • Odpovědět (jen u doručené zprávy) – otevře okno nové zprávy s předvyplněným adresátem a předmětem,
  • Přeposlat – otevře okno nové zprávy s původním textem,
  • Uložit přílohy ke spisu… – uloží přílohy zprávy do zvolené složky dokumentů spisu (viz Uložit dokumenty pošty ke spisu),
  • hlavičku s odesílatelem, příjemci a předmětem a seznam příloh,
  • tělo zprávy. Obrázky načítané z internetu jsou z bezpečnostních důvodů zablokovány; zprávu s nimi zobrazíte tlačítkem Zobrazit obrázky.

V části Zařazení v ISAK nastavíte:

  • Klient a spis – přiřazení zprávy; zprávu lze přiřadit k více klientům a spisům tlačítkem Přidat a přiřazení odebrat tlačítkem Odebrat,
  • Odpovědný právník – uživatel, kterému zpráva patří. Ikonou vedle pole lze vložit odpovědnou osobu spisu,
  • Doručeno / Odesláno – datum zprávy (lze opravit),
  • Poznámka.

Záložka Úkoly umožňuje k e-mailu vytvořit úkol (viz Úkol související s doručenou korespondencí). Při zavření okna s neuloženými změnami se ISAK zeptá, zda je uložit.

<WRAP center round important 60%> Zprávy přiřazené ke spisu vidí každý uživatel, který má přístup k danému spisu. </WRAP>